Modernización Integral del Archivo Académico Administrativo de los Estudiantes de la UANL
Universidad Autónoma de Nuevo León

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
Durante la década de los años 70, se empieza a registrar un incremento de la matrícula estudiantil significando que el Departamento Escolar y de Archivo se viera en la necesidad de gestionar espacios para la custodia de los documentos académicos – administrativos de los estudiantes, situación que se tornó cada vez más difícil de sostener por la creciente demanda de almacenar los documentos propiedad del estudiante. Los Directivos del Departamento Escolar y de Archivo, buscaron alternativas tecnológicas que se ofertaban en el mercado, para contener la información de los expedientes, encontrando la microfilmación de los documentos como la mejor opción; tecnología que se adquirió en el año 1976. Esta alternativa vino a remediar el archivo de expedientes por más de 30 años, hoy en día es una técnica que tiende a la obsolescencia en su equipamiento, además su mantenimiento por asesores especialistas resulta ser oneroso, aunado a la escasez de refacciones. Otra desventaja es que el continuo movimiento y manipulación de las microfichas la exposición frecuente a la luz, hacen que se corra el riesgo de dañar la información contenida, más aún en expedientes antiguos. Lo que pudiera generar una impresión del documento escolar con ínfima calidad en la claridad y nitidez requerida. El proceso de microfilmación de documentos académicos – administrativos consistía en que los estudiantes presentan para realizar trámites tales como inscripción, certificación de documentos, emisión de títulos profesionales, diplomas, grados académicos y todos aquellos que apruebe el H. Consejo Universitario. Etapa 1. Autenticación y microfilmación de documentos. Previa revisión de la autenticidad de los documentos entregados en la realización de algún trámite, se procedía a su microfilmación teniendo como herramientas la cámara planetaria, que permitía capturar la imagen de una sola cara del documento, o bien, si el documento contenía información en el anverso y reverso se optaba por procesarlo a través de una cámara rotativa. Etapa 2. Proceso de Revelado. La tecnología de microfilmación consiste en capturar la imagen en negativo de los documentos, quedando de manera consecutiva en un rollo de película de 16 mm, para proceder al revelado utilizando los químicos inherentes para ello, estos reactivos eran potencialmente dañinos para la salud de los empleados que los manejaban y contaminantes del medio ambiente. Etapa 3. Generación del expediente a través de la inserción de imágenes. Una vez revelada la información del rollo, éste se seccionaba en tantas imágenes como documentos entregó el estudiante durante la realización de algún trámite y con ellos se conformaban los expedientes a generar en un jacket, que se personalizaban con el nombre completo y número de matrícula del interesado generado por el Departamento Escolar y de Archivo. El proceso de inserción consistía en introducir el juego de imágenes correspondientes al estudiante en el jacket personalizado para proceder a su resguardo en el archivero electromecánico que contiene los expedientes en orden alfabético. Etapa 4. Consulta de expedientes académicos – administrativos. Una vez localizado el jacket se realiza la consulta de la información contenida en las imágenes microfilmadas, utilizando para ello lectores especializados.

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
El sistema de microfilmación en la Universidad Autónoma de Nuevo León data de la década de los 70, considerada en aquella época como una de las mejores opciones de vanguardia, para la custodia de los expedientes de los estudiantes que transitaron y egresaron por esta casa de estudios, soportando el resguardo documental de alrededor de 20 millones de documentos microfilmados. El equipo y las técnicas de microfilmación de documentos se encuentran en obsolescencia, el mantenimiento y las refacciones para su operación impactan considerablemente los costos para su sostenimiento; además de su consabida repercusión en daños irreversibles al medio ambiente debido a los reactivos químicos que se utilizaban en el proceso de revelado, sin menoscabo del daño directo al empleado que los manipulaba. Por estrategia presupuestal a partir del año 2005, se opta por la implementación de la tecnología de digitalización de documentos físicos originales, enfocándose en los que conforman los expedientes de los estudiantes de nuevo ingreso ante el Departamento Escolar y de Archivo. Las imágenes obtenidas de estos documentos son preservadas en el sistema institucional de la administración de imágenes “Content Manager” concentrado en el centro de cómputo de la institución; bajo estándares internacionales de seguridad de la información lo cual garantiza su conservación y explotación para generar los indicadores propios de esta universidad. Debido a la magnitud del proyecto para garantizar la consistencia de la información de todas y cada una de las imágenes archivadas en el sistema de microfilm, el Comité de Calidad del Departamento Escolar y de Archivo, se analizó de manera minuciosa y por ende precisa, las posibles alternativas de solución disponibles en el mercado que sirviesen para el rescate de aquellas imágenes que datan de las postrimerías del siglo XVIII, y que por su antigüedad misma debieran de recuperarse pues se corría el riesgo potencial de que la imagen contenida se pudiera degradar afectando con ello a nuestro cliente conformado por la comunidad universitaria, pues tal y como lo reza la misión arriba mencionada, este Departamento tiene bajo su responsabilidad la certificación de documentos que contienen información sensible y que son propiedad del cliente, Al inicio del año 2012, el Comité de Calidad del Departamento Escolar y de Archivo, considerando las premisas establecidas en la Visión 2020 UANL, realizó la planeación estratégica del Programa de Modernización Integral del Archivo Académico – Administrativo de los estudiantes a través de la aplicación de las tecnologías de conversión de sistema de microfilm a imágenes digitalizadas, tuvo que auxiliarse del soporte técnico de la Dirección General de Informática de la universidad, para que nos propusieran a través de la Dirección de Adquisiciones, las diversas herramientas tecnológicas con las que pudiéramos disponer para la realización del programa de modernización mencionado que consta de 4 fases y que es desarrollado por personal de la División Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios del Departamento Escolar y de Archivo. Este programa forma parte de la Agenda de Responsabilidad Social Universitaria acorde a los ejes del Plan de Desarrollo Institucional, impulsados por la Rectoría de esta casa de estudios. El programa de modernización integral del archivo académico – administrativo, se puso en marcha el día 1 de octubre del 2012, y se contempla concluirlo en un tiempo no mayor a dos años. Es importante mencionar que el Departamento Escolar y de Archivo como entidad administrativa de servicios, atiende semestralmente a una población de más de 171,000 estudiantes, los cuales durante el transcurso de este tiempo potencialmente pueden solicitar algún trámite escolar, lo que implica una consulta o adición de documentos a su expediente, por lo cual es de vital importancia preservar y conservar estos archivos.

 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
Para la Universidad Autónoma de Nuevo León, fue preponderante que la tecnología aplicada en el programa de conversión, tuviera la posibilidad de tratar de forma específica cada una de las imágenes de microfilm, para lo cual efectuó una investigación de la oferta disponible. Resultado de este estudio se optó por el uso de una solución digital completa a través del equipo Microfilm ScanPro 2000, que es un visor/impresora/scanner que permite el procesamiento de todos los tipos de jackets, películas en rollo, microfilmes opacos, entre otros. Características: digitalización del microfilm a alta resolución, ya que cuenta con lentes de zoom que abarcan de 7X a 54X o de 7X a 100X, además la visualización en tiempo real en cualquier monitor compatible con Windows, y dispone de asistencias automáticas que ahorran tiempo durante la conversión como ajustes en el brillo, el contraste, el foco, la corrección y el recorte de imágenes. Asimismo se seleccionaron lectores especiales de jackets; modelo Micron 385 con lente dual (24X y 42X), pantalla de 11” de alto y 14” de ancho, lámpara FLT 28 W, 13.8V, utilizados para amplificar las imágenes microfilmadas y estar en condiciones de poder determinar que la información pertenezca al propietario del expediente.

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
Resaltando parte de nuestra política de calidad y acorde a la dinámica de internacionalización en la que la UANL está inmersa, el Departamento Escolar y de Archivo se compromete a ofrecer un servicio altamente competitivo que “satisfaga los requerimientos de los estudiantes y público en general, esforzándonos permanentemente en la búsqueda de la mejora continua” Planeación del programa: I. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO: a. Diagnosis de las condiciones físicas del archivo, dimensionando volumen y calidad de imágenes microfilmadas. b. Selección de equipo tecnológico. c. Conformación de la estructura organizacional. d. Determinación de roles de participación y responsabilidades. II. PRESENTACIÓN DEL PROYECTO a la Autoridad Ejecutiva de la UANL. III. DETERMINACIÓN DE LA FECHA DE ARRANQUE. 1 de octubre de 2012 Operación del Programa: FASE I: Se crea la gerencia de CONTROL Y REVISIÓN DE ARCHIVO, responsabilidad de la Jefa de Archivo, Acreditación de Estudios y Normatividad, con un equipo operativo de 7 empleados y 2 Supervisores, con las siguientes actividades: a. Revisión y clasificación de jacket del archivo de microfilm, analizando la imagen de manera individual, para garantizar su conversión a digital. El archivo contiene más de 1 millón de jackets, que equivalen aproximadamente a 20 millones de imágenes. Esta fase del programa es importante para garantizar la preservación del archivo, a través del mantenimiento consistente en la limpieza, sustitución y personalización de los jackets dañados, inserción de imágenes de microfilm y ordenar alfabéticamente los expedientes que pudiesen estar fuera de lugar por el trabajo diario. b. Conformación, codificación y entrega de lotes. Los jackets se identifican individualmente con un código de control impreso el cual se consulta a través de un lector óptico, formando lotes de salida asentando su entrega en el sistema de registro y control de jackets, herramienta tecnológica de seguimiento. c. Recepción de lotes de expedientes validados, aplicando físicamente al expediente un código de identificación individual, registrándolo en el sistema, para resguardo posterior en el archivo general. FASE II: “Conversión de microfilm a digital”. Dada la heterogeneidad de los documentos microfilmados, se someten a un proceso de recuperación digital de imagen, sobre todo aquellas que por su antigüedad o manipulación se han deteriorado. FASE III: La Gerencia de CONVERSIÓN Y VALIDACIÓN DE IMÁGENES, la ejecuta uno de los empleados de este departamento en el área de microfilmación. Quien da seguimiento a las actividades desarrolladas por el personal a su cargo (1 supervisor y 8 operativos). Convertidos los lotes de las imágenes de microfilm a digital se registra la recepción de cada jacket en el control de validación, se revisa pasando por un tamiz para control de calidad considerando los criterios de aceptación establecidos, verificando físicamente cada imagen digitalizada contra las contenidas en el jacket. Si los digitalizados de los jackets no son de entera satisfacción durante la validación, se registran en el sistema como rechazo y se reprocesan hasta lograr la calidad óptima. Simultáneamente se revisan los datos personalizados de cada expediente, por si es necesaria la realización de alguna modificación, pues algunas veces las condiciones en que se encuentra la película no permiten su lectura desde la conformación de los lotes de salida del archivo, siendo detectadas posterior a su restauración digital. FASE IV: IMPORTACIÓN DE IMÁGENES DIGITALIZADAS AL SERVIDOR INSTITUCIONAL. A través del sistema “Content Manager” se identifican, localizan y archivan expedientes convertidos a digital. La UANL desarrolló los aplicativos tecnológicos que incluyen las validaciones necesarias para asegurar que el total de las imágenes cargadas masivamente al sistema, corresponden a las resultantes en la fase de validación física. Se pretende concluir este programa tentativamente en diciembre de 2014

 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
La Universidad Autónoma de Nuevo León contempla 10 programas prioritarios para el logro de la Visión 2020UANL, de entre los que podemos destacar por su relación a esta práctica: GESTIÓN RESPONSABLE DE LA INFRAESTRUCTURA Y EL EQUIPAMIENTO, que contempla el establecimiento de lineamientos para la gestión responsable de la infraestructura y el equipamiento, fortalecimiento de los sistemas y redes de información de las dependencias académicas y administrativas y el establecimiento de lineamientos a promover y privilegiar el uso compartido de la infraestructura de la universidad. GESTIÓN INSTITUCIONAL RESPONSABLE, que incluye acciones como el establecimiento de un esquema para lograr la vinculación entre la planeación, la programación, la evaluación y la presupuestación. Consolación del Sistema Integral de Información Administrativa. Fortalecimiento de los esquemas para la transparencia y la rendición oportuna de cuentas a la sociedad. En cumplimiento a lo anteriormente mencionado el Departamento Escolar y de Archivo cuenta con un Comité de Calidad, integrado por el I.Q. Lázaro Vargas Guerra, Director, la Ing. Julieta Rodríguez Cuéllar, Subdirectora de Certificación de Documentos Escolares, Registro y Titulación, el Ing. Jesús Leos Pérez, Subdirector de Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios y el Lic. Alfonso González Alvarado, Subdirector de Normatividad y Legislación Educativa en conjunto con la Sra. Rosalinda Palacios Gómez, Jefa de la División de Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios y el Sr. Moisés Padrón Rodríguez, Coordinador operativo de la División de Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios, fueron quienes realizaron el diseño, así como la implementación y seguimiento al programa.
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
Esta institución educativa cumplió 80 años de existencia en septiembre de 2013, por lo que hemos de considerar que el 40% de la planta laboral actual del Departamento Escolar y de Archivo está próxima a jubilaciones a corto y mediano plazo. Sirva como ejemplo que en los últimos 3 años han dejado de laborar por concepto de jubilación 20 empleados, es por ello que nos hemos propuesto que el déficit de personal que se vaya registrando lo reemplacemos por estrategias de modernización tangibles como optimizar el recurso humano disponible, reingeniería de los procesos administrativos, fusión de áreas operativas y ante todo privilegiando significativamente la incorporación de tecnologías de la información y comunicación, como es el caso de la práctica que nos ocupa. De lo hasta aquí expuesto, se puede inferir el ahorro que se genera a la Universidad sobre todo no engrosando la planta laboral pues de hacerlo así, repercutiría en sueldos, salarios y prestaciones previstas en la parte contractual de la Universidad Autónoma de Nuevo León. Otro valor agregado con la modernización del archivo académico administrativo es la de brindarle a nuestros clientes una respuesta oportuna del trámite solicitado, porque habría notablemente disminuidos los tiempos y movimientos ociosos de la búsqueda de la información que se ocasionaría al seguir usando la herramienta de microfilm. El beneficiario final de la modernización del archivo serían los estudiantes que acuden a ventanilla una sola vez para realizar su trámite y no dos como se hacía anteriormente, con esto contribuimos a que nuestro cliente no se vea afectado en su economía por gastos de traslado que en muchos de los casos se verían reflejados en el consumo de combustible o en el uso de otros medios de transporte. Es oportuno volver a precisar que una vez concluida la práctica de convertir el archivo de microfilm a digital, ésta será sometida en el año 2015 a una mejora para que las aproximadamente 20 millones de imágenes que concluiremos de digitalizar en octubre del año 2014, se migren a la plataforma institucional conocida por sus siglas como SIASE, para que el usuario pueda realizar su trámite a través de Internet desde el lugar en que se encuentre. Por otra parte, al dejar de utilizar el sistema de microfilmación ahorramos costos significativos reales por concepto de contratos de mantenimiento, compra de refacciones, adquisición de reactivos químicos, compra de gavetas para almacenar jackets, compra de rollos de película de 16 mm, así como cámaras planetarias, cámaras rotativas, escáneres – lectores – impresores, gastos de importación, pago de horas extras al personal, entre otros, reflejándose en un ahorro sustancial de aproximadamente 2 millones de pesos anuales, agregándole el correspondiente aumento anual por el concepto de inflación. En suma, no dudamos que esta mejora del archivo de los estudiantes contribuye eficazmente a ejercer de manera razonable y adecuada el gasto público.

 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
La Agenda de Responsabilidad Social Universitaria establece el cumplimiento de objetivos a corto, mediano y largo plazo, que son verificados y analizados por un comité institucional cada seis meses. En este sentido, el Departamento Escolar y de Archivo tiene la responsabilidad de estipular los indicadores a cumplir por parte de los responsables del programa de conversión de microfilm a digital, tomando como referencia los estudios de capacidad de respuesta elaborados para cada una de las fases que componen el programa, de tal forma que para el año 2013 y 2014 quedaron determinados como se expresa a continuación: Periodo Enero – Junio 2013 Indicadores estimados: Jackets revisados: 124,800 que equivalen a 2;371,200 imágenes. Jackets digitalizados: 48,400 equivalentes a 919,600 imágenes. Jackets validados: 109,200 que corresponde a 2;074,800 imágenes. Indicador alcanzado para este periodo: Jackets revisados: 133,031 que equivalen a 2;527,589 imágenes (6.18% más de lo planeado). Jackets digitalizados: 126,999 equivalentes a 2;412,981 imágenes (262% más de lo estimado). Jackets validados: 118,931 que corresponde a 2;259,689 imágenes (8.18 % más de lo establecido) Superando con creces los indicadores previstos para este periodo. Estos resultados fueron entregados a la Secretaría General de la Universidad a cargo del Ing. Rogelio G. Garza Rivera, quien los integró a los indicadores institucionales contemplados en la Agenda. Para el periodo Julio – Diciembre 2013 se integró a los indicadores alcanzados las siguientes cantidades: Jackets revisados: 217,776 que equivalen a 4;137,744 imágenes. Jackets digitalizados: 191,835 equivalentes a 3;453,030 imágenes. Jackets validados: 189,439 que corresponde a 3;409,902 imágenes. Para el periodo Enero – Junio 2014 se pretende lograr incrementar a los indicadores alcanzados las siguientes cantidades: Jackets revisados: 214,626 que equivalen a 4;077,894 imágenes. Jackets digitalizados: 195,905 equivalentes a 3;526,290 imágenes . Jackets validados: 194,177 que corresponde a 3;495,186 imágenes. A la fecha se tiene el siguiente comportamiento de avance del proceso del 1 de octubre de 2012 al 20 de octubre de 2014 jackets revisados 756,656 equivalentes a 14;376,464; jackets digitalizados: 679,585 equivalentes a 12;002,917; jackets validados: 642,464 equivalentes a 11;258,219, información resguardada en sistema Content Manager 621,471 equivalentes a 11;199,129 por lo que se puede concluir que se alcanzarán los indicadores establecidos al inicio del programa.

 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
Dentro de la planeación y diseño del programa se contempló el apoyo para el desarrollo de un sistema propio del Departamento Escolar y de Archivo en donde se determinaron los parámetros y los requerimientos específicos de acuerdo a la necesidad del programa. Se han realizado mejoras al sistema de Control y Registro de jackets desarrollado exprofeso para la realización de las actividades de las fases del proceso de conversión, de las que se destacan las siguientes: Actualización al menú de control de entrega – recepción de jackets durante el desarrollo del proceso. Integración de aplicación en el sistema, para registrar mediante lector de código de barras la devolución y almacenamiento de jackets físicos en el lugar de origen del archivo de microfilm. Incorporar identificador para controlar el seguimiento de cada uno de los jackets y lotes, determinando su rastreabilidad durante el proceso. la implementación en el sistema de control y registro de jackets el concepto del “semáforo de avance” en el proceso de conversión hasta la explotación de los documentos digitalizados. A continuación describimos de manera breve el funcionamiento del semáforo de avance: 1. Estatus de expediente ENTREGADO identificado en color rojo, en proceso de digitalización. 2. VALIDADO identificado en color amarillo, control de calidad verificada de las imágenes Digitalizadas. 3. IMPORTADO identificado en color verde, expediente resguardado en Content Manager. 4. Estatus ARCHIVADO, jacket físico resguardado en Archivo de Microfilm. Cabe mencionar que dicho sistema permite también determinar el desempeño de indicadores del personal asignadas a este programa.

 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
Exigencia impostergable a juicio de la Dirección del Departamento Escolar y de Archivo, es brindar al estudiante un servicio de alta calidad, por lo que al percatarnos que la calidad de las imágenes iba en detrimento, y se dificultaba la expedición de documentos escolares certificados, solicitados por nuestros clientes, se hizo una acción correctiva inmediata. Es importante señalar que algunas imágenes tienen una antigüedad mayor a 30 años y por tanto, es de esperarse que no contaran con alta resolución debido al detrimento de la película. Sin embargo, nos enfrentábamos a otra dificultad con el manejo de los reactivos químicos para el proceso de revelado, pues eran de alta toxicidad para el empleado que debía manipularlos, además varios de ellos a temperatura ambiente se evaporaban fácilmente, condición que repercutía en la contaminación de los espacios de trabajo, o bien, se extendían a otras áreas a través de los ductos del clima central. Con antelación se conoció el requerimiento de esta práctica, uno de los factores que lo postergó fue el de carácter presupuestal, hasta el año 2012 se liberan los fondos que se asignarían para el mismo, ya que estriba en mantener y disponer oportuna y seguramente de un archivo que preserve, si no de manera perenne, pero sí a largo plazo, el archivo académico de los estudiantes que han transitado por esta universidad. Se deducen de esta exposición las implicaciones extensivas que trae el poner en funcionamiento una práctica de esta magnitud por los diferentes factores de adquisición de nuevas tecnologías de información y comunicación, tales como servidores, lectores, escáner, licencias de software, infraestructura de voz, datos y energía regulada, circuitos cerrados de seguridad, control de accesos y adicionalmente la disponibilidad de un espacio exprofeso para el programa.

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
El Departamento Escolar y de Archivo, ha mejorado los tiempos de respuesta en la verificación de los expedientes que han sido restaurados digitalmente, pues las consultas se realizan en línea mediante el uso del sistema institucional “Content Manager”, sin tener la necesidad de consultar los expedientes del microfilm. Logrando con esto una mejora sustancial en la aplicación del proceso administrativo, resultando esto en tiempos de respuesta más eficientes para nuestros estudiantes, así mismo, entidades de carácter gubernamental tanto estatal como federal, como lo son por mencionar algunos, la Procuraduría General de la República, Procuraduría General de Justicia del Estado de Nuevo León, la Secretaría de Educación Estatal, la Secretaría de Educación Pública, La Secretaría General de Gobierno del Estado de Nuevo León y de Instituciones Educativas públicas y privadas del país con los cuales tenemos interacción en el desarrollo de actividades de validación electrónica. Tomando en cuenta los beneficios que la implementación de este programa ha tenido para la planta operativa del Departamento Escolar y de Archivo, podemos destacar el incremento en la efectividad del desempeño de sus funciones, además ha retribuido en las mejoras de las condiciones del ambiente de trabajo que se reflejan en los indicadores establecidos en el sistema de gestión de calidad. Aumentando la capacidad de ofrecer servicios de calidad que satisfagan las necesidades de nuestros clientes. Este programa trascenderá los muros de la actividad de este departamento, pues considerando la interrelación con las unidades académicas universitarias en los procesos administrativos, se podrá contar con una estrecha comunicación en línea a través de la implementación de la consulta de archivos digitales por medio del Sistema Integral para la Administración de los Sistemas Educativos (SIASE), integrando un expediente único del estudiante, lo que deberá redundar en mejores condiciones para que ellos, haciendo uso de la plataforma puedan solicitar trámites en línea.

 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
El Departamento Escolar y de Archivo de la Universidad Autónoma de Nuevo León en cumplimiento a la Visión 2020UANL, tiene como objetivo en primera instancia la modernización integral del archivo central, al convertir a imagen digital las aproximadamente 20;000,000 de imágenes microfilmadas que tiene bajo su resguardo en la División, Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios, protegiendo, preservando y manteniendo íntegro el expediente de cada uno de los estudiantes activos y egresados de esta universidad. En segunda instancia se pretende replicar en cada una de las Preparatorias, Preparatorias Técnicas y Facultades que integran nuestra universidad y que tuvieren su archivo académico-administrativo interno en el formato de microfilm; servicio que sería extensivo a Dirección de Recursos Humanos y Nóminas de la UANL. Cabe destacar que en reunión celebrada en el mes de octubre de 2012, convocada por el Director del Departamento Escolar y de Archivo; en la cual honró con su presencia del Secretario General de la UANL; se informó a cada uno de los responsables de la administración escolar de las unidades académicas sobre el arranque de este programa de Modernización Integral del Archivo Académico – Administrativo de los estudiantes. Asimismo, en reunión celebrada en el mes de octubre de 2014 se informa el avance del programa, el cual causó muy buenas expectativas e impulsó a la buena disposición para replicar la práctica hacia el interior de sus unidades académico-administrativas. Área de oportunidad es el compartir las experiencias y mejores prácticas que como consecuencia de la implementación de este programa, se pudieran extender a otras instituciones educativas o federales que así lo soliciten. Sirva como antecedente que en junio de 2012 fuimos invitados a las XII Jornadas Archivísticas cuya temática fue la administración de documentos, camino hacia la modernización de los archivos de las Instituciones de Educación Superior, en las que se expusieron las distintas experiencias y problemáticas vividas, precisamente con el archivo de documentos físicos de las diversas instituciones que participaron, entre ellas, instituciones de carácter público, privado, estatal y gubernamental

 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
La Universidad Autónoma de Nuevo León, prepara y encamina sus esfuerzos hacia la implementación de procesos administrativos que garanticen la veracidad, transparencia y acceso a los documentos que conforman los expedientes de los estudiantes, generando las condiciones necesarias para que en el futuro próximo se propicie la Portabilidad de documentos, una vez que existan las Normas Federales que lo permitan. De igual manera la implementación de esta práctica de Modernización Integral del Archivo Académico Administrativo de los estudiantes, en la actualidad nos permite favorecer el tránsito estudiantil intrainstitucionalmente, ofreciendo servicios de vanguardia con alta calidad y eficiencia en los tiempos de respuesta en cada uno de los trámites que realicen ante el Departamento Escolar y de Archivo. Con los resultados de la implementación del Programa de Modernización Integral del Archivo Académico – Administrativo de los Estudiantes obtenidos hasta ahora, el Departamento Escolar y de Archivo, ha mejorado los tiempos de respuesta en la verificación de los expedientes que han sido restaurados digitalmente, pues las consultas se realizan en línea mediante el uso del sistema institucional “Content Manager”, sin tener la necesidad de consultar los expedientes del microfilm. Logrando con esto una mejora sustancial en la aplicación del proceso administrativo, resultando esto en tiempos de respuesta más eficientes para nuestros estudiantes, así mismo, entidades de carácter gubernamental tanto estatal como federal, como lo son por mencionar algunos, la Procuraduría General de la República, Procuraduría General de Justicia del Estado de Nuevo León, la Secretaría de Educación Estatal, la Secretaría de Educación Pública, La Secretaría General de Gobierno del Estado de Nuevo León y de Instituciones Educativas públicas y privadas del país con los cuales tenemos interacción en el desarrollo de actividades de validación electrónica. Tomando en cuenta los beneficios que la implementación de este programa ha tenido para la planta operativa del Departamento Escolar y de Archivo, podemos destacar el incremento en la efectividad del desempeño de sus funciones, además ha retribuido en las mejoras de las condiciones del ambiente de trabajo que se reflejan en los indicadores establecidos en el sistema de gestión de calidad. Aumentando la capacidad de ofrecer servicios de calidad que satisfagan las necesidades de nuestros clientes. Este programa trascenderá los muros de la actividad de este departamento, pues considerando la interrelación con las unidades académicas universitarias en los procesos administrativos, se podrá contar con una estrecha comunicación en línea a través de la implementación de la consulta de archivos digitales por medio del Sistema Integral para la Administración de los Sistemas Educativos (SIASE), integrando un expediente único del estudiante, lo que deberá redundar en mejores condiciones para que ellos, haciendo uso de la plataforma puedan solicitar trámites en línea.

Contact Information

Institution Name:   Universidad Autónoma de Nuevo León
Institution Type:   Public Agency  
Contact Person:   Lázaro Vargas Guerra
Title:   I.Q.  
Telephone/ Fax:   01(81)83294057
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E-mail:   lazaro.vargas@uanl.mx  
Address:   Ave. Pedro de Alba S/N
Postal Code:   66451
City:   San Nicolás de los Garza
State/Province:   Nuevo León
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