| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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La implementación se ha desarrollado a partir de un cambió en el concepto de atención al ciudadano de manera centralizada por una estrategia abierta de acceso a servicios en línea 24 horas al día, 7 días a la semana. Esto ha coadyuvado el empoderamiento de los usuarios individuales (más de 1 millón al año) e institucionales (más de 10.000 al año) en el uso de la información que el Instituto ha dispuesto a través de servicios electrónicos y la gestión responsable de los procesos transaccionales por parte de los mismos.
Este cambio se diseño para que en una primera etapa fueran ofertados servicios web de alto impacto, que mantuvieran la lógica del negocio que operaba con papel y procesos manuales. Fue así como el primer producto visible del proyecto fue la publicación de resultados de Examen de Estado el 23 de abril del 2003, seguido de servicios de inscripción a exámenes, y consulta de citación web.
Para la implementación de ésta estrategia el Instituto estableció alianzas estratégicas con instituciones públicas del sector educativo, así como, con el Ministerio de Telecomunicaciones, a través de Agenda de Conectividad con el ánimo de impulsar y facilitar el acceso a Internet, mediante el uso de los puntos Compartel que la Agenda ha dispuesto en todo territorio nacional y, particularmente en regiones apartadas.
La divulgación de los avances del proyecto desde que se concibió, ha contado constantemente con notas informativas en estaciones de radio, televisión y medios impresos estatales y privados, que han difundido ampliamente el proyecto y todas sus actualizaciones. De igual manera el instituto ha realizado talleres en las regiones y distribución de instructivos para que los diferentes usuarios se familiaricen con la plataforma y con las novedades que constantemente impementa.
Para el nuevo IcfesInteractivo que hoy estamos implementando, además de darle continuidad a la estrategia inicial, se decidió que todo el desarrollo fuera hecho en casa con el fin de mantener una interacción continua entre los usuarios líderes del negocio y el mismo equipo de desarrollo, logrando así, el cumplimiento de los requerimientos de los usuarios líderes y salidas a producción iterativas que permiten evaluar el desempeño e impacto de la nuevas funcionalidades de la plataforma. El nuevo IcfesInteractivo contemplará toda la línea del proceso misional de maneta automatizada incluyendo, como se mencionó anteriormente, pruebas electrónicas, logrando así un paso del 100% del papel a la tecnología digital.
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| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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Desde la concepción del proyecto se estableció que la implementación del mismo se tercerizaría, por lo tanto, la selección de el proveedor de desarrollo se realizó a través de un proceso de licitación en el cual fue adjudicado al equipo de Investigación y Desarrollo llamado Plataforma Siglo XXI de la Universidad de Pamplona.
El equipo que trabajó en el diseño y la implementación de la iniciativa estaba conformado por las Directiva del ICFES como stakeholders principales, la Jefe del área de procesamiento e información del ICFES como Gerente del Proyecto, y todos los usuarios líderes y funcionales de cada uno de los procesos misionales a automatizar (stakeholders) por parte del ICFES; Por parte de la Universidad de Pamplona participaban analistas de procesos cuya función era levantar y definir los nuevos procesos, analistas funcionales cuyo objetivo era levantar los requerimientos y diseñar los casos de uso, así como un Arquitecto de software y un Arquitecto de Datos quienes diseñaron la arquitectura y el modelo de Datos del sistema, un líder funcional, un líder de desarrollo, un equipo de desarrolladores quien implementaron la solución, un equipo de diseño que implementó el look and feel de portal, analistas de datos, un equipo de pruebas que garantizaba la correcta funcionalidad del sistema de acuerdo a las necesidades ya especificadas y aprobaba cada uno de los módulos implementados , y el Jefe de Plataforma Siglo XXI (I+D) como Gerente de proyecto por parte de la misma Universidad.
Hoy en día se está implementando in house, desde finales del 2012, el nuevo sistema misional IcfesInteractivo, cuyo objetivo es reemplazar el anterior Sistema de Información con mejoras adicionales de arquitectura y funcionalidades, de acuerdo a las necesidades de los usuarios, con mayor trazabilidad y gestión, e incorporando nuevos módulos cord del negocio como es todo lo relacionado con Instrumentos de Evaluación (Gestión de Ítems y Gestión de Pruebas), la Calificación y la incorporación de las Pruebas electrónicas, lo que permitirá en un futuro a corto plazo de tener 100% automatizados todos los procesos misionales de ICFES.
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| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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Los recursos han sido propios de la entidad derivados del desarrollo del objeto misional.
El primer contrato se desarrolló en la fecha del 23/04/2003, de acuerdo al objeto del primer contrato el cual plantea el diseño, desarrollo e implementación de aplicativo para la gestión del sistema nacional de pruebas, publicación web de citación y de resultados por un Costo de $ 434.594.885.
El 22/04/2004 se hace una Adición 01 Convenio Interinstitucional entre el ICFES y la Universidad de Pamplona por un costo de $ 180.720.000.
El 09/11/2004 se constituye un nuevo convenio cuyo objeto es el Mantenimiento, soporte y actualización del sistema nacional de informacion y evaluación en módulos de desarrollo por un costo: $ 302.706.000.
El 28/09/2005 se realiza una adición en tiempo y recursos del contrato anterior de vigencia 2004 por un costo: $151.353.000; y se realiza un nuevo y último contrato el 11/12/2006 por Mantenimiento, soporte y actualización al sistema nacional de información de evaluación con un costo de $486.940.000. En total los recursos adjudicados fueron de: $ 1.556’.313.885. Con la finalización del último contrato con la Universidad de Pamplona, el ICFES asumió la administración y mantenimiento de la plataforma Icfes Interactivo la cual ha mantenido a la fecha con un equipo propio de ingenieros dentro del equipo de Tecnología.
Y desde el año 2012, para la implementación del Nuevo Sistema Misional IcfesInteractivo, a la fecha se ha invertido un monto total de $ 4.859.247.957.
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| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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El proceso de inscripción a los diversos exámenes que organiza el ICFES, tradicionalmente se ha basado en el diligenciamiento de formatos impresos para lectura óptica, que una vez consolidados en Bases de Datos, dan paso a la citación, que es remitida posteriormente a los interesados.
Ahora, directamente a través de la página web del ICFES, los encargados del proceso en los colegios, o directamente los estudiantes, incorporan sus datos y obtienen su citación, en un solo proceso que hemos denominado Registro en Línea.
Además de los ahorros en materiales y correo, el sistema de registro en línea posibilita la atención a usuarios 24 horas al día, 7 días a la semana.
Citación En Línea
Una vez procesado el registro en línea, la información incorporada por los usuarios permanece en las Bases de Datos del ICFES durante 90 días para cualquier consulta, o como mecanismo para reimpresión en caso de pérdida.
Examen en Línea
Una vez procesado el registro en línea, los usuarios tienen la posibilidad de presentar el examen directamente a través de la página web. Este es un servicio que ya se ha probado exitosamente en dos oportunidades, la primera a finales de 2003 con 200 exámenes de optometría, y la segunda el pasado 24 de abril de 2014, con 500.000 usuarios presentando en línea el examen piloto de Saber 11.
Este servicio ha despertado un gran interés en la población objetivo. En el corto plazo se espera duplicar su cobertura. Expansiones mayores estarán sujetas a la disponibilidad de la infraestructura informática requerida.
Resultados en Línea
La implementación de procesos basados en sistemas de información ha permitido reducir en mas de un 50% los tiempos requeridos para la publicación de los resultados, que hoy pueden ser descargados directamente por el interesado, a través de la página web, sin ningún costo, lo que igualmente aplica a la emisión de con stancias de exámenes presentados durante los últimos 4 años.
Estadísticas:
Registro en línea
Citacion en linea
Publicación de Resultados individuales, Publicación de Resultados Agregados.
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| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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A través de un Portal Administrativo con un sistema de monitoreo propio que fue implementado dentro del mismo proyecto y que nos permite hacerle seguimiento a cada uno de los procesos automatizados en el portal ICFESINTERACTIVO, una Bodega de Datos implementada desde el 2013, y el uso de herramientas libres dispuestas en Internet como por ejemplo Google Analytics que nos permite evidenciar el uso de consultas concurrentes en los momentos de la publicación de los resultados de cada una de las pruebas aplicadas en el año.
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| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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Se podría decir que el principal reto que ha asumido el ICFES al liderar el Sistema Nacional de Información de Evaluación Educativa (IcfesInteractivo) se enfocó en los cambios culturales a nivel de todos los actores del proceso (estudiantes, docentes, personal administrativo de colegios y universidades y padres de familia, entre otros); y detallando un poco los principales obstáculos encontrados, tenemos:
La falta de cultura de la gente en el uso de sistemas de información y del mismo Internet para el desarrollo y gestión de los procesos.
Poca colaboración de los usuarios funcionales para el levantamiento de la información por miedo a que fueran desplazados de sus cargos.
Las distancias, puesto que el ICFES se encuentra en BOGOTA y el equipo de Plataforma Siglo XXI de la Universidad de Pamplona se encontraba en la Pamplona Norte de Santander.
Mala dimensión de la infraestructura requerida para soportar la alta transaccionalidad en la primera salida a producción.
No poseer los derechos sobre del código fuente lo que generaba una fuerte dependencia con el proveedor (Universidad de Pamplona)
Para el Nuevo Sistema Misional el obstáculo más fuerte ha sido la rotación de personal del equipo de Desarrollo y la fuerte competencia que el mercado para su contratación.
Falta de capacitaciones en el uso de servicios web y/o aplicaciones con interfaces Windows.
La preferencia de la comunidad en general por los comprobantes impresos y sellados
Los diferentes obstáculos se abordaron y superaron de la siguiente manera.
- La estrategia para abordar el reto del cambio cultural se basó principalmente en la socialización de los cambios a través de talleres de capacitación, distribución masiva de instructivos, divulgación por TV, radio, prensa y como era de esperarse, internet
- Incentivando a los funcionarios del ICFES, capacitándolos y ejecutando actividades relacionadas con la Gestión del Cambio.
- Realizando intensivas reuniones de trabajo presenciales tanto en Bogotá como en Pamplona para levantar todos los requerimientos fuertes del negocio y haciendo uso de herramientas virtuales como teleconferencias para seguimiento y retroalimentación de las actividades.
- Realizar un diagnóstico, dimensionar y adquirir la Infraestructura requerida y contratar los servicios de un buen DataCenter que garantizara los servicios y la disponibilidad de los mismos.
- Romper la dependencia con el proveedor y disponer dentro del ICFES con un fuerte equipo de ingenieros que administraran y soportaran la plataforma y a su vez desarrollaran todos los nuevos requerimientos que se iban visionando en la medida que el ICFES lo requiriera teniendo en cuenta los posibles cambios estructurales de las pruebas que se aplican y las necesidades de lo usuarios externos (Toda a comunidad educativa de Colombia).
- En este momento se está evaluando la posibilidad de nivelar los salarios de los desarrolladores de acuerdo al mercado con el fin de evitar la rotación y mantener el mismo equipo de desarrollo.
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