Plataforma Integrada de Ventanillas Únicas Virtuales para 9 Municipios del Departamento
Gobernación del Quindío

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
El problema que se enfrentaba: Los municipios del Departamento del Quindío son entidades del orden territorial obligados a dar cumplimiento a la estrategia de Gobierno en línea según el decreto 2693 de 2012, pero sobre la marcha resulta muy complejo para estos municipios implementar la estrategia sobre todo en materia de inversiones dado los presupuestos tan ajustados con que cada municipio cuenta. La Gobernación del Quindío entendiendo la problemática de los municipios del departamento, relacionados con la carencia de recursos y tecnologías de apoyo para sus procesos de gestión corporativa de la información, que les permita mejorar sus indicadores de cumplimiento frente a la Estrategia Gobierno en Línea y aumentar los niveles de eficacia y efectividad, orientados a un enfoque que apunta a la inclusión de la población del Quindío en el uso de las nuevas tecnologías y en el cumplimiento de los decretos reglamentarios, gestiona los recursos necesarios que permitan realizar un adecuado proceso de transferencia de tecnología y conocimiento para la implementación de una plataforma tecnológica integrada de apoyo a la estrategia Gobierno en Línea (G.E.L) mediante 3 tecnologías fundamentales que fortalecen los componentes de interacción, transformación y transacción definidos en el manual de implementación de G.E.L consistentes en un software de Intranet Gubernamental, un Software de Ventanilla Única Virtual y un Sistema de Gestión de Correspondencia, permitiendo a la Administración Departamental y los Municipios conformar un ecosistema digital departamental mediante herramientas tecnológicas de punta que facilitan el logro de las funciones misionales del estado y un medio de comunicación digital multicanal que articula los procesos de intercambio de información entre las entidades del departamento en un nuevo enfoque de eficiencia y eficacia administrativa con las necesidades de comunidad.

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
La Administración Departamental, inicia un proceso de transferencia de tecnología, experiencia y conocimiento con Nueve Municipios del Quindío, mediante una hoja de ruta que contiene (5) soluciones tecnológicas y servicios así: A) Cloud Computing Service: Conocedores de las limitaciones técnicas y de recursos de los municipios se concibió un modelo de computación en la nube mediante un servidor virtual de alto desempeño que ofreciera el soporte tecnológico que requieren los municipios para un adecuado acceso y uso de los sistemas de información que componen el proyecto; de esta forma se superan las barreras de acceso a la tecnología y el costo total de administración que requiere la infraestructura del proyecto. B) Intranet: Se inicia la puesta en marcha del software de Intranet Gubernamental consistente en una plataforma de colaboración web que permite el adecuado registro de usuarios e intercambio de información. C) VUV: Se continua con el sistema de Ventanilla Única Virtual del Departamento del Quindío (VUV), donde actualmente se vinculan nueve municipios, logrando que a través de esta tecnología se facilita a los ciudadanos la asignación de requerimientos, trámites y seguimiento desde Internet los cuales son dirigidos en tiempo real a las secretarias de despacho de cada una de las cabeceras municipales para su debido trámite. D) Cero Papel: Finalmente se incorpora un software de gestión documental como apoyo a la directiva presidencial 04 mejor conocida como programa Cero Papel, el cual permite a estas entidades controlar el ciclo vital del documento mediante herramientas que ayudan a la sustitución de procesos que tradicionalmente se realizan mediante soportes físicos en papel por flujos electrónicos 100% digitales que permiten manejar actividades de correspondencia y archivo electrónico de documentos. E) Capacitación e implementación. Como parte fundamental del proceso se adelantaron ejercicios de acompañamiento presenciales con cada municipio, permitiendo una adecuada apropiación por parte de los actores del proyecto. Adicionalmente del enfoque 100% virtual, el ciudadano puede acercarse a la entidad para realizar las labores tradicionales de radicación física de documentos pero con procesos internos de gestión optimizados para su seguimiento y control desde cualquier lugar con acceso a Internet. La plataforma integrada ofrece un conjunto de servicios tecnológicos de alto valor agregado que permite mejorar el intercambio de información digital mediante un novedoso esquema de computación en la nube que les permite aplicar plantillas electrónicas para sus documentos, logrando crear oficios, circulares y otros tipos de archivos de forma totalmente digital, generando un flujo documentales que mantienen la estructura tradicional de “Elaborar, Proyectar, Revisar y Publicar” de forma totalmente electrónica, aplicando de esta forma la directiva cero papel. Una vez los documentos son publicados el sistema genera automáticamente consecutivo personalizado por entidad, realiza distribución electrónica a sus destinatarios y copias y permite dar inicio a un proceso de gestión documental sobre el mismo. Con esta herramienta se dota a los municipios de tecnología actual en materia de apoyo a su estrategia de Gobierno en Línea y se brinda la posibilidad a los ciudadanos de acercarse más a las administraciones municipales incentivando la transparencia, la agilidad en los procesos y la interacción entre el ciudadano y los procesos internos de las entidades. Además se crean mecanismos tecnológicos comunes que permitan el intercambio de información entre entidades partiendo de estándares tecnológicos que agrupan ciudadanos, instituciones y tecnología.

 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
Uno de los principales retos identificados en el proyecto son los limitados recursos de hardware y software en los municipios, así como el escaso recurso humano calificado para gestión y administración de TIC. En ese sentido una de las ventajas diferenciales del proyecto es la utilización del modelo de computación en la nube (Cloud Computing) el cual sin lugar a dudas facilitó la transferencia de tecnología para todos los municipios. Este esquema de servicios tecnológicos ha permitido reducir el costo total de propiedad y mejorar los indicadores de cumplimiento. Finalmente elegir un sistema de información adecuado consistente en una plataforma de software integradora, ha permitido que los municipios beneficiados comprendan los beneficios de la estrategia G.E.L como instrumento de gestión.

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
El trabajo en equipo de la Gobernación del Quindío, entre la dirección TIC y la dirección de Comunicaciones, de manera que a través de la estrategia de capacitación presencial con cada municipios apoyada en redes sociales, se difunde la información de los servicios de la plataforma tecnológica, de igual forma se apoya en el programa institucional que es emitido por los canales regionales y locales y queda de manera online en diferentes portales de difusión, además se han realizado entrevistas radiales de tal forma que la comunidad pueda conocer los nuevos recursos tecnológicos disponibles. La estrategia cuenta con amplia difusión en el boletín institucional que es enviado por mailing a la base de datos de usuarios que incluye medios de comunicación, organizaciones públicas y privadas, así como funcionarios de la institución. Cabe decir que ha sido posible convertir el website oficial en un generador de contenidos noticiosos en donde los usuarios pueden consultar las novedades de la administración departamental.

 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
El proyecto ha servido como eje articulador de la estrategia Gobierno en Línea (G.E.L) en 9 municipios del Departamento Quindío, utilizando un innovador modelo de computación en la nube. Los municipios beneficiados son: Alcaldía de Salento, Filandia, Circasia, Génova, Córdoba, Pijao, Calarcá, Buenavista y Quimbaya en el Departamento del Quindío. En ese sentido La Gobernación del Quindío, viene trabajando en una propuesta de ecosistema digital, como una apuesta por la inclusión tecnológica de todas las poblaciones del departamento con mayores limitaciones técnicas y presupuestales en el uso de las nuevas tecnologías y sobre todo en el ámbito de los datos públicos; por lo que estas ventanillas únicas virtuales constituyen la mayor estrategia digital creada por quindianos y para quindianos para hacer de la gobernabilidad un componente transparente y de fácil acceso a los usuarios.
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
El proyecto para los 9 municipios descritos incluyendo infraestructura de hardware, software y recursos humanos en un proceso de 2 años que aun continua, ha tenido una inversión de 130 mil dólares, los cuales han sido en su totalidad recursos propios del departamento. Los municipios bonificados no han tenido que invertir ningún recurso financiero para esta iniciativa.

 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
Los factores de éxito son: a) La voluntad y liderazgo de la Administración Departamental en comprender las limitaciones de los municipios para este tipo de iniciativas y así emprender un proyecto ambicioso de amplia cobertura que apoye de forma real la ejecución de una política nacional como la estrategia Gobierno en línea (GEL) en los municipios más necesitados. b) El aprovechamiento de modelo de computación en la nube que ha facilitado sin lugar a dudas la transferencia de tecnología. c) Elegir un sistema de información adecuado como la ventanilla única virtual, la cual ha permitido que los municipios beneficiados comprendan los beneficios de la estrategia GEL.

 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
El proyecto concibió que el software ofreciera un tablero de control de mando que le permite a cada municipio conocer en tiempo real información de su gestión, la cual se presenta de forma visual para su adecuado seguimiento. Gobernación del Quindío Total Peticiones: 1287 Total finalizados: 214 Salento Total Peticiones: 633 Total finalizados: 214 Pijao Ciudadanos registrados: 471 Total Finalizado: 4 Génova Ciudadanos registrados: 61 Total Peticiones: 449 Total finalizados: 420 Quimbaya Ciudadanos registrados: 598 Total Peticiones: 1282 Total finalizados: 1233 Filandia: Ciudadanos registrados: 262 Total Peticiones: 2648 Total finalizados: 2433 Calarcá: Ciudadanos registrados: 108 Total Peticiones: 45 Total finalizados: 0 Circasia: Total ciudadanos registrados: 56 Total Peticiones: 16 Total Finalizados: 11 Córdoba y Buenavista: En proceso de implementación CIUDADANOS REGISTRADOS: 1954

 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
Los principales obstáculos han sido la carencia de infraestructura tecnológica en los municipios y el proceso de transferencia de conocimiento. Para superar estas barreras se ha tomado provecho del modelo de computación en la nube, donde se logró que toda la plataforma funcionara 100% desde Internet en un servidor virtual. De esta forma los municipios no tuvieron que incurrir en inversiones por adquisición y administración de infraestructura gracias a que todo el ecosistema opera desde la nube con cero costos para los municipios, gracias a que el departamento les transfiere toda la tecnología. De igual forma se ubicó un proveedor del software local con el que se viene asistiendo de manera presencial a los municipios mediante jornadas de capacitación en el sitio que ayudan a los funcionarios en la adecuada apropiación del software, rediciendo gastos de viáticos y desplazamientos.

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
• Reducción de costos administrativos. • Menor tiempo de respuesta frente a las peticiones de la ciudadanía. • Cumplimiento del marco legal existente, especialmente el Decreto 2693 de 2012. • Mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones. • Nivelación de las entidades beneficiarias en los 6 componentes transversales de la estrategia GEL. • Aplicación del ciclo vital de los documentos en aplicación de la directiva presidencial 04. • Menor consumo de recursos de oficina (papelería, tóner, tintas) gracias al componente de cero papel.

 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
• Reducción de costos administrativos. • Menor tiempo de respuesta frente a las peticiones de la ciudadanía. • Cumplimiento del marco legal existente, especialmente el Decreto 2693 de 2012. • Mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones. • Nivelación de las entidades beneficiarias en los 6 componentes transversales de la estrategia GEL. • Aplicación del ciclo vital de los documentos en aplicación de la directiva presidencial 04. • Menor consumo de recursos de oficina (papelería, tóner, tintas) gracias al componente de cero papel.

 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
Uno de los principales retos fue comprender que la estrategia Gobierno en Línea es mucho más que una página web; que su apropiación ofrece un modelo de gestión empresarial a partir del aprovechamiento de las TIC, que facilita el logro de las funciones misionales del estado Colombiano especialmente para aquellas entidades con mayores limitaciones.

Contact Information

Institution Name:   Gobernación del Quindío
Institution Type:   Government Agency  
Contact Person:   Claudia Marcela Claudia Marcela
Title:   Dra.  
Telephone/ Fax:   +57 (6) 7411878
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   tecnologia@quindio.gov.co  
Address:   Claudia Marcela
Postal Code:  
City:   Armenia
State/Province:   Quindío
Country:  

          Go Back

Print friendly Page
video porno.. brasileiros xxx xhamster