4. In which ways is the initiative creative and innovative?
|
El programa permanente de auditoria del historial académico – administrativo de los estudiantes en proceso de titulación, inició su operación en el mes de octubre de 2005.
El alcance de la práctica considera dos vertientes de exploración:
1) Totalidad de estudiantes egresados que inician el trámite de su título ante el DEyA.
2) Determinación de expedientes que durante la revisión inicial por parte del DEyA, les fueron detectadas observaciones o inconsistencias que hacen necesaria una segunda revisión.
Actualmente el proceso de auditoria se desarrolla siguiendo las etapas:
1. CONFORMACIÓN DE LOS EXPEDIENTES.
En el proceso de recepción de trámite de título, se asigna un folio al expediente del estudiante egresado, que permite la trazabilidad, facilitando la auditoria.
2. ELABORACIÓN DE LA BASE DE DATOS A AUDITAR.
Incluye nombre del interesado, matrícula, dependencia de egreso, programa de estudios, escuela de procedencia (antecedente académico) y folio.
3. INTEGRACIÓN Y REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL EXPEDIENTE DEL ESTUDIANTE.
El equipo auditor del DEyA, genera las etiquetas de identificación de expedientes y las adhiere a las carpetas en proceso de revisión que incluyen la información presentada por el interesado, que consiste en: CURP, acta de nacimiento, el historial académico (kárdex) emitido y certificado por la escuela o facultad, y si fuera el caso certificados de estudio de los antecedentes escolares, dictámenes de equivalencia/revalidación, estos documentos se cotejan contra los contenidos en el sistema “Content Manager” y los registrados en el SIASE. De resultar algún hallazgo en la auditoría, el personal lo registra en su reporte, para que el responsable del programa determine la cantidad de estudiantes que será sometido a segunda revisión, clasificándolos por dependencia, para continuar con los siguientes pasos.
4. SOLICITUD OFICIAL DEL DEyA A LA DEPENDENCIA ACADÉMICA PARA ENTREGA DE INFORMACIÓN ACADÉMICO – ADMINISTRATIVA DE LOS ESTUDIANTES A AUDITAR.
Enviar oficio al Director de la escuela o facultad, en el que se requiere sean enviadas copias certificadas de los siguientes documentos: kárdex completo, minutas (actas de calificaciones) firmadas por los profesores que hayan impartido las asignaturas que componen el programa de estudios, además en su caso, incluir dictámenes de equivalencia/revalidación de estudios o de evaluación a título de suficiencia.
5. RECEPCIÓN EN EL DEyA DE LOS EXPEDIENTES ENVIADOS POR LA DEPENDENCIA.
La Dirección de la escuela o facultad hace llegar al DEyA los expedientes solicitados para el desarrollo de la auditoria.
6. REVISIÓN EXHAUSTIVA DEL EXPEDIENTE ACADÉMICO – ADMINISTRATIVO DE LOS ESTUDIANTES POR PARTE DE LOS AUDITORES DEL DEyA.
Una vez recibidos los expedientes debidamente certificados por la escuela o facultad, el personal del DEyA procede a su revisión, registrando en el reporte de resultados las observaciones o hallazgos detectados.
7. NOTIFICACIÓN DE HALLAZGOS DETECTADOS A LA DIRECCIÓN DE LA DEPENDENCIA ACADÉMICA, POR PARTE DE LA DIRECCIÓN DEL DEyA Y CIERRE DE LOS MISMOS.
La Dirección del DEyA notifica oficialmente a la Dirección de la escuela o facultad, mediante oficio con copia al Rector y Secretario General de la UANL, el resultado de la auditoria, pudiendo ser satisfactoria o no satisfactoria. Si es el segundo caso, se exhorta solucione los hallazgos encontrados en un plazo definido de común acuerdo. Si la respuesta que proporcione la dependencia cumple con las especificaciones requeridas, el expediente es digitalizado y resguardado en el Content Manager para continuar con el trámite de expedición del título universitario; de no cumplir, la dependencia será requerida nuevamente para conformar las evidencias probatorias o bien, presentar ante la autoridad competente la posible solución del hallazgo detectado, y éste pueda emitir el dictamen conducente.
|
|
5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
|
Teniendo como antecedente el convenio de coordinación para el uso del timbre holograma en el trámite de registro de título profesional, grado académico o diploma de especialidad, firmado por la Universidad Autónoma de Nuevo León a través del Departamento Escolar y de Archivo y la Dirección General de Profesiones de la Secretaría de Educación Pública, en el que se nos expresa ser responsables de que los antecedentes académicos de los estudiantes en proceso de titulación existen, son auténticos y reúnen los requisitos legales, y con la finalidad de dar cumplimiento a esta premisa, así como integrar elementos innovadores que garanticen la robustez de la verificación en la función operativa durante la emisión de títulos profesionales y su registro ante la autoridad federal, el Comité de Calidad, integrado por el Director del Departamento Escolar y de Archivo, I.Q. Lázaro Vargas Guerra, Ing. Julieta Rodríguez Cuéllar, Subdirectora de Certificación de Documentos Escolares, Registro y Titulación, Ing. Jesús Leos Pérez, Subdirector de Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios, Lic. Alfonso González Alvarado, Subdirector de Normatividad y Legislación Educativa, en conjunto con la Jefa de Certificación de Documentos Escolares, Registro y Titulación la Lic. Teresa de Jesús Guillén Rangel, la Sra. Rosalinda Palacios Gómez Jefa de la División Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios determinaron implementar un equipo de trabajo especialmente seleccionado y con gran experiencia, para llevar a cabo la revisión documental exhaustiva, conocida hoy en día como auditoría académica-administrativa de los estudiantes en proceso de titulación.
Este proyecto en su momento fue presentado a la Secretaría General, entidad de la que pende el Departamento Escolar y de Archivo en la estructura organizacional, una vez conocido y ejecutado el proceso de retroalimentación, finalmente fue sometido a la autorización de la Rectoría de la Universidad Autónoma de Nuevo León, para dar inicio a su implementación institucional, involucrando la participación corresponsable de los encargados de la Administración Escolar en las diferentes escuelas y facultades que la conforman.
|
6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
|
La Universidad Autónoma de Nuevo León, es una institución de cultura superior, al servicio de la sociedad, descentralizada del Estado, con plena capacidad y personalidad jurídica; conforme a su Ley Orgánica que menciona en su título segundo: Funciones y Atribuciones.
Artículo 5.- “La Universidad tiene las siguientes atribuciones:
X. Administrar su patrimonio, sus recursos económicos y recaudar ingresos”.
Teniendo como precepto la normativa anterior, la UANL recibe recursos financieros tanto del Gobierno Estatal como del Federal, generando también ingresos propios por diversos servicios que presta, entre los que se destacan los del Departamento Escolar y de Archivo.
Este departamento data desde los albores de la universidad, por lo que se infiere que un número significativo de la planta laboral que lo constituye se ha venido jubilando de acuerdo al contrato colectivo de la propia institución; al respecto las políticas gubernamentales han instruido no aplicar partidas presupuestales en el incremento de la plantilla laboral administrativa, más solo en aquellas que sean plenamente justificadas.
Por todo esto la alta dirección del DEyA, decidió adoptar tecnologías de vanguardia que han venido a fortalecer significativamente la práctica que nos ocupa, permitiendo responder en tiempo y en norma a los más de 190,000 trámites auditados desde el año que se implementó esta práctica. Para el desarrollo del proceso de auditoria académica, la UANL cuenta con la plataforma institucional SIASE, que es un desarrollo propio de la institución, que ha permitido optimizar el recurso presupuestal asignado, evitando pagos a externos por concepto del uso de licencias e incentivando el mejor aprovechamiento de las habilidades, destrezas y capacidades del recurso humano. Otro beneficio adicional es la eliminación significativa de documentos físicos (papel) e insumos requeridos para impresión, contribuyendo con esto a la sustentabilidad del medio ambiente.
Por otra parte, la Rectoría de la UANL autorizó la aplicación de la tecnología de digitalización, que permitió al DEyA desarrollar de manera determinante la modernización integral del archivo académico – administrativo de los estudiantes, al migrar aproximadamente 20 millones de imágenes de microfilm a digital, para tenerlas disponibles en el sistema Content Manager; mismo que ha sido configurado con diferentes niveles permisibles de consulta. Cabe mencionar que en el año 2013, esta práctica fue galardonada con el segundo lugar en la categoría: Mejora de la Gestión Administrativa del Reconocimiento a la Mejora de la Gestión, que la Secretaría de Educación Pública convoca anualmente.
Así mismo, para el resguardo de las imágenes digitalizadas se ha robustecido el sistema de almacenamiento y respaldo de información, utilizando servidores de última generación que cuentan con mecanismos de respaldo en espejo para su preservación.
Otro aspecto relevante a mencionar es la adquisición de escáneres, impresoras, lectores de microfilm y equipo de cómputo que han permitido actualizar el desarrollo del proceso de auditorías.
Condición preponderante de la alta dirección, es no descuidar que el ambiente laboral resulte ser el óptimo deseado, la norma ISO 9001:2008 así lo exige y sirva como evidencia que en las diferentes auditorías externas practicadas por la empresa TÜV SÜD América de México, S.A. de C.V. se han resaltado comentarios positivos en este sentido. Este factor es importante mantenerlo pues se verá reflejado en un servicio de calidad para nuestros estudiantes en activo y egresados; esto se puede constatar en los resultados de la aplicación de la encuesta de servicio, que durante los últimos 9 años, despliega una satisfacción del cliente superior al 95%.
|
|
7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
|
La Universidad Autónoma de Nuevo León a través del Plan de Desarrollo Institucional 2012-2020, la Visión 2020 UANL y Agenda Estratégica de Responsabilidad Social Universitaria, fomenta el establecimiento de métodos y programas que garanticen el logro de los objetivos institucionales, así como el buen funcionamiento de cada una de las entidades que la conforman. En esta dinámica, el Departamento Escolar y de Archivo al ser una entidad administrativa de servicio que atiende por semestre a más de 171,000 mil estudiantes, ha estipulado en su sistema de gestión de calidad un conjunto de objetivos a alcanzar y que son sometidos a revisión periódica del Comité de Calidad cada 6 meses. Tales objetivos señalan el rumbo que los procesos operativos deben alcanzar y de los cuales podemos señalar los siguientes por tener relación con la práctica de auditoria académico administrativa de los estudiantes en proceso de titulación y/o elaboración de certificados de estudio:
1. Mantener la satisfacción del cliente en un 95%
2. Disminuir en un 30% el producto no conforme originado en captura de unidades de aprendizaje en la elaboración de certificados de estudio.
3. Disminuir en un 30% el producto no conforme derivado de la captura de datos durante la expedición del título universitario.
4. Cumplir con la implementación en el SIASE del módulo para la emisión de certificados de estudios (fase I) en todas las dependencias de la UANL, escuelas y facultades para el mes de junio de 2014.
Los objetivos específicos del proceso de auditoria académico – administrativa de los estudiantes en proceso de titulación y/o elaboración de certificado de estudios, están construidos con la finalidad de favorecer al logro de los objetivos de calidad del Departamento Escolar y de Archivo, tomando en consideración los tipos de hallazgos que son detectados durante la revisión, siendo revisados de manera mensual por el personal responsable del seguimiento de esta actividad, para estar en condiciones de implementar las acciones correctivas necesarias, o bien, detectar áreas de oportunidad de mejora en el proceso y proponer acciones preventivas pertinentes.
|
|
8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
|
La misión del Departamento Escolar y de Archivo establece “Otorgar inscripción, matrícula y credencial universitaria en los niveles Medio Superior y Superior, manteniendo el historial académico administrativo del estudiante para que al concluir sus estudios, se expidan certificados, títulos profesionales, diplomas, grados académicos y demás documentos con validez nacional que apruebe el H. Consejo Universitario.” Para dar cumplimiento a estas disposiciones se ha determinado que en cada uno de los procesos operativos se garantice la veracidad y existencia de los documentos probatorios de los antecedentes académicos de los estudiantes, en los que se cuenta con diversos sistemas de información, de entre los que se destacan los siguientes:
1. Etapa de Inscripción Definitiva ante el Departamento Escolar y de Archivo de la UANL:
Sistema Integral para la Administración de los Sistemas Educativos (SIASE). En él se registran los documentos presentados por el estudiante durante su inscripción, además de contar con una interface con los departamentos de Centro de Evaluaciones, Tesorería General, Becas, entre otros.
2. Etapa Conformación del Expediente Académico – Administrativo.
Revisar que los documentos presentados en la realización de algún trámite ante el DEyA cumpla con los requisitos regulatorios aplicables, además de garantizar su autenticidad. Una vez comprobados, los documentos son digitalizados y resguardados en el Sistema Institucional Content Manager, para consultas futuras en diversos trámites.
3. Etapa de Certificación de Documentos Escolares, Registro y Titulación.
Se efectúa la revisión física de los documentos probatorios proporcionados por el interesado para la realización de su trámite, contando para su verificación con diversas plataformas tecnológicas tales como el Sistema Integral para la Administración de los Sistemas Educativos (SIASE), Sistema Content Manager, Sistema Escolar Titulación (SET) y el Sistema de Administración de Trámites (SAT).
Además durante el registro profesional del título universitario ante la Dirección General de Profesiones de la Secretaría de Educación Pública, para dar cumplimiento al convenio de validación electrónica se cuenta con una interface de comunicación con los sistemas propios de la Secretaría, además se garantiza la veracidad de la información de cédulas profesionales de los interesados a través de la consulta electrónica en el portal www.sep.gob.mx/cedula/indexAvanzada.action
Por lo anteriormente descrito, podemos aseverar que en cada una de las etapas de tránsito escolar de un estudiante, se comprueba e integra en su expediente la veracidad de los antecedentes.
|
|
9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
|
Uno de los aspectos restrictivos de la práctica de auditoria académica, es que no acepta documentos electrónicos para dirimir la autenticidad de un documento original; en consecuencia, se procedió a discriminar los documentos físicos que no aportaban información relevante, de aquellos que contienen información sustantiva para la operatividad de la práctica; sin embargo, en caso de alguna controversia sobre los hallazgos señalados durante la auditoria, se identificó qué tipo documentos requerían de impresión, y cuáles eran necesarios y suficientes para mantenerlos en el sistema en forma electrónica. Es importante destacar que desde el año 2004 en que se implementó este ejercicio de revisoría documental, del universo de expedientes integrados para su revisión, tan sólo el 0.2% de ellos han requerido integrarse con documentos originales.
Otro factor restrictivo para la integración de la práctica, fue la consulta frecuente de los archivos contenidos en los jackets de microfilm y su necesaria impresión para realizar la comparación con originales, que nos obligaba a utilizar químicos y otros insumos dañinos para el medio ambiente laboral, con riesgos potenciales para la salud de quienes los utilizaban.
A fin de dar una solución integral y de vanguardia, se determinó migrar la información académico – administrativa de todos los estudiantes, contenida en jackets de microfilm y que abarca desde la fundación de la universidad hasta el presente. Este programa inició en octubre de 2012, y ha aportado ventajas tangibles porque cada imagen microfilmada se migra a digital y ésta a su vez se deposita en los servidores institucionales, encontrándose disponible para su consulta electrónica en tiempo real, sin necesidad de imprimirse en papel, salvo para casos que así lo ameriten.
|