Visa en Línea @visa
Ministerio de Relaciones Exteriores

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
R 1. El principal problema que tenía la Coordinación de Visas e Inmigración consistía en su trámite, toda vez que el extranjero tenía que realizar la solicitud de manera presencial en Colombia o Consulado respectivo. Aquellos lugares en los que no se tenía representación, los solicitantes debían desplazarse a los Consulados más cercanos. Los gremios colombianos y empresas extranjeras manifestaban inconformidad con los tiempos de aprobación los cuales ocasionaban pérdida de oportunidades teniendo en cuenta que algunas solicitudes de visas en los consulados requieren aprobación de la oficina de visas en Bogotá. Excesivas solicitudes de información respecto al estado del trámite por parte de los interesados y de los consulados. Reprocesos originados por el manejo de documentos físicos para el trámite como digitalización, fotocopiado envió y archivo físico duplicado entre las oficinas que intervenían (consulado, oficina de visas Bogotá), elaboración de varias comunicaciones para informar el estado y resultado del trámite. Verificación manual de sanciones, multa y restricciones con Migración Colombia para la aprobación de la solicitud, intercambio de archivos, reportes. R 2. Frente a esta pregunta, no se tenían distinciones étnicas, raciales, de género o las anteriormente mencionadas, toda vez que la población objetivo era cualquier extranjero que tuviera la intención de solicitar un visado, dando prelación a los niños, mujeres embarazadas y adultos mayores.

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
R 1. La iniciativa parte de la alta dirección del ministerio a través de la Secretaria General con el propósito de en la utilización de medios electrónicos para simplificar el trámite, mejorar los tiempos de revisión y aprobación de solicitudes de visas, reducir los desplazamientos de usuarios del trámite, ampliar el horario de atención para el trámite y disponibilidad a través de servicios en la web, optimizar la gestión de la información asociada al trámite mediante comunicaciones automáticas y servicios para compartir información. La solución desarrollada consistió en la implementación de: • Formularios electrónicos en línea para solicitud de visas con asociación de documentos soporte digitalizados • Liquidación y Pago en línea y otros medios como cajeros automáticos en Colombia y oficina de pago • Notificación a solicitantes y consulados sobre el estado del tramite • Integración de servicios web con Migración Colombia para la consulta en línea sanciones, multas sanciones, multa y restricciones para la aprobación el estudio de las solicitudes de visas • Generación de expedientes electrónicos de las solicitudes de visas • Expedición de la @visa enviada por medio electrónico al solicitante en caso de aprobación • Consulta de la @visa a través del código de lectura rápida QR • Ajuste a procedimientos y normatividad de acuerdo con el nuevo modelo de operación

 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
La @visa en pdf entregada vía correo electrónico, es suficiente para el ingreso a Colombia de tal manera que los solicitante no requiere desplazamiento al Consulado para reclamar la visa como se hace habitualmente y puede hace la impresión de la etiqueta si se requiere cuando llegue al país en la oficina de visas en Bogotá. El puesto de migración en Colombia accede a la @visa para verificarla a través del QR disponible y /o consulta en línea la visa impresa para permitir el ingreso del extranjero. 1. Uso de tecnologías disponibles para el aseguramiento y seguridad en los procesos como firma digital, QR, servicios web 2. Servicio de calidad al usuario 3. Aumento de la seguridad y control de la información 4. Gestión limpia y respetuosa del Medio Ambiente

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
R1. La estrategia de implementación contemplo el cambio de normatividad, el desarrollo del sistema que permitiera su aplicación y el cual entró en producción en la oficina de visas en Bogotá y en consulados y de acuerdo al Decreto 834 del 24 de abril y la resolución 4130 del 5 de julio de 2013 • Febrero 2012 - Concepción de la idea y definición de los requerimientos • Enero 2013 - Finalización del desarrollo del sistema de información. • Mayo 2013 - Finalización de las pruebas y ajustes finales al sistema. • Junio 2013 – Finalización de los ajustes a normatividad • Julio 2013 - Finalización de las capacitaciones, guías e instructivos. o Notificación a las oficinas a través de medios masivos, brindando acceso a recursos digitales en línea actualizados con las normas, guías de aplicación, recomendaciones y preguntas frecuentes. • 24 de Julio 2013 - Implementación en consulados y oficina de visas en Bogotá • Julio 2013 a Febrero 2014 - Acompañamiento y recapacitaciones a las oficinas que lo requieran de forma remota o por medios virtuales como video-tutoriales • Junio 2014 – Integración automática con Migración Colombia • Agosto 2014 - Refuerzo del conocimiento por parte de los funcionarios a través de la capacitación virtual que incluye video-tutoriales y exámenes Actividades realizadas durante toda la implementación • Acompañamiento tecnológico para la estabilización y mejora continua del proceso de acuerdo a la adaptación de la política migratoria • Seguimiento periódico desde la Secretaria General a la implementación para verificar y analizar el comportamiento del sistema relativo a la expedición de visados

 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
• Oficina asesora Presidencia de la República para aspectos normativos. • Secretaria General líder de la iniciativa • Jefe de Oficina de Visas Líder funcional y articulador con los gremios y entidades del estado y terceros • Líder Técnico Dirección de Gestión de Información y Tecnología • Desarrollo de solución Grupo interno de Sistema de Información • Oficina de Prensa – Equipo digital para la divulgación y comunicación del tramite • Centro integral de Atención al ciudadano – información, análisis y respuesta a PQRs relacionas con el trámite.
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
En el desarrollo del sistema, estuvieron involucrados los siguientes recursos del Ministerio: Recursos humanos en oficinas de expedición Se reestructuraron las funciones del personal de atención en oficina con el fin de atender las solicitudes presentadas en línea. Recursos humanos tecnológicos • Recursos propios del Ministerio durante el primer año de ejecución o 1 Coordinador de proyecto o 1 Analista o 4 ingenieros de desarrollo o 3 ingenieros de calidad o 2 ingenieros de capacitación y soporte • Recursos que se mantienen actualmente para soporte y mejoras o Mesa de ayuda o 2 ingenieros de soporte de primer nivel o 1 ingeniero de soporte especializado o 1 ingeniero de desarrollo o 1 ingeniero de calidad • Recursos externos o 1 arquitecto de Software o 1 arquitecto de Hardware Recursos de Hardware • 10 servidores de aplicaciones • 2 servidores de bases de datos • 1 direccionador de carga (F5) • Redes, fuentes y adecuación al centro de datos No se requirieron recursos tecnológicos adicionales en los consulados, a menos que por la cantidad de expedición de visas no pudieran reutilizar los recursos actualmente en uso para expedición de pasaportes y otros trámites. Por lo anterior, se adquirieron 25 kits de expedición adicionales en consulados. Para la oficina de visas en Bogotá se adquirieron 20 kits. El Kit está conformado por: • Computador (45) • Cámara fotográfica (45) • Escáner (45)

 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
1. Servicio de calidad al usuario: 1.1. Disminución tiempo de respuesta 1.2. Supresión de la presentación personal y tiempos de espera en sala, 1.3. Disminución de público en espera 1.4. Racionalización del proceso de solicitud 2. Aumento de la seguridad y control de la información: 2.1. Unificación de las bases de registro tanto en Colombia como en el exterior 2.2. Agilización de las consultas en línea y producción estadística, 2.3. Mayor control financiero, migratorio y de documentación 3. Gestión limpia y respetuosa del Medio Ambiente 3.1. Disminución de papel e impresiones, 3.2. Disminución de costos para el usuario y para la entidad, 3.3. Disminución tiempo de archivo y a mediano plazo los desechos, 3.4. Preservación de recursos naturales.

 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
El sistema desarrollado para la expedición de visas, también contempla módulos de reportes y seguimiento a los trámites efectuados en el exterior y en la oficina de visas en Bogotá. Los reportes están habilitados para los funcionarios autorizados (Dirección de Asuntos consulares, Oficina de Visas, Centro de Atención al ciudadano, Grupo interno de Contabilidad que realizan actividades de monitoreo y análisis de información. Adicionalmente existen procedimientos automáticos para verificar y cerrar las solicitudes de visas no atendidas o desistidas, incrementando la productividad de los funcionarios de la oficina. Existen alertas y validaciones para el control del registro de información, así como listas de procesos pendientes de fácil visualización para los funcionarios y que permite saber en tiempo real las actividades pendientes por realizar. A nivel de pagos e inventarios se realizan cierres diarios que se notifican automáticamente a la contabilidad de la Cancillería para la verificación de la información que permite el control efectivo de los recursos y de los recaudos. Reuniones quincenales para evaluar el seguimiento a las actividades y definición de acciones de mejora.

 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
Apropiación de las herramientas tecnológicas de los funcionarios para el uso del sistema de información implementado para visas, lo cual se superó con la capacitación virtual que contempla exámenes y aseguramiento de los conocimientos del funcionario, así mismo buscando la estandarización de todos los aplicativos de la Cancillería. Actualización del software existente que requería la renovación de nuevas descargas y que se superó implementado actualizaciones automáticas que instalaran varios paquetes simultáneamente. Compatibilidad en la migración de la información de sistemas de información anteriores que manejaban tipos de datos diferentes y estructuras de información diferentes. Desconocimiento o falta de aplicabilidad del nuevo procedimiento por parte de empresas, que se superó a través de cartas institucionales dando a conocer el nuevo servicio.

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
• Aceptación de la @visa por parte de las autoridades migratorias, aerolíneas para permitir el ingreso del extranjero al país. • Satisfacción de los usuarios en cuanto a agilidad y ahorro de tiempo y dinero • Recuperación de espacio físico por eliminación de archivo en Oficina de Visas y consulados y sustitución por expedientes electrónicos • Reducción consumo de papel por eliminación de notificaciones a consulados 28% y reducción de costos asociados al envío de documentos entre consulados y oficina de visas • Eliminan intermediarios • Aceptación de la solución por parte de los funcionarios por el mejoramiento, simplificación y aseguramiento del proceso. • Centralización de la información y acceso en línea a todos los que intervienen en el proceso • Agilizar y brindar trasparencia al proceso garantizando el control y seguimiento Describa cómo la mejora en la prestación de los servicios públicos tuvo un impacto positivo en el público. Proporcione información sobre cómo se determinó este impacto y en lo posible apóyese en indicadores. El Grupo Interno de Trabajo de Visas e Inmigración, cuenta con el indicador “NIVEL DE SATISFACCION DEL USUARIO DEL SERVICIO DE VISAS”. En el último trimestre tenemos un porcentaje del 89% por encima de la meta del mismo la cual es del 85% lo que nos ubica en un nivel aceptable. Este porcentaje se deriva de la fórmula Usuarios encuestados/Usuarios Satisfechos X 100. Los últimos resultados arrojaron un total de 1280 usuarios encuestados, sobre 1139 usuarios satisfechos. Esto evidencia un procedimiento mucho más expedito al tener como fuente la solicitud en línea, aumentando la cantidad de solicitudes diarias de visado, evidenciando un impacto muy positivo en los detentadores del servicio.

 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
Describa cómo se está sosteniendo la iniciativa (por ejemplo, en términos de sostenibilidad financiera, social y económica, cultural, ambiental, institucional y regulatoria). Describa si la iniciativa se está replicando o diseminando a través de la administración pública a nivel nacional y/o internacional y/o la forma en que podría ser replicada. Es sostenible ya que todos los recursos están incluidos en gastos de funcionamiento y el desarrollo fue realizado por el ministerio, sin embargo dado que el software de visas es exclusivo de la Cancillería de Colombia, solo sería transferible a otra Cancillería en otro país. El proceso y aprendizaje ha sido replicado para otros trámites como el de nacionalidad.

 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
Este Grupo Interno de Trabajo encuentra que la experiencia del sistema de visa en línea es eficaz, positivo frente al público y racionaliza el trámite de solicitud de visa favorablemente partiendo de la unificación de información la cual se puede encontrar en la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores. Involucrar a los participantes desde el inicio del proyecto o iniciativa es una clave de éxito para su implementación.

Contact Information

Institution Name:   Ministerio de Relaciones Exteriores
Institution Type:   Government Department  
Contact Person:   Martha Lucia Jimenez Medina
Title:   Sra.  
Telephone/ Fax:   +57 (1) 3814000
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   martha.jimenez@cancilleria.gov.co  
Address:   Cra 5 Nro. 9 - 03
Postal Code:  
City:   Bogotá
State/Province:   Cundinamarca
Country:  

          Go Back

Print friendly Page
video porno.. brasileiros xxx xhamster