Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE)
Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
Las Entidades del Estado Peruano a efectos de dar publicidad a los avisos de convocatoria (invitación a participar) de sus procesos de selección para satisfacer sus necesidades de bienes, servicios y obras efectuaban gastos significativos por publicidad en el Diario Oficial nacional o en diarios privados, a fin que con ello se pueda promover la concurrencia de postores y brindar transparencia a las contrataciones con el Estado. Como es de conocimiento, las Entidades cuentan con recursos limitados establecidos por su presupuesto anual, el mismo que debe estar orientado al cumplimiento de los objetivos y metas de cada Entidad; sin que ello merme la necesidad de garantizar la apertura y transparencia de sus contrataciones. Frente a dicha problemática y necesidad, el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE)realizó acciones y gestiones a efectos de contar con un sistema electrónico de contrataciones del Estado que permita que todas las Entidades del Estado Peruano, actualmente aproximadamente 3041 Entidades puedan registrar gratuitamente y en línea la información de sus contrataciones, generando importantes ahorros al Estado, así como la posibilidad que la información registrada en dicha plataforma se encuentre a disposición de la ciudadanía, órganos de control y supervisión, así como para los proveedores del mercado estatal o a aquellos ciudadanos interesados en contratar con el Estado. El citado sistema también ha permitido la realización de procesos electrónicos en los que el proveedor puede registrarse al proceso y presentar sus propuestas técnica – económica de manera electrónica sin asistir al local de la Entidad. Antes de la implementación del SEACE, la publicidad de las diferentes oportunidades de negocio con el Estado en las diferentes regiones del país estaba restringida a aquellos proveedores que podían obtener el medio escrito (periódico o publicación) sea nacional o local, lo cual no fomentaba la participación de sectores de proveedores como son las pequeñas y medianas empresas o nuevos proveedores que por razones de distancia geográfica o desconocimiento de la existencia de la convocatoria no concurrían al proceso. Asimismo, no se contaba con información consolidada, en una única plataforma, de los procesos de selección o el monto global contratado para las estimaciones o estudios del mercado de contratación estatal. Así pues, las labores de control y supervisión no se realizaban oportunamente o se realizaban en plazos mayores debido a la necesidad que la propia Entidad proporcione al órgano de Control o a la Entidad de Supervisión la documentación impresa, lo cual generaba costos de impresión y de almacenamiento, así como los costos asociados que repercutían en los presupuestos de las Entidades involucradas. De la misma forma, los proveedores incurrían en costos para registrarse y presentar propuestas en procesos de selección presenciales en los que necesariamente debían concurrir o asistir a las instalaciones de la Entidad para tales efectos, así como para obtener la información relacionada al proceso de selección de su interés, aspectos que encarecían las transacciones con el Estado, en la medida que dichos costos eran trasladados al Estado, a través de la oferta económica.

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
El OSCE desarrolló en interno el SEACE como un sistema electrónico para el registro de información de las contrataciones del Estado y la realización de transacciones electrónicas. Lo puso a disposición de las Entidades del Estado a nivel nacional, estableciendo su uso obligatorio a partir del año 2005. El acceso al citado sistema sea para efectuar el registro u obtener información de él es libre y gratuito. Asimismo, los proveedores pueden acceder a la citada plataforma para participar y presentar propuestas en procesos de selección a través de internet sin necesidad de asistir a las instalaciones de la Entidad. Los órganos de Control pueden acceder a la citada plataforma para realizar acciones de control. El OSCE puede realizar acciones de supervisión y obtener muestras de supervisión aleatoria de procesos para mitigar acciones de mal uso de los recursos públicos. Sin embargo, en la medida que este sistema es de uso gratuito por parte de todas las Entidades del Perú, los proveedores que deseen participar en procesos y de otros actores (sistema de control y supervisión), con el transcurso de los años se han venido expidiendo diversas disposiciones legales que disponen el registro en el citado sistema de mayor información, comprendiendo diversas fases de la contratación pública, esto es desde la preparación del proceso de selección hasta las acciones y/o controversias que pudieran surgir luego de la suscripción del contrato, incluyendo laudos arbitrales, lo que planteó retos mayores para este sistema, motivo por el cual el OSCE impulsó las acciones para la modernización del mismo y la obtención de una nueva versión que esté acorde a las exigencias del mundo actual. Es así que, en el marco del Proyecto “Servicio de Consultoría para el Desarrollo e Implementación del Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado – SEACE” y en virtud del Contrato suscrito entre el OSCE y el Consorcio Everis integrado por Everis Spain // Everis Chile// Everis Perú S.A.C., éste último se encargó del desarrollo e implementación de una nueva plataforma del Sistema de Contrataciones del Estado (SEACE), el mismo que fue construido en un lenguaje comercial que admita su evolución en concordancia con los avances normativos y los objetivos trazados por el Estado Peruano que permita:  Acceder a nivel nacional y desde varios navegadores.  Cuente con opciones que permiten guardar progresivamente la información.  Permita ejecutar procesos de selección de mayor complejidad con etapas electrónicas.  Emisión de reportes y/o generación documentos a partir de información extraída del sistema.  El envío automático de avisos a la bandeja y/o correos electrónicos a los miembros del Comité Especial, usuario que efectuó el registro, a los participantes y/o postores.  Mayor facilidad en la ubicación de las opciones correspondientes con la contratación objeto de registro, a fin de mitigar la posibilidad de registro erróneo de la información en el SEACE.  Mayores opciones para el registro ordenado y secuencial de la información, según las fases del procedimiento de contratación.  Opciones para la autogestión de los accesos al sistema por parte de las Entidades Se dispuso el uso de esta nueva versión del SEACE a partir del 27 de setiembre de 2013 y para ello se aplicó una estrategia de incorporación gradual de Entidades para no impactar negativamente la conclusión de procesos iniciados en el anterior sistema. Actualmente vienen utilizando la nueva versión del SEACE 2127 Entidades del Estado Peruano. Con ello, se solucionó el problema de la inminente necesidad de migrar a un sistema moderno acorde a las exigencias actuales, siendo absolutamente conscientes que al tratarse de una solución tecnológica dicha labor será una constante y los retos cada vez mayores.

 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
Porque se trata de un sistema único de uso a nivel nacional a través de un aplicativo web multinavegador al cual pueden acceder simultáneamente diferentes usuarios de todas las Entidades del Estado, según roles y perfiles asignados. El cual nos permitirá embárcanos hacia la contratación electrónica. Es el resultado de la conjunción de necesidades de los actores de la contratación pública guiados por los objetivos de brindar transparencia a la información de la contratación pública, permitir su registro ordenado en el sistema según las fases del procedimiento de contratación, servir de soporte para facilitar el control y supervisión de las contrataciones del Estado como parte de la estrategia de lucha contra la corrupción, así como para el fomento de la participación del sector privado en la satisfacción de las necesidades de bienes, servicios y obras. Muestra de su éxito es la alta concurrencia que tiene el sistema al contar información centralizada y relevante sobre las contrataciones del Estado que proporciona datos de suma importancia para la determinación de la demanda estatal y la realización de estudios económicos sobre nuestra realidad. Dicho sistema inclusive viene siendo utilizado por UNOPS para la publicidad de los procedimientos de selección a su cargo.

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
La República del Perú celebró el Contrato de Préstamo No. 1437/0C-PE con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) para financiar el Programa de Modernización y Descentralización del Estado (PMDE) de la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM), siendo uno de sus componentes el de "Gestión de Compras Gubernamentales", dentro del cual se encontraba el proyecto correspondiente a la construcción e implantación del nuevo Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE). El Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) declaró la viabilidad del proyecto “Modernización del sistema de adquisiciones y contrataciones del Estado para mejorar su eficiencia a nivel nacional” para cuya ejecución se realizó convocatoria a procesos de selección internacionales para la adquisición de equipos y software comercial necesarios para el SEACE; así como para la contratación de la empresa consultora que realizaría el Desarrollo e integración de los software aplicativos para el Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones de Estado –SEACE”. Asimismo, el OSCE participó en el proyecto en calidad de beneficiario del sistema a construirse para lo cual destinó un grupo humano conocedor del funcionamiento de la contratación pública, a fin de plasmar las funcionalidades que tendría el nuevo sistema, información que se brindó a la empresa a cargo de su construcción. Para el diseño de sistema se utilizó el Rational Unified Process (RUP) y Unified Modeling Language (UML). Para la implementación se empleó el lenguaje de programación Java con sistema gestor de base de datos Oracle 11g. Se utilizó las mejoras practicas del proceso RUP, el cual divide el proceso en cuatro fases, dentro de las cuales se realizaron varias iteraciones hasta tener una versión de software. Los elementos del Plan de acción para poner en práctica la estrategia fueron los siguientes: 1. Reuniones de coordinación para transferencia de información sobre las funcionalidades del sistema y objetivos que se esperan alcanzar 2. Esquematización dela situación actual y futura de los procesos, para lo cual se empleó Business Process Management (BPM). 3. Reuniones para determinar el alcance del proyecto según casos de uso determinados 4. Diseño funcional 5. Construcción del sistema 6. Pruebas al aplicativo construido 7. Subsanación de observaciones 8. Despliegue del aplicativo en producción 9. Capacitación a nivel nacional a los funcionarios de las diferentes Entidades sobre el nuevo sistema 10. Elaboración de material de ayuda a usuarios 11. Incorporación gradual de Entidades al uso del nuevo sistema Debido a la complejidad de este proyecto de alcance nacional, su ejecución se extendió desde el año 2009 hasta el 2013, fecha en la que se inició el uso del sistema por parte de las Entidades Públicas. Cada etapa tuvo gran importancia, siendo claves las etapas 1, 3, 4, 9, 10 y 11. Es importante señalar que, las labores realizadas por el personal del OSCE en el presente proyecto fueron realizadas en paralelo con aquellas que se ejecutan diariamente, puesto que nuestra Institución tiene diversos fines y debe atenderlos diariamente coexistiendo éstas con aquellas actividades orientadas a la mejora continua. Asimismo, parte de la estrategia fue la capacitación a nivel nacional a través de la realización de talleres a los funcionarios de las Entidades en el uso del sistema para quienes se elaboró material audiovisual de ayuda. Actualmente el sistema viene siendo utilizado por 2127 Entidades y se tiene previsto que para enero de 2014 todas las Entidades del Estado Peruano se encuentren utilizado esta nueva plataforma.

 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
Conforme se indicó en el numeral anterior, los actores involucrados en el presente proyecto son: - El Banco Interamericano de Desarrollo (BID) que financió al Programa de Modernización y Descentralización del Estado (PMDE) que financió parte del contrato con el Consorcio Everis que desarrolló e implementó el SEACE. - El Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) declaró la viabilidad del proyecto Modernización del sistema de adquisiciones y contrataciones del Estado para mejorar su eficiencia a nivel nacional. - El Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE)como beneficiario del Proyecto, realizando las coordinaciones con la empresa a cargo del desarrollo e implementación del SEACE. - Equipo de consultores contratados para apoyar en la definición funcional y técnica del SEACE así como la estrategia para su desarrollo. - Equipo de consultores individuales y de firmas consultoras a fin de que acompañen el proceso de desarrollo e implementación del SEACE denominado Equipo de Acompañamiento. - Consorcio Everis Spain SL – Everis Chile SA – Everis Perú SAC, integrantes del Consorcio Everis que estuvieron a cargo del diseño funcional y construcción del sistema. - Funcionarios de las Entidades que participaron en los talleres de identificación de necesidades del sistema - Las Entidades del Estado que participaron en las capacitaciones sobre uso y manejo del seace y que actualmente utilizan el sistema. Cada uno de los actores contribuyó desde su rol en el desarrollo y ejecución del proyecto, el mismo que se encuentra en ejecución y tiene un impacto directo en 2127 Entidades.
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
El Proyecto fue cofinanciado por el BID y el OSCE. Asimismo, conforme se indicó en el punto 4 al tratarse de una solución tecnológica fue necesaria la adquisición de hardware que fue asumido por el PMDE. Asimismo, la citada institución impulsó la contratación de consultores que participaron en la supervisión de la ejecución del proyecto. De otro lado, el OSCE participó cofinanciando el contrato del Consorcio Everis, así como dispuso la participación de su capital humano, a fin de brindar las funcionalidades del sistema, realizar la pruebas al aplicativo construido, labores de capacitación en la capital y provincias, así como la elaboración de manuales de usuario y material audiovisual para los usuarios del sistema.

 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
- Contar con una plataforma multinavegador en funcionamiento construido en un lenguaje comercial (Java) y que permita su evolución en concordancia con los avances normativos y los objetivos trazados por el Estado y que vienen siendo liderados por la Institución, en el firme propósito de impulsar la modernización de la contratación pública. - Que actualmente 2127 Entidades se encuentren en la posibilidad de realizar procesos de selección electrónicos en los que el sector privado pueda participar sin necesidad de acudir a la Entidad. - Que los órganos de control y supervisión cuenten con una plataforma que permita la obtención de información en línea para las acciones de lucha contra la corrupción. - Que las Entidades puedan obtener información de contrataciones realizadas por otras Entidades y su utilización para los fines que corresponda. - Que se cuente con información consolidada de las contrataciones del Estado que permite la realización de estudios económicos sobre el mercado de contratación estatal.

 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
- Base de Datos: Se utiliza la herramienta Oracle 11g para monitorear la base de datos del SEACE. - Servidor de Aplicaciones: Se utiliza la herramienta WebLogic 11g para monitorear el servidor de aplicaciones Web. - Sistema Operativo: Se utiliza las herramientas del servidor Power IBM Serie 7. - Información: Para realizar seguimiento a los registros se verifica a través de reportes.

 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
- El alcance del proyecto era mayor al previsto en el contrato suscrito. Para superar dicho obstáculo se suscribió una adenda de modificación al alcance del contrato. - No se contaba con documentación completa de la situación actual y futura de las funcionalidades. Para ello, la empresa a cargo de la construcción del sistema elaboró los AS IS y TO BE empleando BPM. - En la ejecución del proyecto se dieron varias modificaciones a la normativa de contratación estatal, lo que impactaba en las funcionalidades a prever en el sistema. El OSCE planteó la modificación integral de la normativa actual, lo cual se estima mitigará la necesidad de realizar ajustes normativos de manera frecuente. - Normas dispersas que establecen procedimientos abreviados de contratación u otros regímenes de contratación con impacto en las funcionalidades del sistema. Este obstáculo también es exógeno a la Institución pero fue abordado a través de la inclusión de opciones en el sistema. - La alta rotación de funcionarios públicos en las entidades impactó en las labores de capacitación sobre el SEACE. Este obstáculo también es un factor exógeno el OSCE viene realizando actividades continuas de capacitación directamente o a través de aliados estratégicos que imparten capacitaciones en convenio con el OSCE. - Resistencia al cambio en las Entidades del Estado por desconocimiento de la nueva plataforma y de sus bondades. Para enfrentar este obstáculo se utilizaron varios instrumentos que permitan acercar al usuario y al sistema, para lo cual se elaboró manuales, material audiovisual y la incorporación gradual y progresiva de las Entidades al uso del SEACE V 3.0, previa capacitación. - Poca cantidad de funcionarios especializados en condiciones de replicar el conocimiento de las opciones del sistema. Para enfrentar este obstáculo el personal con conocimiento del sistema elaboró guías básicas de uso del sistema.

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
Este sistema incluye funcionalidades que permitirán superar inconvenientes como es la carencia de opciones para el registro progresivo de información, de modo tal que el funcionario pueda completar el registro de un expediente de contratación según su disponibilidad de tiempo, la posibilidad que el sistema emita reportes en función a la información registrada, la posibilidad de exportar a Excel los resultados de la búsqueda de los parámetros, la posibilidad que las Entidades cuenten con opciones para la autogestión de sus certificados SEACE (cuentas de acceso al sistema), así como el desarrollo de procesos electrónicos en los diferentes tipos de procesos, a fin de contar progresivamente en el SEACE v 3.0 con la información completa del expediente de contratación, desde su programación en el Plan Anual de Contrataciones (PAC), los actos de las fases de preparatorios, de selección y ejecución contractual, orientados a contar en un futuro con el expediente de contratación electrónico que coadyuve a la función de supervisión y promoción de la modernización de la contratación pública a través del impulso de mecanismos que permitan que el Estado logre el objetivo de maximizar el valor del dinero del contribuyente en las contrataciones que realicen las Entidades del Sector Público. Con la implementación de esta iniciativa quedaron atrás los gastos en que incurrían las Entidades para proporcionar información del proceso, así como de los proveedores para obtenerla, por cuanto los principales documentos de los procedimientos de contratación pueden ser descargados gratuitamente del sistema a través de internet. Ahora las Entidades pueden obtener información del sistema a través de reportes y/o archivos de Excel generados por el sistema. Los funcionarios públicos tienen a su disposición mejores opciones en el sistema que permiten el registro progresivo de la información en el SEACE, facilitando sus labores de publicidad de sus contrataciones. Asimismo, las Entidades podrán realizar la autogestión de sus accesos al sistema y otorgar los perfiles a los funcionarios que laboran según la actividad en la que participan en los procedimientos de contratación pública. Asimismo, el análisis del impacto de esta iniciativa va de la mano con el favorecimiento de la Transparencia con el fin que coadyuve a las labores de veeduría ciudadana, así como al análisis y estudios sobre los mecanismos de impulso de las nuevas modalidades de contratación.

 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
El SEACE viene siendo administrado por el OSCE que es una institución cuyo presupuesto es principalmente por recursos directamente recaudados. Si bien no se realiza cobro alguno por el uso de la plataforma SEACE con la finalidad de evitar que alguna Entidad decida sacrificar la transparencia por aspectos económicos, el OSCE destina parte de su presupuesto para las contrataciones asociadas al mantenimiento del hardware y software del sistema, así como realiza el cobro de derecho de inscripción en el Registro Nacional de Proveedores y otros servicios que presta. De otro lado, cabe indicar que el OSCE dispuso poner en marcha esta nueva plataforma desde el 27 de setiembre de 2013, para tal efecto se modificaron las disposiciones de la Directiva Nº 007-2012-OSCE/CD “Disposiciones aplicables al Registro de Información en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado” a través de la Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 335-2013-OSCE/PRE, habiéndose activado el mecanismo de incorporación gradual y progresiva de nuevas Entidades al Listado de Entidades que utilizarán el SEACE v 3.0, siendo que actualmente viene siendo utilizado por 2127 Entidades y se tiene previsto que para enero de 2015 todas las Entidades de Perú utilicen este sistema. Esta iniciativa puede ser replicada por cualquier sistema de contratación estatal, en la medida que es un instrumento de publicidad y un ambiente electrónico que permite la realización de transacciones electrónicas abriéndose la posibilidad de la participación de proveedores de diferentes zonas geográficas.

 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
Que resulta importante para definir el alcance de un proyecto de gran envergadura, la participación constante de los usuarios directos desde la fase inicial, lo cual permite garantizar la efectiva utilización de las opciones del mismo. Convocar a talleres para relevar la información de la percepción que se tiene sobre el sistema. Actualizar los modelos de información para tener procesos más agiles que lleven a realizar la contrataciones más eficientes. Realizar verificaciones del sistema en provincias que ayuden a mejorar la usabilidad del sistema cuando las condiciones del ancho de banda de internet no son los adecuadas. Controlar el tamaño de los archivos que se remiten a través del sistema, para evitar la congestión y saturación del sistema y el ancho de banda de Internet.

Contact Information

Institution Name:   Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado
Institution Type:   Public Agency  
Contact Person:   Magali Rojas Delgado
Title:   Abog.  
Telephone/ Fax:   6135555 Anexo 2213 - 2336
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   pnavarro@osce.gob.pe  
Address:   Av. Gregorio Escobedo Cdra. 7 s/n - Jesus María
Postal Code:   Lima 11
City:   Lima
State/Province:   Lima
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