| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
|
|
تم تقسيم استراتيجية هذه المبادرة إلى ثمانية أهداف رئيسية تتلاءم مع الهيكل الاستراتيجي العام لوزارة العمل. هذه الأهداف تشتمل على: تحسين قرارات وسياسات وزارة العمل، تمكين عمليات البلاغات والشكاوي، التصور وخلق أفكار جديدة، زيادة فرص سوق العمل، تحسين العملية التشاركية، تحسين عملية خدمة العملاء، تحسين بيئة العمل وتحسين عملية التدريب. كما يشمل كل هدف على عدة أغراض ومهام من خلالها يتم تحقيق الهدف الرئيسي.
تم تعديل هذه الأهداف لتكون ضمن ست محاور تعتمد عليها بوابة معاً كعمليات أساسية تتم بترتيب معين وبنتائج مختلفة وهي كالتالي:
• التحليل: الاستماع إلى قنوات التواصل الاجتماعي لتحديد الاتجاهات الحديثة، الفرص والتحديات المختلفة والتي لها صلة بسوق العمل
• التصور: تحفيز وتمكين الجمهور لتقديم ومناقشة أفكار جديدة
• التعاون: تيسير جهود العمل التعاوني بين الفئات المستهدفة من الأفراد
• النشر: الافصاح عن جميع البيانات المتعلقة بالأهداف والسياسات التنظيمية الجديدة في وزارة العمل للجمهور
• الرصد: تسهيل عملية الإبلاغ عن الحوادث والقضايا المتعلقة بسوق العمل
• القياس: إنتاج عدة تقارير عن معدلات الاستخدام ومقاييس الأداء لتقييم كل قنوات التواصل الاجتماعي
تم الاتفاق على تنفيذ الاستراتيجية على عدة مراحل كما يلي:
-المرحلة الأولى: التخطيط والتصميم والتي تشمل على المهام التالية:
• أخذ الموافقة على استراتيجية بوابة معاً
• تصميم نموذج العمل والتشغيل لبوابة معاً
• تحديد العمليات الرئيسية لتحقيق أهداف بوابة معاً
• إنشاء أمثلة مختلفة عن فرص التعاون الداخلية في وزارة العمل
المرحلة الثانية: التنفيذ والنشر والتي تشمل على المهام التالية:
• إنشاء مكونات الويب الأساسية والبنية الرئيسية لبوابة معاً
• تحديد القدرة على تحليل البيانات المستخلصة من بوابة معاً
• نشر وتصدير هذه المكونات بشكل تدريجي لضمان أفضل النتائج
• تنظيم وتنفيذ العديد من الحملات التسويقية
المرحلة الثالثة: تحسين العمل التشاركي الداخلي والتي تشمل على المهام التالية:
• عزيز قدرات العمل التشاركي داخل الوزارة
• رفع الوعي بالعملية التشاركية داخليا
• العمل على ضمان استمرارية العمل التشاركي الداخلي عن طريق تفعيل مفهوم gamification
المرحلة الرابعة: انشاء بيئة مبتكرة لخدمات وزارة العمل:
• تعزيز التعاون الداخلي من خلال عدة آليات متطورة
• إضافة خدمات التصور وGamification والتي تعني الحث على ابتكار افكار جديدة عن طريق استخدام مبادئ وأساليب الألعاب الالكترونية.
• رفع الوعي ودعم المستخدمين
• تمكين العاملين في وزارة العمل من أن يكون لهم دور فعال من خلال عملية التدريب والتطوير
o في المرفقات توجد الاستراتيجية والتسلسل الزمني للمبادرة.
|
|
| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
|
|
هناك عدة أطراف ساهموا في عملية تصميم وتنفيذ هذه المبادرة. تنقسم هذه الأطراف إلى جهات خارجية وجهات داخلية، حيث تشمل الجهات الداخلية على: مكتب معالي الوزير، مكتب معالي النائب، وكالة التخطيط والتطوير والمعلومات، وكالة السياسات العمالية، وكالة خدمة العملاء، وكالة التفتيش وتطوير بيئة العمل، وفروع الوزارة المختلفة.
أما خارجيا فتتضمن على المواطنين والعاملين، الجهات الحكومية والخاصة والوكالات ومكاتب العمل بالإضافة إلى العديد من الشركاء مثل: صندوق تنمية الموارد البشرية، المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية، المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني. بالإضافة الى الجهات والشركات المعنية بتنفيذ المبادرة تقنيا مثل: ArabSign و Tamkeen
أما بالنسبة لعملية تطوير المبادرة تقنيا فيوجد الكثير من الخيارات والبدائل من الشركات التقنية التي تم التواصل معها. من ضمن هذه الشركات هي: Apprio, Aqcuia, Itworks, Chaordix and ideascal ، ولم يتم اعتماد أي منها حتى الآن.
أما الشركة التي قامت بتصميم استراتيجية المبادرة فهي:.Accenture
بالنسبة للجهات المعنية بتحفيز المشاركين في هذه المبادرة واعداد الخطط التسويقية فهناك أيضا العديد من الخيارات والبدائل، من ضمنها:
Media Center, CATALYCX, RAYZ,Chaordix and Shared Technologies
|
| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
|
|
يعمل في المشروع فريق معًا وأصحاب المصلحة مثل وكلاء الوزارة والمسؤولين عن السياسات والتشريعات في الوزارة والمؤسسات الشقيقة. وتتمثل فيما يلي:
• صاحب الصلاحية: المسؤول عن اعتماد المسودة المقترحة ويشارك في ورش العمل لوصول للتوصيات النهائية.
• مالك المسودة: هو المسؤول عن تطوير المسودة ويعد المرجع ونقطة الاتصال فيما يتعلق بالمسودة.
• صاحب الصلاحية من بوابة معاً: ينشر المسودة بعد اعتمادها وهو المسؤول عن توثيق نشاط المسودة على البوابة.
• محلل البيانات: حلل جميع البيانات المتعلقة بالمسودة ويكون مسؤول عن فرزها و تصنيفها.
يعمل في فريق عمل معاً مصمماً على برنامجي Adobe Photoshop / illustrator.
كذلك يشترك فريق معاً مع ادارة الاعلام الجديد لتجهيز خطة كاملة للحملة الاعلامية للمسودات قبل واثناء صدورها على موقع معاً وبعد انتهاء مدة المسودة واغلاقها تطلق حملة لتعريف العموم بالقرار.
يستخدم فريق عمل معاً برنامج Meltwater لرصد وتحليل البيانات الواردة من وسائل التواصل الاجتماعي، اذ ان جمع وتحليل البيانات المتعلقة بالوزارة يساعد في تحقيق الاهداف الاستراتيجة التي من اجلها تم انشاء مشروع معاً. حيث انه من خلال هذه البيانات يتم عمل تقارير يذكر فيها جميع المشاكل والاقتراحات المطروحة من قبل العموم لحل مشكلة معينة تواجهها الوزارة او تحسين خدمات مقدمة منها و يرفع هذا التقرير لاصحاب القرار.
اما ما يخص التكاليف المالية التي صاحبت المبادرة فقد تم تقسيمها على النحو التالي: ماقبل انطلاق المشروع كالاعداد وقد بلغت تكلفتها 100 الف ريال سعودي, وايضاّ التكلفة التشغيلية للمبادرة وبوابتها وبلغت ايضاً 100 الف ريال سعودي.
تم تمويل مشروع معاً من قبل الميزاينة الخاصة بمكتب الادارة التشاركية بالوزراة والاطراف المعنية التي ساهمت في تطوير وانشاء مشروع معاً هم: الوزير، مدير الادارة التشاركية ومستشاريها.
|
|
| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
|
|
تتطلع وزارة العمل بعون الله أن تُعزز رؤية مشروع معًا ببناء الوزارة كمؤسسة اجتماعية تتشارك مع كافة أفراد المجتمع، للتأثير إيجاباً على سوق العمل السعودي، وعلى المجتمع السعودي بأكمله، وقد كانت نتائج البوابة على النحو الآتي:
أولاً: الوثائق
بلغ عدد مسودات الوثائق المطروحة على البوابة 43 وثيقة، تم أعتماد 17 وثيقة كقرار وزاري، وتبقت 17 مسودة تحت المراجعة والتحسين.
ثأنياً: الزوار
بلغ العدد الإجمالي من تاريخ تدشين البوابة في 12 ديسمبر 2013 حتى تاريخ 20 أوكتوبر 2014 لزوار الموقع 180,124 زائر، علق على وثائق الوزارة 7,136 زائر، بينما صوت على اعتماد الوثائق 87,560 زائر، و بلغ عدد المسجلين المفعلين بالموقع 20,960 مستخدم.
ايضاً من اهم النتائج التي ساهمت في نجاح المبادرة:
• تكوين علاقة إيجابية بين المجتمع والوزارة حيث اصبح للمجتمع حرية ابداء رأيهم في مسودات القرارات وامكان تغييرها قبل صدورها قرارات نهائية.
• اخذ والاستفادة من مقترحات العموم لتحسين سياسات وقرارات الوزارة قبل صدورها
• ايجاد نقطة تواصل ثابتة ومحددة لمناقشة مواضيع معينه حيث يتفاعل العموم مع فقط مايخصهم في البوابة.
• تفاعل افراد المجتمع مع المبادرة والاقبال عليها
• تفاعل اصحاب الصلاحية في الوزارة للاخذ باراء العموم والحرص على فهم توجهاتهم و احتياجاتهم.
|
|
| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
|
|
هناك فريق" فريق معا" يعمل على مراقبة المسودة ورصد عملية التصويت والتعليقات فالألية التي يسير عليها الفريق كالتالي:
• استلام نموذج مسودة القرار ويستلم عن طريق البريد الإلكتروني Microsoft Outlook
• إدارة وتطوير الموقع حسب القرار والتأكد من اكتمال كل العوامل المطلوبة للإعلان عن المسودة الجديدة
• تحميل المسودة على موقع معا
• اختبار جودة اداء الموقع
• تحليل ردود الفعل الكمية النوعية ويستخدم فية برنامج Microsoft Excel
• اصدار تقرير اسبوعي للردود الفعل ويستخدم فيه برنامج Microsoft PowerPoint
• اصدار تقرير نهائي لردود الفعل ويستخدم فية برنامج Microsoft PowerPoint
• بعد اصدار القرار الوزاري يقوم الفريق بتحميل القرار والمبررات على الموقع
|
|
| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
|
|
واجه مشروع معاً في بدايته عدداً من المشكلات التي تم التغلب على معظمها، ويسعى فريق معاً جاهداً بالاستمرار في تطوير المشروع والتغلب على عقباته. ومن أبرز المشاكل التي واجهت المبادرة هو نقص الكادر البشري اذ كان عدد العاملين على مشروع معاً اثنان بالإضافة الى مدير الإدارة التشاركية. مما أدى بعض الأحيان الى حدوث بعض الأخطاء وعدم انجاز العمل في الوقت المحدد. اما الان فقد تم توظيف أكثر من 5 موظفين مختصين بهذه المبادرة وشؤونها.
ايضاً فقد واجة مشروع معاً عقبة عدم تفاعل العامة مع المسودات المطروحة وتصويتهم عليها. ونعزو ذلك الى حداثة الفكرة على المجتمع وعدم فهمهم لها بالشكل الصحيح خصوصاُ في بدايتها. اما اليوم فقد ارتفعت نسبة التفاعل بسبب تكثيف الحملات الإعلانية والتسويقية للمسودات والبدء في طرح مسودات تمس مشاكل العامة ومعضلاتهم.
ومن المشاكل الحساسة التي واجهتها المبادرة هو عدم تجاوب اصحاب المصلحة ومتخذي القرار في الوزارة بمشاركة مسوداتهم قبل صدورها. ويحاول فريق معاً التغلب على هذه الإشكال بعقد اجتماعات مع أصحاب القرار لشرح فكرة المبادرة وتشجيعهم على تبنيها والمشاركة فيها.
بالإضافة الى العوائق السابقة، هناك بعض المشكلات التقنية التي واجهت موقع البوابة الالكتروني ولكن فريق معاً بالإضافة الى شركة تمكين يعملون جاهدين لمحاولة اصلاح جميع الأخطاء والثغرات التي تقع.
|