Auditoría Académico-Administrativa de los Estudiantes en Proceso de Titulación de la UANL
Universidad Autónoma de Nuevo León

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
Uno de los rasgos sustantivos que la misión del Departamento Escolar y de Archivo prevé, y que está registrado en el Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008, es el de expedir certificados, títulos profesionales, diplomas, grados académicos y demás documentos con validez nacional que apruebe el H. Consejo Universitario. Aunado a lo anterior, se fortalece con la Normativa vigente en la UANL, y esto nos obliga a que todo documento pase por una revisión documental exhaustiva, y generar confiabilidad en el interesado que lo tramita o la unidad receptora que lo solicite. Todo estudiante inscrito en la UANL, se convertirá en un posible egresado que al concluir sus estudios tramitaría su certificado y/o título, éste último se enviaría a la Dirección General de Profesiones de la Secretaría de Educación Pública para la tramitación de la cédula para ejercer con efectos de patente, según sea el nivel del programa que el estudiante haya logrado. En el año 2004, la Universidad Autónoma de Nuevo León a través del Departamento Escolar y de Archivo, firmó un convenio de coordinación para el uso del timbre holograma en el trámite de registro de título profesional, grado académico o diploma de especialidad, en el que se nos expresa de ser responsables de que los antecedentes académicos existen, son auténticos y reúnen los requisitos legales. La universidad se compromete a contar dentro de sus áreas administrativas, con procedimientos que garanticen la certeza de los antecedentes académicos. Aunado a lo anterior se establece que la Secretaría de Educación Pública tendrá la facultad de revisar durante el trámite incluso posteriormente la certificación de antecedentes académicos, y podrá solicitar en cualquier momento a la institución autónoma la evidencia física de los mismos. Es por ello que en el año 2005, la UANL instituyó en el Departamento Escolar y de Archivo el programa permanente de auditoria del historial académico–administrativo de los estudiantes en proceso de titulación, y aplica para todas las unidades académicas que conforman a la universidad, incluyendo a las escuelas incorporadas. En su momento el proyecto fue presentado a la Secretaría General y finalmente fue sometido a la autorización de la Rectoría, hoy en día opera de manera anual, comprometiéndonos en que al término del año debemos de finalizar con todas las unidades académicas. Anteriormente, la revisión se realizaba de manera aleatoria y se contaba con la riqueza del recurso humano y que eran expertos en la verificación, revisión y validación de los documentos que conformaban los expedientes académicos, en estricto apego a la normatividad vigente en ese entonces, sin embargo, un alto porcentaje de estos dictaminadores por sus condiciones contractuales, optaron por su jubilación; y aunado a que durante los últimos 30 años la universidad ha venido sustentando un alto incremento de la matrícula, se tuvo que conceptualizar un cambio radical en el que se incorporaron recursos tecnológicos de vanguardia como lo es la plataforma diseñada exprofeso para el Departamento Escolar y de Archivo, conocido como SIASE (Sistema Integral para la Administración de los Servicios Educativos).

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
El programa de auditoria académico-administrativa se diseñó para otorgar certeza y por ende confiabilidad en los documentos de carácter escolar que expide la UANL, entre los que se destacan por su sensibilidad e importancia los certificados escolares, actas de titulación, dictámenes de revalidación y/o equivalencias y títulos. Los cuales deben estar congruentes a detalle con las minutas de calificaciones que los profesores asientan. Es importante mencionar el alcance que cubre este proceso operacional, pues esta institución es considerada ya una macro universidad por su conformación de la matrícula que asciende a 171,746 estudiantes, de acuerdo a la matrícula conciliada y auditada por despacho externo para el periodo Agosto – Diciembre 2014; así como por el número de unidades académicas que la conforman y que se detallan a continuación: 25 escuelas preparatorias, 3 preparatorias técnicas, 13 Centros Comunitarios, 1 Centro de Investigación y Desarrollo de Educación Bilingüe (CIDEB), 26 facultades, 24 escuelas de posgrado, 1 Instituto de Investigaciones Sociales, 1 Programa de Educación Continua: “Universidad para los mayores” y 26 escuelas incorporadas. La estrategia de planeación para el desarrollo de esta práctica, exige una revisión documental estricta y a detalle al inicio del trámite de titulación de un estudiante. Los indicadores que evidencian la efectividad de la misma se desglosan de la forma siguiente: durante el año 2004 se verificaron 8,102 títulos, en 2005 se auditaron 9,897 títulos; de manera similar en 2006: 8,880; así en el 2007: 8,597; de igual forma en 2008: 9,342; por su parte en 2009: 10,112; en el 2010: 9,378; en 2011: 9,417; 2012: 10,530; 2013: 12,136; y en lo que va en el presente año, hasta el mes de septiembre: 9,219, obteniendo un acumulado de 105,610 títulos auditados sin registrarse alguna no conformidad por parte de los interesados. Es importante mencionar que el documento origen de un título es la certificación de antecedentes académicos, que ampara el inicio y conclusión de los niveles que cursó el sustentante; conforme al convenio de coordinación para el uso del timbre holograma en el trámite de registro de título profesional, grado académico o diploma de especialidad, establecido con la Dirección General de Profesiones, que estipula en su cláusula octava que a la letra dice: “la institución autónoma deberá certificar en el reverso del título profesional o en el documento que acuerden las partes, los antecedentes académicos de cada uno de los titulares del trámite”; es por ello que también están sujetos a una auditoria de seguimiento en el tiempo. Por otra parte, es oportuno precisar que cada nivel de estudios realizado, deberá contener un certificado de las asignaturas que el estudiante cursó, pudiendo ser éste completo o parcial. Desde el año en que se implementó este proceso, se han auditado los certificados escolares que expide el Departamento Escolar y de Archivo, resultando los siguientes datos numéricos: en el año 2004: 6,272; 2005: 6,723; 2006: 7,210; 2007: 7,288; 2008: 7,586; 2009: 8,310; 2010: 9,414; 2011: 9,584; 2012: 10,266; 2013: 10,286 y hasta el mes de agosto de 2014: 6,912; lo que acumulado refleja: 86,293 certificados auditados, de los que no existe registro de alguna no conformidad por parte de los solicitantes. Objetivos Cualitativos Fortalecer el sustento del historial académico del estudiante Corregir malas prácticas administrativas de las escuelas o facultades Incrementar la aplicación de las TIC para agilizar el proceso de auditoría. Objetivos Cuantitativos Mantener el número de hallazgos detectados por debajo del 5% mensual Implementar el módulo de certificados en SIASE al 100% de las dependencias de la UANL en julio 2014. Implementar el módulo de titulación en SIASE al 100% de las dependencias de la UANL en 2015.

 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
En el año 2005 fue el lanzamiento de la plataforma SIASE (Sistema Integral para la Administración de los Servicios Educativos), en su primera fase se sistematizaron los procesos de la administración escolar acordes a la normativa vigente de las unidades académicas como los del Departamento Escolar y de Archivo, privilegiando a los estudiantes en activo; esto resultaba ser insuficiente porque gran parte de la información complementaria de los estudiantes egresados como en activo, se encontraba respaldada en archivos de microfilm, lo cual originaba desfases cuando se realizaba la auditoria de documentos físicos contra electrónicos del SIASE, ante esto se incorpora de manera planeada, la tecnología de digitalización que en su primera etapa se optó implementarla a los estudiantes activos. La alta dirección del Departamento Escolar y de Archivo sometió a consideración de la Rectoría, el migrar los documentos microfilmados que comprende aproximadamente 20 millones de imágenes, entendiendo que cada imagen es un documento posible de auditar. El proyecto fue autorizado en el 2012, y que a la fecha se han llegado a digitalizar 11.5 millones de imágenes y ya están disponibles en el sistema Content Manager para su explotación.

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
El programa permanente de auditoria del historial académico – administrativo de los estudiantes en proceso de titulación, inició su operación en el mes de octubre de 2005. El alcance de la práctica considera dos vertientes de exploración: 1) Totalidad de estudiantes egresados que inician el trámite de su título ante el DEyA. 2) Determinación de expedientes que durante la revisión inicial por parte del DEyA, les fueron detectadas observaciones o inconsistencias que hacen necesaria una segunda revisión. Actualmente el proceso de auditoria se desarrolla siguiendo las etapas: 1. CONFORMACIÓN DE LOS EXPEDIENTES. En el proceso de recepción de trámite de título, se asigna un folio al expediente del estudiante egresado, que permite la trazabilidad, facilitando la auditoria. 2. ELABORACIÓN DE LA BASE DE DATOS A AUDITAR. Incluye nombre del interesado, matrícula, dependencia de egreso, programa de estudios, escuela de procedencia (antecedente académico) y folio. 3. INTEGRACIÓN Y REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL EXPEDIENTE DEL ESTUDIANTE. El equipo auditor del DEyA, genera las etiquetas de identificación de expedientes y las adhiere a las carpetas en proceso de revisión que incluyen la información presentada por el interesado, que consiste en: CURP, acta de nacimiento, el historial académico (kárdex) emitido y certificado por la escuela o facultad, y si fuera el caso certificados de estudio de los antecedentes escolares, dictámenes de equivalencia/revalidación, estos documentos se cotejan contra los contenidos en el sistema “Content Manager” y los registrados en el SIASE. De resultar algún hallazgo en la auditoría, el personal lo registra en su reporte, para que el responsable del programa determine la cantidad de estudiantes que será sometido a segunda revisión, clasificándolos por dependencia, para continuar con los siguientes pasos. 4. SOLICITUD OFICIAL DEL DEyA A LA DEPENDENCIA ACADÉMICA PARA ENTREGA DE INFORMACIÓN ACADÉMICO – ADMINISTRATIVA DE LOS ESTUDIANTES A AUDITAR. Enviar oficio al Director de la escuela o facultad, en el que se requiere sean enviadas copias certificadas de los siguientes documentos: kárdex completo, minutas (actas de calificaciones) firmadas por los profesores que hayan impartido las asignaturas que componen el programa de estudios, además en su caso, incluir dictámenes de equivalencia/revalidación de estudios o de evaluación a título de suficiencia. 5. RECEPCIÓN EN EL DEyA DE LOS EXPEDIENTES ENVIADOS POR LA DEPENDENCIA. La Dirección de la escuela o facultad hace llegar al DEyA los expedientes solicitados para el desarrollo de la auditoria. 6. REVISIÓN EXHAUSTIVA DEL EXPEDIENTE ACADÉMICO – ADMINISTRATIVO DE LOS ESTUDIANTES POR PARTE DE LOS AUDITORES DEL DEyA. Una vez recibidos los expedientes debidamente certificados por la escuela o facultad, el personal del DEyA procede a su revisión, registrando en el reporte de resultados las observaciones o hallazgos detectados. 7. NOTIFICACIÓN DE HALLAZGOS DETECTADOS A LA DIRECCIÓN DE LA DEPENDENCIA ACADÉMICA, POR PARTE DE LA DIRECCIÓN DEL DEyA Y CIERRE DE LOS MISMOS. La Dirección del DEyA notifica oficialmente a la Dirección de la escuela o facultad, mediante oficio con copia al Rector y Secretario General de la UANL, el resultado de la auditoria, pudiendo ser satisfactoria o no satisfactoria. Si es el segundo caso, se exhorta solucione los hallazgos encontrados en un plazo definido de común acuerdo. Si la respuesta que proporcione la dependencia cumple con las especificaciones requeridas, el expediente es digitalizado y resguardado en el Content Manager para continuar con el trámite de expedición del título universitario; de no cumplir, la dependencia será requerida nuevamente para conformar las evidencias probatorias o bien, presentar ante la autoridad competente la posible solución del hallazgo detectado, y éste pueda emitir el dictamen conducente.

 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
Teniendo como antecedente el convenio de coordinación para el uso del timbre holograma en el trámite de registro de título profesional, grado académico o diploma de especialidad, firmado por la Universidad Autónoma de Nuevo León a través del Departamento Escolar y de Archivo y la Dirección General de Profesiones de la Secretaría de Educación Pública, en el que se nos expresa ser responsables de que los antecedentes académicos de los estudiantes en proceso de titulación existen, son auténticos y reúnen los requisitos legales, y con la finalidad de dar cumplimiento a esta premisa, así como integrar elementos innovadores que garanticen la robustez de la verificación en la función operativa durante la emisión de títulos profesionales y su registro ante la autoridad federal, el Comité de Calidad, integrado por el Director del Departamento Escolar y de Archivo, I.Q. Lázaro Vargas Guerra, Ing. Julieta Rodríguez Cuéllar, Subdirectora de Certificación de Documentos Escolares, Registro y Titulación, Ing. Jesús Leos Pérez, Subdirector de Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios, Lic. Alfonso González Alvarado, Subdirector de Normatividad y Legislación Educativa, en conjunto con la Jefa de Certificación de Documentos Escolares, Registro y Titulación la Lic. Teresa de Jesús Guillén Rangel, la Sra. Rosalinda Palacios Gómez Jefa de la División Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios determinaron implementar un equipo de trabajo especialmente seleccionado y con gran experiencia, para llevar a cabo la revisión documental exhaustiva, conocida hoy en día como auditoría académica-administrativa de los estudiantes en proceso de titulación. Este proyecto en su momento fue presentado a la Secretaría General, entidad de la que pende el Departamento Escolar y de Archivo en la estructura organizacional, una vez conocido y ejecutado el proceso de retroalimentación, finalmente fue sometido a la autorización de la Rectoría de la Universidad Autónoma de Nuevo León, para dar inicio a su implementación institucional, involucrando la participación corresponsable de los encargados de la Administración Escolar en las diferentes escuelas y facultades que la conforman.
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
La Universidad Autónoma de Nuevo León, es una institución de cultura superior, al servicio de la sociedad, descentralizada del Estado, con plena capacidad y personalidad jurídica; conforme a su Ley Orgánica que menciona en su título segundo: Funciones y Atribuciones. Artículo 5.- “La Universidad tiene las siguientes atribuciones: X. Administrar su patrimonio, sus recursos económicos y recaudar ingresos”. Teniendo como precepto la normativa anterior, la UANL recibe recursos financieros tanto del Gobierno Estatal como del Federal, generando también ingresos propios por diversos servicios que presta, entre los que se destacan los del Departamento Escolar y de Archivo. Este departamento data desde los albores de la universidad, por lo que se infiere que un número significativo de la planta laboral que lo constituye se ha venido jubilando de acuerdo al contrato colectivo de la propia institución; al respecto las políticas gubernamentales han instruido no aplicar partidas presupuestales en el incremento de la plantilla laboral administrativa, más solo en aquellas que sean plenamente justificadas. Por todo esto la alta dirección del DEyA, decidió adoptar tecnologías de vanguardia que han venido a fortalecer significativamente la práctica que nos ocupa, permitiendo responder en tiempo y en norma a los más de 190,000 trámites auditados desde el año que se implementó esta práctica. Para el desarrollo del proceso de auditoria académica, la UANL cuenta con la plataforma institucional SIASE, que es un desarrollo propio de la institución, que ha permitido optimizar el recurso presupuestal asignado, evitando pagos a externos por concepto del uso de licencias e incentivando el mejor aprovechamiento de las habilidades, destrezas y capacidades del recurso humano. Otro beneficio adicional es la eliminación significativa de documentos físicos (papel) e insumos requeridos para impresión, contribuyendo con esto a la sustentabilidad del medio ambiente. Por otra parte, la Rectoría de la UANL autorizó la aplicación de la tecnología de digitalización, que permitió al DEyA desarrollar de manera determinante la modernización integral del archivo académico – administrativo de los estudiantes, al migrar aproximadamente 20 millones de imágenes de microfilm a digital, para tenerlas disponibles en el sistema Content Manager; mismo que ha sido configurado con diferentes niveles permisibles de consulta. Cabe mencionar que en el año 2013, esta práctica fue galardonada con el segundo lugar en la categoría: Mejora de la Gestión Administrativa del Reconocimiento a la Mejora de la Gestión, que la Secretaría de Educación Pública convoca anualmente. Así mismo, para el resguardo de las imágenes digitalizadas se ha robustecido el sistema de almacenamiento y respaldo de información, utilizando servidores de última generación que cuentan con mecanismos de respaldo en espejo para su preservación. Otro aspecto relevante a mencionar es la adquisición de escáneres, impresoras, lectores de microfilm y equipo de cómputo que han permitido actualizar el desarrollo del proceso de auditorías. Condición preponderante de la alta dirección, es no descuidar que el ambiente laboral resulte ser el óptimo deseado, la norma ISO 9001:2008 así lo exige y sirva como evidencia que en las diferentes auditorías externas practicadas por la empresa TÜV SÜD América de México, S.A. de C.V. se han resaltado comentarios positivos en este sentido. Este factor es importante mantenerlo pues se verá reflejado en un servicio de calidad para nuestros estudiantes en activo y egresados; esto se puede constatar en los resultados de la aplicación de la encuesta de servicio, que durante los últimos 9 años, despliega una satisfacción del cliente superior al 95%.

 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
La Universidad Autónoma de Nuevo León a través del Plan de Desarrollo Institucional 2012-2020, la Visión 2020 UANL y Agenda Estratégica de Responsabilidad Social Universitaria, fomenta el establecimiento de métodos y programas que garanticen el logro de los objetivos institucionales, así como el buen funcionamiento de cada una de las entidades que la conforman. En esta dinámica, el Departamento Escolar y de Archivo al ser una entidad administrativa de servicio que atiende por semestre a más de 171,000 mil estudiantes, ha estipulado en su sistema de gestión de calidad un conjunto de objetivos a alcanzar y que son sometidos a revisión periódica del Comité de Calidad cada 6 meses. Tales objetivos señalan el rumbo que los procesos operativos deben alcanzar y de los cuales podemos señalar los siguientes por tener relación con la práctica de auditoria académico administrativa de los estudiantes en proceso de titulación y/o elaboración de certificados de estudio: 1. Mantener la satisfacción del cliente en un 95% 2. Disminuir en un 30% el producto no conforme originado en captura de unidades de aprendizaje en la elaboración de certificados de estudio. 3. Disminuir en un 30% el producto no conforme derivado de la captura de datos durante la expedición del título universitario. 4. Cumplir con la implementación en el SIASE del módulo para la emisión de certificados de estudios (fase I) en todas las dependencias de la UANL, escuelas y facultades para el mes de junio de 2014. Los objetivos específicos del proceso de auditoria académico – administrativa de los estudiantes en proceso de titulación y/o elaboración de certificado de estudios, están construidos con la finalidad de favorecer al logro de los objetivos de calidad del Departamento Escolar y de Archivo, tomando en consideración los tipos de hallazgos que son detectados durante la revisión, siendo revisados de manera mensual por el personal responsable del seguimiento de esta actividad, para estar en condiciones de implementar las acciones correctivas necesarias, o bien, detectar áreas de oportunidad de mejora en el proceso y proponer acciones preventivas pertinentes.

 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
La misión del Departamento Escolar y de Archivo establece “Otorgar inscripción, matrícula y credencial universitaria en los niveles Medio Superior y Superior, manteniendo el historial académico administrativo del estudiante para que al concluir sus estudios, se expidan certificados, títulos profesionales, diplomas, grados académicos y demás documentos con validez nacional que apruebe el H. Consejo Universitario.” Para dar cumplimiento a estas disposiciones se ha determinado que en cada uno de los procesos operativos se garantice la veracidad y existencia de los documentos probatorios de los antecedentes académicos de los estudiantes, en los que se cuenta con diversos sistemas de información, de entre los que se destacan los siguientes: 1. Etapa de Inscripción Definitiva ante el Departamento Escolar y de Archivo de la UANL: Sistema Integral para la Administración de los Sistemas Educativos (SIASE). En él se registran los documentos presentados por el estudiante durante su inscripción, además de contar con una interface con los departamentos de Centro de Evaluaciones, Tesorería General, Becas, entre otros. 2. Etapa Conformación del Expediente Académico – Administrativo. Revisar que los documentos presentados en la realización de algún trámite ante el DEyA cumpla con los requisitos regulatorios aplicables, además de garantizar su autenticidad. Una vez comprobados, los documentos son digitalizados y resguardados en el Sistema Institucional Content Manager, para consultas futuras en diversos trámites. 3. Etapa de Certificación de Documentos Escolares, Registro y Titulación. Se efectúa la revisión física de los documentos probatorios proporcionados por el interesado para la realización de su trámite, contando para su verificación con diversas plataformas tecnológicas tales como el Sistema Integral para la Administración de los Sistemas Educativos (SIASE), Sistema Content Manager, Sistema Escolar Titulación (SET) y el Sistema de Administración de Trámites (SAT). Además durante el registro profesional del título universitario ante la Dirección General de Profesiones de la Secretaría de Educación Pública, para dar cumplimiento al convenio de validación electrónica se cuenta con una interface de comunicación con los sistemas propios de la Secretaría, además se garantiza la veracidad de la información de cédulas profesionales de los interesados a través de la consulta electrónica en el portal www.sep.gob.mx/cedula/indexAvanzada.action Por lo anteriormente descrito, podemos aseverar que en cada una de las etapas de tránsito escolar de un estudiante, se comprueba e integra en su expediente la veracidad de los antecedentes.

 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
Uno de los aspectos restrictivos de la práctica de auditoria académica, es que no acepta documentos electrónicos para dirimir la autenticidad de un documento original; en consecuencia, se procedió a discriminar los documentos físicos que no aportaban información relevante, de aquellos que contienen información sustantiva para la operatividad de la práctica; sin embargo, en caso de alguna controversia sobre los hallazgos señalados durante la auditoria, se identificó qué tipo documentos requerían de impresión, y cuáles eran necesarios y suficientes para mantenerlos en el sistema en forma electrónica. Es importante destacar que desde el año 2004 en que se implementó este ejercicio de revisoría documental, del universo de expedientes integrados para su revisión, tan sólo el 0.2% de ellos han requerido integrarse con documentos originales. Otro factor restrictivo para la integración de la práctica, fue la consulta frecuente de los archivos contenidos en los jackets de microfilm y su necesaria impresión para realizar la comparación con originales, que nos obligaba a utilizar químicos y otros insumos dañinos para el medio ambiente laboral, con riesgos potenciales para la salud de quienes los utilizaban. A fin de dar una solución integral y de vanguardia, se determinó migrar la información académico – administrativa de todos los estudiantes, contenida en jackets de microfilm y que abarca desde la fundación de la universidad hasta el presente. Este programa inició en octubre de 2012, y ha aportado ventajas tangibles porque cada imagen microfilmada se migra a digital y ésta a su vez se deposita en los servidores institucionales, encontrándose disponible para su consulta electrónica en tiempo real, sin necesidad de imprimirse en papel, salvo para casos que así lo ameriten.

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
Si bien es cierto ha sido reportada la detección de documentos probatorios de los antecedentes académicos que no cumplen con las normativas a nivel institucional, estatal o federal en los hallazgos registrados por el personal responsable del programa de auditoria, con la implementación de esta práctica, se ha podido constatar un incremento en la sensibilización de la comunidad universitaria acerca de la importancia del cumplimiento de las disposiciones normativas que rigen las actividades académicas y administrativas de la institución. Aunado a lo anterior el Departamento Escolar y de Archivo, motivado por el incremento a nivel nacional de documentos alterados o apócrifos, ha emprendido un programa de actualización y fortalecimiento de los formatos de los documentos que expide, a través de la incorporación de medidas de seguridad de vanguardia, que den certeza de la autenticidad de los mismos ante instituciones de educación superior a nivel nacional e internacional. Esta práctica ha sido compartida principalmente con las Escuelas y Facultades dependientes de la UANL, y el Departamento Escolar y de Archivo ha participado en diferentes foros a nivel nacional, donde se ha explicado la operación de la auditoria académico – administrativa de los estudiantes en proceso de titulación, como uno de los pilares que sustentan el quehacer universitario; además ha compartido sus mejores prácticas con otras universidades públicas y privadas a nivel nacional a través de diferentes plataformas, estableciendo vínculos de apoyo mutuo en el desarrollo de este proceso y que han reproducido en sus procesos operativos. Aunado a lo anterior, la Universidad Autónoma de Nuevo León a través de la Secretaría General y el Departamento Escolar y de Archivo, ha sostenido encuentros de participación con diferentes autoridades de la Dirección General de Profesiones, a los que se dio a conocer los resultados de la aplicación de las auditorias documentales y manifestaron su deseo de que se replicara en otras universidades, tan es así, que al respecto el pasado 10 de octubre, el Director General de Profesiones dictó una ponencia magistral teniendo como base el proceso de auditoria implementado en la UANL, contando como foro a instituciones públicas y privadas del Estado de Nuevo León, y de toda la República Mexicana. De ahí se desprendió con la anuencia de las máximas autoridades universitarias dar a conocer a la Dirección General de Profesiones, la disposición de nuestra universidad de establecer un sistema nacional de consulta para la verificación electrónica de los antecedentes académicos de los estudiantes. En el proceso de registro profesional y expedición de cédulas de nuestros egresados ante la Dirección General de Profesiones, la Universidad Autónoma de Nuevo León, se ha distinguido –a decir de la misma Dirección- como una institución de educación superior con procesos administrativos que incluyen la verificación de antecedentes académicos; eficaces y de calidad, por lo que recientemente, a través del Departamento Escolar y de Archivo, ha sido convocada para participar como entidad piloto en la implementación del nuevo Sistema de Validación Electrónica por medio del Sistema Integral de Registro del Ejercicio Profesional (SIREP). Derivado de la madurez de los sistemas de información y de la infraestructura tecnológica con los que cuenta la universidad, mismos que poseen certificaciones de seguridad a nivel nacional e internacional, y gracias a la confianza de la Secretaría de Educación Pública, se alberga en los servidores de la Dirección General de Informática de la UANL, la base de datos de consulta de validación de documentos académicos, específicamente certificados de estudio que se expiden en el Sistema Educativo Nacional. Podrán solicitar su ingreso al sistema de validación de documentos académicos – desarrollado por técnicos especialistas de la UANL - las autoridades educativas a nivel federal o estatal, y las instituciones educativas que así lo requieran previa suscripción en su caso, de los convenios específicos correspondientes con la Dirección General de Profesiones; obteniendo mayor seguridad, certeza y transparencia de los certificados de estudio que se expiden en el Sistema Educativo Nacional, y aquella institución que participe en el programa, tendrá acceso para consultar a nivel nacional la validez del documento que se le presente proveniente de una institución ajena para un proceso escolar interno.

 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
Acciones implementadas: Liberación del módulo de emisión de documentos certificados en el Sistema Integral para la Administración de Servicios Educativos (SIASE), que incluye la parametrización y unificación de criterios de validación del historial académico – administrativo de los estudiantes. Que incluye actividades de revisión de conformación de los programas educativos aprobados por el H. Consejo Universitario, por parte de cada uno de los responsables de la administración escolar de las escuelas y facultades de la universidad, en cumplimiento del convenio de validación electrónica durante el registro profesional ante la Dirección General de Profesiones, como parte de corresponsabilidad administrativa institucional. Acciones a mediano plazo: Constituir una interface de consulta de los documentos digitalizados que conforman los expedientes de los estudiantes albergados en el sistema Content Manager, con referencia al historial académico – administrativo registrado en el SIASE (permitiendo que cada una de las escuelas y facultades de la UANL se les asigne el privilegio de consulta de los expedientes que les aplique). Acción a largo plazo: Sirva como fundamento que la UANL a través del Departamento Escolar y de Archivo, tiene firmado un convenio de colaboración en el que se establece la validación electrónica en el trámite de registro de título profesional, grado académico o diploma de especialidad, con la Secretaría de Educación Pública a través de la Dirección General de Profesiones, en el que se estipula que ésta tendrá la más amplia facultad para revisar durante el trámite o incluso posteriormente, la certificación de antecedentes académicos de los títulos que la UANL otorgue. Este procedimiento actualmente se realiza enviando los documentos físicos correspondientes, a juicio aleatorio de la DGP, por ello hemos ofrecido a la misma Dirección una plataforma de consulta electrónica de todos los títulos que ingresen para su registro y emisión de cédula profesional. Con beneplácito compartimos que fue aceptada, incluso se tomará como modelo a replicar en otras instituciones de educación superior, públicas o particulares. En los últimos 6 años, el Departamento Escolar y de Archivo ha acumulado una gran experiencia al compartir las mejores prácticas con 13 instituciones de educación superior públicas y privadas del país, además de 3 universidades extranjeras; en particular uno de los temas torales en el que nos han pedido asesoría es precisamente en la expedición de títulos. Durante esas visitas, las diferentes instituciones nos han manifestado su preocupación de contar con una herramienta que les permita validar, autenticar, certificar y por ende auditar los documentos escolares que ellos expiden. De todos es conocido que últimamente el índice de documentos apócrifos que transitan en el país y fuera de él, ha ido en franco incremento; de aquí la importancia de que todas las instituciones educativas serias y con ética del país cuenten con un sistema como el que aquí se presenta.

 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
Para facilitar la realización de las auditorías de los expedientes académico – administrativos de los estudiantes en proceso de titulación, que inicia desde la inscripción de los estudiantes, así como durante la emisión de documentos certificados; una de las experiencias más importantes que podemos destacar es la de contar con un sistema integral de información institucional para realizar las auditorías de forma sistematizada, pues debido al incremento en la población estudiantil de la Universidad Autónoma de Nuevo León sería complicado realizarla con métodos físicos tradicionales. Sin embargo, no se limita a la verificación electrónica de expedientes, pues ante el incremento en la presentación de documentos apócrifos durante la realización de trámites ante este departamento, se ha desarrollado una estrategia de verificación documental, para lo cual se ha otorgado la capacitación al personal responsable de la revisión de trámites, para propiciar la detección oportuna de estos incidentes, aplicando los términos estipulados en la Legislación y Reglamentación Universitaria aprobados por el H. Consejo Universitario. El compartir nuestras experiencias con instituciones de educación superior, nacionales y extranjeras, nos hace reflexionar en la determinación de nuevas estrategias que involucren a entidades externas, que están inmersas en la conformación de los expedientes de los estudiantes de la universidad, verbigracia, realizar convenios de colaboración con entidades gubernamentales a nivel estatal y federal, tales como el Registro Nacional de Población (RENAPO), Registro Civil, Instituciones de Educación Superior, instituciones que forman el Sistema Educativo Nacional, entre otros; que nos permitan la verificación y validación de manera transparente y sistematizada de la información contenida en los documentos presentados por los estudiantes durante la realización de sus trámites ante este Departamento. Otra de las fortalezas con las que cuenta la Universidad Autónoma de Nuevo León, es la capacidad de comunicación interna de los procesos académico – administrativos, que redundan en el incremento en la calidad de los servicios brindados a los estudiantes a través del uso de la tecnología y plataformas institucionales por Internet.

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Institution Name:   Universidad Autónoma de Nuevo León
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