Sistema de seguimiento y Evaluación, monitoreo y rendición de cuentas del Plan de desarrollo del Tol
Gobernación del Tolima

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
Las entidades territoriales, en cumplimiento del artículo 36 de la Ley 152 de 1994 “Ley orgánica del plan de desarrollo” establece que para elaborar, aprobar, ejecutar, hacer seguimiento y evaluar los planes de desarrollo de las entidades territoriales se deben aplicar, en cuanto sean compatibles las mismas reglas previstas para el Plan Nacional de Desarrollo, así como la regulación de los demás aspectos contemplados por el artículo 342, 343 y en general por el capítulo 2o. del título XII de la Constitución Política y demás normas constitucionales que se refieren al plan de desarrollo. De igual manera, se debe aplicar el principio de coordinación entre las autoridades de planeación del orden nacional, regional y de las entidades territoriales que permita garantizar la debida armonía y coherencia entre las actividades que realicen a su interior y en relación con las demás instancias territoriales; sinergia que debe aplicar en los procesos de formulación, ejecución y evaluación de sus planes de desarrollo. Que las instituciones territoriales, como es el caso del Departamento del Tolima, formulo dentro de su proceso de planeación estratégica el plan de desarrollo “Unidos por la grandeza del Tolima” para el periodo 2012 – 2015; que establece los lineamientos de desarrollo basados en las políticas, programas, subprogramas y metas; que una vez aprobado, debe ser ejecutado; siendo necesario e indispensable contar con los instrumentos de seguimiento y evaluación, como insumo técnico en la toma de decisiones de gobierno, de reporte a las entidades de control político, social y fiscal. Que el Departamento del Tolima, en cumplimiento de sus obligaciones legales hace uso de los instrumentos de planeación como son: Plan indicativo, Plan de Acción, Plan Operativo anual de inversiones y Banco de proyectos, que actúan de manera aislada, siendo necesario su articulación en un sistema de seguimiento y evaluación. De otro lado, la gestión departamental está orientada a satisfacer las necesidades de la comunidad tolimense en las distintas áreas o sectores; por lo que, para el gobierno departamental es fundamental la participación ciudadana tanto en la construcción del Plan de desarrollo, así como en el seguimiento a la gestión, siendo necesario contar con un mecanismo de información donde pueda consultar y conocer de manera fácil y organizada, los avances en la gestión pública. Que por lo anteriormente expuesto, se hace necesario crear un Sistema de información basado en una herramienta tecnológica en línea, que permita de un lado, que el gobierno departamental cuente con un instrumento de seguimiento y evaluación para la toma de decisiones; y de otro lado, que sirva para brindar rendición de cuentas permanente a toda la comunidad, órganos de control político, social y fiscal Población que se buscaba impactar Los informes producidos por EJECUTOR estarán disponibles para los organismos de control fiscal como la contraloría, control político como la asamblea, clientes internos referente a cada una de las dependencias y equipo de gobierno; usuarios como los municipios y demás entes departamentales y la comunidad en general.

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
En cumplimiento de lineamientos del Señor Gobernador, en el sentido de formular un Plan de Desarrollo incluyente y participativo, se establecieron tres instancias de participación comunitaria: la realización de talleres presenciales, la contribución a través de medios electrónicos y la atención a comunicaciones enviadas por las comunidades mediante oficio. En primer lugar se realizaron 104 talleres de socialización y concertación del Plan en los que participaron cerca de 12.000 personas, permitiendo recoger las expectativas y aspiraciones ciudadanas para el Plan de Desarrollo. El proceso de socialización realizado mediante los talleres presenciales se llevó a cabo en 46 municipios; 13 en las comunas de Ibagué que se hicieron en forma conjunta con la Secretaria de Planeación del Municipio; 8 talleres con los niños, niñas, niñas, adolescentes y jóvenes, NNAJ; y 20 talleres especiales con los sectores sociales y económicos; y grupos de población vulnerable. En segundo lugar, se diseñó y administró la plataforma virtual www.planeacióntolima.gov.co, en las que se establecieron tres fases de participación ciudadana, que van desde la recolección de las ideas y propuestas para el Plan hasta llegar a la evaluación del mismo. Este medio permitió la participación de más de 12 mil personas y recoger cerca de 33 mil comentarios que la ciudadanía manifestó al Gobierno Departamental. En tercer lugar, se documentaron cerca de 1000 oficios enviados por los concejales y alcaldes de los municipios, rectores de las instituciones educativas, líderes y presidentes de las juntas de acción comunal, líderes de cabildos indígenas, agricultores, NNAJ y ciudadanos en general. La necesidad de crear una herramienta que permita el libre acceso a todos los órganos de control y en general a la población civil, les permita hacer un seguimiento continuo que determine cuáles son los avances y estados actuales de los objetivos trazados en todos y cada uno de los elementos que constituyen el plan de acción, de esta manera mantener un puente de comunicación entre el gobierno departamental y sus Municipios pero en general con las comunidades que son ellas, por las que se gestiona y materializan proyectos en su beneficio, Nuestro Producto Final. EJECUTOR es un aplicativo sistematizado, diseñado por la Secretaría de Planeación y TIC, como un instrumento innovador eficaz para hacer el seguimiento y la evaluación permanente de la ejecución del Plan de Desarrollo 2012-2015: “Unidos por la Grandeza del Tolima 2012-2015”, así como también para ofrecer información en tiempo cuasi real de la programación y ejecución de los programas y proyectos y el nivel de logro de las metas de producto y las metas financieras previstas en el Plan de Desarrollo y demás instrumentos de planificación; lo que permite al equipo de Gobierno tomar decisiones adecuadas oportunamente y ofrecer una permanente rendición de cuentas a la sociedad y a los organismos de control. En junio de 2012 la Gobernación, a través del proyecto Tolima Vive Digital, realizó una convocatoria abierta para la contratación de una entidad para el desarrollo técnico de la herramienta, el contrato fue adjudicado a una empresa regional.

 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
La iniciativa es creativa e innovadora, porque corresponde a la construcción de un instrumento que articula las distintas herramientas de la planeación desde las necesidades propias de la entidad en un solo sistema de seguimiento, monitoreo, evaluación y rendición de cuentas que contribuye de un lado a la gestión departamental y de otro como instrumento de rendición de cuentas a la ciudadanía, la cual tiene acceso libre por el link: Acceso ciudadanos. Durante su trayectoria, obtuvo un reconocimiento otorgado por el Departamento Nacional de Planeación por la novedad en el proceso de seguimiento y evaluación, y además cuenta con el reconocimiento y la imagen en las gobernaciones del país. El sistema de seguimiento debido a su aplicabilidad a partir de consejos directos, ha sido clave en la estructura de manejo de las distintas secretarias, los ejecutores de cada área lo utilizan como su tablero de control ya que en él establecen su porcentaje de cumplimiento y avance en las metas; determinan aquellas metas con una ejecución baja, media y alta. Así mismo, ha sido la herramienta que permite fácilmente hacer empalme en los momentos en que se presentan cambios o rotaciones entre el personal.

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
Se creó en junio de 2012 la nueva herramienta, que constituye un “sistema de seguimiento y evaluación, monitoreo y rendición de cuentas del Plan de Desarrollo del Tolima”. A través del sitio web www.ejecutortolima.gov.co la ciudadanía puede consultar el avance de todas las políticas y programas del Plan, las acciones ejecutadas, el banco de proyectos y las inversiones y ver los resultados, a partir de la medición de indicadores. También es un espacio para resolver inquietudes con respecto a la ejecución del Plan. La herramienta desarrollada se denominó Ejecutor Tolima y se planteó la implementación por módulos de la siguiente manera: 1. Plan Indicativo: Desde junio de 2012 se inició la implementación del primer módulo, que se encargaría de gestionar la información de programación y avance de metas del plan de desarrollo departamental, con un tiempo de desarrollo aproximadamente de 2 meses. Se considera el módulo más importante del sistema Ejecutor, ya que es en el que se cumplen los objetivos principales del mismo, además de que es el eje central por medio del cual se articulan los siguientes módulos. 2. POAI: Hacia el mes de Noviembre del año 2012 se siguió con el desarrollo del módulo del Plan Operativo Anual de Inversiones, para dar seguimiento a los proyectos del departamento y generar los avances y reportes de la ejecución presupuestal del Plan de desarrollo. 3. Banco de proyectos: Inició el desarrollo en el mes de febrero del 2013, con una duración de 3 meses. A partir del mes de mayo del mismo año, inició a operar éste módulo, para llevar la trazabilidad de la viabilización de los proyectos para ser financiados por el departamento en el marco del plan de desarrollo. 4. Tableros de control: Con el objetivo de hacer el seguimiento a los indicadores medidos por entidades externas, con son el IGA (Índice de Gobierno Abierto), el ITD (Índice de Transparencia Departamental), Ranking de Desempeño fiscal y ranking de desempeño municipal ; Éste módulo se inició a desarrollar en el mes de junio de 2013 y comenzó a operar en el mes de septiembre del mismo año. 5. Plan de Acción: Se inició a desarrollar en el mes de octubre de 2013 y se puso en marcha hacia el mes de diciembre del mismo año. El objetivo fue gestionar los planes de acción de los proyectos a desarrollar a partir de la vigencia 2014. 6. Fichas de Inversión: Se creó tras la necesidad de conocer la inversión por cada uno de los municipios durante el período de gobierno. Tuvo un tiempo de desarrollo de tres meses, iniciado en marzo de 2014 y puesto en producción en mayo del mismo año.

 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
Fabian Zabala Cifuentes: Secretario de Planeación y TIC de la Gobernación del Tolima. Líder y creador de la idea del sistema de seguimiento y evaluación, monitoreo y rendición de cuentas al plan de Desarrollo. Hector Cervera: Profesional Especializado – Secretaría de Planeación y TIC, asesor en los temas de seguimiento y evaluación al plan de desarrollo y a los instrumentos de planeación. Turrisystem Ltda.: Empresa privada de la región, contratada para iniciar el desarrollo del aplicativo Ejecutor. La empresa implementó los módulos de Plan Indicativo, POAI y Banco de Proyectos de Inversión Departamental entre los años 2012 y 2013. Taller Creativo: Equipo de trabajo adscrito a la secretaría de planeación y TIC de la Gobernación del Tolima, integrado por diseñadores gráficos e Ing. de Sistemas quienes se han encargado desde el año 2013 a la fecha de dar soporte técnico a la herramienta y complementar el desarrollo de los módulos que quedaron pendientes. Funcionarios y contratistas de la Gobernación del Tolima: Personas que interactúan diariamente con la herramienta, se encargan de cargar la información en los módulos.
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
Fabian Zabala Cifuentes: Secretario de Planeación y TIC de la Gobernación del Tolima. Líder y creador de la idea del sistema de seguimiento y evaluación, monitoreo y rendición de cuentas al plan de Desarrollo. Hector Cervera: Profesional Especializado – Secretaría de Planeación y TIC, asesor en los temas de seguimiento y evaluación al plan de desarrollo y a los instrumentos de planeación. Turrisystem Ltda.: Empresa privada de la región, contratada para iniciar el desarrollo del aplicativo Ejecutor. La empresa implementó los módulos de Plan Indicativo, POAI y Banco de Proyectos de Inversión Departamental entre los años 2012 y 2013. Taller Creativo: Equipo de trabajo adscrito a la secretaría de planeación y TIC de la Gobernación del Tolima, integrado por diseñadores gráficos e Ing. de Sistemas quienes se han encargado desde el año 2013 a la fecha de dar soporte técnico a la herramienta y complementar el desarrollo de los módulos que quedaron pendientes. Funcionarios y contratistas de la Gobernación del Tolima: Personas que interactúan diariamente con la herramienta, se encargan de cargar la información en los módulos.

 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
La Gobernación del Tolima logró implementar una herramienta innovadora de hacer el seguimiento a la ejecución del plan de desarrollo y al mismo tiempo presentar la información de interés general en tiempo real desde cualquier lugar del mundo facilitando la labor de los entes de control y brindando una herramienta del control social a los ciudadanos, a un costo financiero asumible. Principales efectos para la entidad El aplicativo EJECUTOR representa un importante avance en el proceso de modernización institucional de la Gobernación del Tolima, dentro del contexto de búsqueda de la Grandeza del Tolima y la construcción de una Sociedad de la Información y del Conocimiento que permitirá un desarrollo integral, equitativo y sustentable del departamento. Además, constituye un reto en el proceso de forjar la cultura de apropiación del control sobre la información en los servidores públicos de la Administración departamental y del público en general. La Gobernación del Tolima, ha sido reconocida como un ejemplo de participación regional y de transparencia. Obtuvo el tercer lugar, en la categoría de departamentos, en el concurso de Mejores Planes de Desarrollo, organizado por el Departamento Nacional de Planeación; en este reconocimiento se resaltó la participaron de cerca de 25 mil personas en la elaboración del Plan “Unidos por la Grandeza del Tolima 2012-2015”. Esta experiencia ha contribuido a recuperar la confianza de los ciudadanos en la administración pública y ha permitido aumentar la presencia estatal a lo largo de todo el Departamento. Principales efectos para los usuarios Permite a los funcionarios del gobierno departamental, visualizar los resultados de la gestión, valorarlos y tomar las medidas correctivas cuando se requiera; es decir, es un instrumento que genera reportes del avance de la ejecución y de generación de alertas para encaminar las acciones al cumplimiento de los compromisos adquiridos en el plan de desarrollo “Unidos por la Grandeza del Tolima” 2012-2015; al igual que facilita el proceso de generación de reportes para los entes como la Contraloría, Planeación Nacional; Asamblea Departamental y de rendición de cuentas a la ciudadanía. De otro lado; es un instrumento válido de consulta para empresas, municipios, universidades y comunidad en general; que requieren conocer aspectos generales o puntuales sobre la gestión y pueden conocer en cualquier momento el nivel de cumplimiento del plan de desarrollo, ver reflejada su realidad en las decisiones y Políticas del Departamento; y comprobar cómo se van atendiendo sus necesidades. Otro efecto, corresponde a la apropiación de la población del Departamento del uso de las TICs, aspecto que ha generado cerca de 30 mil visitas al aplicativo de los distintos municipios del Departamento y del país e incluso desde el extranjero.

 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
El proceso de desarrollo de la herramienta ha sido supervisado todo el tiempo por la secretaría de planeación y TIC de la Gobernación del Tolima. La empresa contratada para iniciar la implementación ubicó un programador en la oficina, revisando el avance y construyendo la herramienta a partir de los requerimientos de información propios de la entidad, ajustada a los lineamientos generales de la materia de planeación; por lo que, se inició con el módulo de Plan indicativo, luego plan Operativo anual de inversiones, Plan de acción y Banco de proyectos de inversión departamental; seguidos posteriormente de los módulos de Tableros de control, y fichas de inversión.

 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
El principal limitante para el desarrollo de la herramienta fue el tiempo; la idea surgió en el proceso de construcción y aprobación del plan de desarrollo aproximadamente a mediados del año 2012 y se decidió tenerlo implementado para iniciar el seguimiento de ése año, por tal razón se tomó la decisión de hacer el desarrollo por módulos en orden de importancia de tal manera que el primero en entrar a producción fuera el Plan Indicativo. Para cumplir la meta, se hicieron jornadas de trabajo hasta altas horas de la noche y fines de semana. Otra dificultad, de menor relevancia, fue la baja disponibilidad de personal que contribuyera con el cargue del plan de desarrollo al aplicativo, por la amplitud del mismo el proceso era demorado si se hacía con poco personal. Para lo anterior, se contó con la ayuda de 10 pasantes aproximadamente, de las universidades y del SENA, quienes dedicaron largas jornadas de trabajo durante una semana para lograr el objetivo.

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
El compromiso de todos los funcionarios de la gobernación, quienes desde el principio le dieron confiablidad y la apropiaron para sus labores diarias fue un factor fundamental; la posicionaron como una herramienta fundamental dentro de las funciones de la dependencia y hoy día es parte del día a día de todas las personas que laboran en la gobernación. La herramienta contribuye a la estrategia cero papel, ya que es una forma virtual de presentar una información que necesitan a diario el señor Gobernador, los secretarios de despacho y en general, todos los funcionarios para realizar sus labores diarias y para la toma de decisiones. Es una forma de acercar el gobierno a la ciudadanía. Los ciudadanos tienen una forma de consultar las acciones del gobierno sin necesidad de desplazarse a las oficinas de la gobernación, ya que la información puede ser consultada desde cualquier lugar del departamento, del país y del mundo.

 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
Actualmente se está adelantando un proceso de formalización legal de la herramienta en la Gobernación del Tolima. Está en trámite, la aprobación de una ordenanza por parte de la honorable Asamblea Departamental, que establece el sistema de seguimiento como política pública departamental, de manera que todos los siguientes gobiernos deban hacer uso de un sistema de información para hacer el seguimiento del plan de desarrollo departamental. Además de lo anterior, la Gobernación del Tolima, ha brindado a los municipios la posibilidad de transferir el aplicativo de manera gratuita, para que éstos logren los beneficios del mismo.

 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
La Gobernación recomienda la implementación complementaria de herramientas de rendición de cuentas, para respaldar la transparencia de las administraciones públicas y como garantía de que las opiniones recogidas de los ciudadanos efectivamente son tenidas en cuenta y respetadas.

Contact Information

Institution Name:   Gobernación del Tolima
Institution Type:   Public Agency  
Contact Person:   Fabian Zabala Cifuentes
Title:   Dr.  
Telephone/ Fax:   +57 (8) 26111111
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   fabian.zabala@tolima.gov.co  
Address:   Cra. 3 entre calles 10ª y 11
Postal Code:  
City:   Ibagué
State/Province:   Tolima
Country:  

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