4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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La República del Perú celebró el Contrato de Préstamo No. 1437/0C-PE con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) para financiar el Programa de Modernización y Descentralización del Estado (PMDE) de la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM), siendo uno de sus componentes el de "Gestión de Compras Gubernamentales", dentro del cual se encontraba el proyecto correspondiente a la construcción e implantación del nuevo Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE).
El Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) declaró la viabilidad del proyecto “Modernización del sistema de adquisiciones y contrataciones del Estado para mejorar su eficiencia a nivel nacional” para cuya ejecución se realizó convocatoria a procesos de selección internacionales para la adquisición de equipos y software comercial necesarios para el SEACE; así como para la contratación de la empresa consultora que realizaría el Desarrollo e integración de los software aplicativos para el Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones de Estado –SEACE”.
Asimismo, el OSCE participó en el proyecto en calidad de beneficiario del sistema a construirse para lo cual destinó un grupo humano conocedor del funcionamiento de la contratación pública, a fin de plasmar las funcionalidades que tendría el nuevo sistema, información que se brindó a la empresa a cargo de su construcción.
Para el diseño de sistema se utilizó el Rational Unified Process (RUP) y Unified Modeling Language (UML). Para la implementación se empleó el lenguaje de programación Java con sistema gestor de base de datos Oracle 11g. Se utilizó las mejoras practicas del proceso RUP, el cual divide el proceso en cuatro fases, dentro de las cuales se realizaron varias iteraciones hasta tener una versión de software.
Los elementos del Plan de acción para poner en práctica la estrategia fueron los siguientes:
1. Reuniones de coordinación para transferencia de información sobre las funcionalidades del sistema y objetivos que se esperan alcanzar
2. Esquematización dela situación actual y futura de los procesos, para lo cual se empleó Business Process Management (BPM).
3. Reuniones para determinar el alcance del proyecto según casos de uso determinados
4. Diseño funcional
5. Construcción del sistema
6. Pruebas al aplicativo construido
7. Subsanación de observaciones
8. Despliegue del aplicativo en producción
9. Capacitación a nivel nacional a los funcionarios de las diferentes Entidades sobre el nuevo sistema
10. Elaboración de material de ayuda a usuarios
11. Incorporación gradual de Entidades al uso del nuevo sistema
Debido a la complejidad de este proyecto de alcance nacional, su ejecución se extendió desde el año 2009 hasta el 2013, fecha en la que se inició el uso del sistema por parte de las Entidades Públicas. Cada etapa tuvo gran importancia, siendo claves las etapas 1, 3, 4, 9, 10 y 11.
Es importante señalar que, las labores realizadas por el personal del OSCE en el presente proyecto fueron realizadas en paralelo con aquellas que se ejecutan diariamente, puesto que nuestra Institución tiene diversos fines y debe atenderlos diariamente coexistiendo éstas con aquellas actividades orientadas a la mejora continua. Asimismo, parte de la estrategia fue la capacitación a nivel nacional a través de la realización de talleres a los funcionarios de las Entidades en el uso del sistema para quienes se elaboró material audiovisual de ayuda.
Actualmente el sistema viene siendo utilizado por 2127 Entidades y se tiene previsto que para enero de 2014 todas las Entidades del Estado Peruano se encuentren utilizado esta nueva plataforma.
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5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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Conforme se indicó en el numeral anterior, los actores involucrados en el presente proyecto son:
- El Banco Interamericano de Desarrollo (BID) que financió al Programa de Modernización y Descentralización del Estado (PMDE) que financió parte del contrato con el Consorcio Everis que desarrolló e implementó el SEACE.
- El Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) declaró la viabilidad del proyecto Modernización del sistema de adquisiciones y contrataciones del Estado para mejorar su eficiencia a nivel nacional.
- El Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE)como beneficiario del Proyecto, realizando las coordinaciones con la empresa a cargo del desarrollo e implementación del SEACE.
- Equipo de consultores contratados para apoyar en la definición funcional y técnica del SEACE así como la estrategia para su desarrollo.
- Equipo de consultores individuales y de firmas consultoras a fin de que acompañen el proceso de desarrollo e implementación del SEACE denominado Equipo de Acompañamiento.
- Consorcio Everis Spain SL – Everis Chile SA – Everis Perú SAC, integrantes del Consorcio Everis que estuvieron a cargo del diseño funcional y construcción del sistema.
- Funcionarios de las Entidades que participaron en los talleres de identificación de necesidades del sistema
- Las Entidades del Estado que participaron en las capacitaciones sobre uso y manejo del seace y que actualmente utilizan el sistema.
Cada uno de los actores contribuyó desde su rol en el desarrollo y ejecución del proyecto, el mismo que se encuentra en ejecución y tiene un impacto directo en 2127 Entidades.
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6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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El Proyecto fue cofinanciado por el BID y el OSCE. Asimismo, conforme se indicó en el punto 4 al tratarse de una solución tecnológica fue necesaria la adquisición de hardware que fue asumido por el PMDE. Asimismo, la citada institución impulsó la contratación de consultores que participaron en la supervisión de la ejecución del proyecto. De otro lado, el OSCE participó cofinanciando el contrato del Consorcio Everis, así como dispuso la participación de su capital humano, a fin de brindar las funcionalidades del sistema, realizar la pruebas al aplicativo construido, labores de capacitación en la capital y provincias, así como la elaboración de manuales de usuario y material audiovisual para los usuarios del sistema.
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7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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- Contar con una plataforma multinavegador en funcionamiento construido en un lenguaje comercial (Java) y que permita su evolución en concordancia con los avances normativos y los objetivos trazados por el Estado y que vienen siendo liderados por la Institución, en el firme propósito de impulsar la modernización de la contratación pública.
- Que actualmente 2127 Entidades se encuentren en la posibilidad de realizar procesos de selección electrónicos en los que el sector privado pueda participar sin necesidad de acudir a la Entidad.
- Que los órganos de control y supervisión cuenten con una plataforma que permita la obtención de información en línea para las acciones de lucha contra la corrupción.
- Que las Entidades puedan obtener información de contrataciones realizadas por otras Entidades y su utilización para los fines que corresponda.
- Que se cuente con información consolidada de las contrataciones del Estado que permite la realización de estudios económicos sobre el mercado de contratación estatal.
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8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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- Base de Datos: Se utiliza la herramienta Oracle 11g para monitorear la base de datos del SEACE.
- Servidor de Aplicaciones: Se utiliza la herramienta WebLogic 11g para monitorear el servidor de aplicaciones Web.
- Sistema Operativo: Se utiliza las herramientas del servidor Power IBM Serie 7.
- Información: Para realizar seguimiento a los registros se verifica a través de reportes.
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9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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- El alcance del proyecto era mayor al previsto en el contrato suscrito. Para superar dicho obstáculo se suscribió una adenda de modificación al alcance del contrato.
- No se contaba con documentación completa de la situación actual y futura de las funcionalidades. Para ello, la empresa a cargo de la construcción del sistema elaboró los AS IS y TO BE empleando BPM.
- En la ejecución del proyecto se dieron varias modificaciones a la normativa de contratación estatal, lo que impactaba en las funcionalidades a prever en el sistema. El OSCE planteó la modificación integral de la normativa actual, lo cual se estima mitigará la necesidad de realizar ajustes normativos de manera frecuente.
- Normas dispersas que establecen procedimientos abreviados de contratación u otros regímenes de contratación con impacto en las funcionalidades del sistema. Este obstáculo también es exógeno a la Institución pero fue abordado a través de la inclusión de opciones en el sistema.
- La alta rotación de funcionarios públicos en las entidades impactó en las labores de capacitación sobre el SEACE. Este obstáculo también es un factor exógeno el OSCE viene realizando actividades continuas de capacitación directamente o a través de aliados estratégicos que imparten capacitaciones en convenio con el OSCE.
- Resistencia al cambio en las Entidades del Estado por desconocimiento de la nueva plataforma y de sus bondades. Para enfrentar este obstáculo se utilizaron varios instrumentos que permitan acercar al usuario y al sistema, para lo cual se elaboró manuales, material audiovisual y la incorporación gradual y progresiva de las Entidades al uso del SEACE V 3.0, previa capacitación.
- Poca cantidad de funcionarios especializados en condiciones de replicar el conocimiento de las opciones del sistema. Para enfrentar este obstáculo el personal con conocimiento del sistema elaboró guías básicas de uso del sistema.
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