| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
|
|
- تعريف المشروع
مشروع حكومي تابع لأمانة الاحساء و قد تم طرحه في إطار مناقصة حكومية وسيتم من خلاله إنشاء بوابة كاملة متكاملة تكون الافضل على مستوى المملكة كما سيتم ادراج اكثر من 250 خدمة الكترونية وهذا فى حد ذاته سيكون إنجاز كبير لأن معظم الأمانات في المملكة لا تمتلك مثل هذا العدد من الخدمات الحكومية. كما تهدف أمانة الإحساء من خلال هذا المشروع إلى جزئين محوريين وهما
مواكبة التقدم التكنولوجي لأن المشروع سيتم تنفيذه بواسطة الشير بوينت 2013 وما يمتلكه من تسهيلات ممتازة و خدمات قيمة.
وهذا بدوره يؤدى بنا إلى الهدف الرئيسي و هو خدمة المواطن فى أمانة الإحساء وتسهيل تعاملاته الحكومية و استفادته من الخدمات المقدمة من خلال الأمانة و كذلك التسهيل على الموظفين فى تنفيذ الخدمات المطلوبة منهم و سرعة إنجازها بما يحقق الإفادة المنشودة لجميع فئات أمانة الإحساء.
2-اهداف المشروع
يهدف هذا المشروع الى تطوير البوابة الخاصة بأمانة الإحساء بحيث يتم :
• ربط انظمة الأمانة وتطبيقاتها الداخلية (تمتلك الأمانة 46 نظام) مع الخدمات الإلكترونية من خلال البوابة الخاصة بالأمانة.
• إنشاء تصميم جديد بشكل أسهل و جذاب وبما يتوافق مع متطلبات web2.0 ويسهل طبيعة استفادة المواطنين و الموظفين من الخدمات بسهولة و يسر.
• إنشاء البوابة الرئيسية للأمانة بشكل جديد بما يتوافق مع متطلبات الأمانة و خدماتها وما يتوافق مع التقنيات الحديثة والإمكانيات الممتازة فى الشير بوينت و Asp.net 3.5.
• يتم تنفيذ الخدمات الإلكترونية وعددها 250 خدمة وذلك كما تم ذكره سابقا للتسهيل من وصول المواطنين و الموظفين لخدمات الأمانة و الاستفادة منها بسهولة و يسر من خلال البوابة الإلكترونية.
• يتم تطوير بوابة خاصة بموظفي الأمانة (البوابة الداخلية) والتي تسهل بشكل كبير من مهام الموظفين وطريقة إتمامهم للخدمات المطلوبة منهم.
• إمكانية توفير نظام الرسائل sms بما يعطى تنبيهات فورية عن طريق الجوال فور تعامل المواطنين مع الخدمات الإلكترونية مما يسهل من متابعة الخدمة للمواطن و نتيجتها اولا بأول.
• يتم إنشاء بوابة خاصة بالبلديات تحتوى على بعض الخدمات التي تخدم البلديات و تسهل من طبيعة تواصلها مع الأمانة الرئيسية.
• يتم تطوير بوابة المسئولية الاجتماعية والتي تحتوى على معلومات و بيانات توعويه للمواطنين بما يضمن الحفاظ على البيئة و ترشيد المواطنين للخدمات و المزايا الكثيرة الموجودة بأمانة الإحساء.
3-أصحاب المصلحةStakeholders Register
4-إطار المشروع Project Scope
سيتم تنفيذ 250 خدمة و ربط انظمة الأمانة وتطبيقاتها الداخلية (تمتلك الأمانة 46 نظام) مع الخدمات الإلكترونية من خلال البوابة الخاصة بالأمانة.
5-الخطة الزمنية Time Plan
مرفق بالملحقات
6-خطة ضبط الجودة Quality Control Plan
وذلك لمتابعة الأخطاء التي ستنتج خلال فترة التنفيذ و ذلك لحصرها و معالجتها أولا بأول و ذلك للوصول بالموقع لأعلى درجات الإنتاجية والخلو من الأخطاء والجودة العالية.
7-خطة إدارة المخاطر Risk Management Plan
حيث يأتي دور ادارة المخاطر في حماية المشروع من الاثار السلبية للمخاطر وتتمثل أهداف المخاطر في ما يلي
مراقبة المشروع لتحديد المخاطر الجديدة و المتغيرة
تركيز انتباه الادارة على المخاطر ذات الاولوية القصوى
الاتصال بين فريق العمل و المختصين من الأمانة بوضوح في ما يتعلق بالمخاطر
8-التحليل
يتم في هذه الجزئية تحليل خدمة شراء كراسة مناقصة و تحليل خدمة تسجيل مقاول و تحليل خدمة الاستعلام عن المناقصات المطروحة .
|
|
| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
|
|
فيما يلى سيتم عرض أصحاب المصلحة:
1 أمانة الأحساء
a. م . حمدان عودة العرادي أمين المجلس
البلدي و مدير عام الإدارة العامة لتقنية المعلومات
إدارة تقنية المعلومات
- المشرف العام على المشروع
- المصادقة النهائية على كل خدمة
b. م.محمد قادي الفقير
مدير إدارة هندسة النظم و البرمجيات
إدارة تقنية المعلومات
- المهندس المشرف على المشروع
- المشاركة في ورشات العمل
- الاجابة عن الاستفسارات
- مراجعة تحليل كل خدمة
- المصادقة النهائية على كل خدمة
c. مبارك بن محمد فالح الدوسري
مدير إدارة البوابة الإلكترونية
إدارة تقنية المعلومات
- امكانية اقتراح تصميم
- مراجعة و تقييم التصميم
- المشاركة في ورشات العمل
- الاجابة عن الاستفسارات
- مراجعة تحليل كل خدمة
- المصادقة على كل خدمة
d. م.علاء الزهار
استشاري قاعدة البيانات
إدارة تقنية المعلومات
- المشاركة في ورشات العمل
- الاجابة عن الاستفسارات
- مراجعة تحليل كل خدمة
- مدنا بالمعلومات اللازمة فيما يخص قاعدة البيانات
- انشاء التعديلات اللازمة في قاعدة البيانات
- المصادقة على كل خدمة
e. محمد خضر
مدير تطوير البوابة الإلكترونية
إدارة تقنية المعلومات
- المشاركة في ورشات العمل
- الاجابة عن الاستفسارات
- مراجعة تحليل كل خدمة
- المصادقة على كل خدمة
f. فيصل إبراهيم
ضبط الجودة
إدارة الجودة و التغيير
- جمع وتحديد المتطلبات أثناء فترة التحليل
g. راشد العياف
مشغل حاسب آلي
إدارة تقنية المعلومات
المتابعة المالية "المستخلصات"
2 شركة صلني :
a. محمد المسفر
إدارة شركة صلنى لتقنية المعلومات
شركة صلنى
- مشرف داخلي
- التخاطب و التواصل مع الأمانة
- المرجع مع إدارة الأمانة
b. ياسر الفوضيل
مدير قسم تقنية المعلومات
شركة صلنى
- استشاري في ادارة المشروع
- ضبط الجودة
3 الفئة المستهدفة :
كامل محافظة الإحساء :
1. المدن الكبيرة.
2. المدن المتوسطة.
3. المدن الصغيرة ( القرى ).
4. الأماكن النائية بالمحافظة.
الأعمال ( الشركات – المؤسسات- المستثمر)
|
| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
|
|
• إنشاء نقاط الشبكة والموزعات وجدار الحماية الناري والألياف الضوئية:
قامت الإدارة بتجهيز مبنى الأمانة بأفضل الأنواع من أجهزة موزعات وموجهات (Cisco) وتشغيلها بطريقة مثالية حتى تترابط جميع الإدارات والموظفين بطريقة مثالية لخدمة جميع الاحتياجات على أعلى مستوى.
• تطوير خطوط الاتصال الإلكتروني:
قامت الأمانة بربط جميع الادارات والبلديات الفرعية بشبكة لاسلكية بسرعات عالية لتمكين التواصل ونقل المعلومات بين جميع المواقع وتبلغ السرعة القصوى 54 (MBs) والسرعة الفعلية لكـل مبنى تقريباً 9 (MBs) .
• تجهيز غرفة الحاسب الرئيسية في المركز الرئيسي:
قامت الأمانة بتجهيز الغرفة بأحدث الأجهزة وبتصميم تقني يسمح للنمو. بالإضافة لذلك فقد تم بتجهيز الغرفة بنظام مكافحة الحريق، التبريد المطلوب، والبطاريات الاحتياطية في حال انقطاع التيار الكهربائي، ويحتوي المركز على أكثر من 80 خادم بما فيها
(HP -DELL).
• تفعيل نظام الأمان (Symantec Antivirus and Exchange Security):
عن طريق الشبكة قامت إدارة التقنية بوضع نظام أمن الحاسبات والبريد الإلكتروني لجميع الأجهزة الطرفية والخادم الرئيسي للبريد.
• نظام خدمة العملاء (manage Engine SERVICE DESK):
فَعَّلت إدارة التقنية هذا النظام والذي عن طريقه تُسجل بلاغات طلب الخدمة من إدارة الدعم الفني، حيث يتم رصد البلاغ، وتحديد من سيقوم بتسديده، ومتابعة أداء التقني المكلف، وتبليغ طالب البلاغ إلكترونياً عند تسديد البلاغ.
• خدمة الانترنت:
ترتبط الأمانة بالشبكة العنكبوتية بسرعة 25 (MBS) ونظراً لزيادة المستخدمين فتقوم الأمانة حالياً برفع هذه السعة إلى 50 (MBS) تكون نسبه منها للإنترنت والبريد الإلكتروني، و أخرى لكل التطبيقات الموصلة عبر الشبكة.
• إنشاء المركز الرديف لتقنية معلومات الأمانة لدعم البلديات - المرحلة الأولى (المخزون الرديف):
حيث يحتوي على نسخة احتياطية للبيانات الموجودة في مركز المعلومات الرئيسي وذلك للرجوع إليه في حالة حدوث .
• تطوير البنية التحتية للبلديات الفرعية:
تم تطوير البنية التحتية للبلديات الفرعية والبالغ عددها 9 بلدية فرعية وكذلك إنشاء مركز معلومات في كل منها.
• توسعة قدرة البنية التحتية لمركز المعلومات الرئيسي وإضافة خطوط ربط احتياطية للبلديات الفرعية:
تم تطوير وتوسعة قدرة البنية التحتية لمركز المعلومات (Data Center) وإضافة خطوط ربط احتياطية للحيلولة دون انقطاع الاتصال بين المقر الرئيسي والبلديات الفرعية.
• تطوير أمن المعلومات المرحلة الأولى:
يهدف الى:
• إنشاء سياسات الأمان الخاصة بالأمانة.
• التأكد من سد جميع الثغرات الموجودة في الأنظمة والبرمجيات.
• تطوير نظام الأمان بشكل مستمر لسد الثغرات الجديدة.
• تطوير البنية التحتية لتقنية المعلومات:
يهدف إلى تطوير البنية التحتية للشبكة وتحسينها والربط بمبنى الأمانة الرئيسي
• سياسات النسخ الاحتياطي:
يهدف إلى إنشاء سياسات في كيفية عمل النسخ الاحتياطي بالطرق القياسية العالمية والتأكد من أن البيانات المأخوذة كاملة.
• ربط مواقع الأمانة بالشبكة اللاسلكية وعددها يزيد عن 20 موقع :
فعلت الأمانة ما يلي:
• ربط البلديات الفرعية بواسطة الشبكة اللاسلكية.
• ربط الإدارات الواقعة خارج المبنى الرئيسي.
• ربط مواقع نقاط الـ (GPS).
• تطوير سعة وحدة التخزين الرئيسية الموجودة بمركز المعلومات الرئيسي:
لتحميل المرفقات كبيرة الحجم وربطها بنظام الأرشفة الإلكترونية.
• توريد رخص خاصة بالـ (VMware Virtualisation):
لتقليل عدد الخوادم في مركز المعلومات الرئيسي بدون التأثير على كفاءة عمل الخادم.
• ربط مركز المعلومات مع الوزارة:
يهدف إلى ربط مركز المعلومات الرئيسي مع مركز معلومات الوزارة بواسطة الألياف الضوئية وذلك لسهولة تناقل البيانات بين الموقعين.
• ربط مركز المعلومات الرئيسي مع نظام سداد:
فعلته الامانة لسداد جميع مستحقات الأمانة من مخالفات ورسوم عن طريق أجهزة الصراف ومواقع البنوك.
|
|
| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
|
|
1. تحويل النظام كاملاً بشكل إلكتروني بما يخدم عمليات السرعة والبحث واتخاذ الاجراء وضمان صحة أو دقة النتائج.
2. استخدام نظام الأرشفة الإلكترونية بما يحفظ جميع المناقصات السابقة.
3. التخلص من التعاملات الورقية مما أدى إلى توفير في الاستهلاك العام.
4. منع ازدحام المواطنين بالأمانة و يسهل على المواطنين البعيدين عن الأمانة.
5. سهولة التقديم على الخدمة وتواجدها بأي مكان وزمان أدى إلى زيادة عمليات التقديم والتعامل مع الخدمة.
|
|
| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
|
|
سيتم اعتماد طريقة سكرام لمتابعة كيفية العمل المتبقي )عوض متابعة العمل المنجز(.
كما سيوفر مخطط Burn down وسيلة مرئية وسهلة للمتابعة.
Scrum هو إطار برمجي سريع ينتمي لفئة ال Agile Methodologies يتم فيه تقسيم مشروع البوابة إلى الخدمات او
الاجزاء المراد تطويرها وتسمى ال (Backlogs) او بمعنى آخر تفصيل أكثر اكثر لما هو موجود في ملف scope و ويتم تجزئة كل خاصية (Backlog) إلى مجموعة من الركضات (sprints) بحيث تم تطوير كل ركضة على حده ولا تتجاوز مدة الركضة أكثر من شهر.
كما تٌم فيها عمل اجتماع دوري بشكل يومي ) كل 24 ساعة او 48 ساعة( لمعرفة حالة المهام المنفذة وآلية سيرها في الركضة , وبالتالي فالهدف الرئيسي لمجموعة الركضات ال (Sprints) هو تحقيق الخاصية (Backlog) أما عن هدف مجموعة الخصائص (Backlogs) فهو انشاء الله البوابة كاملة.
ينقسم فريق سكروم إلى :
O مالك المنتج : (Product Owner) الأمانة
O قائد فرقة سكروم (Scrum Master) مدير المشروع
تحديد الركضات وأولويات المهام كما و يقوم بتقسيم وتوزع المهام لفرق التطوير و يتابع عمل المجموعة وحالة سير المهام.
oفريق التطوير (Development team) المبرمجين
وتكون مسؤولية إنهاء تطوير كل ركضة على حسب الأولوية )محتوى الركضة هي الخدمات المجمع تطويرها(
o أهم اجتماعات سكروم
اجتماع التخطيط للركضة قٌوم فريق سكروم بالتخطيط للركضة من خلال جميع الأعضاء و يتم النقاش بما ستحويه من مهام و يكون لكل واحد المهام التي يراها ملائمه لشخصه دون الحاجة للتكليف بشكل مباشر مما يجعل الفريق أكثر حماسا ومسؤولية.
O اجتماعات سكروم الاسبوعية )ليس ضرورة بحت(
وهي عبارة عن اجتماع دوري يقوم به قائد فرقة السكروم لمعرفة حالة الركضة حيث يتم سؤال كل عضو من الفريق
- ما قمت بعمله بالأمس
- ماذا ستقوم بعمله اليوم
- هل هناك معوقات أثرت على العمل
oاجتماع استعراض الركضة
و يتم ف فيها عرض ما تم لكل ركضة للأمانة حتى ولم يكن هناك شيء فعلي فيتم عرض ما تم إنجازه فعلياً.
oاجتماع مراجعة الركضة
اجتماع لمعرفة النواحي الإيجابية والسلبية في كل ركضة وكيف يمكن الاستفادة من ذلك لتطوير كل ركضة.
Burn Down مهم جدا
هو رسم تخطيط يوضح الوقت الفعلي التي يتم فيه إنجاز كل ركضة والوقت المقدر بناء على المعلومات السابقة.
|
|
| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
|
|
1. صعوبة تقبل الموظفين لنظام المزايدات إلكترونيا و تم شرح النظام لهم بشكل سهل .
2. صعوبة تقبل المواطنين للخدمة إلكترونيا وتم عرض الخدمة بطريقة مبسطة.
3. مطابقة التوثيقات الخاصة بالمعاملات الكترونياً بالأصول حيث تم انشاء قسم إدارة محتوى لمراجعة الملفات.
4. ضمان مستوى الحماية المطلوب (من خلال توفير حماية عالية خاصة من خلال أنظمة مايكروسوفت).
5. ضمان مستوى الخصوصية لمعاملات الأفراد (مثل مطالعة السداد موجهة لصاحب الخدمة فقط).
|