Récord Arbitral del OSCE
Organismo Supervisor de las Contrataciones del estado

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
Desde 1998 se encuentra regulado al arbitraje como el mecanismo idóneo para la solución de controversias en materia de contrataciones con el Estado. Dada la importancia de la contratación pública, dinámica que involucra tanto fondos públicos como intereses públicos, el ordenamiento jurídico optó por el arbitraje para dotar de mayor seguridad jurídica, rapidez y eficiencia a la solución de conflictos que se susciten en la ejecución de los contratos suscritos en este ámbito por el Estado. No obstante, en los últimos años, el arbitraje en contrataciones con el Estado se ha visto afectado por la ausencia de mayor transparencia y de una adecuada gestión de la información en favor de la ciudadanía, en tanto muchos árbitros y actores intervinientes en estos procesos, escudándose en la confidencialidad que reviste al arbitraje, procedieron de forma contraria a sus deberes éticos, al ordenamiento jurídico y, por ende, al interés público. Sumado a ello, los Centros de Arbitraje y demás instituciones arbitrales no desarrollaron mecanismos para transparentar el accionar de los árbitros, no existiendo base de datos que permitiesen conocer cuántos laudos ha emitido un árbitro, cuántas veces ha sido designado o cuántas recusaciones fundadas tiene en su contra, entre otros datos de importancia para las partes del arbitraje y la ciudadanía. Todo ello ha tenido como correlato que en muchos procesos arbitrales se identificaran casos de corrupción entre árbitros y partes involucradas, así como, se registrara un número significativo de recusaciones formulas en contra de un mismo profesional por causales similares; sin duda, una tendencia creciente que fue alertando a los agentes de la comunidad arbitral y a la ciudadanía en general, en tanto dichas conductas comprometen la regularidad del arbitraje y, por ende, el adecuado uso de los fondos públicos y la situación de los intereses públicos involucrados.

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
Frente a la problemática antes descrita, funcionarios de la Dirección de Arbitraje Administrativo del OSCE, en el ejercicio de sus labores y competencias, advirtieron la necesidad de implementar un mecanismo que permita reducir los elevados niveles de asimetría informativa existente en la relación árbitro-partes, como una alternativa para transparentar el accionar de los árbitros frente a las partes del proceso y para fortalecer el arbitraje desarrollado en el ámbito de las contrataciones del Estado. Así, nace el Récord Arbitral como una herramienta virtual que se constituye como la primera base de datos en materia de arbitraje en contrataciones del Estado sistematizada, ordenada y clasificada, en la cual se compila data correspondiente a todos los profesionales que el OSCE ha registrado como árbitros. Dicha información actualmente comprende los siguientes rubros: a) Perfil del Árbitro.- Permite conocer la formación profesional y experiencia del árbitro en función de la información declarada o consignada en la Ficha de Registro ante el OSCE. b) Designaciones.- Permite conocer los procesos arbitrales en los cuales ha intervenido un árbitro en función de las designaciones efectuadas por el OSCE. c) Recusaciones.- Permite conocer los cuestionamientos formulados a los árbitros y la decisión final emitida por el OSCE. d) Instalaciones.- Permite conocer los procesos arbitrales que ha llevado un árbitro en función de las solicitudes de instalación formuladas ante el OSCE. e) Laudos.- Permite conocer los criterios que el árbitro asume en la solución de las controversias que son de su conocimiento en función de los laudos remitidos al OSCE de conformidad con las disposiciones legales. La problemática ha afrontar con la implementación del Récord Arbitral resultaba sumamente compleja, puesto que en los últimos años, el arbitraje administrativo estaba corriendo el peligro de perder dos de sus grandes valores: la “rapidez” y la “confianza”; al verse afectado con la ausencia de mayor transparencia y de una adecuada gestión de la información a favor de la ciudadanía, en tanto muchos árbitros y actores intervinientes en estos procesos se escudan en la confidencialidad que reviste al arbitraje para proceder, en muchos casos, de forma contraria a sus deberes éticos, al ordenamiento público y, por ende, al interés público. Como puede apreciarse, la implementación de un mecanismo como el Récord Arbitral facilita el acceso a la información relativa a los árbitros que se desempeñan en el ámbito de la solución de las controversias en contratación pública, bajo un esquema entendible, amigable y moderno, que permite una búsqueda detallada y segmentada de la información (utilizando como criterios de búsqueda datos como: Nombres, Apellidos, Lugar de Procedencia, Nº de RUC y DNI, y otros). Así, el Récord Arbitral constituye una herramienta informativa que cumple múltiples fines, desde asegurar que los ciudadanos se encuentren mejor informados para una adecuada toma de decisiones, hasta servir de fuente de datos para investigaciones académicas, reportes de control y estadísticas sobre la materia.

 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
Lo innovador de la práctica consiste en que no existe en el mundo una herramienta virtual que vincule la información de las designaciones, recusaciones, instalaciones de tribunales arbitrales ad hoc y laudos a la trayectoria y especialidad de un árbitro en el arbitraje en contratación pública, en forma sistematizada, a fin de brindar información oportuna y eficiente al ciudadano a través de un solo clic. Asimismo, debe resaltarse también el hecho de que la implementación de esta herramienta virtual no solo ha generado un efecto positivo en aras de una mayor transparencia, sino que ha promovido también el desarrollo de mejoras en los sistemas de gestión interna de la Dirección de Arbitraje Administrativo, de tal manera que se han identificado e independizado los procesos que desarrolla dicha Dirección, generando mecanismos de eficiencia orientados a permitir que se cuente con la información dentro de los plazos oportunos que requiere la herramienta virtual; lo que ha determinado a su vez que se mejoren los plazos de atención a los ciudadanos en los diversos procesos, generando así una externalidad positiva en favor de los operadores de las contrataciones del Estado.

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
La práctica se implementó en seis (06) meses (noviembre 2011 a abril de 2012). El producto se lanzó el 24 de abril del 2012 y su funcionamiento está en curso y en forma indefinida, en cumplimiento de la Ley. La implementación del Récord Arbitral fue resultado de la ejecución de un plan de acción constituido por cinco (05) fases, las cuales involucraron las siguientes actividades: Fase 1: Área Responsable: Dirección de Arbitraje Administrativo del OSCE. Período: Nov 2011 – Mar 2011 • Identificación de expedientes generados en el año 2011. • Atención de trámites pendientes. • Recopilación de información, consolidación y creación de una base de datos. Fase 2: Área Responsable: Presidencia Ejecutiva del OSCE Período: Ene 2011 • Aprobación del proyecto del producto Récord Arbitral. Fase 3: Área Responsable: Dirección de Arbitraje Administrativo y Dirección del SEACE Período: Feb 2011 – Mar 2011 • Inicio de ejecución del Proyecto Récord Arbitral. Fase 4: Área Responsable: Dirección del SEACE Período: Mar 2011 – 11 abr 2011 • Transformación de la información a nivel de informático. • Ejecución de pruebas. • Levantamiento de observaciones. • Publicación del producto. Fase 5: Área Responsable: Presidencia Ejecutiva del OSCE Período: 24 abr 2011 • Lanzamiento del producto Récord Arbitral. El lanzamiento oficial del Récord Arbitral estuvo a cargo de del Ministro de Economía y Finanzas, del Ministro de Justicia y Derechos Humanos y de la Presidenta Ejecutiva del OSCE con participación de los Vocales Superiores de la Sala Superior Civil de la Sub Especialidad Comercial de Lima, así como los representantes de la Defensoría Adjunta en Transparencia, la Contraloría General de la República, además de los funcionarios de varias Entidades públicas, árbitros y operadores de las contrataciones estatales, lo cual denota la gran importancia de la iniciativa.

 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
El proyecto del Récord Arbitral fue liderado por la Dirección de Arbitraje Administrativo del OSCE, órgano encargado de su diseño, concepción inicial, conducción y supervisión de la ejecución del proyecto. No obstante, el plan de acción fue diseñado de modo tal que la implementación del proyecto contara con la participación activa de aliados estratégicos, tanto al interior del OSCE como al exterior, los cuales han sido: Aliados internos Presidenta Ejecutiva del OSCE. Director del SEACE. Aliados Externos Ministro de Economía y Finanzas. Ministro de Justicia y Derechos Humanos. Vocales de la Sala Civil, Sub Especialidad Comercial de Lima.
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
El Récord Arbitral ha sido implementado y desarrollado por personal del OSCE, sin generar ningún gasto presupuestal adicional. La implementación de la práctica demandó el involucramiento de alrededor de 30 personas, entre las cuales podemos destacar a todo el equipo humano que conforma la Dirección de Arbitraje Administrativo. Cabe precisar que se contó con el apoyo técnico de los profesionales de la Dirección del SEACE, con quienes en un trabajo en conjunto con la Dirección de Arbitraje Administrativo, se comprometieron con la mejora del Sistema de Arbitraje, con la finalidad de que el Récord Arbitral abarque mayores campos de información. Pese a no haber generado un gasto presupuestal adicional, la implementación del Récord Arbitral ha significado un beneficio altamente positivo, puesto que permite empoderar a la ciudadanía con información relevante para fiscalizar los interés y fondos públicos a que se contraen los arbitrajes en contratación pública; y además porque al elevar los niveles de transparencia en la información, fortalece la confianza en la gestión y en el sistema arbitral.

 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
La implementación de la práctica generó gran expectativa entre los operadores de las compras públicas. Al lanzamiento oficial del Récord Arbitral asistieron más de 350 personas directamente vinculadas con el tema, ceremonia que estuvo presidida por los Ministros de Economía y Finanzas y de Justicia y Derechos Humanos y la Presidenta Ejecutiva del OSCE, contando además con la participación de funcionarios de entidades públicas, árbitros y operadores de las contrataciones estatales. El Récord Arbitral ha servido para generar confianza en la ciudadanía a favor del arbitraje en contratación pública y por ende al sistema de compras públicas. Los siguientes indicadores demuestran el impacto altamente positivo del Récord Arbitral: - Indicador 01: El incremento de la información disponible, puesto que antes los ciudadanos no podían acceder a la información ya que hacerlo demandaba denodados esfuerzos; hoy, en cambio, no solo cuentan con la información sistematizada sin costo, sino que además esta se presenta en un formato sencillo y amigable y vinculada a los árbitros . - Indicador 02: Reducciones significativas del costo de acceso a la información, del tiempo de atención del servicio y del número de requisitos exigidos. Antes las solicitudes de acceso a información debían ser realizadas por escrito, pagando una tasa administrativa por cada copia simple, lo que representaba una demora de siete (07) días hábiles, conforme a la legislación vigente . - Indicador 03: Desde su implementación, los ciudadanos han accedido al link del Récord Arbitral para efectuar 32 consultas en promedio por día; lo cual evidencia que las visitas a esta herramienta virtual, responden a la necesidad de contar con dicha información, reflejando así la voluntad de los operadores de las contrataciones del Estado de emitir decisiones razonadas e informadas . - Indicador 04: En el 2012, el 13.3% de las solicitudes presentadas antes el OSCE a fin de cuestionar a los profesionales designados para ejercer la función arbitral en los arbitrajes desarrollados en materia de contratación pública, se han formulado teniendo como sustento la información publicada en el Récord Arbitral; lo cual evidencia la importancia de dicha herramienta que, pese a ser novedosa empezó a ser utilizada no solo como un instrumento de ayuda para la selección de los árbitros a ser designados por las partes, sino también como una herramienta para cautelar que los arbitrajes en contratación pública se desarrollen en cumplimiento de la ley.

 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
Si bien el Récord Arbitral fue desarrollado completamente por personal del OSCE, para obtener y sistematizar la información presentada tuvo que mejorarse los sistemas de gestión interna de la Dirección de Arbitraje Administrativo, de tal manera que se identificaron e independizaron los procesos que desarrolla la misma, implementándose mecanismos de eficiencia que permitan contar con la información dentro de los plazos oportunos que requiere la herramienta virtual; lo que ha derivado a su vez en la mejora de los plazos de atención a los ciudadanos en los diversos procesos (externalidad positiva en favor de nuestros usuarios). Asimismo, el Récord Arbitral fue evaluado a través de la publicación de una encuesta en la página web www.osce.gob.pe, en la que se formuló la siguiente pregunta: ¿Cómo califica usted al nuevo servicio informativo on-line "Récord Arbitral" del OSCE? En 07 días, de un total de 4660 participantes, el 91.9% señalaron que el producto era excelente, el 0.7 % que era bueno, el 0.6% que era regular y el 6.8% que era malo; lo cual denota el gran impacto que ha significado en los actores vinculados a las contrataciones estatales la práctica desarrollada por OSCE.

 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
Las principales dificultades u obstáculos que se han enfrentado durante la ejecución e implementación del proyecto del Récord Arbitral son: DIFICULTADES PRESUPUESTALES: - No disponibilidad presupuestal para contratar personal temporal ni para tercerizar la ejecución del proyecto. - Falta de disponibilidad de personal para la implementación de esta práctica, debido a que sin perjuicio de contar con esta tarea, dicho personal debía ejercer también sus funciones permanentes. DIFICULTADES SOCIALES: - La resistencia de los árbitros para remitir información completa debido a la aplicación de un mal entendido criterio de confidencialidad, por parte de los árbitros, en desmedro del principio de transparencia que caracteriza al arbitraje en la contratación pública. Esta situación demandó un mayor tiempo en la actividad de recopilación de información, ya que había que recurrir a fuentes ajenas al propio expediente, para completar la base de datos del Récord Arbitral. OTRAS DIFICULTADES: - Información desorganizada al no haber existido un mecanismo de control y supervisión de la tramitación de los expedientes arbitrales, éstos se encontraban en muchos casos incompletos, extraviados e incluso abandonados sin resolución, por lo que para generar la base de datos del Récord Arbitral, se debió previamente ubicar y ordenar todo esta información. - Resistencia al cambio debido a la costumbre de los especialistas de la Dirección de Arbitraje Administrativo de utilizar sus propios criterios para clasificar y ordenar la información, lo cual originó que ésta se revisará hasta en tres (03) oportunidades, a fin de validarla en un 100% todos los procedimientos publicados en el Récord Arbitral.

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
Los principales beneficios del Récord Arbitral pueden resumirse en los siguientes logros: - Existe por primera vez una herramienta virtual que sistematiza y compila periódicamente la información arbitral que registra el OSCE. - Se ha logrado publicar información relativa a más de 1300 procedimientos en materia arbitral, entre los cuales se encuentran 255 laudos sólo correspondientes al año 2011. - Actualmente se encuentran publicados laudos, recusaciones, designaciones, instalaciones, sentencias sobre arbitraje e información sobre el perfil profesional del árbitro, con referencia a las especialidades, estando toda esta información clasificada en fichas virtuales correspondientes a cada profesional registrado como árbitro ante el OSCE, en un formato de fácil acceso y con búsqueda avanzada. - Cualquier ciudadano puede acceder a información arbitral pública con sólo un clic, ingresando a http://sna.osce.gob.pe/default.asp y accediendo al link de este servicio on-line, totalmente gratis (costo 0). - La asimetría informativa entre ciudadanos y árbitros se ha reducido significativamente, en tanto se proporciona a éstos información oportuna y suficiente para la toma de decisiones relacionadas a arbitraje, como la designación o recusación de un árbitro, de forma más eficiente y diligente. - No solo se ha fortalecido el vínculo Ciudadano-Administración, en tanto a mayor transparencia en la información, mayor confianza en la gestión y en el sistema arbitral; sino que además ha mejorado la situación del ciudadano porque cuenta con información oportuna, confiable, gratuita, y en forma virtual, que le permite tener mayores elementos de juicio para tomar decisiones sobre la elección de sus árbitros, recusarlos, entre otros, así como para fiscalizar los interés y fondos públicos a que se contraen los arbitrajes en contratación pública. - Se ha recopilado información histórica, por ejemplo, en el caso del procedimiento de recusaciones de árbitros, se cuenta con información sistematizada que data del año 2003 al 2013; información que, para su traslado al Sistema de Arbitraje del OSCE, ha permitido el desarrollo de mejoras en el mismo. Así, los principales beneficios del Récord Arbitral pueden ser medidos en función a los siguientes indicadores (cualitativos y cuantitativos): - Indicador 01: El incremento de la información disponible, puesto que antes los ciudadanos no podían acceder a la información ya que hacerlo demandaba denodados esfuerzos; hoy, en cambio, no solo cuentan con la información sistematizada a costo cero, sino que además esta se presenta en un formato sencillo y amigable y vinculada a los árbitros. - Indicador 02: En una encuesta publicada en la página web www.osce.gob.pe, se formuló la siguiente pregunta: ¿Considera útil que el OSCE implemente una herramienta virtual que permita un mejor acceso a la información sobre árbitros, respecto a sus designaciones, instalaciones, recusaciones, laudos y perfil profesional? Entre el 28 de marzo al 24 de abril del 2012, expresaron su voluntad un total de 6577 participantes, de los cuales: el 91.76% señalaron que sí era útil la referida herramienta virtual y el 8.24 % que no; lo que denota la gran expectativa del ciudadano por acceder a información de contrataciones estatales. - Indicador 03: Reducciones significativas del costo de acceso a la información, del tiempo de atención del servicio y del número de requisitos exigidos. Antes las solicitudes de acceso a información debían ser realizadas por escrito, pagando una tasa administrativa por cada copia simple, lo que representaba una demora de siete (07) días hábiles, conforme a la legislación vigente. La población beneficiaria está constituida por los operadores de las contrataciones del Estado y la ciudadanía en general, en tanto podrá supervisar y/o fiscalizar que los arbitrajes en contrataciones del Estado se desarrollen en cumplimiento de la Ley, cautelando los fondos públicos comprometidos en las controversias sometidas a su competencia. Sin perjuicio de lo antes señalado, para efectos prácticos dicha población será clasificada en los siguientes grupos: - Grupo Directo 1: Actores directos que participan en un conflicto: Procuradores Públicos de Entidades del Estado, Contratistas y Árbitros. - Grupo Directo 2: Actores directos que fiscalizan el cumplimiento de la Ley: OSCE, Poder Judicial, Tribunal Constitucional, Ministerio de Justicia, Defensoría del Pueblo, y la ciudadanía en general. - Grupo Directo 3: Actores directos que fiscalizan los fondos públicos: Contraloría General de la República, y la ciudadanía en general.

 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
La experiencia innovadora es susceptible de ser replicada en otras entidades, puesto que su implementación evidencia cómo el adecuado aprovechamiento del recurso humano puede conllevarnos a obtener grandes resultados, sin que esto implique necesariamente la generación de un gasto presupuestal adicional. Así, es preciso resaltar que el Récord Arbitral fue desarrollado completamente por personal del OSCE. Por otro lado, debe tenerse en cuenta también que la implementación del Récord Arbitral no solo ha generado un efecto positivo en aras de una mayor transparencia, sino que ha promovido también el desarrollo de mejoras en los sistemas de gestión interna de la Dirección de Arbitraje Administrativo, de tal manera que se han identificado e independizado los procesos que desarrolla dicha Dirección, generando mecanismos de eficiencia orientados a permitir que se cuente con la información dentro de los plazos oportunos que requiere la herramienta virtual; lo que ha determinado a su vez que se mejoren los plazos de atención a los ciudadanos en los diversos procesos, generando así una externalidad positiva en favor de los operadores de las contrataciones del Estado. En ese sentido, las entidades que opten por replicar la iniciativa del Récord Arbitral deberán tener presente las siguientes premisas claves: - A mayor transparencia, mayor confianza en la gestión y sistema arbitral. - A mayor confianza en el sistema arbitral, mayor participación de postores en el mercado de compras públicas. - A mayor rapidez en la solución de conflictos, desbloqueo de flujos de pago, mejor ejecución del gasto público, y mejor ejecución de servicios públicos para la población. - La voluntad política, la capacidad técnica y el compromiso del grupo humano, son los elementos determinantes para lograr la ejecución exitosa del proyecto.

 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
Entre las principales lecciones aprendidas producto de la implementación del Récord Arbitral tenemos: - Identificar a tu cliente objetivo (ciudadano) te permite rediseñar tus procesos internos para que se orienten a brindar un mejor servicio arbitral, en forma oportuna. - El mero cumplimiento de la Ley, como es publicar información no clasificada ni sistematizada eficientemente es lo mismo que no ejecutar lo que dispone la Ley, porque la información no llega finalmente al ciudadano, limitándole su derecho natural de verificar el cumplimiento de la Ley, así como la fiscalización de los fondos públicos a que se contraen los arbitrajes en contratación pública. - Contar con información oportuna y confiable genera mayor transparencia, mayor confianza en la gestión y sistema arbitral, así como su posible fiscalización. - No se requiere de grandes presupuestos para lograr concretar proyectos importantes. - La voluntad política (Presidencia Ejecutiva del OSCE), la capacidad técnica (Dirección de Arbitraje Administrativo) y el compromiso del grupo humano (personal de la Dirección y de la Dirección del SEACE), son los elementos determinantes para lograr la ejecución exitosa de un proyecto. Las lecciones aprendidas también nos motivan a la mejora continua del Record. En ese sentido, en tanto la demanda de información siempre es mayor, en el 2013 el OSCE ha dado inicio al desarrollo e implementación la Versión 2.0 del Récord Arbitral, la cual incluye las siguientes novedades: - Actualización de la información en tiempo real: Atendiendo a que la actualización de información almacenada en la base de datos del Récord Arbitral se realiza periódicamente, se advirtió la necesidad de implementar mecanismos que procuren que en adelante la información se registre al momento mismo de su tramitación, siendo cargada directamente al sistema y publicada en tiempo real. - Ampliación del umbral de la información: A fin de generar una base de datos sólida que le permita al ciudadano obtener mayor información sobre los arbitrajes desarrollados en materia de contrataciones con el Estado, actualmente estamos inmersos en el proceso de actualización de la base de datos del Récord Arbitral; a fin de poner a disposición de la comunidad en general, toda la información correspondiente a los laudos arbitrales y los procedimientos administrativo arbitrales atendidos durante el periodo comprendido entre los años 2005 al 2013. - Habilitación de nuevos formularios de consulta: Atendiendo a que toda la información publicada en el Récord Arbitral se encuentra vinculada a los árbitros y, considerando que la estructura de base de datos de dicho aplicativo nos permite poner a disposición de la ciudadanía otros tipos de formularios de consulta mucho más específicos; actualmente estamos culminando el proceso de implementación de tres nuevas consultas reporte: Árbitro Vs. Árbitro, Árbitro Vs. Entidad/Contratista y Cómo designan de las entidades.

Contact Information

Institution Name:   Organismo Supervisor de las Contrataciones del estado
Institution Type:   Public Agency  
Contact Person:   Magali Rojas Delgado
Title:   Abog.  
Telephone/ Fax:   (511) 6135555 Anexo 2213 - 2236
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   pnavarro@osce.gob.pe  
Address:   Av. Gregorio Escobedo s/n, Cdra. 7, Jesus Maria, Lima - Peru
Postal Code:   Lima 11
City:   Lima
State/Province:   Lima
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