| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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La UANL, rige sus actividades académico – administrativas bajo calendario aprobado por el H. Consejo Universitario. En fundamento al mismo, el DEyA, planea sus actividades convocando a los responsables de la administración escolar de las unidades académicas del Nivel Medio Superior y Superior a reuniones semestrales. Estas se realizan en tres sesiones diferidas acudiendo en primer lugar las 25 Preparatorias, 3 Preparatorias Técnicas, 1 Centro de Investigación de Desarrollo de Educación Bilingüe (CIDEB), 13 centros comunitarios, 1 programa de educación continua “Universidad para los mayores”, en segunda etapa 26 Facultades y por último los 25 Posgrados; concentrándose en dichas reuniones 200 asistentes entre secretarios, jefes administrativos y responsables operativos.
Etapas del proceso:
1. PROGRAMACIÓN DEL PROCESO DE AUDITORIA. El DEyA efectúa la planeación del proceso de auditoría de la matrícula, estableciendo las actividades tomando en consideración la conformación de la población escolar registrada en cada unidad académica.
2. CONVOCATORIA DE LOS RESPONSABLES DE LA ADMINISTRACIÓN ESCOLAR DE LAS ESCUELAS Y FACULTADES. La Dirección del DEyA comunica oficialmente al Director de la dependencia académica, la fecha, hora y lugar correspondiente para efecto de desarrollar la auditoria de la matrícula, requiriendo la presencia del responsable de servicios escolares, quien deberá proporcionar al momento de su cita los siguientes reportes: situaciones escolares (bajas con derecho, abandono de estudios y suspendidos por reprobación) y estudiantes inscritos ante la escuela o facultad.
3. DESARROLLO DE LA AUDITORIA DE LA MATRÍCULA ESTUDIANTIL. Para garantizar la atención y cumplimiento de la agenda de actividades programada para la auditoria de la matrícula estudiantil, el DEyA ha determinado un equipo de personas capacitado en la aplicación de los criterios normativos de la UANL, así como en el manejo del Sistema Integral para la Administración de los Servicios Educativos (SIASE) durante la conformación de la estadística poblacional. El procedimiento es el siguiente: En presencia del responsable de servicios escolares y los auditores del Despacho Externo, el personal del DEyA accede al SIASE en el módulo de validación para efectuar el proceso de confrontación sistematizado de estudiantes inscritos en cada unidad académica por modalidad de estudio, con las inscripciones registradas en el DEyA. El resultado obtenido se revisa y de común acuerdo se procede a la captura de los datos en el acta administrativa, determinando la aprobación del resultado de la confrontación de la matrícula estudiantil, esta acta se genera por duplicado con la finalidad de obtener las firmas del Director y del Responsable de Servicios Escolares de la escuela o facultad; posteriormente el auditor externo visita la escuela o facultad y realiza la inspección física del resultado obtenido del proceso y de no existir observaciones se elabora el dictamen de la auditoría de la matrícula estudiantil de la UANL.
4. CONFORMACIÓN DE LA MATRÍCULA ESTUDIANTIL. Concluida la programación del proceso de la auditoría de la matrícula estudiantil, se procede a la conformación de la estadística oficial de la población de estudiantes por nivel académico desglosada por unidad académica, posteriormente se desprenden los siguientes reportes: Por tipo de Inscripción, por sexo, carrera y nacionalidad, por estado de nacimiento, por municipio, extranjeros, entre otros datos importantes.
5. DICTAMEN DE RESULTADOS. El Despacho Externo es el responsable de emitir el dictamen del resultado de la auditoría de la matricula estudiantil de la UANL, formulado el dictamen se procede al protocolo de entrega al Secretario General de la UANL, quien a su vez lo hace llegar al Sr. Rector de la misma para someterlo a la aprobación del H. Consejo Universitario.
La duración de todo el proceso de la auditoria estudiantil por periodo escolar es de una.
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| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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El Departamento Escolar y de Archivo dentro de su Misión establece otorgar matrícula a los estudiantes de los niveles Medio Superior y Superior (este último incluye posgrado), manteniendo el historial académico administrativo del estudiante para que, al concluir sus estudios, se expidan certificados, títulos profesionales, diplomas, grados académicos y demás documentos con validez nacional que apruebe el H. Consejo Universitario. Asimismo una de sus funciones como entidad administrativa es controlar la cifra de los estudiantes inscritos en los diferentes programas educativos que se imparten en las escuelas y facultades, estos debidamente aprobados por el H. Consejo Universitario de la Universidad Autónoma de Nuevo León; generar y conformar estadísticas de la matrícula estudiantil conciliada y auditada, además de entregar informes ejecutivos a las autoridades superiores que lo soliciten.
Este Departamento realiza proceso de Auditoría Interna de la Matrícula Estudiantil con cada una de las unidades académico-administrativas de la universidad y simultáneamente un despacho externo certificado revisa y valida que la información coincida con los datos emitidos por el DEyA, y de no existir observaciones elabora y envía dictamen al Secretario General para someterlo a aprobación del H. Consejo Universitario.
De esta manera el Departamento Escolar y de Archivo contribuye a proporcionar información veraz y oportuna; para que mediante las autoridades correspondientes de la universidad se calcule la proyección presupuestal anual.
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| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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El Departamento Escolar y de Archivo es una entidad académico – administrativa prestataria de diversos servicios para la comunidad en general, todos los procesos que se realizan se encuentran certificados por la norma ISO 9001:2008, precisamente en el Manual del Sistema de Gestión de Calidad se documenta la misión y que a la letra dice: “Otorgar inscripción, matrícula y credencial universitaria, en los niveles Medio Superior y Superior manteniendo el historial académico – administrativo del estudiante para que, al concluir sus estudios, se expidan certificados, títulos profesionales, diplomas, grados académicos y demás documentos con validez nacional que apruebe el H. Consejo Universitario”.
Como se aprecia en la misión se puede deducir que el Departamento Escolar y de Archivo es un importante generador de ingresos, establecidos éstos por la H. Comisión de Hacienda de la UANL. Dichos ingresos han permitido fortalecer la infraestructura y también se aprovechan para la adquisición y actualización de equipo de cómputo y mobiliario que son indispensables para garantizar la mejora continua del proceso de la auditoría de la matrícula estudiantil, logrando con ello disminuir de manera significativa los tiempos de respuesta para disponer de la matrícula auditada. Sirva como antecedente, que cuando se implementó este proceso, en el semestre enero – junio 2006 la duración para obtener el resultado final era de un promedio de 3 a 4 meses, actualmente su duración es de 10 días hábiles.
Esta mejora de la sistematización de la práctica, trajo como beneficio real hacia las dependencias de la universidad el que disminuyeran sus visitas al Departamento Escolar y de Archivo, de 4 se redujo a 1. Beneficiándose con esto el evitarles tiempos y movimientos innecesarios y consecuentemente un ahorro en gastos por concepto de uso de transporte y/o combustible, de igual manera, se logró con ello una reducción significativa en el uso de consumibles.
Resultado tangible es que al disponer de la auditoria de la matrícula en tiempo mínimo, le permite a las diferentes dependencias universitarias como la universidad en sí, el dimensionar las necesidades de la contratación de personal, requerimientos de infraestructura y de equipamiento.
Por otra parte, es un requerimiento para que con la certeza que genera la universidad en su matrícula pueda acceder a partidas presupuestales ordinarias y extraordinarias por concepto de matrícula, que explique la cobertura que la institución ha alcanzado.
Cabe mencionar que uno de los factores importantes del Departamento Escolar y de Archivo es otorgar y mantener un servicio de alta calidad para nuestros estudiantes activos y egresados, así mismo para el personal administrativo y operativo de las unidades académicas que participan en la realización de la auditoría de la matrícula estudiantil, esto se puede comprobar en los resultados de la aplicación de las encuestas de servicio, que muestra una satisfacción del cliente superior al 95%.
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| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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El Departamento Escolar y de Archivo de la UANL, contribuye al logro de las metas institucionales por medio de la implementación de programas estratégicos que faciliten la actividad administrativa universitaria, considerando como premisa para la toma de decisiones el factor de impacto social, procurando el beneficio de la comunidad y fomentando la cultura de transparencia y rendición de cuentas.
Es importante destacar que impulsados por la Rectoría de la Universidad se han puesto en marcha diversos programas con amplio sentido de responsabilidad social, que permiten a sectores de la sociedad integrarse a la población estudiantil de la UANL, tal es el caso del Programa de Educación Continua “Educación para los Mayores” en el que se inscriben personas con una edad mínima de 55 años, además existe el programa de Centros Comunitarios que ofrece la posibilidad de estudiar el nivel Medio Superior en la modalidad a distancia, a personas que no cuentan con recursos económicos y que habitan en los sectores más desprotegidos del área metropolitana. Estos programas se rigen por la normatividad establecida en la UANL y quedan incluidos en el reporte de la matrícula estudiantil, al que se refiere esta práctica.
A través del uso de la tecnología en el desarrollo de la auditoría de la matrícula estudiantil, se contribuye de forma sustancial a la sustentabilidad y medio ambiente, pues se evita en gran medida el uso de papel, consumibles (cartuchos y tinta de impresión), además la implementación de esta práctica ha traído consigo beneficios al personal administrativo que redundan en la disminución de los tiempos de operación y entrega de resultados, haciendo más eficiente su desempeño.
Cada periodo escolar las autoridades universitarias desarrollan en conjunto la planeación de crecimiento de la matrícula de la institución, tomando en consideración diversos factores que inciden en ella, detectando las necesidades de infraestructura, personal académico y administrativo, equipamiento y otros insumos. En este sentido, podemos destacar que durante los últimos 5 años se ha observado un incremento sostenido de la matrícula estudiantil, en cada una de las Preparatorias y Facultades de la Universidad, beneficiando a una gran parte de la sociedad.
Hoy en día los tiempos exigen mayor transparencia y es obligación institucional cumplir con la sociedad en virtud de que somos una universidad pública, y así mismo acatar las disposiciones de la normativa estatal y federal.
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| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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El Departamento Escolar y de Archivo de la Universidad Autónoma de Nuevo León mantiene una estrecha comunicación con los responsables de la administración escolar de las Escuelas Preparatorias y Facultades de la Universidad. Cada semestre los convoca a reuniones de trabajo bajo la guía del personal administrativo de este Departamento, cuyo propósito es establecer estrategias para definir acciones que repercutan en el mejoramiento de la Auditoría de la Matrícula Estudiantil, para proceder en la revisión y validación de la población estudiantil que realizó inscripción definitiva y provisional en el Departamento Escolar y de Archivo y con la registrada en la Escuela Preparatoria o Facultad conforme al Reglamento General sobre los Procedimientos de Admisión y Permanencia de los Estudiantes.
Ambas Dependencias Universitarias determinan su conformidad y aprobación del resultado de la confrontación de la matrícula estudiantil, destacándose como reporte estadístico lo siguiente:
• Cantidad total de estudiantes con inscripción confirmada por modalidad y Dependencia.
Presencial
Distancia
• Cantidad de estudiantes desglosada por tipo de inscripción y Dependencia.
Primer Ingreso
Reingreso
Regularización
• Situación escolar de estudiantes inscritos en el Departamento Escolar y de Archivo, sin registro en grupo de clase y carga horaria en la Escuela Preparatoria o Facultad.
Abandono
Bajas con Derecho
Suspendidos
Al concluir la Auditoría de la Matrícula firman para constancia y de conformidad los que en ella intervinieron, bajo la protesta de decir verdad y con el carácter con que se ostentan.
La Universidad Autónoma de Nuevo León comunica a la sociedad los resultados de la auditoria de la matrícula estudiantil, a través de medios de comunicación institucionales con amplia difusión tales como: Canal 53, Radio Universidad, Periódico Vida Universitaria y el portal www.uanl.mx, además de los medios de comunicación locales.
Así mismo las Preparatorias y Facultades organizan actividades en las que se convoca a los padres de familia, para dar a conocer temas concernientes al quehacer académico y administrativo, de las que resalta la información acerca de la conformación de la matrícula estudiantil, tanto a nivel institucional como a nivel de la unidad académica correspondiente.
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| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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Para dar respuesta a las necesidades institucionales se dio inicio al diseño del proceso de auditoría de la matrícula estudiantil, con la finalidad de homologar los criterios de conformación de la población estudiantil entre la proporcionada por las Preparatorias y Facultades y la registrada por el Departamento Escolar y de Archivo. En ese tiempo no se contaba con un sistema de información centralizado, lo que restringía el proceso de integración de la información dando origen a diversas complicaciones administrativas para desarrollar la estadística poblacional, como por ejemplo el porcentaje de variación entre las cantidades de estudiantes inscritos reportados por las Preparatorias y Facultades con respecto a la del Departamento Escolar y de Archivo, la recaptura de información para crear la base de datos de situaciones escolares (estudiantes suspendidos, bajas con derecho, estudiantes de abandono, egresados, etc.). En el año 2005 se implementa el Sistema Integral para la Administración de los Servicios Educativos (SIASE) que permitió la integración de la operación de procesos en línea entre las dependencias académicas y el Departamento Escolar y de Archivo, otorgando la posibilidad de obtener los reportes estadísticos precisos en tiempo y forma. El actual proceso de auditoría de la matrícula estudiantil está incluido en el Sistema de Gestión de Calidad del Departamento Escolar y de Archivo, certificado bajo la norma ISO 9001:2008.
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