4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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La implementación de la rendición de cuentas contempló una amplia estrategia divulgación y un pormenorizado plan de acción que desarrolló así:
ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES 2014
Las Actividades de la estrategia de Comunicación se desarrollaron de la siguiente forma:
Antes:
1. Construcción de herramientas de comunicación
1.1 Redacción de mensajes basado en el informe de gestión 2013
1.1.1 Promociones de Televisión y Radio
1.1.2 Comunicados de Prensa
1.1.3 Herramientas que apoyen la convocatoria
1.2 Construcción de Base de Datos
1.3 Definición de parrilla de mensajes estratégicos para canales 2.0: Con base en los mensajes básicos, el equipo de Comunicación Online, construirá una parrilla de mensajes estratégicos que serán utilizados para todas las redes sociales del Sistema.
1.4 Materiales para la Audiencia Pública: Una vez se definan los parámetros de la rendición de cuentas, se deberán adaptar los mensajes básicos y construir: Minuto a Minuto evento, libreto de la Audiencia Presentación
1.5 Foros virtuales por proyectos, temas o servicios: A través de la web y redes sociales se promoverá la participación de la ciudadanía. Se realizarán foros, encuestas y chat con temáticas que se identifiquen en el informe de gestión y que sean temas que se deben consultar por obligación.
1.6 Generar sinergia con la Fuerza de Tarea Digital: Una vez se cuente con toda la información necesaria, se establecerá esta alianza para que los Community Manager de las Entidades Estatales apoyen la viralización de los mensajes estratégicos de la Audiencia.
2. Construcción de piezas gráficas
2.1. Diseño de la Línea Gráfica de la Audiencia Pública
2.2. Producción de promos para televisión y radio
2.3. Micrositio Web
2.4. Piezas para redes sociales (Cover, fotos e imágenes)
2.5. Invitaciones
2.6. Piezas audiovisuales para la Audiencia
3. Convocatoria y divulgación
3.1 Mecanismos de participación
• Correo
• Línea Gratuita Nacional
• Redes Sociales
• Chat Temáticos
• Foros
• Encuestas
3.2 cartas de invitaciones
• Se enviarán las cartas de invitación a la base de datos construida con anterioridad.
• Se realizará la confirmación de los invitados
3.3. Divulgación del comunicado de prensa
Se enviará a los medios de comunicación la nota de prensa en la que se informa acerca de la Audiencia Pública.
3.4. Actualización de las web del Sistema
Las web de cada plataforma del Sistema deberán actualizar sus contenidos a través de las que se informará de la Audiencia Pública
3.5 Difundir información por canales 2.0
Se iniciará la difusión de mensajes clave a través de los canales 2.0. de las Plataformas del Sistema de Medios Públicos
Durante
1. Desarrollo de la audiencia pública
• Montaje Propuesto:
• Moderador: Será un presentador encargado de dirigir y organizar el Evento
• Gerente del Sistema: Será la encargada de contarle a los asistentes las gestiones más relevantes de 2013
• Las Tres Subgerentes, TDT y Área técnica: Estarán junto a la Gerente para resolver las dudas e inquietudes
Se habilitarán todos los mecanismos de participación
2. Minuto a minuto (sugerido)
1. Saludo por parte del Moderador
2. Presentación de los expositores
3. Intervención de la Gerente del Sistema
4. Intervención del Moderador, para dar paso a los logros
Logros de 2013
Cambio de marca
Área técnica
Subgerencia de Radio
Subgerencia de TV
Subgerencia soporte corporativo
PQR
5. Despedida Gerente
Después
Evaluación y resultados
1. Evaluación: Al finalizar la Audiencia se aplicará una encuesta de satisfacción que se distribuirá a los asistentes al evento y se promoverá a través de correo electrónico, página web, redes sociales, chat.
2. Resultados: Se tabulará encuesta: Inventario de preguntas y respuestas de la ciudadanía durante el proceso de consulta y desarrollo de audiencia
3. Informe de resultados:
• informe final
• plan de mejoramiento
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5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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Se conformó un grupo de trabajo para la estrategia Rendición de Cuentas el cual se encargó de definir y liderar el Plan de Acción de la estratégica de rendición de cuentas 2013, bajo las directrices de la Gerencia.
Equipo Planeación: Formulación e implementación de la estrategia de Rendición de cuentas 2013, consolidación, presentación del informe de Gestión 2013, consolidación informes gestión 2013 encuentro Mi Señal, coordinación y seguimiento de la implementación, documentación
Equipo Comunicaciones: Formulación e implementación de la estrategia de comunicaciones y divulgación par la rendición de cuentas 2013 y Audiencia Pública de rendición de cuentas 2013, estratégia de redes sociales, encuentro Mi Señal coordinación Audiencia Pública de rendición de cuentas.
Equipo Informática: Desarrollo del micro sitio de Rendición de Cuentas, publicación de la información, alistamiento de requerimientos tecnológicos para la Audiencia Pública de Rendición de cuentas 2013” La señal Cuenta”
Atención al ciudadano: Consolidación y presentación de informes trimestrales PQR, atención, chat, foro y encuesta.
Subgerencia de radio: Difusión de piezas promocionales
Subgerencia televisión: difusión de piezas promocionales, creación línea gráfica, diseño y creación del videoclip “La señal Cuenta”, realización y producción de la Audiencia Pública de rendición de cuentas 2013
Control Interno: Seguimiento y elaboración del acta de apertura y cierre de la Audiencia Pública de rendición de cuentas.
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6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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La estrategia se financia a partir de los recursos propios que generan las unidades de negocio de la empresa, de allí se asignaron recursos para que sean ejecutados por las diferentes áreas misionales y de soporte. Para esta ocasión, la subgerencia de televisión realizó los aportes físicos, humanos y financieros necesarios para el éxito de la estrategia.
Audiencia Pública de Rendición Cuentas 2013 “ la Señal Cuenta”
CONCEPTO Unidad Cant
A EQUIPO TÉCNICO
Móvil, Cámaras, Técnicos, lunes 1 1
Montaje - Desmontaje de Escenografía, Asistentes, Director de fotografía, Graficador Motions,Copy Videos, Guionista 1 1
Presentador 1 1
Personajes Secundarios (titriteros - invitados) 1 4
B PRODUCCION
Gastos generales de producción
Grabación de Videos ( Alquiler de Cámara, Sonido, Alimentación equipo, utilería), Alimentación - Puesto de Café, Gastos de Producción, Transporte terrestre de producción - Bogotá 1 7
B POSTPRODUCCION
Disco Duro para proyecto 1 1
Encuentros Mi Señal
Descripción Unidad Cantidad
Estudio 1 2
Telepromter 1 2
Tricaster 1 2
Cámaras de video 2 4
Cámara fotográfica 1 2
Video beam 1 2
Presentación 1 2
Equipo humano
Camarógrafo 2 2
Fotógrafo 1 1
Diseñador 1 1
Escenógrafos 3 3
Ilumino técnicos 2 2
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7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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1. Micrositio Web Rendición de Cuentas:
Desarrollaron un micrositio de Rendición de Cuentas: rendicion.sistemasenalcolombia.gov.co
a través del cual se dio a conocer a la ciudadanía, organismos de control e interesados, la estrategia anual de rendición de cuentas 2013, adicionalmente, el sitio se convirtió en el escenario en el que converge toda la información relacionada con rendición de cuentas y el contacto directo entre la empresa y la ciudadanía.
2. Convocatoria:
Realizaron la difusión piezas promocionales a través de los canales de televisión Señal Colombia y Señal Institucional, nuestras emisoras Señal Radio Colombia y Señal Radiónica, redes sociales del Sistema de Medios Públicos y sus plataformas, al igual que las páginas web.
PROMO 1: http://rendicion.sistemasenalcolombia.gov.co/#noticias/471/senal-colombia-sistema-de-medios-publicos-rinde-cuentas-los-colombianos
PROMO 2: http://rendicion.sistemasenalcolombia.gov.co/#noticias/521/el-sistema-de-me¬dios-publicos-le-invita-su-audiencia-publica-de-rendicion-de
PROMO 3 http://rendicion.sistemasenalcolombia.gov.co/#noticias/529/no-te-pierdas-nues¬tra-audiencia-publica
3. Mecanismos de participación
Pusieron a disposición de la ciudadanía todos los mecanismos de participa¬ción tales como redes sociales, correo electrónico, líneas telefónicas, foros, chats y encuestas con el fin de recibir sus preguntas, inquietudes y sugerencias
Mediante encuestas, preguntas en el chat y redes sociales, se identificaron las necesidades de información de la ciudadanía, las cuales se convirtieron en insumo para el desarrollo de la temática de la Audiencia.
Se recibieron un total de 12 preguntas de la ciudadanía, 5 por medio del chat, 5 por medio del correo electrónico, 1 vía Facebook y 1 a través del Foro, algunas se respondieron durante la audiencia y en su totalidad se respondieron vía correo electrónico.
4. Audiencia pública de rendición de cuentas
La Rendición de Cuentas se llevó a cabo en la ciudad de Bogotá D.C. el día 31 de Julio de 2014, en el auditorio de Señal Colombia Sistema de Medios Públicos.
Con el fin de contar con una cobertura de la audiencia pública a nivel nacional y lograr una mayor participación de la ciudadanía en el evento, se llevó a cabo la transmisión vía streaming por http://www.sistemasenalcolombia.gov.co y www.senalinstitucional.gov.co, en diferido por el Canal Señal Institucional el día sábado 1 de agosto de 2014 a partir de las 3:00 pm.
5. Encuentro Mi Señal
Actividad interna cuyo objetivo es mostrar avances de la gestión de cada una de las áreas, en estos espacios, tanto áreas misionales como de soporte dan a conocer los logros obtenidos en el desarrollo de sus proyectos. Dos Encuentros Mi Señal fueron destinados a la presentación de logros.
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8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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1. COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
Se presentó evaluó y aprobó la estrategia por parte del Comité Institucional De Desarrollo Administrativo, el cual está conformado por la Gerencia, su delegado, la Subgerencia de Radio, la Subgerencia de Televisión y la Subgerencia de Soporte Corporativo y la oficina de Control Interno.
• Primer comité: Aprobación estrategia. Abril 25 de 2014
• Segundo comité: Evaluación final estrategia: Septiembre 30 de 2014, Octubre 24 de 2014
2. REUNIONES CON EL EQUIPO RENDICION DE CUENTAS
Se realizaron 13 reuniones, sobre los siguientes temas: la preparación de la estrategia, planeación de comunicaciones, presentación de la estrategia a subgerencias y a señal institucional, coordinación audiencia pública, presentación línea gráfica e informe de gestión, seguimiento, encuestas y guion y finalmente coordinación final.
3. SEGUIMIENTO POR INDICADORES
Señal Colombia Sistema de Medios Públicos, Oficina de Divulgación y Prensa, Estrategia de rendición de cuentas
Los indicadores se definieron por temas de la siguiente forma (ver anexo 1):
Tema: información:
1. Identificación de necesidades
2. Divulgación de la estrategia de rendición de cuentas
3. Elaboración de estrategia de Rendición de Cuentas
Tema Dialogo:
1. Elaboración de estrategia Audiencia Pública
2. Construcción de herramientas de comunicación
3. Construcción de piezas gráficas
4. Convocatoria y divulgación
5. Desarrollo de Audiencia Pública
Tema: Incentivos
1. Evaluación y resultados
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9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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Un obstáculo importante fue la síntesis del informe de gestión para lograr transmitir de manera adecuada, divertida y amena los logros de la empresa en 2013 para que la información fuese de fácil comprensión. Este obstáculo se superó gracias a la creatividad y capacidad de síntesis del recurso humano que participó en su desarrollo con lo que se logró presentar a la ciudadanía piezas promocionales dinámicas en los canales de Radio y Televisión y publicada en la WEB del sistema y el micrositio de Rendición de Cuentas.
De la misma manera se presentó a la ciudadanía una Audiencia pública con piezas audiovisuales creativas, que facilitaron la explicación y entendimiento de cifras de avance en los proyectos, presentación de testimonios de ciudadanos que han los beneficiarios de los productos y servicios, y que mantuvieron en todo momento la atención del público asistente.
Esta misma dificultad se presentó a nivel interno en los informes periódicos presentados para los Encuentros Mi Señal.
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