La obtención de instrumentos de manejo y control ambiental por parte de los usuarios que desean emprender un proyecto, obra o actividad, con algún uso, aprovechamiento y/o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente requiere la realización de estudios ambientales, sociales, técnicos y jurídicos, que de conformidad con la normativa colombiana, deben ser allegados mediante una petición o solicitud expresa dirigida a la autoridad ambiental competente, encargada de evaluar y determinar la viabilidad, decidir y pronunciarse sobre la misma, y concluir con la negación u otorgamiento del instrumento solicitado, en el cual, se otorgan derechos al usuario solicitante, pero también se condiciona al cumplimiento de algunas obligaciones, sujetas al control, vigilancia y seguimiento por parte de las autoridades.
Lo anterior es una síntesis del proceso que requiere la solicitud y obtención de un instrumento de manejo y control ambiental previsto o autorizado por la ley en Colombia, no obstante, al considerar ciertos elementos particulares de cada proyecto, obra o actividad como la ubicación geográfica, complejidad, impacto ambiental o social, expectativa económica, interés nacional, entre otros; las autoridades ambientales enfrentan una realidad compleja para administrar los recursos naturales y el medio ambiente que les han sido encargados en las leyes colombianas, en tal sentido, el adecuado desarrollo de un proceso de este tipo, implica la realización por parte del usuario solicitante de una serie de pasos o acciones reguladas por el Estado y un pronunciamiento continuo de las autoridades ambientales responsables, buscando una comunicación asertiva de doble vía entre los actores que intervienen, que no siempre es la más eficiente y oportuna.
Por lo anterior, VITAL contribuye al mejoramiento de dichos procesos, avanzando en la sistematización de los trámites, con el fin de lograr que, ante la diversidad regional y el carácter de autoridades ambientales definidas en el país, incluido el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y la Autoridad Nacional de Licencias Ambientales – ANLA, se cuente con una solución tecnológica que garantice agilidad en los procedimientos, unidad de criterios, certeza y seguridad jurídica en todas las regiones del país, garantizando que esta actividad se enmarque en los preceptos del desarrollo sostenible y no generen impactos no deseados sobre el medio ambiente y los recursos naturales renovables.
Es así como los servidores públicos responsables de adelantar la solicitud de un trámite de carácter ambiental identifican, en el Sistema de Información para la Gestión de Trámites Ambientales, una oportunidad para mejorar la eficiencia en la realización de sus actividades, esto teniendo en cuenta que les permite administrar el tiempo dedicado a una actividad, el cumplimiento de las mismas, la trazabilidad de los documentos y comentarios producto de sus labores, la ubicación ágil y segura de la información, tanto de los flujos de trabajo como de los productos generados.
En este sentido, a partir de la implementación de las soluciones tecnológicas: Sistema de Información para la Gestión de Trámites Ambientales y Ventanilla Integral de Trámites Ambientales en Línea – VITAL, se derivan para los usuarios solicitantes o externos los siguientes beneficios:
• Sistema único nacional para licencias y permisos ambientales en línea
• Intercambio de información ágil entre el usuario solicitante y la autoridad ambiental
• Notificación electrónica
• Disponibilidad en línea
• Reducción de tiempo y costos
• No se le solicita información que ya posee el Estado
• Disminución del uso del papel
De otra parte, considerando que VITAL es una herramienta construida con estándares tecnológicos que facilitan la integración con otros aplicativos por medio de servicios web, se logra la interacción y coordinación de las entidades públicas, siendo los límites geográficos una barrera superada en procesos de consulta y trabajo conjunto. Algunos de los beneficios prestados con esta interacción son:
• Entidades públicas u organizaciones que expiden documentos, conceptos o certificaciones necesarias para que un usuario solicitante de un trámite ambiental cumpla con los requisitos exigidos o establecidos por la normativa colombiana.
• Organismos de control público como la Contraloría y la Procuraduría encargados de hacer la fiscalización y velar por el adecuado funcionamiento de las entidades públicas estatales, pueden encontrar en la solución un repositorio de información que muestra la transparencia de la gestión en los trámites y permite la consulta para la realización de auditorías.
• Autoridades de policía quienes realizan diagnósticos, informes y operativos militares a partir de la información de instrumentos de manejo y control ambiental en el sector de la minería, concluyendo con la identificación de infractores, infracciones e ilegalidades en el sector ambiental.
• Comunidad en general como ciudadanos, estudiantes, investigadores, organizaciones no gubernamentales, cooperativas, asociaciones, empresas, entre otros, los cuales pueden requerir de información del sector ambiental con intereses generales o particulares.
Creaciones o mejoras significativas
Hoy en día VITAL maneja 8 trámites homologados en línea que corresponden al 75% del total de trámites ambientales en el país (ANLA 2013). .
Principales efectos para las entidades y los usuarios
La VITAL tiene un alcance de operación que permite la gestión de 44.000 solicitudes anuales de trámites ambientales en todo el país. Para las entidades esto se traduce en términos de eficiencia, pues la estandarización de los trámites ambientales que realizan las autoridades ambientales ha disminuido los tiempos para la expedición de los Permisos y Licencias Ambientales. A futuro, se espera que la VITAL facilite la coordinación entre las entidades a través de la articulación de 41 autoridades ambientales en un solo punto de acceso (ANLA 2013).
En cuanto a los usuarios, al 2013 se registran 4.413 usuarios (282% adicional al 2012), 2.783 licencias mineras registradas y 9.536 solicitudes de trámites ambientales en línea (253% adicional al 2012). Adicionalmente, a futuro se espera que el alcance de VITAL se traduzca en la disminución en 90% de los tiempos de desplazamiento del ciudadano (ANLA 2013).
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Sostenibilidad:
Los buenos resultados que VITAL ha obtenido en términos de eficiencia y estandarización de trámites hacen que sea deseable que la experiencia continúe y que a futuro se soliciten más trámites ambientales a través de VITAL, pues la arquitectura permite parametrizar más procesos y aún faltan 14-16 trámites por automatizar conforme a los oficializados en sector ambiente. Además, la normatividad vigente y el Conpes 3762 de 2013 favorecen la sostenibilidad de VITAL.
A futuro se espera que Minambiente sea usuario de VITAL porque se están parametrizando trámites internos de la entidad dentro de la herramienta, como por ejemplo el levantamiento de vedas y la sustracción de reservas. Como proyecto para el año 2014 está, por un lado, el modulo minero que sirve para seguimiento oficial a las licencias mineras que ya se han registrado, y por otro, la implementación de un Registro Único de Registros Ambientales (RUBIA). Adicionalmente, se tiene planeada la implementación de pagos en línea, de manera tal que las licencias que se tramitan a través de VITAL se puedan pagar en línea.
Potencial de transferencia:
Con base en aprendizajes de VITAL, la Dirección de Bosques, Biodiversidad y Servicios Ecosistémicos de Minambiente tiene pensado hacer una plataforma para monitorear el tráfico ilegal de especies de flora y fauna no maderable.
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