Apostilla en línea
Ministerio de Relaciones Exteriores

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
El convenio de la Haya del 5 de octubre de 1961 suprimiendo la exigencia de la legalización de los documentos públicos extranjeros, en vigor desde el 24 de enero de 1965, tuvo por finalidad facilitar la circulación de documentos públicos emitidos en un Estado y que deben ser presentados en otro. Colombia se adhirió a dicho convenio el 4 de agosto de 1998 con la Ley 455 del mismo; desde la entrada en vigor del convenio el Estado colombiano delega al Ministerio de Relaciones Exteriores como autoridad competente para realizar la Apostilla. En la mayoría de los casos, las apostillas son expedidas para los registros civiles de nacimientos, de matrimonio, o de defunción, actos notariales, diplomas de grado entre muchos otros. En definitiva, se trata de un texto normativo especialmente diseñado para otorgar agilidad a la circulación de instrumentos públicos y privados a nivel internacional.

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
Una apostilla es un documento que se expide para certificar a nivel internacional la veracidad de la firma de un funcionario público impuesta en un documento. En la mayoría de los casos las apostillas son expedidas para los registros civiles de nacimientos, de matrimonio, o de defunción, actos notariales, diplomas de grado entre muchos otros. Se trata de un texto normativo especialmente diseñado para otorgar agilidad a la circulación de instrumentos públicos y privados a nivel internacional. En este orden de ideas, el sistema de Apostilla Electrónica en Línea de Colombia permite a cualquier ciudadano, tanto en Colombia como en el exterior, realizar y hacer seguimiento a este trámite a través de internet y recibir la apostilla por correo electrónico. A los ciudadanos en el extranjero, la Apostilla Electrónica en Línea les evita desplazamientos físicos y les da la facilidad de hacer pago en el exterior, por PSE a través de una cuenta habilitada en Colombia o pago en efectivo en el Consulado más cercano. Al ser en línea, el sistema permite agilidad en la gestión del trámite siempre y cuando el usuario cuente con escáner e internet, en contraposición a la apostilla electrónica, que podían ser consultadas por los usuarios múltiples veces en la página web de la Cancillería, pero sólo se imprimían una vez, pues no existía una copia encriptada (Cancillería 2014). Población objetivo: Ciudadanos colombianos que requieren certificar ante algún país extranjero la autenticidad de la firma de un funcionario público colombiano impuesta ante algún documento.

 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
La apostilla en línea en pdf entregada vía correo electrónico, es entregada directamente al ciudadano por correo electrónico y puede ser validada por las autoridades a través de la consulta disponible en la web o del QR impreso en la etiqueta.

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
La apostilla en línea en pdf entregada vía correo electrónico, es entregada directamente al ciudadano por correo electrónico y puede ser validada por las autoridades a través de la consulta disponible en la web o del QR impreso en la etiqueta.

 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
• Dirección de Asuntos Consulares, Migratorios y de Atención al Ciudadano. Es la responsable de la expedición y tiene un Centro Integral de Atención al Ciudadano las 24 horas. • Dirección de Tecnología. Diseña e innova ajustes en la plataforma. • Gobernaciones de Antioquia, Risaralda, Norte de Santander y Atlántico. Son las únicas entidades, aparte de la Cancillería, que tienen la autorización para expedir apostillas. • Entidades del Estado colombiano que expiden certificados con firmas de funcionarios públicos. Juegan un papel indirecto; su rol en el trámite es tener su firma digital registrada para que la Cancillería pueda verificar la autenticidad de los documentos. • Cancillerías de otros países. Son actores importantes, pues el documento de la apostilla es una estandarización de las legalizaciones a nivel mundial cuyo éxito depende de la aceptación de otros países. Actualmente hay 107 países inscritos, denominados países “apostillantes”, frente a 104 países que no han implementado la Apostilla Electrónica en Línea y continúan exigiendo el trámite de “legalización” . De esos 104 países hay muchos que están en proceso de adherirse a la apostilla.
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
• Recurso humano: Ingeniero desarrollo, 1 analista y soporte técnico. • Infraestructura tecnología: Incluye procesamiento almacenamiento, canales de comunicaciones.

 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
. Servicio de calidad al usuario: 1.1. Disminución tiempo de respuesta 1.2. Supresión de la presentación personal y tiempos de espera en sala, 1.3. Disminución de público en espera 1.4. Racionalización del proceso de solicitud 2. Aumento de la seguridad y control de la información: 2.1. Unificación de las bases de registro tanto en Colombia como en el exterior 2.2. Agilización de las consultas en línea y producción estadística, 2.3. Mayor control financiero y contable 2.4. Validación del documento por parte de las entidades que lo reciben 3. Gestión limpia y respetuosa del Medio Ambiente 3.1. Disminución de papel e impresiones 75% 3.2. Disminución de costos para el usuario y para la entidad, 3.3. Preservación de recursos naturales.

 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
• El sistema desarrollado para la apostilla en línea, también contempla módulos de reportes y seguimiento a los trámites. • Los reportes están habilitados para los funcionarios autorizados (Dirección de Asuntos consulares, Oficina de apostilla, Centro de Atención al ciudadano, Grupo interno de Contabilidad que realizan actividades de monitoreo y análisis de información. • Adicionalmente existen procedimientos automáticos para verificar y cerrar las solicitudes de apostilla no atendida o desistida, incrementando la productividad de los funcionarios de la oficina. • Existen alertas y validaciones para el control del registro de información, así como listas de procesos pendientes de fácil visualización para los funcionarios y que permite saber en tiempo real las actividades pendientes por realizar. • A nivel de pagos e inventarios se realizan cierres diarios que se notifican automáticamente a la contabilidad de la Cancillería para la verificación de la información que permite el control efectivo de los recursos y de los recaudos. • Reuniones quincenales para evaluar el seguimiento a las actividades y definición de acciones de mejora.

 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
La mayor dificultad que enfrenta la Apostilla Electrónica en Línea es el reconocimiento por parte de otros países, pues hay funcionarios públicos, en su mayoría abogados, que no reconocen la validez de un documento electrónico. Aunque ha habido un avance desde la implementación (en el 2012 había 42 países que no la aceptaban, hoy son 3), Colombia ha tenido que hacer grandes esfuerzos para que la Apostilla Electrónica en Línea no sea rechazada. Esto se ha logrado porque al ir a foros de la Convención de la Haya y exponer el sistema colombiano, se ha dado a entender a los países que la Apostilla Electrónica en Línea es confiable. Adicionalmente, cuando la Apostilla Electrónica en Línea es rechazada Colombia envía una comunicación diplomática a esos países (este tipo de comunicaciones diplomáticas entre países se denominan notas verbales) que informan acerca de la Apostilla Electrónica en Línea. Se envía una copia de esa nota verbal a la Conferencia de la Haya, para que estén al tanto de los países que no aceptan la Apostilla Electrónica en Línea, ya que el foro del 2013 de la Haya prohibió el rechazo de una Apostilla Electrónica en Línea. En cuanto a la interacción con otras entidades del Estado, el sistema de Apostilla Electrónica en Línea se debilita si los funcionarios públicos no tienen su firma registrada en línea. La oficina de apostilla brinda todas las facilidades a los funcionarios públicos para el registro de la firma en línea o presencialmente, pero es responsabilidad de los funcionarios la inscripción de su firma. Cada vez que se identifica un documento cuya firma del funcionario público no está registrada, la oficina inmediatamente saca fotocopia del documento e inicia trámites para su registro.

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
Describa cómo la mejora en la prestación de los servicios públicos tuvo un impacto positivo en el público. Proporcione información sobre cómo se determinó este impacto y en lo posible apóyese en indicadores. La Apostilla Electrónica en Línea ha permitido a Colombia posicionarse como líder a nivel mundial en este asunto, como lo reconoció el 8° Foro del Convenio de la Haya realizado en octubre 17 y 18 de 2013 celebrado en Montevideo, Uruguay y donde participaron cerca de 90 expertos de 31 Estados que hacen parte del Convenio de la Haya (Cancillería 2014). La Apostilla Electrónica en Línea también ha contribuido a que las universidades extranjeras acepten con más facilidad la apostilla colombiana, puesto que antes tenían muchas especificaciones respecto a la tinta y el papel con el que éstas se debían imprimir, como por ejemplo la Universidad de Viena, pero ahora la reciben electrónicamente. En el contexto nacional, a través de la estandarización, optimización y automatización del portafolio de trámites y servicios, la Oficina de Apostilla y Legalizaciones ha avanzado en el cumplimiento de uno de los objetivos estratégicos de la Entidad: impulsar la política migratoria y fortalecimiento del servicio consular (Cancillería 2014). • Principales efectos para las entidades y los usuarios En términos de presupuesto, la situación de la Oficina de Apostillas y Legalizaciones ha mejorado, pues redujo las impresiones en 76% y en el año 2014 eliminaron 14 impresoras, disminuyendo el consumo de energía considerablemente. Paralelamente, ha aumentado el volumen de documentos a apostillar, y se cree que puede ser a causa de la mayor facilidad del trámite, que permite mayor acceso a los usuarios. Para la entidad eso se traduce en un aumento en los recaudos por concepto de apostillas Por otro lado, la entidad ha avanzado en términos de eficiencia, pues se ha logrado la estandarización de criterios y procesos frente a decisiones de apostillas. Un sustanciador (personal que expide apostillas y legalizaciones) pasó de demorarse 5 minutos atendiendo a un usuario y verificando todos los documentos a recibir una solicitud en línea y atenderla en un minuto. Un muestreo al consulado de Madrid mostró que en promedio una apostilla se está demorando entre 2 y 5 minutos. Se espera que con el incremento de las solicitudes en línea respecto a los trámites presenciales, la eficiencia en la entidad aumente aún más: en el año 2013 se calculan 2’700.000 solicitudes, incluyendo aprobados, rechazados y expedidos. A enero del 2014, el 73.6% de las solicitudes se hicieron en línea y 26.4% presencialmente, es decir que se nota un aumento significativo de los trámites en línea con respecto a enero del 2013, cuando el 40% de los trámites fueron presenciales. En cuanto a los usuarios, Apostilla Electrónica en Línea permite ampliar la cobertura de la atención y reducir las quejas de los usuarios. En términos de satisfacción de los usuarios, en la oficina de quejas y reclamos del CIAC, se observa que antes de la Apostilla Electrónica en Línea se recibían muchas quejas diarias, hoy en día se emiten seis mil apostillas diarias y en promedio se reciben entre una y cinco felicitaciones diarias y cero quejas. Uno de los motivos que explican la satisfacción de los usuarios tiene que ver con la seguridad, pues la digitalización permite que la entidad guarde reserva de apostillas emitidas, lo cual da más seguridad sobre la emisión y acerca a los usuarios a la entidad, evitando la tercerización del trámite a través de los tramitadores. Además, los tiempos del trámite también repercuten sobre la satisfacción de los usuarios: anteriormente, sólo en la fila un usuario se podía demorar 3 horas, más el tiempo que se tarda en hacer el pago, hoy en día el proceso tardas minutos.

 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
Es deseable que la Apostilla Electrónica en Línea continúe en Colombia y que los países “legalizantes” la implementen. Como consecuencia de su éxito en Colombia, se espera poder hacer convenios interadministrativos con todas las entidades públicas del país para poder hacer la verificación de los documentos únicamente con la cédula de los usuarios. Por ejemplo, en el caso del certificado de antecedentes judiciales bastaría poner la cédula para que el buscador de la Policía Nacional identifique si hay antecedentes y emita el documento y la Cancillería proceda a apostillar. Además, en este año se va a eliminar la impresión del recibo de consignación del valor de la apostilla y se va a implementar servicio de mensajería de texto vía móvil para notificar a los usuarios sobre el estado de su trámite. Esto último se debe a que si bien los usuarios pueden tener correo electrónico, es posible que les quede más fácil recibir notificaciones por esta vía. Potencial de transferencia: México, Ecuador, Chile, Costa Rica y Uruguay han manifestado interés de adoptar el sistema de Apostilla Electrónica en Línea colombiano.

 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
Es deseable que la Apostilla Electrónica en Línea continúe en Colombia y que los países “legalizantes” la implementen. Como consecuencia de su éxito en Colombia, se espera poder hacer convenios interadministrativos con todas las entidades públicas del país para poder hacer la verificación de los documentos únicamente con la cédula de los usuarios. Por ejemplo, en el caso del certificado de antecedentes judiciales bastaría poner la cédula para que el buscador de la Policía Nacional identifique si hay antecedentes y emita el documento y la Cancillería proceda a apostillar. Además, en este año se va a eliminar la impresión del recibo de consignación del valor de la apostilla y se va a implementar servicio de mensajería de texto vía móvil para notificar a los usuarios sobre el estado de su trámite. Esto último se debe a que si bien los usuarios pueden tener correo electrónico, es posible que les quede más fácil recibir notificaciones por esta vía. Potencial de transferencia: México, Ecuador, Chile, Costa Rica y Uruguay han manifestado interés de adoptar el sistema de Apostilla Electrónica en Línea colombiano.

Contact Information

Institution Name:   Ministerio de Relaciones Exteriores
Institution Type:   Government Department  
Contact Person:   Martha Lucía Jiménez Medina
Title:   Dra.  
Telephone/ Fax:   +57 (1) 381 4000, Ext: 1130
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   martha.jimenez@cancilleria.gov.co  
Address:   Carrera 5 No. 9 –03 P4
Postal Code:  
City:   Bogotá
State/Province:   Cundinamarca
Country:  

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