SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE LA INFRAESTRUCTURA PÚBLICA/ SECIP CARGO DE LA PERSONA DE CONTACTO
SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA Y OBRA PÚBLICA

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
El problema que se detectó en la Secretaría de Infraestructura y Obra Pública antes Secretaría de Desarrollo Urbano, fue que contaban con un sistema de control de la obra denominado SICOP, el cual no permitía la interacción de los contratistas con la Secretaría de manera remota. La tramitación de una estimación era engorrosa, puesto que se acudía a las oficinas de la secretaría a realizar la estimación directamente con el supervisor de obra y este a su vez capturaba de manera manual los conceptos de obra en el sistema, dejando al descubierto el actuar de los funcionarios, su desidia y en ocasiones actos de corrupción que no permitía al contratista el desarrollo administrativo y el flujo de la información de manera ágil y sin contratiempos.

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
La propuesta surge de la Dirección de Evaluación Seguimiento y Desarrollo Institucional en coordinación con la Dirección de Informática y Sistemas Organizacionales y la Unidad de Transparencia como iniciativa a la solución del problema que enfrentaba la secretaria en los procesos administrativos de eficacia, eficiencia y transparencia. Esta iniciativa es una herramienta dinámica que permite interactuar con las distintas áreas de la secretaría en función a las actividades que realizan. Accesando al sistema con usuario y contraseña, teniendo comunicación remota con el contratista. La accesibilidad de la plataforma de trabajo solo requiere conexión a internet, desde cualquier parte y equipo, incluyendo aparatos móviles. Las principales actividades que se pueden realizar como contratista son; la elaboración de estimaciones con detalle de sus generadores, el estatus administrativo de la documentación presentada, la ejecución del trámite para el pago, citas para inscripción y refrendo del padrón de contratistas, entre otros. Con este sistema se agiliza el trámite de cobro de estimación ya que el contratista es el generador de la estimación en el sistema, por parte de la Secretaría el supervisor de la obra se concreta a autorizar los trabajos realizados.

 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
Para el desarrollo de la obra pública en el estado, no se contaba con un sistema que reportara de manera ágil y sencilla la administración física, financiera y documental. Esta iniciativa cuanta con memoria fotográfica que describe el avance de la obra y georeferencia a nivel Estatal, municipal y local. Anteriormente se acudía a la secretaria con un legajo de copias correspondientes a la estimación que quedaban varadas en el escritorio del supervisor, los tiempos de respuesta eran extensos y en muchas ocasiones la documentación se extraviaba, generando de esta manera el retraso del cobro de estimaciones y la dependencia total de la disponibilidad de una dirección ejecutora. El éxito del nuevo sistema radica en la agilidad de los procesos, accesibilidad de la información generada por la SIOP y el contratista. En relación a las estimaciones se conoce a detalle el estatus del trámite permitiendo con eso dirigirse a la persona indicada para el avance y autorización del mismo.

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
Acorde a las distintas reuniones y capacitaciones generadas por la Secretaría de Infraestructura y Obra Pública, donde se invito al contratista, se pudieron detectar las siguientes etapas: a) Recabar información y documentación b) Análisis para generar propuesta c) Desarrollo de software d) Implementación e) Capacitación y manuales técnicos de usuario f) Utilización de la Herramienta tecnológica Este Cronograma fue proporcionado por la Dirección de Informática en una de las capacitaciones dirigidas al contratista con el fin de conocer los periodos de implementación del sistema.

 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
El diseño y la implementación fueron realizados por la Secretaria de Infraestructura y Obra Pública del Gobierno del Estado de Jalisco, a través de la Dirección de Evaluación, Seguimiento y Desarrollo Institucional en coordinación con la Dirección de Informática y Sistemas Organizacionales y la unidad de Transparencia. Los servidores públicos que en alguna etapa de la implementación y capacitación del sistema están involucrados directamente son: M.A.C. Ma. Luiza Martínez Almaraz Directora General de Evaluación, Seguimiento y Desarrollo Institucional Ing. Virginia Leonila Esquivel Garduño Directora de Informática y Sistemas Organizacionales Ing. Luis Montero Covarrubias Desarrollador de software Sr. Luis Fernando Chávez Villalobos Desarrollador de software Sr. Luis Alfredo Chávez Balvaneda Desarrollador de software Sr. Pedro Joaquín Ponce García Desarrollador de software Lic. Gabriel Hans González Peña Desarrollador de software Lic. Erendira Aguilar Moreno Coordinadora Unidad de Transparencia
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
De acuerdo a una solicitud realizada a la Dirección de Informática para conocer los recursos utilizados para la realización del sistema, los datos son los siguientes: a) Financieramente se utilizó el presupuesto de $300,000 pesos destinado al área tecnológica de la Secretaria de Infraestructura y Obra Pública. El presupuesto fue distribuido para la compra de dos servidores y dos equipos de cómputo, los cuales fueron destinado para soportar el desarrollo y la implantación del sistema. b) Recurso Humano, Se involucró a 6 ingenieros del personal de la Dirección de Informática y Sistemas Organizacionales, para el desarrollo, documentación, diseño, implementación y capacitación del mismo.

 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
1. La GEO-REFERENCIA y el estado que guardan todas las obras realizadas en el Estado de Jalisco y que están a cargo de la SIOP. Desagregado por región, municipio, localidad o área ejecutora. Y programa. 2. La emisión de una ficha técnica que detalla los aspectos más importantes de una obra o servicio relacionado: en qué localidad y municipio se ubica, el estado que guarda, empresa ejecutora, quien está a cargo de la obra en la SIOP, inversión, duración, avance físico y financiero número de beneficiarios. 3. Toda la documentación necesaria durante el proceso de control de una obra se genera en el SECIP. Cada documento se acompaña de un código y una cadena de seguridad que identifica siempre el documento entregado en físico, contra el que está almacenado en el sistema. 4. Se genera una memoria fotográfica que evidencia el proceso de la obra y el avance físicos que va teniendo.

 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
• En la Dirección de Informática se cuenta con un escritorio de ayuda, el cual opera en función de reportes, mismos que son atendidos por personal técnico y son capturados para las mejoras del sistema. Tipo servicio Marzo 2013 a Octubre del 2014 Programación 1298 Redes 3445 Sistema intranet 1360 WEB 33 Sistema SECIP 876 • La presente tabla es información obtenida directamente de la Dirección de Informática de la Secretaria de Infraestructura y Obra Pública. • Implementaron cuestionarios de evaluación y retroalimentación como indicadores de medición para los operativos de la SIOP y el contratista. • La dirección de informática tiene personal monitoreando la funcionalidad e información que se genera en el sistema.

 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
Los procedimientos al interior de la Secretaria carecían de estándares uniformes y metodología para su realización. El personal operativo al interior de la secretaría carecía de conocimientos técnicos informáticos, administrativos y legales que le permitieran utilizar el sistema. La falta de ética, responsabilidad y trabajo en equipo, se visualizaba al momento de compartir información, ya que cada área se sentía poseedora de la información y poco generaba el flujo institucional de información, lo cual dificultaba entre las áreas la realización de sus funciones. El carecimiento de metodología y manuales de operación ocasionan la incertidumbre y duda de quienes operan la ejecución de ciertos procesos y actividades en virtud de que las decisiones son tomadas a subjetividad de las personas y no apegadas a un método o manual.

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
Beneficios • Consulta de información general o a detalle de una obra o servicio, en tiempo real desde cualquier computadora con acceso a internet. • Reporte de las estimaciones que validan el trabajo del contratista en cualquier momento (Acceso las 24 hrs del día) • Se eficientan los procedimientos de la secretaria y se evitan errores humanos, ya que solo se realiza el registro de la obra una vez y se va alimentando con información que se genera durante las distintas etapas de ejecución. • Se abre una interfaz directa del sistema para publicar la información eficiente y oportuna al ciudadano. • Ahorro de papel de oficina debido a que la revisión y validación del detalle de generador se pre autoriza en línea. La toma de decisiones del gobierno se ve reflejada en esta herramienta que permite al ciudadano y al público en general conocer la información pública gubernamental referente a la obra pública y servicios del Estado. Al interior de la Secretaría los procesos se realizan coordinada y sistemáticamente permitiendo la mejora continua en la calidad de los procesos de esa institución.

 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
Desde mi punto de vista como usuario puedo referir que el sistema fue desarrollado con software gratuito (libre de pago de licencias) información obtenida directamente en la dirección desarrolladora del sistema, la cual explico que: “Es sostenible porque la inversión mínima inicial fue a nivel hardware, y el recurso humano de software se sostiene con un código libre y personal de la SIOP). Por otro lado se puede visualizar el orden y control de la información que se genera a lo largo de la ejecución de la obra o servicio relacionado.

 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
Los procesos que se ejecutan en SIOP son más claros y eficientes. El uso de la tecnología en las actividades diarias nos genera confiabilidad y accesibilidad a la información. El sistema ha permitido la comunicación fluida y armoniosa en la SIOP y con el proveedor del servicio (contratista). Antes existía mucha incertidumbre en los procesos y el estatus por parte del Contratista, y a partir de la implementación del sistema se sienten más atendidos y saben en qué etapa esta cada trámite, solicitud o reporte que realizan de su trabajo ejecutado.

Contact Information

Institution Name:   SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA Y OBRA PÚBLICA
Institution Type:   Government Agency  
Contact Person:   ERENDIRA AGUILAR MORENO
Title:   LIC  
Telephone/ Fax:   38192303 exts: 47664
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   erendira.aguilar@jalisco.gob.mx  
Address:   Av. Prolongación Alcalde 1351 Edificio B
Postal Code:   44270
City:   GUADALAJARA
State/Province:   JALISCO
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