Calculadora Laboral
Ministerio del Trabajo

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
La gestión del Ministerio del Trabajo gira entorno a ciertos objetivos estratégicos, entro los cuales se debe destacar el objetivo de formalización laboral y el objetivo de promoción de los derechos fundamentales del trabajador. La divulgación y acceso oportuno y universal a la información condiciona el éxito de estos objetivos. De manera más puntual, es importante resaltar que en el momento de la ideación de la solución, el número de solicitudes para temas relacionados con el pago de prestaciones presentadas ante las direcciones territoriales de Inspección, Vigilancia y Control, alcanzó niveles muy altos, confirmando que el desconocimiento de sus derechos por parte los trabajadores los obligaba a acudir a los inspectores del trabajo para comprobar cálculos de prestaciones, desviando así la capacidad de trabajo de los funcionarios de otros asuntos urgentes. Es en este contexto que surge la Calculadora Laboral, pensada como una herramienta pedagógica para que todos los colombianos conozcan y ejerzan sus derechos en materia laboral. Concretamente, la solución consiste en una calculadora que le permite los trabajadores del sector privado vinculados con un contrato laboral directo generar estimativos de liquidación de prestaciones sociales y calcular el valor de su hora de trabajo con recargo. Adicionalmente, la solución ofrece un simulador para los empleadores que quieren simular las provisiones mensuales que deben tener en cuenta a la hora de contratar un trabajador.

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
La solución diseñada fue producto de una observación atenta de las necesidades de la ciudadanía, y de una revisión a profundidad de la oferta existente en la materia. Una vez identificada la pertinencia y necesidad de la herramienta, y el alcance de las diferentes funcionalidades que se iban a incluir, se construyó el guión metodológico y pedagógico, parte fundamental del producto final. Finalmente, se pasó a producción, en un proceso muy riguroso de identificación de incidencias y posibles mejoras hasta contar con un producto final que cumpla con los requisitos y el nivel de excelencia que requiere un instrumento al servicio de la ciudadanía.

 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
La solución permite capacitar y actualizar los ciudadanos, trabajadores y empleadores, en materia de derechos laborales. Cualquier novedad normativa con implicaciones para las prestaciones se ve inmediatamente reflejada en la calculadora. Es decir que la Calcualdora Laboral proporciona, además de una solución concreta, un canal que ayuda a los ciudadanos a mantenerse actualizados frente a los cambios normativos. Adicionalmente, los cálculos son explicados de manera muy pedagógica, y se pueden exportar a pdf, permitiendo así que los trabajadores cuenten con los soportes físicos a la hora de defender sus derechos. Así, la Calculadora contribuye al empoderamiento de los trabajadores, y de manera indirecta, al esfuerzo de formalización laboral que está liderando el Ministerio del Trabajo y el sector Trabajo en general. La solución se ha posicionado como un instrumento de referencia para los ciudadamos, trabajadores y empleadores, y para los mismos funcionarios del sector.

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
http://www.mintrabajo.gov.co/prensa/sala-multimedia/videos/viewvideo/113/mintrabajo/calculadora-laboral-de-mintrabajo.html

 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
La solución es fruto de un trabajo de ideación colectiva, liderada por la Oficina Asesora de Planeación del Ministerio del Trabajo, y apoyada por la dirección de Inspección, Vigilancia y Control, y el grupo de Comunicaciones del Ministerio. Se trabajó de la mano con un inspector del trabajo, con larga experiencia en el campo. Adicionalmente, se contó con la ayuda vital de ingeniero encargado del desarrollo técnico de la solución.
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
En este desarrollo trabajaron 2 funcionarios y tres contratistas del Ministerio del Trabajo durante 4 meses. No implicó ninguna inversión adicional.

 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
Desde el 18 de noviembre, se han abierto más de 1.050.000 de sesiones, con un promedio mensual que supera las 100.000 sesiones, y un universo de usuarios en expansión. El pico de consultas se da en horarios laborales, entre las 9 am y las 11 am y las 2pm y las 5pm y muestra en general un pico marcado a final de mes, periodo de liquidación de prestaciones. La consulta es breve y sencilla: solo se requiere informar el salario sobre la base de la cual se efectuarán los cálculos, y las fechas de inicio y fin del contrato, o del periodo, para obtener una respuesta muy detallada. Prueba de lo anterior ha sido la duración promedia de la consulta: entre 1 y 2 minutos. Cabe resaltar que para mayor comodidad del usuario, la simulación se exporta automática a pdf, permitiendo así guardar, enviar o imprimir el archivo. Finalmente, los dos tercios de las consultas se hacen por medio de un computador, pero la solución también es consultada desde dispositivos móviles (teléfonos o tabletas), demostrando así la gran accesibilidad de la herramienta.

 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
Por el breve tiempo de desarrollo, no sé puso en marcha un sistema o protocolo de monitorero de las actividades. Ahora bien, la herramienta permite hacer un seguimiento en cuanto uso.

 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
El diseño y la ejecución del desarrollo fueron muy fluidos. No se presentaron obstáculos.

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
La Calculadora Laboral ha tenido un impacto social inmenso. Se trata de una solución simple, accesible y amigable, que responde a una de las necesidades de información más apremiante de los trabajadores colombianos, y la soluciona de manera rápida y concreta. En resumen, se ha transformado en una página de referencia que juega un gran papel en el empoderamiento de los trabajadores y su capacidad de entender y hacer valer sus derechos. Esta herramienta alivio la carga de gestión que recaía en los inspectores del trabajo por este tipo de consultas, y les permitió dedicarse a activiades de mayor impacto para la protección de los trabajadores colombianos. La Calculadora Laboral no solo le ha beneficiado a los ciudadanos sino que ademas, ha fortalecido la gestión del Ministerio del Trabajo. Adicionalmente, también se benefician los trabajadores del sector privado vinculados con un contrato laboral directo pueden generar estimativos de liquidación de prestaciones sociales y calcular el valor de su hora de trabajo con recargo. Además, esta aplicación le permite a los empleadores simular las provisiones mensuales que deben tener en cuenta a la hora de contratar un trabajador. Si bien los resultados arrojados no constituyen documentos válidos para efecto de reclamaciones judiciales y/o administrativas, la Calculadora Laboral es una herramienta pedagógica que a través de un lenguaje sencillo brinda herramientas necesarias, tanto a trabajadores como empleadores, para entender a qué corresponden y cómo se calculan las diferentes prestaciones sociales

 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
La Calculadora Laboral requiere una única actualización anual, cuando se ajusta el valor del Salario Mínimo Legal Vigente. En este sentido, la carga administrativa que representa el app. es casi nulo. No tiene ningun costo para la entidad ni para la ciudadania: es una solución altamente sostenible. La idea detrás de la Calculadora Laboral se puede replicar para muchos otros aspectos de la vida cotidiana de los ciudadanos, democratizando el acceso a formas y formatos que resultan de difícil acceso para ciertos sectores de la población que no cuentan con las herramientas teóricas o formales para hacerlo. Se podría replicar la solución para ayudar a los colombianos a conocer y proteger sus derechos económicos, para la cuestión del pago de los servicios públicos, o el derecho a subsidios etc.

 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
El éxito rotundo de esta experiencia se fundamenta en primer lugar en la identificación de una necesidad o propósito claro al cual dio respuesta la solución. El propósito de una solución tecnológica ideada y desarrollada desde el sector público debe ser el de resolver problemas muy concretos y facilitar los trámites de la ciudadanía. En segundo lugar, el éxito está estrechamente ligado a la robustez técnica de la solución. En tercer lugar, la solución se debe posicionar como referencia ante públicos especializados y no especializados. Por ende la información debe ser accesible para todos, lo que puede requerir de un importante trabajo pedagógico por parte de la entidad. Finalmente, el diseño de la página hace de la Calculadora un instrumento fácil, amigable y pedagógico. El diseño es parte integral del éxito de la solución. Muchas veces, por temas de tiempo o financieros, este componente es dejado de lado en los desarrollos financiados o promovidos desde el sector público. Sin embargo, la falta de diseño puede desvirtuar el propósito mismo de una solución virtual.

Contact Information

Institution Name:   Ministerio del Trabajo
Institution Type:   Government Department  
Contact Person:   Suzanne d’Anglejan
Title:   Sra.  
Telephone/ Fax:   57 314 3257177
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   sdanglejan@gmail.com  
Address:   carrera 69 No. 25 B -44 piso 3
Postal Code:  
City:   Bogotá
State/Province:   Cundinamarca
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