نظام فارس لإدارة الموارد
وزارة التربية و التعليم

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
كان هناك العديد من المشاكل التي تواجه البيئة التعليمية في وزارة التربية و التعليم عامة و في القطاع المالي و الإداري خاصة ولعل من أهمها: - صعوبة تنفيذ الإجراءات الإدارية الخاصة بالعمليات المالية و الإدارية نتيجة توسع أعمال الوزارة، فقد كان لزاما أن تتوسع الأعمال الإدارية و المالية بنفس النمط ، وعلى سبيل المثال، يتم تعيين الألاف من الموظفين في السنة الواحدة في الوزارة ، الأمر الذي يوجب إنجاز العديد من الأعمال الإدارية المتعلقة بتوظيفهم، و كمثال أخر، تم تحسين المستويات الوظيفية لأكثر من 30 ألف موظف في الوزارة خلال أحد الأعوام السابقة، هذه التعيينات الاضافية احتاجت الى أعمال إدارية و مالية ضخمة لابد من اتمامها لتعديل المستويات الوظيفية لهم. - أيضا يتم طرح و تشغيل الألاف من المشاريع السنوية و صرف مستحقاتها و مستخلصاتها. و وفقا لنمو هذه الأعمال أصبح من الصعب السيطرة على مثل هذه الإجراءات بنظام ورقي غير مترابط وغير امن و من الصعب أرشفة بياناته بالشكل الذي يمكننا استرجاعها بالسرعة و الدقة المطلوبة . لذا فقد تم تطوير نظام شامل لمعالجة مثل هذه الأعمال يجمع إجراءاتها و يحتوي بياناتها و يقوم بربطها بشكل مثالي ومستدام ، كي يكون هو ركيزة تطوير الأعمال مستقبلا. - الوزارة مكونة من جهاز مركزي يتبعه 45 إدارة تربية وتعليم كلها تتبع إجراءات ونظم موحدة وميزانية موحدة يتم توزيعها مع بداية كل سنة ومراجعة الصرف في نهاية كل سنة. كما أن التوظيف مركزي ويتم توزيعه كذلك على الإدارات. عدد الموظفين في الوظائف التعليمية والإدارية يزيد عن 700 ألف موظف وموظفة. والميزانية السنوية تزيد عن 25 مليار دولار. وكل ذلك كان يدار بنظام ورقيً غير مترابط. ومن الطبيعي أن تنشأ الكثير من الصعوبات في ضبط الإجراءات وتضارب البيانات واختلاف التطبيق وفهم الإجراءات بين الإدارات المختلفة. - عدم المساواة في تطبيق الأنظمة بين الموظفين و الموظفات لعدم وجود نظام موحد. - التأخر في اتخاذ القرارات ذات الطبيعة المالية والادارية لعدم توفر بيانات كافية. - عدم وجود الكثير من البيانات في وسائط تقنية تسهل الاستفادة منها و في حال وجود بعضها، فهذه المعلومات كانت متواجدة بشكل متناثر في عدد من قواعد البيانات غير المجمعة و في مراكز بيانات مختلفة. - عدم جودة البيانات الموجودة في الوسائط التقنية ، وما يتبع ذلك من مشاكل ومنها : o التكرار : حيث كان توزيع البيانات في مصادر متناثرة بسبب عدم الربط بينها ، أصبح من الممكن أن يستلم شخص راتبين (حينما ينتقل من إدارة إلى أخرى)، بسبب عدم وجود قاعدة موحدة قد لا يكتشف مثل هذا الخطأ إلا بعد فترات طويلة. o بيانات غير صحيحة: بسبب ضعف الرقابة و التحقق من البيانات و عدم ربط البيانات بإجراءات فعالة بسبب أخطاء الإدخال مما يؤدي الى ضعف كبير بمخرجات تلك الأنظمة القديمة. o النقص: أصبحت البيانات الموجودة في تلك الأنظمة لا تفي بمعظم الاحتياجات الجديدة مما سبب تعطل العديد من التطويرات و القرارات المهمة. o ضعف المخرجات من تقارير و إجراءات : بسبب ما تم ذكره من مشاكل في البيانات ، أصبحت مخرجات تلك الأنظمة التي تعتمد على هذه البيانات غير موثوقة لدرجة كبيرة الأمر الذي أدى إلى تعطل الكثير من الأعمال و بالتالي سبب مشكلة كبيرة تحتاج إلى تطوير حل جديد ومستدام.

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
إيماناً من الوزارة بضرورة تفعيل الأساليب التقنية الحديثة كممكن رئيس للرقي ببيئة وأساليب العمل واستجابة لمبادرات المقام السامي المتعلقة بتطوير وميكنة الأعمال والحكومة الإلكترونية، فقد انطلقت مبادرة "مشروع أنظمة إدارة الموارد الإدارية والمالية" والذي أطلق عليه فيما بعد نظام "فارس" كأحد أهم المشاريع الاستراتيجية لوزارة التربية والتعليم. المشروع ويشمل تطوير نظام متكامل ومترابط يغطي احتياج قطاع المالية و الإدارية في وزارة التربية و التعليم و الجهات/ الأشخاص المستفيدون من خدماتها. تبرز أهمية النظام كونه أحد أهم الأنظمة الاستراتيجية ضمن مبادرات الحكومة الإلكترونية و بحيث يشمل كافة موظفي الوزارة (أكثر من 700 ألف موظف وموظفة / معلم و معلمة ) وكافة إدارات التربية والتعليم. اهتم نظام "فارس" بتحقيق العديد من الفوائد و الأهداف على عدة مستويات؛ الموظف والمعلم، الوزارة، الجهات الحكومية ومجتمع الأعمال، وكذلك المجتمع السعودي عامة. ولعل من أهم هذه الأهداف: • دقة وترابط وتكامل المعاملات والبيانات لضمان حقوق الأفراد والمنشآت، حيث تم تصميم النظام كي يكون مترابط الإجراءات ، فالإجراء منذ بدايته إلى نهايته يكون من خلال النظام بشكل كامل ، و يعني ذلك أن لا يتم فقدان معلومة أو تجاوز حدود أو تخطي صلاحيات ، و خلال الإجراء أو بعد الانتهاء من تنفيذه فإن ببياناته تبقى في قاعدة البيانات و يتم أرشفتها بالطرق المثلى لإمكانية استرجاعها أو الاستفادة منها في شكل تقارير أو احصاءات تدعم إما الجهات الرقابية أو الجهات المتخذة للقرارات على مستوى الوزارة أو مستوى الدولة. • تطوير الأعمال : فقد تم من خلال المشروع اعتماد تدفق الأعمال حسب منهجية واضحة وإجراءات عمل متكاملة ومترابطة معتمدة على أفضل الأساليب العملية الحكومية ، فأحد الأهداف التي بني عليها النظام هو تطوير الإجراء بحد ذاته و ليس ميكنته فقط ، فعندما يتم الاتفاق على صيغة إجراء معين فإنه يتم النقاش حول إمكانية تطويره لتسهيل العمل و تسريعه، و هذا ما تم في العديد من الإجراءات ، فقد تم اختصار عدد من خطواتها و قد تم تسريع تنفيذ بعضها أيضا. و في بعض الحالات تم تطوير النظام كي يقوم ببعض التدقيقات و الإجراءات بدلا عن الموظفين الأمر الذي أدى إلى اختصار الوقت كثيرا. • زيادة الرقابة والشفافية على الموارد الإدارية والمالية للوزارة: تطوير نظام مثل نظام "فارس" مكن الوزارة من رفع مستوى الرقابة و الشفافية ، فالإجراء أصبح موحد و معياري ، و النظام أصبح هو المنفذ في الإجراء و فق التسلسل المعتمد، و مع النظام أصبحت النواحي المالية أكثر وضوحا، فالتقارير تستخرج بنفس الوقت و البيانات متكاملة و مترابطة و دقيقة. • سهولة وسرعة استخراج البيان المتكامل لدعم اتخاذ القرارات • السعي لاستخدام أحدث ما وصلت إليه التقنية لرفع كفاءة وفعالية الشؤون الإدارية و المالية في وزارة التربية والتعليم وفي إدارات التربية والتعليم. • تحويل الخدمات المقدمة لمنسوبي الوزارة البالغ عددهم أكثر من 700 ألف منسوب من الخدمات الورقية التي تأخذ وقتا طويلا لإنجازها و قد تتعرض للتلف أو الفقد إلى الخدمات الإلكترونية على مدار الساعة ومن أي مكان لكل المعلمين والمعلمات والموظفين والموظفات. • توفير المعلومات وإتاحتها للأفراد والإدارات بما يحقق الاستفادة المثلى ويحافظ على السرية والخصوصية، فالمعلم المتواجد في خارج المملكة أو المتواجد في منطقة نائية على سبيل المثال أصبح يستطيع أن يطلع على بياناته بكل سهولة و في وقت من خلال الخدمة الذاتية للموظف على الانترنت . • تحقيق الجودة الإدارية الشاملة لأجهزة الوزارة وإدارات التعليم والرقي بمستوى كفاءة وفعالية إجراءات العمل. • زيادة الوعي المعرفي مما يساعد على انشاء جيل على اطلاع بأحدث الأدوات المعرفية.•

 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
نظام "فارس" أصبح من الأنظمة الحيوية المبتكرة لما يمثله من فوائد و اتساع حجمه ، حيث أصبح نظام "فارس" يطلق الرواتب لأكثر من 700 ألف موظف وموظفة أليا خلال وقت وجيز جدا ، و بإجراءات مترابطة و متكاملة شملت أكثر من 160 إجراء ، الأمر الذي أدى لتحسين الجودة في هذا الإجراءات. كما أدى توافر البيانات في النظام بشكل دقيق و أني إلى دعم اتخاذ القرار بالشكل الصائب و بالوقت المناسب و الذي لم يكن بالإمكان إتمامه قبل النظام. منهجية التطبيق : تم اعتماد منهجية تطبيق للمشروع مبتكرة ارتكزت أساساً على منهجية شركة أوراكل Oracle Aims Methodology والتي هي خليط منSpiral Development Model و Evolutionary Development Model . الجدير بالذكر أن المشروع تم تصنيفه تلك الفترة (عند إطلاقه) كأكبر مشروع من نوعه في الشرق الأوسط.

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
تتكون وزارة التربية والتعليم من جهاز مركزي يتبعه 45 إدارة تربية وتعليم، والنظم هي واحدة إلا أن الإجراءات وتطبيقها مختلفة نظراً لعدم وجود أنظمة معلوماتية موحدة. ولقد تم تقسيم تطوير النظام إلى مرحلتين هما: مرحلة تطوير النظام والثانية مرحلة تطبيقه ونشره. وفي مرحلة تطوير النظام تم اختيار جهاز الوزارة بالإضافة إلى 6 إدارات تربية وتعليم اشتركوا في توصيف النظم المختلفة في فارس بمساعدة فريق إدارة المشروع ثم قامت إدارة المشروع بالإضافة إلى الشركة المنفذة في تصميم الحل وتنفيذه ثم عرضه في ثلاث دورات للاختبار ثم التعديل إلى أن يتجاوز النظام الاختبار النهائي. وبعدها الانتقال للمرحلة الثانية وهي التطبيق الفعلي والنشر وقد تم تقسيم التطبيق والنشر إلى 3 مراحل مختلفة (باستثناء نظام الموظفين والرواتب). المرحلة الأولى هي المرحلة الريادية وهي اطلاقه في الإدارات الجاهزة من البداية وكانت أربع جهات في جهاز الوزارة و 3 إدارات تربية وتعليم. وأثناء هذه المرحلة تم رفع جاهزية بقية الإدارات حيث أصبحت 18 إدارة جاهزة وبذلك كانت هي المحطة التالية للتطبيق والنشر. وفي النهاية تم تطبيق النظم المختلفة في فارس في بقية إدارات التربية والتعليم وينتهي التطبيق الفعلي للإدارات الأخيرة نهاية 2014. أما نظام الموظفين والرواتب فقد تقرر نشره في جميع الجهات في وقت واحد نظراً للتنقل الكبير للموظفين بين الإدارات. وقد تم اختبار نظام الرواتب بشكل مكثف على مدى 6 أشهر على بيانات حقيقية وحين تم إصدار الرواتب في فارس للمرة الأولى لم يكن هناك أي خطأ في أي راتب من رواتب الـ 651 ألف موظف حينها وهذا إنجاز كبير تفتخر به إدارة المشروع والوزارة. و للمشروع "استشاري لضبط الجودة" يراجع جميع مخرجات المشروع كذلك يراجع عمليات التطوير والنشر ويُصدر تقارير دورية . أن نشر النظام في وزارة بهذا الحجم ينبغي إدارته إدارة جيدة ومتمكنة ليتحقق له النجاح . وفي الواقع فإن النشر في إدارة معينة يعتبر بمثابة تطبيق نظام جديد في هذه الإدارة ، لذا يتم أخذ عملية النشر في المشروع بشكل جاد و مركز ، و تشمل عملية النشر عدة مراحل كما في التالي: استراتيجيات إدارة التغيير: وضعت عدة استراتيجيات لمواجهة هذه التحديات ساهمت بإحداث تغييرات جوهرية على أداء المشروع. ومن هذه الاستراتيجيات: • التركيز على صناعة الهوية للمشروع. • الاهتمام بالاجتماعات التحضيرية والتثقيفية للمدراء والموظفين. • استراتيجية التدريب. • توحيد السياسات والإجراءات كأحد أولويات المشروع. • توحيد قطاعي البنين والبنات كأحد أولويات المشروع. • إطلاق مشروع أساس والذي يعنى بجمع وتنقيح البيانات بالتوازي مع بداية نظام " فارس". • التفريغ الكلي والجزئي للموظفين المساهمين ببناء المشروع. • مشاركة الموظفين من الإدارات المستفيدة ببناء النظام مع إدارة المشروع. • قياس جاهزية إدارات التربية والتعليم كأحد أهم المعايير في نشر النظام. وفيما يلي شرح مختصر للمنهجية الخاصة بالتدريب ونقل المعرفة وكذلك شرح مختصر لتطوير جاهزية البيانات وإدارات التربية والتعليم. منهجية التدريب ونقل المعرفة: يعتبر التدريب محوراً هاماً في نشر أي نظام تقني ويزداد أهمية مع كبر حجم المشروع، وقد شكل محور التدريب اهتماماً كبيرا منذ بدء المشروع فقد تم بناء استراتيجية واضحة ومناسبة للتدريب. شكلت هذه الاستراتيجية اللبنة الأهم في نقل المعرفة للموظفين. تقوم استراتيجية التدريب في المشروع على فلسفة " تدريب المدربين" حيث يتم اختيار مجموعة من أفضل الأشخاص في الإدارات التي سيتم تطبيق النظام بها (تم تسمية هؤلاء الأشخاص مستشاري الأنظمة “Super Users “وتوفير تدريب مكثف لهؤلاء الأشخاص. ومن ثم الاعتماد عليهم بالمساهمة في تدريب الموظفين النهائيين. احتوت استراتيجية التدريب على التدريب المباشر (في قاعات التدريب) وهو نوعان: -تدريب مستشاري الأنظمة، وتدريب المستخدمين النهائيين. تم الاعتماد على طريقة حديثة للتدريب وهي التدريب باستخدام نظام UPK وهو تدريب تفاعلي يستطيع المتدرب التعلم تلقائيا بنفسه و يتيح له : الاطلاع على المادة التدريبية ، واستخدام النظام بشكل واقعي وفعلي. ونظرا للتفعيل الأمثل لتقنية UPK فقد حققت وزارة التربية و التعليم المركز الأول على مستوى منطقة الشرق الأوسط . وتم إنشاء 164 عملية تدريبـة (Process ) على الـ UPK تمثل جميع العمليات على النظام في مرحلته الأولى. مرحلة الجاهزية (الرجاء الاطلاع على الخطة المرفقة)

 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
لقد حظي نظام "فارس" بالدعم الكامل من كافة المستويات القيادية بالوزارة ومن جميع الأطراف اللازمة و بالذات أصحاب المصلحة كجهات أو أفراد، لذا فإن أصحاب المصلحة المعنيين قد يتم تقسيمهم للشرائح التالية: - الجهات الحكومية خارج وزارة التربية و التعليم: o وزارة المالية. o وزارة الخدمة المدنية. o ديوان المراقبة العامة. o نزاهة (هيئة مكافحة الفساد). o وزارة الاقتصاد و التخطيط - القطاعات و الإدارات داخل جهاز الوزارة : يمثل الجدول رقم 1 أهم القطاعات و الإدارات المعنية بالمشروع في الوزارة: جدول 1 : القطاعات و الإدارات المعنية في جهاز الوزارة: المرحلة الأولى المرحلة الثانية مسار المالية - الإدارة العامة للشؤون المالية - الإدارة العامة للميزانية - الإدارة العامة للشؤون المالية - الإدارة العامة للميزانية مسار المشتريات - الإدارة العامة للمشتريات (الشراء المباشر) - الإدارة العامة للمستودعات - الإدارة العامة لمراقبة المخزون - الإدارة العامة للمشتريات - وكالة المباني مسار الموارد البشرية - الإدارة العامة لشؤون الموظفين - الإدارة العامة لشؤون الموظفين - الإدارة العامة للتدريب - الإدارة العامة للتطوير الإداري مسار الخدمات والصيانة - الإدارة العامة للخدمات - الإدارة العامة للتشغيل والصيانة - القطاع الخاص: الموردين و المنفذين لمشاريع الوزارة. - الأفراد: موظفي وموظفات وزارة التربية و التعليم البالغ عددهم أكثر من 700 ألف موظف و موظفة حالياً.
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
التكاليف المالية: كأحد فوائد تقسيم المشروع إلى مرحلتين تم تخفيض تكلفة الرخص الخاصة بالمشروع في المرحلة الأولى ، كما تم الاستفادة من الخصم المقدم من أوراكل للحصول على الخصم الخاص بالمنشآت التعليمية. وقد تم تعيين استشاري جودة مستقل للإشراف على المشروع و ذلك لضمان جودة مخرجات النظام. و بهذا تم التأكد من الضبط المالي على المشروع. بالإضافة لتكلفة الرخص فهناك تكلفة المنفذ و التي تم ترسية التنفيذ على شريك له خبرة طويلة في مثل هذه المشاريع، و تكلفة استشاري الجودة أيضا و قد تم ترسيه عقد الجودة على شركة عالمية خبرتها عالية في المشاريع التقنية. التكاليف التقنية: تمثل التكاليف التقنية للمشروع المحور الأساس للتكاليف المادية حيث تمثل تكاليف الرخص بالإضافة إلى تكلفة المنفذ مجمل التكلفة، و لكن هناك تكاليف تقنية أخرى ، حيث تم العمل على عدة مشاريع خاصة بالبنية التحتية لضمان الإطلاق الناجح للمشروع ومنها : - تطوير وترقية مركز البيانات الخاص بالوزارة. - تطوير و تحسين الشبكة الداخلية في الوزارة و المراكز الفرعية. - ترقية السعات المتوفرة للربط الشبكي لسعات أفضل. - تبديل أجهزة الحاسب الألي القديمة و المتهالكة بأجهزة جديدة و حديثة. - توفير طابعات و قارئات باركود للعمل على النظام. - .... التكلفة البشرية: مثلت التكلفة البشرية الحجم الأكبر للاستثمار في المشروع حيث تم من خلال المشروع الاستثمار في الموارد البشرية كالتالي: - تكليف عدد كافي من الموظفين من الإدارات ذات العلاقة للمشاركة في تطوير النظام ، و الاستثمار في تدريبهم و تطوير قدراتهم ليمثلو الخط الأول للدعم الفني. - تدريب ما يزيد عن 4500 موظف و موظفة في الإدارات ذات العلاقة كي يتمكنوا من تشغيل النظام بأقصى قدر من الاستفادة. - تخصيص عدد من الموظفين ذوي الخبرات و القدرات العالية في الإدارات ذات العلاقة كي يكونوا خبراء في النظام. و تطويرهم كي يقوموا بعملية التدريب لبقية الموظفين. - تعيين 65 موظف دعم فني في مختلف إدارات التربية و التعليم. - توزيع فرق العمل على مستوى المملكة لمراجعة البيانات و التأكد من دقتها قبل إدخالها بالنظام، و قد ساهمت هذه الفرق برفع دقة البيانات المدخلة على النظام لأكثر من 96%.

 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
 تحويل أكثر من 379 إجراء رئيس من إجراء ورقي إلى إجراء إلكتروني ، بحيث تم تغطية أغلب إجراءات العمل للشؤون الإدارية والمالية في المرحلة الأولى. مع تفعيل الموافقات والتعميدات الالكترونية و الحفاظ على السرية التامة للمعلومات حسب طبيعة وموقع العمل (حسب المنصب والإدارة).  القدرة على استيعاب بيانات: o أكثر من 700 ألف موظف و موظفة. o 20% من أوامر الصرف في المملكة. o 20% من ميزانية المملكة. مشمولة ومدرجة في قاعدة بيانات موحدة وآمنة ومتكاملة ، يتم من خلالها تطبيق الإجراءات الإدارية الموحدة بين جميع الأطراف و بشكل متكامل على مستوى الأنظمة (الموارد البشرية، الرواتب، التدريب، المالية، الميزانية، المشتريات، والمستودعات، ...) و على مستوى جهاز الوزارة و إدارات التربية و التعليم. مما رفع دقة ومستوى الاعتمادية على البيانات. كما أفاد وجود هذه البيانات بالسرعة و الشمولية الموجودان على دعم اتخاذ القرار لدى الإدارة العليا في الوزارة.  إصدار الرواتب في فارس للمرة الأولى قبل أكثر من عامين ولم يكن هناك أي خطأ في أي راتب من رواتب الـ 651 ألف موظف (الآن أكثر من 700 ألف).  من خلال أتمته الكثير من الاجراءات و تكاملها تم توفير الكثير من الوقت المستغرق في انجاز المعاملة الواحدة ورفع مستوى الانتاجية.  رفع مستوى الشفافية و المساواة عند تنفيذ الإجراءات على مستوى الجنس و على مستوى القدرة على المطالبة بالحقوق و على مستوى المسافة بين مكان العمل و مكان تنفيذ الإجراء ، كمثال كان في السابق من الصعب على معلمة في قرية نائية أن تقوم بالذهاب لإدارة التعليم التي قد تبعد عنها مئات الكيلومترات وذلك فقط لطلب تعريف بالراتب أو غيره من الإجراءات ، أما في نظام "فارس" فقد أصبح من الممكن أن يتم طلبه من خلال الخدمة الذاتية بكل يسر و سهولة.  خطوة للأمام نحو بيئة خضراء: من خلال العمل على النظام وبعد أتمتة بعض الإجراءات تم خفض جزء من الورق الذي كان بالسابق يتم استغلاله لإتمام هذه الإجراءات.

 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
على مستوى المشروع تم مراقبة التطور من خلال الاجتماعات المتعددة مع الجهات المعنية ، حيث منذ بدء المشروع تم الاتفاق على خطة تواصل للمشروع (جدول رقم 2)، وقد تباينات مستويات الاجتماعات من ناحية مستوى الحضور و دورية الاجتماعات، و قد شكلت الجهات خارج الوزارة أهمية كبيرة في تلك الاجتماعات و خصوصا الإشرافية منها. جدول )2 الاجتماعات المقررة الشخص المسؤول أعضاء اللجنة الغرض من الاجتماع التكرار اطلاق المشروع مالك المشروع جميع الاعضاء اطلاق المشروع مرة واحدة حالة المشروع مدير المشروع ادارة المشروع و الشركة المنفذة و شركة الجودة متابعة حالة المشروع اسبوعي اللجنة الأشرفية رئيس اللجنة الإشرافية ادارة المشروع و الشركة المنفذة و شركة الجودة متابعة المشروع و حل جميع المشاكل المتعلقة كل شهرين اللجنة التنفيذية رئيس اللجنة التنفيذية ادارة المشروع و الشركة المنفذة و شركة الجودة متابعة المشروع و حل جميع المشاكل المتعلقة شهري لجنة متابعة إدارة التغيير المشرف التقني مدراء المشاريع بحث طلبات التغيير وأهم مستجدات التنفيذ شهري اجتماع بالإدارات المعنية رئيس الفريق فريق المشروع التكامل مستمر حسب الاحتياج اجتماع فريق التقنية رئيس الفريق التقني فريق المشروع البنية التحتية مستمرة حسب الاحتياج اجتماع لمراجعة المخاطر مدير المشروع لجنة ادارة المخاطر و فريق المشروع مراجعة حالة مخاطر المشروع كل اسبوعين اجتماع لمراجعة الجاهزية المشرف التقني فريق ادارة المشروع مراجعة حالة ادارة التغيير شهري اجتماع ادارة المشروع مدير المشروع فريق ادارة المشروع لمتابعة وضع المشروع اسبوعي اجتماع لمراجعة مخرجات المشروع مدير المشروع من الوزارة لمشروع الجودة فريق المشروع مراجعة واعتماد مخرجات المشروع مستمرة حسب الإحتياج عروض و ورش عمل على المشروع مدير التطبيقات فريق المشروع و اصحاب المصلحة فب المشروع عروض توضيحية عن المشروع مستمرة حسب الاحتياج اجتماع للعرض التجريبي لأطلاق المشروع المشرف التقني فريق المشروع للتأكد من جاهزية اطلاق النظام مرة واحدة الاطلاق الفعلي للنظام مالك المشروع فريق المشروع اعلان أطلاق النظام للجهات المستفيدة مرة و احدة وقد تباينت أهداف هذه الاجتماعات حسب الحاجة فهناك اجتماع بحث المخاطر و هناك بحث مراجعة مخرجات النظام و غيرها من الاجتماعات، وقد كان التركيز في أغلب الاجتماعات حول تذليل العقبات و الصعوبات التي تواجه المشروع و تطوير المخرجات. كما كان لتقرير استشاري الجودة الأثر الهام على إقفال كل مرحلة ، حيث لا يمكن إقفال أي مرحلة مالم يتم إصلاح جميع ملاحظات الاستشاري الواردة في تقريره الذي يقدمه عن المرحلة. وعند نشر النظام لدفعة جديدة من إدارات التربية و التعليم (ال 45 إدارة ) يتم عرض تقارير الإنجاز للتقدم بشكل يومي / أسبوعي للجهات الإشرافية و ذلك قبل الإطلاق ( متابعة إدخال الأرصدة الافتتاحية ) و بعد الإطلاق (متابعة عدد العمليات المنفذة ) .

 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
أبرز العقبات التي واجهت المشروع: - توحيد الإجراءات على مستوى الإدارات التعليمية من أكبر التحديات التي واجهت المشروع هو اختلاف إجراءات وممارسات العمل بين إدارات التربية والتعليم فيما بينها وكذلك الاختلاف بينها وبين الجهاز المركزي. وقد تم التغلب على ذلك باعتماد منهجية المشروع الريادي الذي ضم الجهاز المركزي مع 6 إدارات تعليم تم اختيارها وفق معايير مدروسة لإمكانية تصميم حلول أنظمة فارس على أساس إجراءات موحدة ومتكاملة بين كافة إدارات التعليم وكذلك الجهاز المركزي للوزارة - جمع وتنقيح واستكمال البيانات لقد كان موضوع جمع وتنقيح واستكمال البيانات خصوصاً تلك المتعلقة بالموظفين من أهم اهتمامات إدارة المشروع حيث وجهت الإدارة العليا للمشروع بإطلاق مشروع "أساس" والغرض منه وضع الخطط وبناء فرق العمل لجمع وتنقيح واستكمال البيانات المهمة بطريقة علمية سليمة مما يضمن صحتها تمهيداً لنقلها لأنظمة فارس. - عدم جاهزية البنية التحتية لأغلب الإدارات التعليمية عدم جاهزية البنية التحتية كانت من اهم المشاكل التي واجهت مشروع فارس لأنه لا يمكن نشر البرنامج و ميكنة الإجراءات إلا من خلال وجود بنية تحتية و شبكات حاسب الى (محلية وواسعة) جيدة في كل ادارة تعليمية مما يدعم امكانية الاتصال الدائم بين جهاز الوزارة و إدارات التربية والتعليم المنتشرة في جميع أنحاء المملكة و بناء عليه قامت ادارة المشروع بإنشاء مشروعات فرعية لتدعيم البنية التحتية لشبكة الحاسب الألى في الادارات التعليمية قبل نشر النظام و بالتالي كان من السهل نشر نظام "فارس" في الإدارات بدون أي معوقات - ممانعة الموظفون للتغيير: من أبرز العقبات التي واجهت المشروع هي ممانعة التغيير لدى العديد من الموظفين وقد كانت أسباب هذه الممانعة الخوف من المجهول و الرغبة بعدم التغيير لنظام جديد مختلف عن طريقة عملهم السابقة، و قد تم تقليص هذه الممانعة من خلال إشراك الموظفين الدائم في ورش عمل تطوير النظام، و تكثيف التدريب لهم ، الأمر الذي أدى إلى تقبل أفضل للنظام الجديد.

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
كان لنشر نظام "فارس" على مستوى جهاز الوزارة و إدارات التربية و التعليم التابعة لها إشرافيا و المتناثرة على مستوى المملكة جغرافيا الأثر البالغ في تطوير الأعمال ، حيث يمكن بيان تأثير نظام مشروع فارس من خلال المحاور التالية : أثر نظام فارس للموظف والمعلم: ( يشكل موظفي وزارة التربية و التعليم أكثر من 50% من موظفي الدولة المدنيين) • دقة احتساب كافة عناصر الرواتب والأجور وبالتالي إعطاء الموظف حقوقه، بما في ذلك ضمان توحيد العناصر بين الجميع لضمان المساواة بين جميع الأطراف ، كمثال: كان من الممكن سابقا أن يتم احتساب أحد المميزات المالية لموظف في إدارة تعليم معينة بطريقة مختلفة عن إدارات تربية و تعليم أخرى وذلك بسبب اختلاف الفهم في تطبيق الأنظمة ، و قد تكون هذه الميزة أحد أهم عوامل نجاح المشروع حيث سعى منذ البداية إلى توحيد الإجراء أولا. • الاستثمار الأفضل لوقت الموظف وتيسير إجراءاته من خلال سرعة تنفيذ الإجراءات، و قد تحققت هذه الميزة من خلال ميكنة الأعمال و ترابطها. • سرعة الوصول للمعلومة الخاصة بأي موظف. حيث كانت المعلومات في السابق إن وجدت متناثرة بين مختلف قواعد البيانات المتناثرة جغرافيا على مستوى المملكة، و قد سبب هذا التناثر سوء في جودتها. • إجراء كثير من خدمات الموظف و بخاصة المعلم عن طريق نظام الخدمة الذاتية دون الحاجة لمراجعة الإدارة. • ترابط بيانات وإجراءات الموظفين مع كافة الأنظمة المالية والإدارية مما يعطي نظرة شاملة عن الموظف من حيث كافة الجوانب المالية والإدارية. • بناء المهارات و الجدارات اللازمة لتولي مهام تشغيل ودعم الأنظمة. أثر نظام فارس للعمل الإداري في الوزارة: • توحيد الإجراءات واللوائح والممارسات على مستوى الوزارة و كافة إدارات التربية والتعليم • زيادة الرقابة والشفافية على الموارد الإدارية والمالية للوزارة • اعتماد تدفق الأعمال حسب منهجية واضحة وإجراءات عمل متكاملة ومترابطة معتمدة على أفضل الأساليب العملية الحكومية • اعتماد مستويات سرية وصلاحية تعتمد على موقع ومنصب وطبيعة عمل الموظف. • زيادة فعالية إجراءات العمل وتقليل التكرار وفرص الأخطاء. • مركزية البيانات و قد ساعدت على تلافى كثير من المشاكل مثل تكرارات السجلات المدنية وتكرار صرف الرواتب والمستحقات والخصومات. • سهولة وسرعة استخراج البيان المتكامل لدعم اتخاذ القرارات. • تمكين تطبيق الهياكل الإدارية والتنظيمية للجهاز المركزي وإدارات التربية والتعليم بشكل قياسي وموحد. أثر نظام فارس على الجهات الحكومية ومجتمع الأعمال: • إمكانية التكامل والترابط مع الجهات الحكومية ذات العلاقة (وزارة المالية، وزارة الخدمة المدنية، وزارة الداخلية،... ). • سرعة استخراج التقارير والبيانات المرحلية والختامية وتزويد الجهات المعنية بها، والتي تعنى بأهم تطورات الدولة من اعتماد للميزانيات المالية و الوظيفية وخطط تنموية و غيرها... . • التطبيق الدقيق للإجراءات المالية والإدارية للموردين وكافة المستفيدين وتنفيذها إلكترونياً. • تحسين إجراءات المنافسات والعقود واعتماد التقنية الحديثة في أغلب مراحلها. الفوائد للمجتمع السعودي عامة: يبرز أثر نظام فارس على المجتمع و الخدمات العامة من خلال ما يقدمه من الخدمات التي تمس احتياج المؤسسة التعليمية التي تخدم جميع شرائح المجتمع مما يعود بالفائدة المرجوة في الاستثمار في نظام "فارس" على المجتمع بشكل عام. وما يلي أمثلة على الجوانب التي تمسها هذه الفوائد العامة: • رفع مستوى المساواة و الشفافية من خلال تطبيق الأنظمة على الجميع و للجميع. • تطوير البيئة التعليمية و المدرسية وتحسين الخدمات المقدمة للمجتمع. • رفع كفاءة الإجراء وسهولة الحصول على المعلومة: مما يؤدي إلى زيادة إنتاجية للموظف (إداري او مدرس) وينعكس ذلك تبعا بالتركيز على جودة المخرج التعليمي. • زيادة الوعي المعرفي: إن ما يشهده المجتمع من تطور كبير في مجال استخدام التقنية في جميع الاجراءات الخاصة بالمعاملات الحكومية يساعد على انشاء جيل على اطلاع بأحدث الأدوات المعرفية في شتى احتياجات الحياة.

 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
نظرا لما حققه نظام "فارس" من فوائد و مزايا فإن الوزارة تسعى جاهدة الى المحافظة على تلك المكتسبات من خلال النشر الكامل للنظام و تفعيل جميع الإجراءات المالية و الإدارية من خلاله، ونشر خدمات الموظف الذاتية من خلاله ، وقد أصبح النظام خلال الفترة الماضية هو الوسيلة الوحيدة و النظامية لعمل العديد من الإجراءات المالية و الإدارية. حلول الاستدامة الموفرة من خلال النظام: - التدريب: تم تدريب أكثر من 4500 موظف وموظفة على نظام فارس ويجري العمل على إعداد خطط تدريب سنوية للموظفين أصحاب المصلحة ، يتم من خلالها تدريب الموظفين الجدد على النظام وضمان استمرار مهارة الموظفين الحاليين على النظام ، أيضا يتم التدريب على أي تعديلات جديدة على النظام من خلال هذه الورش التدريبية. من خلال ذلك نضمن استمرار العمل على النظام. - الدعم الفني: فريق كفء لإدارة المشروع سيتحول إلى فريق لتطوير النظام وإدارته بعد الانتهاء من تطبيق المشروع ونشره خلال الأشهر القادمة. كذلك توظيف وتدريب 65 من خريجي علوم وهندسة الحاسب أو الإدارة على نظام فارس تدريب مكثف للدعم الفني أثناء نشر النظام وسيتم الاحتفاظ بالمتميزين منهم للدعم الفني في السنوات القادمة مع خطة للتوظيف الجديد والإحلال. - التطوير المستمر: لابد أن تطرأ احتياجات جديدة على النظام و من أهم مزايا النظام المستخدم في مشروع فارس كون النظام من الأنظمة النمطية القابلة للتطوير. - التوثيق: من المهم خلال مراحل المشروع أن يتم التوثيق لكل مرحلة بالشكل الصحيح ، و لعل من أبرز سمات المشروع أنه قد تم توثيقه بالشكل المناسب حيث تقوم الشركة المنفذة بتوثيق التغييرات و يشرف عليها مستشار الجودة. لذا في حال الحاجة للعودة لأحد تفاصيل النظام فإنه يمكن الرجوع للمستند المعين بذلك. - النسخ الاحتياطية : يوما بعد يوم يزداد حجم المعلومات الموجودة بالنظام و بالتالي تزداد قيمتها كبيانات ، لذا يجري عمل نسخ احتياطية بشكل يومي للنظام ، و يتم الرجوع إليها في حال وجود أي مشاكل أو حوادث لا قدر الله. نشر التجربة: العديد من الجهات الحكومية تقوم بالعمل لتطوير التجربة بشكل مشابه لتجربة وزارة التربية و التعليم ، و قد طلبت عدة جهات حكومية في المملكة العربية السعودية و خارجها الاطلاع على تجربة الوزارة و قد تم نشر التفاصيل لهم و الاجتماع بهم و دارسة الحلول المناسبة لهم ، ومن هذه الجهات : - وزارة الداخلية / المملكة العربية السعودية - وزارة الصحة / المملكة العربية السعودية - مؤسسة النقد العربي السعودي / المملكة العربية السعودية - أمانة منطقة مكة المكرمة - وزارة التربية و التعليم / جمهورية اليمن - وقد أصبح المشروع مثالا نموذجيا للتجارب من هذا النوع فقد أصبحت إدارة المشروع تدعى لعقد العروض التعريفية عن المشروع في ورش العمل ذات الاهتمام.

 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
تطوير المنظمات و تحسين أدائها ليس بالمهمة السهلة ، و حيث أن نظام "فارس" مشروع تطويري لمنظومة شاملة فبالتأكيد تلك الرحلة لم تكن سهلة. فقد واجه المشروع العديد من العقبات و التحديات التي تم تحويل بعضها إلى عوامل نجاح، و التالي يمثل بعض الدروس المكتسبة والمستفادة من هذه التجربة: • توحيد الإجراءات: بالتأكيد وزارة بحجم وزارة التربية والتعليم قد تجد بها بعض الصعوبات و خصوصا فيما يتعلق بطريقة تطبيق الإجراءات ، فجزء كبير من الإجراءات يتم تنفيذه في إدارات التربية و التعليم (فروع الوزارة) و عند البدء في التخطيط للمشروع وجد أن العديد من الإجراءات يتم تنفيذها بطرق مختلفة بين الإدارات لذا تم وضع منهجية لتوحيد الإجراءات كهدف أساسي لنجاح المشروع مما حول هذا الهدف إلى عنصر نجاح. • التحضير الجيد للبيانات ، البيانات قد تكون موجودة أحيانا و قد لا تكون موجودة ، و قد تكون البيانات الموجودة صحيحة أو خاطئة أو منتهية الصلاحية أحيانا. لذا فإن التحضير الجيد للبيانات عنصر مهم جدا لنجاح التشغيل للنظام. و قد ركزت الوزارة على البيانات منذ بداية المشروع، وقد تم إطلاق مشروع "أساس" و هو مشروع يهدف الى تنظيف وجمع البيانات الخاصة بالموظفين. • إشراك الجميع بالمشروع: أحد النقاط المهمة في التجربة هي محور إدارة التغيير ، فمثل هذه المشاريع تواجه ممانعة تغيير كبيرة ، لذا فقد حرصت الوزارة على الإشراك الكلي لجميع الأطراف في جميع مراحل المشروع. • الاهتمام بالتخطيط و حسن اختيار التوقيت لأنشطة المشروع، فمثلا هناك أوقات معينة تنخفض أوقات العمل بها مثل شهر رمضان و أوقات تصادف أن العديد من الموظفين يتمتعون بإجازاتهم مثل الإجازة الصيفية. فبمثل هذه الفترات يجب تخفيف بعض الأنشطة التي تتطلب وجود عدد كبير من الموظفين مثل التدريب او اختبار النظام . و هذا ما كان يتم عمله أثناء عملية التخطيط للمشروع. • التركيز على جاهزية الموظفين و البنية التحتية التقنية فقد كان محور الجاهزية عنصر مهم للنجاح و الاهتمام به يحسن نسب نجاح الإطلاق ، فكثيرا من الممانعة تأتي بسبب إما ضعف تدريب أو مشاكل تقنية في الأجهزة أو الشبكة و ليس للمشروع علاقة بها ، لذا فإن التركيز على تحسين الجاهزية عنصر مهم جدا.

Contact Information

Institution Name:   وزارة التربية و التعليم
Institution Type:   Government Department  
Contact Person:   علي السبتي
Title:   مدير إدارة الدراسات و الشراكات الاستراتيجية  
Telephone/ Fax:   00966505297404
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   asabty@moe.gov.sa  
Address:   الرياض – طريق الملك عبدالعزيز
Postal Code:   الرياض - 11184
City:   الرياض
State/Province:   المنطقة الوسطى
Country:  

          Go Back

Print friendly Page