Plateforme de dématérialisation de la commande publique
Trésorerie Générale du Royaume

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
Avant la mise en œuvre de l’initiative, le domaine de l’achat public était marqué par trois constats: 1. les entreprises, notamment les toutes petites ainsi que les petites et moyennes entreprises (TPE et PME), rencontraient des difficultés pour identifier les opportunités d’affaires. En effet, elles devaient s’adresser à tous les donneurs d’ordres et faire le tour des journaux nationaux pour assurer leur service de veille informationnelle sans compter la souscription à des abonnements payants aux services de veille privés. Il va sans dire que l’information sur les marchés publics, lorsqu’elle existait, étaitdisparate, non exhaustive, non structurée et non mise à jour. Représentant plus de 99,70% du tissu économique national, ce chiffre frappant illustre l’importance des TPE et PME dans la création d’une dynamique économique et sociale en matière de création de l’emploi destiné, pour certaines catégories de prestations, aux couches vulnérables : femmes, jeunes, illettrés, immigrants… 2. les outils liés à la gestion de l’achat public étaient non adaptés à la taille de la commande publique évaluée à environ 160 milliards de Dirhams pour 2013 (environ 20 milliards de dollars américains), représentant environ 17% du PIB national. Ces outils étaient marqués par la prédominance de la paperasse administrative et par des procédures et des processus fortement décriés pour leur lenteur. 3. Le circuit de l’achat public présentait des risques de corruption et de pratiques illicites dus à la prédominance du contact physique entre les entreprises et les donneurs d’ordres compte tenu des enjeux financiers importants de la commande publique.

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
La plateforme de dématérialisation de la commande publique a été enclenchée dans le cadre du programme ambitieux (e-Government) initié par le Gouvernement marocain en 2005. S’inscrivant dans l’engagement irréversible du Gouvernement pour remédier aux handicaps et aux contraintes marquant la gestion de la commande publique, et s’alignant avec sa démarche entièrement orientée vers l’amélioration de la prestation de service rendue aux entreprises, et l’ouverture de l’économie nationale à l’international amorcée par la signature de plusieurs accords de libre-échange notamment celui signé avec les EtatsUnis d’Amérique (USA)en 2006, la Trésorerie Générale du Royaume, a mis en œuvre la plateforme de dématérialisation de la commande publique, qui est un ensemble de services gratuits dédiées principalement à deux catégories d’utilisateurs : d’une part les entreprises qui soumissionnent aux marchés publics soit environ 30.000 entreprises, et d’autre part les acheteurs publics soit environ 4.000 donneurs d’ordres représentant les administrations de l’Etat, les Collectivités Territoriales et les Etablissements Publics. Il va sans dire que les objectifs assignés à l’initiative concernent l’intégration avisée des technologies de l’information dans le processus de l’achat public, la modernisation et la simplification des processus, la consolidation des mécanismes d’égalité d’accès à la commande publique, l’amélioration de la transparence et de l’éthique, le renforcement de la mise en concurrence, la réduction des pratiques illicites en réduisant l’intervention humaine dans l’acte de l’achat public. Ainsi, la Trésorerie Générale du Royaume a été désignée par décision du Chef du Gouvernement n° 3-71-07 du 18 septembre 2007, en tant qu’organisme chargé du pilotage du projet de réalisation de cette plateforme depuis sa conception technico-fonctionnelle jusqu’à sa livraison finale. La Trésorerie Générale du Royaume assure en outre, par une équipe pluridisciplinaire hautement qualifiée, la gestion de la plateforme notamment l’hébergement de l’infrastructure technique et logicielle, la maintenance préventive, corrective et évolutive, la veille sur le respect de l’utilisation de la plateforme et la sécurité technique et cryptographique.

 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
La plateforme de dématérialisation de la commande publique se distingue par sa créativité et son originalité sur plusieurs aspects énumérés comme suit : 1 L’intégration de la totalité des donneurs d’ordres dans la même gateway a permis de hisser la plateforme en site fédérateur de toutes les opportunités d’affaires nationales, 2. La gestion multipartenariale de la plateforme, par la désignation de la Trésorerie Générale du Royaume en tant que leader national pour piloter la mise en œuvre de l’initiative, tout en privilégiant le choix d’une architecture centralisée permettant une mutualisation des ressources humaines et matérielles du Royaume, 3. L’handicap de la sous qualification des acheteurs publics a été dépassé par le partage de la connaissance rendu possible par la mise à disposition d’un accès illimitée à la base de données des dossiers de consultations des entreprises, soit une moyenne annuelle de 30.000 consultations, 4. La résistance au changement a été appréhendée par une stratégie de progressivité de déploiements en priorisant des quicks win répondent dans l’immédiat aux attentes souhaitées par les entreprises et les acheteurs publics, 5. La stratégie de conduite de changement qui s’appuie sur une pépinière d’environ 200 formateurs à l’échelon national garantissant l’assurance d’une assistance de proximité.

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
La stratégie adoptée par la Trésorerie Générale du Royaume repose sur la progressivité et le pragmatisme tout en tenant compte des attentes des différents acteurs de la commande publique. Un effort particulier a été accordé à l’adaptation de la réglementation des marchés publics aux aspects de la dématérialisation et l’adéquation de la solution au niveau de développement de notre pays. Ainsi, avant le démarrage de la mise en œuvre de la plateforme de dématérialisation de la commande publique, une étude de faisabilité a été confiée, avec le concours de la Banque Mondiale, à un consultant privé. Cette étude a permis de dégager les attentes des différentes parties concernées par la commande publique, de réaliser un benchmark international et de dégager les difficultés rencontrées par les pays pionniers ayant initié des actions similaires. L’examen des attentes des différents intervenants de la commande publique et leurs degrés de priorités a montré que 80% des attentes prioritaires concernent les fonctionnalités informationnelles et de suivi d’exécution de la commande publique et que 20% des attentes restantes concernent les fonctionnalités liées aux procédures dématérialisées. L’étude constate en outre que les fonctionnalités informationnelles représentent uniquement 20% en terme de complexité technico-fonctionnelle du projet tandis que les fonctionnalités liées aux procédures dématérialisées représentent 80% de complexité du projet. La recommandation de l’étude a ainsi préconisé la priorisation de la mise en œuvre des modules afférents aux fonctionnalités informationnelles et de différer la réalisation des fonctionnalités liées aux procédures dématérialisées, et a été couronnée par une feuille de route qui a identifié trois paliers (la gestion des consultations et la base de données des marchés publics ; la base de données des fournisseurs et la soumission électronique ; les enchères électroniques inversées et les achats groupés électroniques). La première phase de mise en œuvre concerne l’étude préalable du programme de dématérialisation de la commande publique. Elle porte sur le diagnostic de l’existant, sur le benchmark international et sur la feuille de route pour la réalisation dudit programme : cette étude a été réalisée en 2006 ; La deuxième phase concerne la mise en œuvre de cinq grandes composantes (le module de gestion des consultations déployé depuis janvier 2007 avec la mise en œuvre d’une nouvelle version en janvier 2012 ; la base de données des marchés publics opérationnelle depuis mars 2009 ; la base de données des fournisseurs déployée en janvier 2012 ; les achats groupés électroniques déployées dans des sites pilotes depuis janvier 2011 et effectif depuis le 20 mars 2013 ; la soumission électronique déployée dans des sites pilotes depuis janvier 2011 ; les enchères électroniques inversées déployées dans des sites pilotes depuis janvier 2011). L’opérationnalisation des deux dernières composantes sera effective à partir du1erjanvier 2015 suite à la publication de l’arrêté relatif à la dématérialisation des procédures des marchés publics n° 20-14 du 3 septembre 2014 publié au bulletin officiel le 9 octobre 2014. En parallèle au déploiement des composantes du programme de dématérialisation de la commande publique, un vaste programme de formation a été entrepris par la Trésorerie Générale du Royaume au profit des différents utilisateurs en s’appuyant sur ses structures au niveau central et local, en dédiant des référents privilégiés dont le nombre avoisine 200 référents, pour assurer la formation sur les fonctionnalités offertes par la plateforme et dispenser une assistance dynamique de proximité pour les entreprises et les acheteurs publics au niveau local. Cet effort a été consolidé par l’élaboration d’une centaine de guides multimédias, en trois langues (arabe, français et anglais), pour faciliter l’appropriation et la maîtrise des services offerts par la plateforme.

 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
La mise en œuvre de la plateforme de dématérialisation de la commande publique, a été réalisée par la Trésorerie Générale du Royaume dans le cadre d’une démarche participative impliquant les différents intervenants dans la commande publique. A cet effet, une équipe pluridisciplinaire a été constituée pour mener à bien ce grand projet, intégrant des experts métiers et techniques relevant de la Trésorerie Générale du Royaume et appuyés par des experts relevant d’un échantillonnage représentatif des donneurs d’ordres nationaux selon leur types (administrations de l’Etat, Collectivités Territoriales et Etablissements Publics), soit environ 30 experts relevant des départements ministériels chargés de l’Economie et des Finances, de l’Equipement et du Transport, de l’Intérieur, de la Santé, des Eaux et Forêts et Lutte contre la Désertification, les Collectivités Territoriales et les Etablissements Publics représentés respectivement par la Commune Urbaine de Témara et la Bibliothèque Nationale du Royaume. L’approche participative adoptée n’a pas omis l’intégration du secteur privé comme acteur principal dans l’identification des besoins et des fonctionnalités à intégrer à la plateforme de dématérialisation de la commande publique, et a été représenté par les fédérations professionnelles les plus représentatives du tissu économique marocain à savoir la Confédération Générale des Entreprises Marocaines, la Fédération Nationale du Bâtiment des Travaux Publics, la Fédération Marocaine du Conseil et de l’Ingénierie, la Fédération Marocaine du Commerce et des Services, soit au total une dizaines de représentants d’entreprises relevant des fédérations professionnelles précitées. La Trésorerie Générale du Royaume s’est appuyée pour la réalisation de la plateformesur des expertises de renom. La mise en œuvre de la plateforme a reçu un soutien financier et a été suivi rigoureusement par les bailleurs de fonds notamment la Banque Mondiale, l’Union Européenne, la Banque Africaine du Développement, l’Organisation de Coopération et de Développement Economique (OCDE) et ce depuis son lancement en 2006.
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
La réalisation de la 1ère phase du programme relative à l’étude de l’existant et de la feuille de route a été réalisée dans le cadre d’un contrat confié à un consultant et financé par un don IDF de la Banque Mondiale d’un montant de 600.000 Dhs (environ 70.000 dollars américains). La réalisation des composantes du 1er palier à savoir le Portail Marocain des Marchés Publics et la Base de Données des Marchés Publics a bénéficié également d’un don IDF de la Banque Mondiale à hauteur respectivement de 750.000 Dhs (environ 88.000 dollars américains) et de 2.998.764,40 Dhs (environ 350.000 dollars américains). La réalisation des composantes des paliers 2 et 3 a été supportée par le budget général de l’Etat à hauteur de 5.491.980,00Dhs (environ 650.000 dollars américains). Par ailleurs, la réalisation de la plateforme de dématérialisation de la commande publique a été pilotée par des ressources technico-fonctionnelles dédiées hautement qualifiées relevant de la Trésorerie Générale du Royaume, détaillées comme suit : - Undirecteur de projet qui pilote l'ensemble des ressources nécessaires à la réalisation du projet ; - Un chef de projet responsable du pilotage opérationnel du projet ; - Quatre ressources fonctionnelles et six ressources techniques ; - Un responsable qualité et conduite de changement.

 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
Plusieurs résultats concrets témoignent du succès de l’initiative. A titre non limitatif, les résultats concrets les plus saillants concernent : La simplification des canaux de prospection de l’information liée aux marchés publics et la réduction de son poids financier sur l’entreprise. A ce titre, un gain conséquent a été engendré par le service de veille informationnelle fourni par la plateforme de dématérialisation de la commande publique, notamment pour la toute petite ainsi que la petite et moyenne entreprise, ce gain est évalué à environ 25.000 Dhs par entreprise et par an (environ 3.000 dollars américains), rapportés au nombre d’entreprises qui soumissionnent aux marchés publics, le gain global est évalué à environ 750 millions de Dhs annuellement (environ 90 millions de dollars américains). L’instauration d’une base de données de partage de la connaissance en matière de la gestion de la commande publique, par la mise à disposition des acheteurs publics d’un accès illimité et gratuit, via des moteurs de recherches multicritères, à la base de données des DCE (dossiers de consultations des entreprises) composée principalement des cahiers des prescriptions administratives, financières et techniques de l’ensemble des consultations du Royaume, soit une moyenne annuelle de 30 000 consultations (la plateforme de dématérialisation de la commande publique archive à ce jour environ 180.000 consultations). L’engouement que connaît la plateforme de dématérialisation de la commande publique qui enregistre une moyenne mensuelle de 6.000.000 de pages consultées et de 200.000 visiteurs ainsi que 10.000.000 de téléchargement de dossiers de consultations des entreprises. Cette forte sollicitation est rendue possible grâce à l’amélioration continue des performances techniques de la plateforme affichant une disponibilité dépassant 99,70% et 3 secondes comme temps de réponse pour la quasi-totalité des requêtes. La réduction du coût de la commande publique rendue possible grâce à une mise en concurrence élargie et un renforcement de la compétitivité des entreprises pour l’attribution des consultations. La réduction est évaluée à environ 10% du coût de la commande publique, soit environ 16 milliards de Dhs (environ 1,9 milliards de dollars américains). L’augmentation du nombre moyen de soumissionnaires par consultation. A ce titre, selon les sondages effectués par la Trésorerie Générale du Royaume, les acheteurs publics du Royaume sont unanimes à confirmer ce constat, et les chiffres remontés par la base de données décisionnelle des marchés publics en témoignent.

 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
La réussite de la mise en œuvre de la stratégie a nécessité une réflexion approfondie sur la gouvernance optimale du projet pour en assurer un meilleur suivi et évaluation. Cette réflexion a débouché sur la mise en œuvre des instances de gouvernance du projet, la définition de leur composition et les responsabilités incombant à chaque instance. A ce titre, plusieurs comités ont été mis en place à savoir : 1. le comité stratégique qui constitue l’instance suprême de décision et de validation, et qui a pour missions de fixer les orientations et priorités du projet, veiller à la cohérence des travaux avec les priorités et les enjeux stratégiques de la Trésorerie Générale du royaume, veiller à la maîtrise des délais et des coûts.2. Le comité de pilotage qui a pour missions de s’informer sur l'état d’avancement du projet, prendre les décisions nécessaires pour la bonne exécution du projet, statuer sur les incidents, anomalies et modifications dont l'impact sur la charge, les délais ou les coûts demande un arbitrage, gérer les ressources humaines et matérielles et rendre compte de l’état d’avancement du projet au comité stratégique, 3. Le comité de suivi quia pour missions de traiter les aspects organisationnels et techniques du projet, se prononcer sur les résultats de la période passée (atteinte des objectifs en termes de périmètre, d'engagements, de calendrier…), résoudre les problèmes courants identifiés durant le projet, réorienter le cas échéant la suite des travaux, effectuer un suivi de l'état d'avancement des livrables et leur validation dès réception de ceux-ci dans leur version définitive.

 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
Le plus important challenge était l’adhésion des différents intervenants à l’utilisation de la plateforme et le changement de leurs habitudes dans un environnement national marqué par une grande fracture numérique et où l’utilisation du papier est prédominante dans les processusliés à l’achat public. L’adhésion a été atteinte en adoptant une stratégie de conduite de changement. Cette stratégie était basée principalement sur la communication autour du programme et ce durant toutes les phases clés de réalisation du programme, par la formation des différents utilisateurs quelque soit leur profil et par une assistance dynamique via la hotline dédiée ; à cet effet la Trésorerie Générale du Royaume s’est en outre appuyée sur ses structures déconcentrées en dédiant des référents privilégiés, dont le nombre avoisine 200 référents, pour la dispense d’une assistance de proximité pour les entreprises et les acheteurs publicsau niveau local. L’effet d’adhésion des utilisateurs relevant du secteur privé a été également fluidifié par les efforts des fédérations professionnelles impliquées dans la réalisation du Programme de Dématérialisation de la Commande Publique dans le cadre de la démarche participative adoptée à cet effet. Le secteur privé a été activement associé dans la réalisation du Programme de Dématérialisation de la Commande Publique et a été représenté par la Confédération Générale des Entreprises Marocaines, la Fédération Nationale du Bâtiment des Travaux Publics, la Fédération Marocaine du Conseil et de l’Ingénierie, la Fédération Marocaine du Commerce et des Services. Il va sans dire que la démarche progressive adoptée dans la mise en œuvre du Programme de Dématérialisation de la Commande Publique a permis une appropriation progressive des services qu’il offre et a évitéles réticences éventuelles des différents utilisateurs.

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
La mise en œuvre de la plateforme de dématérialisation de la commande publique a permis de réduire les coûts de prospection des opportunités d’affaires pour les entreprises aussi bien nationales qu’étrangères, qui sont désormais dispensées de faire le tour des donneurs d’ordres et des journaux nationaux pour s’enquérir de l’information nécessaire pour soumissionner aux marchés publics. La plateforme est devenue un carrefour des affaires par excellence regroupant plus de 4.000 donneurs d’ordres nationaux. Son ergonomie guidée et intuitive permet à toute entreprise d’être informée en temps réel des opportunités d’affaires répondant à ses centres d’intérêts et des erratums apportées en cours de route sur lesdites opportunités : le gain engendré par ce service de veille informationnelle gratuit a permis de bannir la discrimination pour l’accès aux informations liées à la commande public notamment pour les petites et moyennes entreprises et particulièrement les toutes petites entreprises, ce gain est évalué à environ 25.000 Dhs par entreprise et par an (environ 3.000 dollars américains), rapportés au nombre d’entreprises qui soumissionnent aux marchés publics, le gain global est évalué à environ 750 millions de Dhs annuellement (environ 90 millions de dollars américains). L’impact induit par la plateforme de dématérialisation de la commande publique est ressenti également au niveau du nombre des soumissionnaires aux appels d’offres ; tous les acheteurs publics affirment une plus grande concurrence en matière des marchés publics marquée par l’augmentation du nombre moyen de soumissionnaires par consultation depuis la mise en œuvre de la plateforme ; une réduction notable des prix consentis par les soumissionnaires a été également enregistrée et évaluée à environ 10% de la commande publique soit environ 16 milliards de Dhs (environ 1,9 milliards de dollars américains). Par ailleurs, la qualité de la gestion de la commande a été améliorée en raison du rôle pédagogique que joue la plateforme d’une part en matière de vulgarisation de la réglementation des marchés publics et d’autre part en matière de mutualisation des meilleures pratiques des donneurs d’ordres ; à ce titre la plateforme est devenu un outil incontournable de partage et de gestion de la connaissance en matière des marchés publics par une intégration avisée des technologies de l’information et de la communication dans l’acte de l’achat public sur une plateformeweb unique. De l’avis des experts nationaux et internationaux, la plateforme de dématérialisation de la commande publique a été considérée comme un outil ayant permis l’amélioration de l’environnement des affaires au Maroc par la consécration d’une ouverture du marché marocain à l’international.

 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
La plateforme de dématérialisation de la commande publique est accessible sur internet via l’adresse URL : www.marchespublics.gov.ma , tous les services qu’elle offre sont gratuits et utilisés par environ 30.000 entreprises et 10.000 utilisateurs relevant de l’ensemble des donneurs d’ordres nationaux frôlant les 4.000. L’expérience marocaine est facilement transférable à tout pays moyennant un paramétrage pour l’adapter aux spécificités réglementaires du pays en question. L’adaptation aux spécificités éventuelles est appréhendée au niveau de la plateforme de dématérialisation de la commande publique via une interface d’administration fonctionnelle dédiée à cet effet, et qui permet la gestion des référentiels métiers, le paramétrage des procédures, la gestion des profils et des habilitations unitaires par profils, la gestion des règles de validation, la gestion des règles métiers du système d’alerte dédiée aux acheteurs publics, le paramétrage des statistiques métiers, l’intégration d’une solution hautement sécurisée de gestion de la pki et de reconnaissance des autorités de certification reconnue dans le monde. Bon nombre de pays relevant de la région du Moyen-Orient et de l’Afrique du Nord, ainsi que plusieurs pays de l’Afrique ont exprimé leur volonté à dupliquer l’expérience marocaine à leur niveau. A ce titre, il y a lieu de signaler que le Royaume du Maroc par le biais de la Trésorerie Générale du Royaume a été désigné leader pour le pilotage de la mise en œuvre de la plateforme des marchés publics de la région MENA actuellement en cours de déploiement (à consulter sur l’adresse URL de la plateforme pré-prod : http://37.187.182.209/mena ).

 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
La réussite de la mise en œuvre de la plateforme de dématérialisation de la commande publique au Maroc réside dans la conjugaison de plusieurs facteurs clés qui concernent à titre non limitatif : • La progressivité dans la mise en œuvre des composantes du programme de dématérialisation de la commande publique ; • La démarche participative par l’implication des différents acteurs dans le processus de la commande publique relevant des secteurs public et privé durant la réalisation du programme ; • La stratégie de conduite de changement par la formation, l’assistance, le conseil et la communication. En terme d’impact, la mise en œuvre de la plateforme de dématérialisation de la commande publique a permis de réduire les coûts de prospection des opportunités d’affaires pour l’entreprise évalués à environ 25.000 Dhs annuellement par entreprise (environ 3.000 dollars américains) soit un gain direct annuel d’environ 750.000.000 Dhs(environ 90 millions de dollars américains). Egalement, toute entreprise est désormais informée en temps réel des opportunités d’affaires répondant à ses centres d’intérêts et des erratums apportées en cours de route sur lesdites opportunités, ce qui se traduit par un grand nombre d’entreprises soumissionnant aux consultations ; tous les acheteurs publics s’accordent à affirmer une plus grande concurrence et une meilleure mise en compétition des entreprises soumissionnaires en matière des marchés publics depuis la mise en œuvre de la plateforme de dématérialisation de la commande publique et une réduction notable des prix des soumissions, ce qui se traduit par une réduction notable des prix consentis par les soumissionnaires évaluée à environ 10% de l’enveloppe globale de la commande publique soit environ 16 milliards de Dhs (environ 1,9 milliards de dollars américains) au titre de l’année 2013. La qualité de la gestion de la commande publique a été en outre améliorée en raison du rôle que joue la plateforme de dématérialisation de la commande publique d’une part en matière de vulgarisation de la réglementation des marchés publics et d’autre part en matière de mutualisation des meilleures pratiques des donneurs d’ordres ; à ce titre la plateformede dématérialisation de la commande publique est devenue un outil incontournable de partage et de gestion de la connaissance en matière des marchés publics et un catalyseur de l’augmentation des capacités des gestionnaires des marchés publics.

Contact Information

Institution Name:   Trésorerie Générale du Royaume
Institution Type:   Government Department  
Contact Person:   AZIZ BOUAZZAOUI
Title:   Directeur des Ressources et du Système d’Informati  
Telephone/ Fax:   05 37 57 82 01/ 05 37 57 82 02
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   aziz.bouazzaoui@tgr.gov.ma  
Address:   Ilôt 31, Hay Ryad – Rabat – Maroc. BP 6495
Postal Code:   10100
City:   RABAT
State/Province:   MAROC
Country:  

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