| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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Express Autor forma parte de la planeación para resultados del INDAUTOR, al identificar la problemática y requerimientos de nuestros usuarios, analiza la situación y propone acciones para su solución, estableciendo objetivos y metas a cumplir, y un plan de trabajo a desarrollar para el registro de obra.
Mensualmente se efectúa una evaluación a través de indicadores de gestión, lo que nos permite conocer los avances con respecto a su meta programada, tanto mensual como anual, teniendo la oportunidad de proponer alternativas de mejora.
Una vez desarrollado el plan anual, se analiza la información y se plantean las mejoras a incorporar para el siguiente ciclo de Express Autor.
Etapas cronológicas claves:
Primera:
La normatividad establece un término legal de 15 días hábiles para dar respuesta, se logró reducir el término a 14 días, 2007.
Segunda:
A través de un estudio de reingeniería del proceso, se propuso el proyecto piloto denominado Express Autor, 2008.
Tercera:
Analizados los resultados del proyecto e incorporadas las sugerencias y recomendaciones de los usuarios, se implementó formalmente el servicio denominado “Express Autor”, 2009.
Cuarta:
Se redujo el tiempo del trámite a una hora, para las personas con discapacidad, de la tercera edad, mujeres embarazadas, niñas y niños, 2011.
Quinta:
A partir del 1° de junio de 2012, recibimos las solicitudes y entregamos los Certificados de Registro en dos bloques:
Primero: Recepción de las solicitudes: 9:30 a 11:00, entrega de Certificado de 12:00 a 13:00 horas.
Segundo: Recepción de las solicitudes: 11:01 a 13:00, entrega de Certificado de 14:00 a 15:00 horas.
Sexta:
Se difunden los servicios de Registro de Obra en Sistema Braille para personas con discapacidad visual y se promueven en 7 lenguas indígenas, 2012.
Séptima:
Se promueve y difunde el registro de obra y Express Autor, en el sector infantil al crear la “Primera Guía de registro de Obra para niños Autorin” y el juego “Mi Primer Obra, Mi Primer Registro”, éste último ha sido replicado en otros países, 2012.
Octava:
Se habilitó un espacio físico para atender todas las solicitudes del registro de obra que ingresan diariamente por Express Autor, 2012.
Novena:
Se implementó el sistema en línea CitAutor, que consiste en la atención a través de una cita programada para aquellos usuarios que presenten más de 35 solicitudes, 2013.
Décima:
Se amplió la cobertura de servicio, no solo a los autores, sino también a sus representantes, 2013.
Décima primera:
Se redujo el tiempo de entrega del mismo día a dos horas a partir de la recepción de la solicitud, 2014.
Adicionalmente, el Instituto cuenta con una Sala de Exposiciones disponible para los autores, en ella se promueven y difunden el arte en sus diversas manifestaciones artísticas; en el transcurso del año se han presentado 13 exposiciones artísticas y 4 presentaciones de obras literarias, presentadas por las Sociedades de Gestión Colectiva, Fundaciones de Arte Down, Asociación de Pintores con la Boca y con el Pie, Instituto Nacional de Lenguas Indígenas, Consejo Nacional de Fomento Educativo y Autores nacionales y extranjeros entre otros.
Para finalizar, se tiene presencia activa en las diversas ferias nacionales e internacionales donde se aprovechan estos foros para difundir el registro de obras literarias y artísticas en especial Express Autor.
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| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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El diseño y la implementación del proceso fue colaborativo entre diversas áreas del Instituto, siendo la responsable la Dirección del Registro Público del Derecho de Autor, complementadas con las necesidades y requerimientos de los usuarios, mismos que lo manifestaban en las encuestas de evaluación del servicio y a través de los buzones de quejas, sugerencias y recomendaciones.
Participación ciudadana:
La participación ciudadana ha sido la clave del éxito del proyecto, ya que con ello hemos obtenido una mejora continua en el servicio desde su creación hasta la actualidad.
También participó la ONG Monitoreo Ciudadano, tendiente a darle voz a los ciudadanos-usuarios, para detectar áreas de oportunidad. Este monitoreo se llevó a cabo del 30 de agosto al 3 de septiembre de 2010.
Cabe destacar las sugerencias, comentarios y recomendaciones de la Secretaría de la Función Pública y del Órgano Interno de Control en la Secretaría de Educación Pública, para hacer más eficiente el Servicio de Express Autor.
Dentro de las encuestas semestrales que se aplican para evaluar el servicio brindado a los ciudadanos, se incluyen apartados para que emitan su opinión y comentarios e implementar nuevas acciones al reiniciar un nuevo ciclo.
Se brinda capacitación a instituciones educativas, gobiernos de los estados, grupos culturales, entre otros sobre Derechos de Autor y registro de obras, en el que se incluye la modalidad de Express Autor.
Se tienen visitas universitarias al INDAUTOR para que conozcan los servicios y registren sus obras que producen en sus talleres de creatividad el mismo día en que nos visitan utilizando el servicio de Express Autor.
En todos estos eventos se tiene una interacción con los usuarios al solicitarles su opinión y comentarios para continuar con la mejora del servicio.
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| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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Para implementar este novedoso e innovador servicio no se solicitaron de forma inicial recursos adicionales, toda vez que utilizamos los mismos recursos humanos y tecnológicos asignados al Instituto en su presupuesto anual, autorizado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, generando con ello una mejor y más eficiente utilización de los recursos públicos.
Uno de los retos importantes del Instituto es la reducción en gastos de operación, que no afecte las metas de los programas presupuestarios logradas por las áreas sustantivas; incluso se prevé un aumento en las metas programadas para el presente año.
Lo anterior es posible gracias al total involucramiento del personal que interviene y que conoce a detalle cada una de sus actividades asignadas, desempeñando eficientemente sus tareas en el proceso y con ello evitar la duplicidad de funciones, además de la estricta supervisión diaria del Director del Área.
Cabe destacar al equipo de trabajo de Express Autor, quienes realizan una doble función al atender también las actividades del registro de obra literaria y artística en su proceso normal.
Adicionalmente se les proporciona capacitación continua, especializada en propiedad intelectual, y en atención a usuarios, dando como resultado el óptimo uso y aprovechamiento del gasto público, así como una mejor atención al público en general.
Los estudios de impacto costo -beneficio nos indican una clara tendencia positiva de que el costo de los recursos financieros, humanos y tecnológicos que se utilizan no aumentaran, mientras que los beneficios e ingresos se verán incrementados debido al mayor número de usuarios que soliciten este servicio.
La tendencia del aumento de solicitudes de registro de obra a través de Express Autor es en promedio de 38% anual.
Dentro de las ventajas que se generan con la implementación del servicio Express Autor, están los ahorros económicos para el usuario en traslados terrestres o aéreos a la Ciudad de México, viáticos, hospedaje, envíos por mensajerías pre-pagadas de sus documentos, ahorro en papelería, fotocopias y evitar contratar los servicios de gestoría o de representación legal que lucran exageradamente, cobrándoles costos muy altos por la gestoría de sus trámites.
Este servicio se proporciona en pasos secuenciales y en forma lineal, ya que al usuario no se le hacen requerimientos ni rechazos, salvo notoria improcedencia que se le da a conocer al momento de presentar la solicitud, y con ello evitar un trámite innecesario, ya que al ingresar su solicitud el resultado será 100% positivo. Esto representa un ahorro en tiempo para la comunidad autoral y creativa; así como un incentivo más para seguir generando creaciones intelectuales y enriquecer el acervo cultural del país, ya que tienen la oportunidad de utilizar sus recursos y su tiempo en la creatividad.
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| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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Con la finalidad de contar con información veraz y oportuna para la toma de decisiones, se actualiza anualmente el plan estratégico de acuerdo a los resultados alcanzados en el plan anual de trabajo de cada área del Instituto, en el cual se encuentran definidos los objetivos, productos y servicios, beneficios, proyectos, medición y evaluación mensual.
Al poner en práctica en el 2009 Express Autor, partimos de la premisa de planeación, “¿QUÉ RESULTADOS ESPERAMOS OBTENER?”, mismos que están planteados en los objetivos tanto cualitativos como cuantitativos.
Al comparar los resultados contra los objetivos, vemos que estos han sido cumplidos y rebasados.
Resultados:
1. Servicio de vanguardia y de calidad que satisface los requerimientos de los usuarios.
2. Asesoría especializada (resolver en forma inmediata las dudas que tenga el usuario para la presentación de su solicitud).
3. Desarrollo de acciones de mejora con base en los requerimientos del usuario, las recomendaciones de la Secretaría de la Función Pública y del Órgano Interno de Control en la Secretaría de Educación Pública. (aplicación de encuesta: La voz del usuario).
4. Reducción al mínimo el tiempo de respuesta (93.3%).
5. Se reciben y entregan el 100% de las solicitudes y Certificados de Registro de Obra que ingresan el mismo día a través de Express Autor.
6. Se tiene una relación causal de la medición a través de los indicadores con los objetivos planteados y sobre todo con los resultados obtenidos.
7. Adecuada Planeación con enfoque a resultados y el sistema de mejora continua.
8. Crecimiento promedio anual del 38% de solicitudes presentadas.
9. Atención especializada a las personas con discapacidad, mujeres embarazadas, personas de la tercera edad, sector infantil y comunidades indígenas, que representan el 2.32%del total de Express Autor (enero-septiembre/2014).
Resultados Estadísticos de Express Autor:
En el año 2009 se otorgaron 4,838 registros de obras.
En el año 2010 se otorgaron 4,654 registros de obras.
En el año 2011 se otorgaron 6,924 registros de obras.
En el año 2012 se otorgaron 9,359 registros de obras.
En el año 2013 se otorgaron 14,043 registros de obras.
y, hasta el mes septiembre del 2014 se han otorgado 17,091 registros de obras.
La tendencia del aumento de solicitudes de registro de obra a través de Express Autor es de un 38% en promedio anual.
Los resultados obtenidos son analizados y reportados mensualmente al Director General del Instituto, y son base para la toma de decisiones.
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| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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Las acciones de supervisión y evaluación de actividades, están contempladas en el Plan Anual de Trabajo de la Dirección del Registro Público del Derecho de Autor, área responsable de Express Autor.
La evaluación se realiza a través de indicadores de gestión, los cuales son descritos en una ficha técnica, que a continuación se presenta:
FICHA TÉCNICA DE INDICADORES
DIRECCIÓN DEL REGISTRO PÚBLICO DEL DERECHO DE AUTOR
Proceso General: Registro de Obras (Express Autor)
Nombre del Indicador:
Número de Registros de Obras (Express Autor).
Fórmula del Indicador:
(Número de trámites de Registro de Obra realizados / Número de trámites de Registro de Obra programados) x 100.
Integración (Describir la Fórmula):
La cantidad de trámites ingresados debe ser igual a la cantidad de trámites resueltos el mismo día. Registro de Obras realizados es el número de trámites efectuados al mes y Registro de Obras programados es la cantidad de trámites que se espera atender.
Observaciones:
Se entiende por Registro de Obras a la inscripción de obras literarias, artísticas o derechos conexos, con respecto a las solicitudes RPDA-01 y RPDA-02, con sus respectivos anexos. El periodo legal de respuesta es de 15 días hábiles y actualmente se está realizando en un tiempo promedio de 14 días hábiles. Estándar para Express Autor: el mismo día de atención.
Universo de Cobertura:
Se estima realizar 14,464 trámites de Registro de Obras (Express Autor) en el año 2014.
Meta Anual Programada 2014:
14,464
Frecuencia de Medición:
Mensual
Resultados alcanzados 2014:
En septiembre de 2014 se logró alcanzar y rebasar la meta anual en un 18.16% al registrarse 17,091 obras mediante el servicio de Express Autor.
El sistema de medición y evaluación se ha sostenido, no así sus metas, las cuales se han incrementado año con año, mismas que han sido rebasadas ampliamente por la demanda de los usuarios.
Su seguimiento se realiza mensualmente a través de un sistema informático que nos arroja información del avance del mes en curso, porcentaje de cumplimiento de la meta, comparativo del avance real con el programado y comparativo con el año anterior en el mismo periodo.
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| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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Obstáculos encontrados:
La falta de recursos humanos y la limitada disposición de herramientas tecnológicas.
Adicionalmente, para los autores extranjeros se solicitaba la acreditación legal de su estancia en México como requisito para poder registrar sus obras.
Deficiente control y distribución de las cargas de trabajo entre el personal involucrado, lo que provocaba bajo rendimiento y falta de motivación laboral, dando como consecuencia un mal servicio al ciudadano.
Nula capacitación al personal involucrado, lo que afectaba la productividad laboral y deficiente servicio.
Medidas que contribuyeron a superar los obstáculos y desarrollar el servicio:
Se seleccionó a un grupo de personas eficientes, con amplia experiencia y los conocimientos técnicos especializados necesarios para participar en el proceso de gestión de las solicitudes de registro de obra que se presentaran a través de Express Autor, y con ello asegurar la atención eficiente, pronta y expedita a todos los autores.
En correspondencia con los instrumentos jurídicos internacionales y la vigente Ley Federal del Derecho de Autor, se eliminó el requisito de presentar, para el autor extranjero, la acreditación legal en el país.
Factores de éxito:
Involucramiento del personal en la práctica, aportando ideas y propuestas para brindar una mejor atención al usuario.
Este servicio fue un ejemplo para la comunidad del Instituto, con el objeto de replicar la herramienta y métodos de trabajo para mejorar la atención al usuario, sin incrementar los recursos humanos, financieros y tecnológicos.
Se han cumplido los objetivos y metas del área de trabajo, así como coadyuvan con la misión y visión de la Dirección del Registro Público del Derecho de Autor.
Al mejorar el proceso de este servicio, internamente se han mejorado las actividades de la unidad, al hacer más equitativas las cargas de trabajo tanto de Express Autor como del trámite normal de Registro de Obra.
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