| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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R1. La estrategia de implementación contemplo el cambio de normatividad, el desarrollo del sistema que permitiera su aplicación y el cual entró en producción en la oficina de visas en Bogotá y en consulados y de acuerdo al Decreto 834 del 24 de abril y la resolución 4130 del 5 de julio de 2013
• Febrero 2012 - Concepción de la idea y definición de los requerimientos
• Enero 2013 - Finalización del desarrollo del sistema de información.
• Mayo 2013 - Finalización de las pruebas y ajustes finales al sistema.
• Junio 2013 – Finalización de los ajustes a normatividad
• Julio 2013 - Finalización de las capacitaciones, guías e instructivos.
o Notificación a las oficinas a través de medios masivos, brindando acceso a recursos digitales en línea actualizados con las normas, guías de aplicación, recomendaciones y preguntas frecuentes.
• 24 de Julio 2013 - Implementación en consulados y oficina de visas en Bogotá
• Julio 2013 a Febrero 2014 - Acompañamiento y recapacitaciones a las oficinas que lo requieran de forma remota o por medios virtuales como video-tutoriales
• Junio 2014 – Integración automática con Migración Colombia
• Agosto 2014 - Refuerzo del conocimiento por parte de los funcionarios a través de la capacitación virtual que incluye video-tutoriales y exámenes
Actividades realizadas durante toda la implementación
• Acompañamiento tecnológico para la estabilización y mejora continua del proceso de acuerdo a la adaptación de la política migratoria
• Seguimiento periódico desde la Secretaria General a la implementación para verificar y analizar el comportamiento del sistema relativo a la expedición de visados
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| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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• Oficina asesora Presidencia de la República para aspectos normativos.
• Secretaria General líder de la iniciativa
• Jefe de Oficina de Visas Líder funcional y articulador con los gremios y entidades del estado y terceros
• Líder Técnico Dirección de Gestión de Información y Tecnología
• Desarrollo de solución Grupo interno de Sistema de Información
• Oficina de Prensa – Equipo digital para la divulgación y comunicación del tramite
• Centro integral de Atención al ciudadano – información, análisis y respuesta a PQRs relacionas con el trámite.
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| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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En el desarrollo del sistema, estuvieron involucrados los siguientes recursos del Ministerio:
Recursos humanos en oficinas de expedición
Se reestructuraron las funciones del personal de atención en oficina con el fin de atender las solicitudes presentadas en línea.
Recursos humanos tecnológicos
• Recursos propios del Ministerio durante el primer año de ejecución
o 1 Coordinador de proyecto
o 1 Analista
o 4 ingenieros de desarrollo
o 3 ingenieros de calidad
o 2 ingenieros de capacitación y soporte
• Recursos que se mantienen actualmente para soporte y mejoras
o Mesa de ayuda
o 2 ingenieros de soporte de primer nivel
o 1 ingeniero de soporte especializado
o 1 ingeniero de desarrollo
o 1 ingeniero de calidad
• Recursos externos
o 1 arquitecto de Software
o 1 arquitecto de Hardware
Recursos de Hardware
• 10 servidores de aplicaciones
• 2 servidores de bases de datos
• 1 direccionador de carga (F5)
• Redes, fuentes y adecuación al centro de datos
No se requirieron recursos tecnológicos adicionales en los consulados, a menos que por la cantidad de expedición de visas no pudieran reutilizar los recursos actualmente en uso para expedición de pasaportes y otros trámites. Por lo anterior, se adquirieron 25 kits de expedición adicionales en consulados. Para la oficina de visas en Bogotá se adquirieron 20 kits.
El Kit está conformado por:
• Computador (45)
• Cámara fotográfica (45)
• Escáner (45)
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| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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1. Servicio de calidad al usuario:
1.1. Disminución tiempo de respuesta
1.2. Supresión de la presentación personal y tiempos de espera en sala,
1.3. Disminución de público en espera
1.4. Racionalización del proceso de solicitud
2. Aumento de la seguridad y control de la información:
2.1. Unificación de las bases de registro tanto en Colombia como en el exterior
2.2. Agilización de las consultas en línea y producción estadística,
2.3. Mayor control financiero, migratorio y de documentación
3. Gestión limpia y respetuosa del Medio Ambiente
3.1. Disminución de papel e impresiones,
3.2. Disminución de costos para el usuario y para la entidad,
3.3. Disminución tiempo de archivo y a mediano plazo los desechos,
3.4. Preservación de recursos naturales.
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| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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El sistema desarrollado para la expedición de visas, también contempla módulos de reportes y seguimiento a los trámites efectuados en el exterior y en la oficina de visas en Bogotá. Los reportes están habilitados para los funcionarios autorizados (Dirección de Asuntos consulares, Oficina de Visas, Centro de Atención al ciudadano, Grupo interno de Contabilidad que realizan actividades de monitoreo y análisis de información.
Adicionalmente existen procedimientos automáticos para verificar y cerrar las solicitudes de visas no atendidas o desistidas, incrementando la productividad de los funcionarios de la oficina.
Existen alertas y validaciones para el control del registro de información, así como listas de procesos pendientes de fácil visualización para los funcionarios y que permite saber en tiempo real las actividades pendientes por realizar.
A nivel de pagos e inventarios se realizan cierres diarios que se notifican automáticamente a la contabilidad de la Cancillería para la verificación de la información que permite el control efectivo de los recursos y de los recaudos.
Reuniones quincenales para evaluar el seguimiento a las actividades y definición de acciones de mejora.
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| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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Apropiación de las herramientas tecnológicas de los funcionarios para el uso del sistema de información implementado para visas, lo cual se superó con la capacitación virtual que contempla exámenes y aseguramiento de los conocimientos del funcionario, así mismo buscando la estandarización de todos los aplicativos de la Cancillería.
Actualización del software existente que requería la renovación de nuevas descargas y que se superó implementado actualizaciones automáticas que instalaran varios paquetes simultáneamente.
Compatibilidad en la migración de la información de sistemas de información anteriores que manejaban tipos de datos diferentes y estructuras de información diferentes.
Desconocimiento o falta de aplicabilidad del nuevo procedimiento por parte de empresas, que se superó a través de cartas institucionales dando a conocer el nuevo servicio.
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