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Los principales beneficios del Récord Arbitral pueden resumirse en los siguientes logros:
- Existe por primera vez una herramienta virtual que sistematiza y compila periódicamente la información arbitral que registra el OSCE.
- Se ha logrado publicar información relativa a más de 1300 procedimientos en materia arbitral, entre los cuales se encuentran 255 laudos sólo correspondientes al año 2011.
- Actualmente se encuentran publicados laudos, recusaciones, designaciones, instalaciones, sentencias sobre arbitraje e información sobre el perfil profesional del árbitro, con referencia a las especialidades, estando toda esta información clasificada en fichas virtuales correspondientes a cada profesional registrado como árbitro ante el OSCE, en un formato de fácil acceso y con búsqueda avanzada.
- Cualquier ciudadano puede acceder a información arbitral pública con sólo un clic, ingresando a http://sna.osce.gob.pe/default.asp y accediendo al link de este servicio on-line, totalmente gratis (costo 0).
- La asimetría informativa entre ciudadanos y árbitros se ha reducido significativamente, en tanto se proporciona a éstos información oportuna y suficiente para la toma de decisiones relacionadas a arbitraje, como la designación o recusación de un árbitro, de forma más eficiente y diligente.
- No solo se ha fortalecido el vínculo Ciudadano-Administración, en tanto a mayor transparencia en la información, mayor confianza en la gestión y en el sistema arbitral; sino que además ha mejorado la situación del ciudadano porque cuenta con información oportuna, confiable, gratuita, y en forma virtual, que le permite tener mayores elementos de juicio para tomar decisiones sobre la elección de sus árbitros, recusarlos, entre otros, así como para fiscalizar los interés y fondos públicos a que se contraen los arbitrajes en contratación pública.
- Se ha recopilado información histórica, por ejemplo, en el caso del procedimiento de recusaciones de árbitros, se cuenta con información sistematizada que data del año 2003 al 2013; información que, para su traslado al Sistema de Arbitraje del OSCE, ha permitido el desarrollo de mejoras en el mismo.
Así, los principales beneficios del Récord Arbitral pueden ser medidos en función a los siguientes indicadores (cualitativos y cuantitativos):
- Indicador 01: El incremento de la información disponible, puesto que antes los ciudadanos no podían acceder a la información ya que hacerlo demandaba denodados esfuerzos; hoy, en cambio, no solo cuentan con la información sistematizada a costo cero, sino que además esta se presenta en un formato sencillo y amigable y vinculada a los árbitros.
- Indicador 02: En una encuesta publicada en la página web www.osce.gob.pe, se formuló la siguiente pregunta: ¿Considera útil que el OSCE implemente una herramienta virtual que permita un mejor acceso a la información sobre árbitros, respecto a sus designaciones, instalaciones, recusaciones, laudos y perfil profesional?
Entre el 28 de marzo al 24 de abril del 2012, expresaron su voluntad un total de 6577 participantes, de los cuales: el 91.76% señalaron que sí era útil la referida herramienta virtual y el 8.24 % que no; lo que denota la gran expectativa del ciudadano por acceder a información de contrataciones estatales.
- Indicador 03: Reducciones significativas del costo de acceso a la información, del tiempo de atención del servicio y del número de requisitos exigidos. Antes las solicitudes de acceso a información debían ser realizadas por escrito, pagando una tasa administrativa por cada copia simple, lo que representaba una demora de siete (07) días hábiles, conforme a la legislación vigente.
La población beneficiaria está constituida por los operadores de las contrataciones del Estado y la ciudadanía en general, en tanto podrá supervisar y/o fiscalizar que los arbitrajes en contrataciones del Estado se desarrollen en cumplimiento de la Ley, cautelando los fondos públicos comprometidos en las controversias sometidas a su competencia. Sin perjuicio de lo antes señalado, para efectos prácticos dicha población será clasificada en los siguientes grupos:
- Grupo Directo 1: Actores directos que participan en un conflicto: Procuradores Públicos de Entidades del Estado, Contratistas y Árbitros.
- Grupo Directo 2: Actores directos que fiscalizan el cumplimiento de la Ley: OSCE, Poder Judicial, Tribunal Constitucional, Ministerio de Justicia, Defensoría del Pueblo, y la ciudadanía en general.
- Grupo Directo 3: Actores directos que fiscalizan los fondos públicos: Contraloría General de la República, y la ciudadanía en general.
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La experiencia innovadora es susceptible de ser replicada en otras entidades, puesto que su implementación evidencia cómo el adecuado aprovechamiento del recurso humano puede conllevarnos a obtener grandes resultados, sin que esto implique necesariamente la generación de un gasto presupuestal adicional. Así, es preciso resaltar que el Récord Arbitral fue desarrollado completamente por personal del OSCE.
Por otro lado, debe tenerse en cuenta también que la implementación del Récord Arbitral no solo ha generado un efecto positivo en aras de una mayor transparencia, sino que ha promovido también el desarrollo de mejoras en los sistemas de gestión interna de la Dirección de Arbitraje Administrativo, de tal manera que se han identificado e independizado los procesos que desarrolla dicha Dirección, generando mecanismos de eficiencia orientados a permitir que se cuente con la información dentro de los plazos oportunos que requiere la herramienta virtual; lo que ha determinado a su vez que se mejoren los plazos de atención a los ciudadanos en los diversos procesos, generando así una externalidad positiva en favor de los operadores de las contrataciones del Estado.
En ese sentido, las entidades que opten por replicar la iniciativa del Récord Arbitral deberán tener presente las siguientes premisas claves:
- A mayor transparencia, mayor confianza en la gestión y sistema arbitral.
- A mayor confianza en el sistema arbitral, mayor participación de postores en el mercado de compras públicas.
- A mayor rapidez en la solución de conflictos, desbloqueo de flujos de pago, mejor ejecución del gasto público, y mejor ejecución de servicios públicos para la población.
- La voluntad política, la capacidad técnica y el compromiso del grupo humano, son los elementos determinantes para lograr la ejecución exitosa del proyecto.
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Entre las principales lecciones aprendidas producto de la implementación del Récord Arbitral tenemos:
- Identificar a tu cliente objetivo (ciudadano) te permite rediseñar tus procesos internos para que se orienten a brindar un mejor servicio arbitral, en forma oportuna.
- El mero cumplimiento de la Ley, como es publicar información no clasificada ni sistematizada eficientemente es lo mismo que no ejecutar lo que dispone la Ley, porque la información no llega finalmente al ciudadano, limitándole su derecho natural de verificar el cumplimiento de la Ley, así como la fiscalización de los fondos públicos a que se contraen los arbitrajes en contratación pública.
- Contar con información oportuna y confiable genera mayor transparencia, mayor confianza en la gestión y sistema arbitral, así como su posible fiscalización.
- No se requiere de grandes presupuestos para lograr concretar proyectos importantes.
- La voluntad política (Presidencia Ejecutiva del OSCE), la capacidad técnica (Dirección de Arbitraje Administrativo) y el compromiso del grupo humano (personal de la Dirección y de la Dirección del SEACE), son los elementos determinantes para lograr la ejecución exitosa de un proyecto.
Las lecciones aprendidas también nos motivan a la mejora continua del Record. En ese sentido, en tanto la demanda de información siempre es mayor, en el 2013 el OSCE ha dado inicio al desarrollo e implementación la Versión 2.0 del Récord Arbitral, la cual incluye las siguientes novedades:
- Actualización de la información en tiempo real: Atendiendo a que la actualización de información almacenada en la base de datos del Récord Arbitral se realiza periódicamente, se advirtió la necesidad de implementar mecanismos que procuren que en adelante la información se registre al momento mismo de su tramitación, siendo cargada directamente al sistema y publicada en tiempo real.
- Ampliación del umbral de la información: A fin de generar una base de datos sólida que le permita al ciudadano obtener mayor información sobre los arbitrajes desarrollados en materia de contrataciones con el Estado, actualmente estamos inmersos en el proceso de actualización de la base de datos del Récord Arbitral; a fin de poner a disposición de la comunidad en general, toda la información correspondiente a los laudos arbitrales y los procedimientos administrativo arbitrales atendidos durante el periodo comprendido entre los años 2005 al 2013.
- Habilitación de nuevos formularios de consulta: Atendiendo a que toda la información publicada en el Récord Arbitral se encuentra vinculada a los árbitros y, considerando que la estructura de base de datos de dicho aplicativo nos permite poner a disposición de la ciudadanía otros tipos de formularios de consulta mucho más específicos; actualmente estamos culminando el proceso de implementación de tres nuevas consultas reporte: Árbitro Vs. Árbitro, Árbitro Vs. Entidad/Contratista y Cómo designan de las entidades.
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