| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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Resaltando parte de nuestra política de calidad y acorde a la dinámica de internacionalización en la que la UANL está inmersa, el Departamento Escolar y de Archivo se compromete a ofrecer un servicio altamente competitivo que “satisfaga los requerimientos de los estudiantes y público en general, esforzándonos permanentemente en la búsqueda de la mejora continua”
Planeación del programa:
I. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO:
a. Diagnosis de las condiciones físicas del archivo, dimensionando volumen y calidad de imágenes microfilmadas.
b. Selección de equipo tecnológico.
c. Conformación de la estructura organizacional.
d. Determinación de roles de participación y responsabilidades.
II. PRESENTACIÓN DEL PROYECTO a la Autoridad Ejecutiva de la UANL.
III. DETERMINACIÓN DE LA FECHA DE ARRANQUE. 1 de octubre de 2012
Operación del Programa:
FASE I: Se crea la gerencia de CONTROL Y REVISIÓN DE ARCHIVO, responsabilidad de la Jefa de Archivo, Acreditación de Estudios y Normatividad, con un equipo operativo de 7 empleados y 2 Supervisores, con las siguientes actividades:
a. Revisión y clasificación de jacket del archivo de microfilm, analizando la imagen de manera individual, para garantizar su conversión a digital. El archivo contiene más de 1 millón de jackets, que equivalen aproximadamente a 20 millones de imágenes. Esta fase del programa es importante para garantizar la preservación del archivo, a través del mantenimiento consistente en la limpieza, sustitución y personalización de los jackets dañados, inserción de imágenes de microfilm y ordenar alfabéticamente los expedientes que pudiesen estar fuera de lugar por el trabajo diario.
b. Conformación, codificación y entrega de lotes. Los jackets se identifican individualmente con un código de control impreso el cual se consulta a través de un lector óptico, formando lotes de salida asentando su entrega en el sistema de registro y control de jackets, herramienta tecnológica de seguimiento.
c. Recepción de lotes de expedientes validados, aplicando físicamente al expediente un código de identificación individual, registrándolo en el sistema, para resguardo posterior en el archivo general.
FASE II: “Conversión de microfilm a digital”. Dada la heterogeneidad de los documentos microfilmados, se someten a un proceso de recuperación digital de imagen, sobre todo aquellas que por su antigüedad o manipulación se han deteriorado.
FASE III: La Gerencia de CONVERSIÓN Y VALIDACIÓN DE IMÁGENES, la ejecuta uno de los empleados de este departamento en el área de microfilmación. Quien da seguimiento a las actividades desarrolladas por el personal a su cargo (1 supervisor y 8 operativos).
Convertidos los lotes de las imágenes de microfilm a digital se registra la recepción de cada jacket en el control de validación, se revisa pasando por un tamiz para control de calidad considerando los criterios de aceptación establecidos, verificando físicamente cada imagen digitalizada contra las contenidas en el jacket.
Si los digitalizados de los jackets no son de entera satisfacción durante la validación, se registran en el sistema como rechazo y se reprocesan hasta lograr la calidad óptima. Simultáneamente se revisan los datos personalizados de cada expediente, por si es necesaria la realización de alguna modificación, pues algunas veces las condiciones en que se encuentra la película no permiten su lectura desde la conformación de los lotes de salida del archivo, siendo detectadas posterior a su restauración digital.
FASE IV: IMPORTACIÓN DE IMÁGENES DIGITALIZADAS AL SERVIDOR INSTITUCIONAL. A través del sistema “Content Manager” se identifican, localizan y archivan expedientes convertidos a digital. La UANL desarrolló los aplicativos tecnológicos que incluyen las validaciones necesarias para asegurar que el total de las imágenes cargadas masivamente al sistema, corresponden a las resultantes en la fase de validación física.
Se pretende concluir este programa tentativamente en diciembre de 2014
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| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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La Universidad Autónoma de Nuevo León contempla 10 programas prioritarios para el logro de la Visión 2020UANL, de entre los que podemos destacar por su relación a esta práctica:
GESTIÓN RESPONSABLE DE LA INFRAESTRUCTURA Y EL EQUIPAMIENTO, que contempla el establecimiento de lineamientos para la gestión responsable de la infraestructura y el equipamiento, fortalecimiento de los sistemas y redes de información de las dependencias académicas y administrativas y el establecimiento de lineamientos a promover y privilegiar el uso compartido de la infraestructura de la universidad.
GESTIÓN INSTITUCIONAL RESPONSABLE, que incluye acciones como el establecimiento de un esquema para lograr la vinculación entre la planeación, la programación, la evaluación y la presupuestación. Consolación del Sistema Integral de Información Administrativa. Fortalecimiento de los esquemas para la transparencia y la rendición oportuna de cuentas a la sociedad.
En cumplimiento a lo anteriormente mencionado el Departamento Escolar y de Archivo cuenta con un Comité de Calidad, integrado por el I.Q. Lázaro Vargas Guerra, Director, la Ing. Julieta Rodríguez Cuéllar, Subdirectora de Certificación de Documentos Escolares, Registro y Titulación, el Ing. Jesús Leos Pérez, Subdirector de Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios y el Lic. Alfonso González Alvarado, Subdirector de Normatividad y Legislación Educativa en conjunto con la Sra. Rosalinda Palacios Gómez, Jefa de la División de Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios y el Sr. Moisés Padrón Rodríguez, Coordinador operativo de la División de Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios, fueron quienes realizaron el diseño, así como la implementación y seguimiento al programa.
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| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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Esta institución educativa cumplió 80 años de existencia en septiembre de 2013, por lo que hemos de considerar que el 40% de la planta laboral actual del Departamento Escolar y de Archivo está próxima a jubilaciones a corto y mediano plazo. Sirva como ejemplo que en los últimos 3 años han dejado de laborar por concepto de jubilación 20 empleados, es por ello que nos hemos propuesto que el déficit de personal que se vaya registrando lo reemplacemos por estrategias de modernización tangibles como optimizar el recurso humano disponible, reingeniería de los procesos administrativos, fusión de áreas operativas y ante todo privilegiando significativamente la incorporación de tecnologías de la información y comunicación, como es el caso de la práctica que nos ocupa. De lo hasta aquí expuesto, se puede inferir el ahorro que se genera a la Universidad sobre todo no engrosando la planta laboral pues de hacerlo así, repercutiría en sueldos, salarios y prestaciones previstas en la parte contractual de la Universidad Autónoma de Nuevo León.
Otro valor agregado con la modernización del archivo académico administrativo es la de brindarle a nuestros clientes una respuesta oportuna del trámite solicitado, porque habría notablemente disminuidos los tiempos y movimientos ociosos de la búsqueda de la información que se ocasionaría al seguir usando la herramienta de microfilm. El beneficiario final de la modernización del archivo serían los estudiantes que acuden a ventanilla una sola vez para realizar su trámite y no dos como se hacía anteriormente, con esto contribuimos a que nuestro cliente no se vea afectado en su economía por gastos de traslado que en muchos de los casos se verían reflejados en el consumo de combustible o en el uso de otros medios de transporte. Es oportuno volver a precisar que una vez concluida la práctica de convertir el archivo de microfilm a digital, ésta será sometida en el año 2015 a una mejora para que las aproximadamente 20 millones de imágenes que concluiremos de digitalizar en octubre del año 2014, se migren a la plataforma institucional conocida por sus siglas como SIASE, para que el usuario pueda realizar su trámite a través de Internet desde el lugar en que se encuentre.
Por otra parte, al dejar de utilizar el sistema de microfilmación ahorramos costos significativos reales por concepto de contratos de mantenimiento, compra de refacciones, adquisición de reactivos químicos, compra de gavetas para almacenar jackets, compra de rollos de película de 16 mm, así como cámaras planetarias, cámaras rotativas, escáneres – lectores – impresores, gastos de importación, pago de horas extras al personal, entre otros, reflejándose en un ahorro sustancial de aproximadamente 2 millones de pesos anuales, agregándole el correspondiente aumento anual por el concepto de inflación.
En suma, no dudamos que esta mejora del archivo de los estudiantes contribuye eficazmente a ejercer de manera razonable y adecuada el gasto público.
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| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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La Agenda de Responsabilidad Social Universitaria establece el cumplimiento de objetivos a corto, mediano y largo plazo, que son verificados y analizados por un comité institucional cada seis meses. En este sentido, el Departamento Escolar y de Archivo tiene la responsabilidad de estipular los indicadores a cumplir por parte de los responsables del programa de conversión de microfilm a digital, tomando como referencia los estudios de capacidad de respuesta elaborados para cada una de las fases que componen el programa, de tal forma que para el año 2013 y 2014 quedaron determinados como se expresa a continuación:
Periodo Enero – Junio 2013
Indicadores estimados:
Jackets revisados: 124,800 que equivalen a 2;371,200 imágenes.
Jackets digitalizados: 48,400 equivalentes a 919,600 imágenes.
Jackets validados: 109,200 que corresponde a 2;074,800 imágenes.
Indicador alcanzado para este periodo:
Jackets revisados: 133,031 que equivalen a 2;527,589 imágenes (6.18% más de lo planeado).
Jackets digitalizados: 126,999 equivalentes a 2;412,981 imágenes (262% más de lo estimado).
Jackets validados: 118,931 que corresponde a 2;259,689 imágenes (8.18 % más de lo establecido)
Superando con creces los indicadores previstos para este periodo. Estos resultados fueron entregados a la Secretaría General de la Universidad a cargo del Ing. Rogelio G. Garza Rivera, quien los integró a los indicadores institucionales contemplados en la Agenda.
Para el periodo Julio – Diciembre 2013 se integró a los indicadores alcanzados las siguientes cantidades:
Jackets revisados: 217,776 que equivalen a 4;137,744 imágenes.
Jackets digitalizados: 191,835 equivalentes a 3;453,030 imágenes.
Jackets validados: 189,439 que corresponde a 3;409,902 imágenes.
Para el periodo Enero – Junio 2014 se pretende lograr incrementar a los indicadores alcanzados las siguientes cantidades:
Jackets revisados: 214,626 que equivalen a 4;077,894 imágenes.
Jackets digitalizados: 195,905 equivalentes a 3;526,290 imágenes .
Jackets validados: 194,177 que corresponde a 3;495,186 imágenes.
A la fecha se tiene el siguiente comportamiento de avance del proceso del 1 de octubre de 2012 al 20 de octubre de 2014 jackets revisados 756,656 equivalentes a 14;376,464; jackets digitalizados: 679,585 equivalentes a 12;002,917; jackets validados: 642,464 equivalentes a 11;258,219, información resguardada en sistema Content Manager 621,471 equivalentes a 11;199,129 por lo que se puede concluir que se alcanzarán los indicadores establecidos al inicio del programa.
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| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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Dentro de la planeación y diseño del programa se contempló el apoyo para el desarrollo de un sistema propio del Departamento Escolar y de Archivo en donde se determinaron los parámetros y los requerimientos específicos de acuerdo a la necesidad del programa.
Se han realizado mejoras al sistema de Control y Registro de jackets desarrollado exprofeso para la realización de las actividades de las fases del proceso de conversión, de las que se destacan las siguientes:
Actualización al menú de control de entrega – recepción de jackets durante el desarrollo del proceso.
Integración de aplicación en el sistema, para registrar mediante lector de código de barras la devolución y almacenamiento de jackets físicos en el lugar de origen del archivo de microfilm.
Incorporar identificador para controlar el seguimiento de cada uno de los jackets y lotes, determinando su rastreabilidad durante el proceso.
la implementación en el sistema de control y registro de jackets el concepto del “semáforo de avance” en el proceso de conversión hasta la explotación de los documentos digitalizados.
A continuación describimos de manera breve el funcionamiento del semáforo de avance:
1. Estatus de expediente ENTREGADO identificado en color rojo, en proceso de digitalización.
2. VALIDADO identificado en color amarillo, control de calidad verificada de las imágenes Digitalizadas.
3. IMPORTADO identificado en color verde, expediente resguardado en Content Manager.
4. Estatus ARCHIVADO, jacket físico resguardado en Archivo de Microfilm.
Cabe mencionar que dicho sistema permite también determinar el desempeño de indicadores del personal asignadas a este programa.
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| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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Exigencia impostergable a juicio de la Dirección del Departamento Escolar y de Archivo, es brindar al estudiante un servicio de alta calidad, por lo que al percatarnos que la calidad de las imágenes iba en detrimento, y se dificultaba la expedición de documentos escolares certificados, solicitados por nuestros clientes, se hizo una acción correctiva inmediata. Es importante señalar que algunas imágenes tienen una antigüedad mayor a 30 años y por tanto, es de esperarse que no contaran con alta resolución debido al detrimento de la película. Sin embargo, nos enfrentábamos a otra dificultad con el manejo de los reactivos químicos para el proceso de revelado, pues eran de alta toxicidad para el empleado que debía manipularlos, además varios de ellos a temperatura ambiente se evaporaban fácilmente, condición que repercutía en la contaminación de los espacios de trabajo, o bien, se extendían a otras áreas a través de los ductos del clima central.
Con antelación se conoció el requerimiento de esta práctica, uno de los factores que lo postergó fue el de carácter presupuestal, hasta el año 2012 se liberan los fondos que se asignarían para el mismo, ya que estriba en mantener y disponer oportuna y seguramente de un archivo que preserve, si no de manera perenne, pero sí a largo plazo, el archivo académico de los estudiantes que han transitado por esta universidad. Se deducen de esta exposición las implicaciones extensivas que trae el poner en funcionamiento una práctica de esta magnitud por los diferentes factores de adquisición de nuevas tecnologías de información y comunicación, tales como servidores, lectores, escáner, licencias de software, infraestructura de voz, datos y energía regulada, circuitos cerrados de seguridad, control de accesos y adicionalmente la disponibilidad de un espacio exprofeso para el programa.
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