| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
|
|
تبنت مبادرة الخير الشامل إستراتيجية تعبّر عن آمالها وتطلعاتها نحو تحقيق النجاح والتفوق في العمل الخيري والتنموي ، كما ان هذه الاستراتيجية عبارة عن خارطة طريق تحوي وسائل وإجراءات التشغيل وآليات العمل والتنفيذ مرتبطة بين الأقسام الداخلية للمبادرة والجهات الخارجية ذات العلاقة . وعند إنشاء مبادرة الخير الشامل تم العمل على تصميم خطط سنوية بمعايير وخدمات محددة تسهم في تحقيق أهداف وفكرة المبادرة ، حيث تشمل كافة المراحل الاجرائية في جميع أقسام المبادرة ، وحرصت الإدارة ممثلة في إدارة التطوير على تطوير الخطط السنوية بما يتماشى مع المرحلة التي تمر بها المبادرة وفق تسلسل زمني وإجرائي معين ، كما أن الإدارة حرصت على متابعة أدق التفاصيل الخاصة بالخطط السنوية وسير العمل بها إبتداءً بالمهام الرئيسية مروراً بالمهام الفرعية ووصولاً إلى الإجراءات الداخلية مما يعكس الحرص على تنفيذ كافة المهام بشكل إحترافي ومتميز من خلال إجراء العديد من الإجتماعات وورش العمل لمناقشة سير هذه الخطط وطرق تنفيذها ، كما قامت المبادرة قبل البدء في عملية تصميم الخطط السنوية إلى تحليل ودراسة كافة الخدمات المراد تطويرها وبرمجتها بشكل دقيق ومتأنِ لتكون كافة الخدمات المدرجة على البوابة مناسبة لطبيعة العمل في المبادرة ، وبناءً على الاستراتيجية الخاصة بمبادرة الخير الشامل فقد تم تقسيم هذه الاستراتيجية إلى عدة مراحل:
1- مرحلة التأسيس.
2- مرحلة البناء والتطوير .
3- مرحلة التدشين التجريبي .
4- مرحلة التسويق .
5- مرحلة التشغيل .
1.4 ــ مرحلة التأسيس:
وعنيت هذه المرحلة بتحديد الهيئة الإدارية المناسبة لإدارة المبادرة وإعداد الموازنات المالية التأسيسية والتشغيلية وإيجاد مقر مناسب وتهيئة البنية التحتية وتوفير المستلزمات العينية والكادر البشري المتخصص ، بالإضافة إلى إعداد الدراسات التحليلية والإستشارية وإجراءات المسح والرصد للتجارب السابقة في العمل التنموي والاجتماعي ، كما تم تنفيذ زيارات ميدانية للجهات الخيرية في المملكة العربية السعودية لدراسة الوضع الحالي ومعرفة العوائق والصعوبات التي تواجه الجهات الخيرية في تنظيم عمليات التبرعات والاستفادة من التجارب والخبرات والمقترحات التي تم رصدها من خلال الجهات الخيرية ، كما تم إعداد إستبانات خاصة لرصد أراء وتطلعات الجهات المستفيدة .
2.4 ــ مرحلة البناء والتطوير:
أهتمت هذه المرحلة بتحليل الدراسات السابقة والعمل على تنفيذ وبناء نظام مبادرة الخير الشامل وإعداد التصاميم الخاصة بالبوابة الإلكترونية وحصر الخدمات الإلكترونية والتنسيق مع الجهات الحكومية والخاصة ذات العلاقة ورسم الخريطة البرمجية للنظام وحصر الافكار والمقترحات الجديدة وتنفيذها ، بالإضافة إلى ربط النظام بالأنظمة الداخلية مع الجهات ذات العلاقة والعمل على تطوير ومعالجة أجزاء النظام المختلفة .
3.4 ــ مرحلة التدشين التجريبي:
تعتبر هذه المرحلة هي مقياس ماتم العمل عليه من خلال المراحل السابقة حيث تكمن أهمية هذه المرحلة من خلال تفعيل النظام وإطلاقة على شبكة الإنترنت مما يتيح تجربة النظام بشكل فعلي وإختبار أدواته والتحقق من خدماته من قبل الجهات الخيرية والجهات ذات العلاقة ، حيث يمكن من خلال التجربة الفعلية كشف الأخطاء والمشكلات سواءً كانت البرمجية أو في إجراءات سير العمليات مما يتيح العمل على كشف مكامن الخلل لبدء عمليات التطوير والإصلاح .
4.4 ــ مرحلة التسويق:
بعد الانتهاء والتأكد من نجاح مرحلة التدشين التجريبي وانهاء كافة الاجراءات والاختبارات التجريبية والاستعدادت النهائية يتم العمل على تنفيذ المهام الخاصة بالتسويق والتعريف بالمبادرة وخدماتها التي تقدمها للمجتمع توضح فيها طرق الاستفادة من خدمات المبادرة والتي يحتاجها جميع افراد المجتمع بلا استثناء كونها تهتم بالقطاع الثالث لأي دولة وهو القطاع التنموي الاجتماعي .
5.4 ــ مرحلة التشغيل :
بعد الانتهاء من المراحل السابقة دخلت المبادرة حيّز التشغيل والتطوير حيث بدأ العمل على تطوير وتحسين وإضافة العديد من الخدمات الإلكترونية التي أسهمت في زيادة عمليات التبرع وتنظيم العمل الفني والإداري وتطوير الكادر البشري لتحقيق أعلى مستوى من الخدمات الإلكترونية والتقنيات المبتكرة لإحداث نقلة نوعية في إدارة العمل الاجتماعي والتنموي.
وقد تم بناء خطط تنفيذية لكل مرحلة من المراحل السابقة تشتمل على مجموعة من العناصر توضح المهام الرئيسة والمهام الفرعية والجهة المعنية بالتنفيذ والمدة الزمنية المقدرة لتنفيذ هذه المهام بالاضافة الى تحديد التكاليف المادية المتوقعة .
|
|
| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
|
|
هذه المبادرة مقترحة من قبل إحدى الشركات الوطنية الرائدة والمتخصصة في مجال تقنية المعلومات وتم تقديمها لوزارة الشؤون الاجتماعية التي قامت باعتمادها وتبنيها والعمل على تنفيذها وتشغيلها وتطويرها من قبل الشركة ذاتها ، حيث قامت الوزارة بتوقيع إتفاقية ومذكرة تفاهم مع الشركة المشغلة من خلال مؤتمر معلن (http://www.youtube.com/watch?v=tq_lNvxmFq4 ) دعت إليه كافة الجهات الحكومية والوسائل الإعلامية لتسليط الضوء على هذه المبادرة والمساهمة في إنجاح فكرة وأهداف المبادرة ، كما دعت المبادرة كافة الجهات الحكومية ذات العلاقة والمعنية بها ( وزارة الشؤون الإجتماعية ــ وزارة الداخلية ــ مؤسسة النقد العربي السعودية ــ برنامج يسًر للتعاملات الالكترونية الحكومية ــ مصرف الراجحي ــ الشركة المشغله ــ الجهات الخيرية التابعة لوزارة الشؤون الإجتماعية ) للمساهمة والمشاركة في رفع كفاءة هذه المبادرة والخدمات المشتركة التي تقدمها المبادرة لكافة افراد المجتمع ، كما لم تغفل المبادرة دور الجهات الخاصة في التطوير والمشاركة في إنجاحها وتحقيق أهدافها فقد عملت بشكل مباشر على تفعيل مبدأ الشراكة مع القطاع العام والقطاع الخاص فيما يخدم أهداف المبادرة وعمل شراكات لتفعيل بعض الخدمات فيها مع المؤسسات الحكومية والمؤسسات الخاصة مثل ( مؤسسة النقد ــ مصلحة الإحصاءات العامة ــ مؤسسة البريد السعودي ــ شركة ميكروسوفت – شركة الخليج للتعليم والتدريب ــ شركة الاتصالات السعودية... الخ ).
|
| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
|
|
الموارد التي تم استعمالها في هذه المبادرة هي موارد بشرية و موارد تقنية تكفلت بها الجهة المقدمة للمبادرة ،والموارد البشرية هي عبارة عن توظيف عدد من الكفاءات الفنية في مجال تقنية المعلومات لا يقل عددهم عن 12 موظفاً متخصصاً في مجال التحليل والتصميم والبرمجة والجودة وخدمات العملاء والتسويق الإلكتروني , أما عن التجهيزات التقنية فقد تم توفير جميع أجهزة الحاسب الآلي والبرامج التشغيلية و التطويرية و التي عمل عليها الموظفون في تحليل وتطوير واختبار المبادرة و من ثم العمل على تسويقها , كما تم الاتفاق مع جهات متخصصة لاستضافة المبادرة في خوادمها , وتم العمل مع شركاء محليين وعالميين في تفعيل بعض خدمات المبادرة فعلى سبيل المثال كانت هناك شراكة مع البريد السعودي للاستفادة منهم في توفير خدمة بريدية للجهات الخيرية , وكانت هناك شراكة مع مصلحة الإحصاءات العامة للاستفادة من بيانات التعداد السكاني لمناطق المملكة المختلفة , وكانت هناك شراكة مع شركة مايكروسوفت لتوزيع برامج حاسوبية أصلية على الجهات الخيرية وتدريبها على هذه البرامج , وكانت هناك شراكة مع شركة الخليج للتدريب والتعليم في الاستفادة من مقرات ومعامل هذه الشركة و التي يبلغ عددها أكثر من (80) معمل في تدريب منسوبي الجهات الخيرية على خدمات المبادرة وكل هذه الشراكات ترتكز على الاستفادة من جميع الموارد المادية والبشرية والتقنية في جميع الجهات الخيرية العاملة سواء في القطاع العام أو القطاع الخاص. وأما عن دور وزارة الشؤون الاجتماعية فكان لها دور بارز في الإشراف والمتابعة والتحقق من عمل المبادرة وفق الأنظمة الرسمية , وكذلك في إشراك المبادرة في فعاليات الوزارة في مختلف مناطق المملكة , وكذلك من أبرز أدوار الوزارة هو إضافة الحسابات البنكية للجهات الخيرية على بوابة المبادرة و اعتماد تحويل مبالغ التبرعات للجهات الخيرية وتمثيل المبادرة أمام الجهات الرسمية , وإضافة و إيقاف أي جهة خيرية على البوابة , و تحديد الجهات المستفيدة من خدمات البوابة سواء على المستوى الحكومي أو المستوى التجاري أو المستوى الخيري .
|
|
| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
|
|
لقد حققت مبادرة الخير الشامل مجموعة من النتائج المهمة التي تضعها في ريادة العمل المؤسسي الخيري ومن بين هذه النتائج الناجحة:
1- زيادة الموارد المالية للجهات الخيرية والتسويق لها:
الهدف الرئيس للمبادرة هو زيادة الموارد المالية للجهات الخيرية من خلال إتاحة التبرعات لدعم هذه الجهات ودعم الأنشطة والمشاريع الخيرية التنموية المنفذة من قبلها، ونشر وتسويق مشاريع وأنشطة الجهات الخيرية بشفافية كاملة. وإتاحة هذه المعلومات والبيانات للمجتمع بشكل عام لاستعراضها والمساهمة بها.
2- بناء قاعدة بيانات شاملة للوزارة:
تمكنت المبادرة من تكوين قاعدة بيانات قوية تشمل كل الجهات الخيرية وتوثق أدائها و التي وصل عددها (1475 جهة خيرية )، كما تحتوي القاعدة على جميع التبرعات الواردة والصادرة من وإلى مختلف الشرائح العاملة في القطاعات الخيرية التابعة للوزارة.
3- تسهيل طرق التواصل:
مبادرة الخير الشامل سهلت التواصل بين المجتمع والجهات الخيرية وعملت على أتمتة معظم الإجراءات وسهولة حفظها مما سيزيد من الدقة و السرعة في الأداء, كما أن البوابة أتاحت المزيد من الخدمات الإلكترونية لهذه الجهات مثل البريد الالكتروني، الإعلان والتسويق ونشر مشاريع الجهة بمجموعة من الوسائل الإلكترونية المرتبطة بخدمات الشبكات الاجتماعية وكذلك الاستفادة من خدمة خرائط جوجل وذلك لتعريف الزائر أو المتبرع بتواجد الجهة الخيرية على الخريطة... الخ, بالإضافة إلى أن هناك حساب ولوحة تحكم خاصة لكل جهة خيرية مضافة على البوابة، كما استطاعت المبادرة تقليل وترشيد التكاليف المالية عبر تحولها للتعاملات الالكترونية الحكومية وتوفير الخدمات بشكل مركزي مثل (خدمات سداد للمدفوعات – خدمة الرسائل النصية القصيرة SMS )، وكذلك خدمة البطاقات الائتمانية (الفيزا والماستركارد).
4- ترسيخ مبدأ العمل المؤسسي وصناعة الشفافية:
ساهمت المبادرة في ترسيخ مبدأ العمل المؤسسي من خلال التوثيق الكامل لجميع تفاصيل التبرعات والمشاريع والبرامج الخيرية، وإرفاقها في إطار المشاريع والبرامج المنفذة، والرجوع إليها عند الحاجة ( أرشيف الكتروني ) بيسر وسهولة، كما تقوم بإصدار تقارير إستراتيجية ودورية تسهم في تحقيق رؤية ورسالة الوزارة المرتبطة بالعمل الخيري مما يُسهم في اتخاذ القرار وبناء وتطوير الخطط الإستراتيجية والتنفيذية. تخضع كافة المشاريع والبرامج للشفافية والمصداقية من خلال نشر جميع البرامج والمشاريع وجعلها متاحة لجميع أفراد المجتمع ( سواء متبرعين أو إعلاميين أو غيرهم ) ورغبة في زيادة الثقة بهذه الجمعيات ومحاربة لأصناف الإرهاب وغسيل الأموال.
5- تعزيز دور التكافل الاجتماعي:
تهدف المبادرة إلى تعزيز دور التكافل الاجتماعي والمساهمة في مشاريع هذه الجهات وتوفير الدعم اللازم لها، وبث روح المشاركة بين أفراد المجتمع لتبني مشاريع خيرية وطنية من خلال الإطلاع المباشر على مشاريع الجمعيات الخيرية، أو المشاريع المراد دعمها لكي ترى النور وذلك عبر بوابة الكترونية.
|
|
| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
|
|
سعت مبادرة الخير الشامل منذ بدايتها الى محاولة تطبيق عدد من المعايير الدولية القياسية والخاصة بتطبيق الخدمات الالكترونية وذلك لتسهيل عملية الحصول على المعلومة وتعزيز مبدأ الشفافية وزيادة الكفاءة للخدمات العامة عبر تحديد مؤشرات قابلة للقياس ، بحيث يكون هناك مصدر واحد وموثوق للمعلومة يتم الرجوع اليه من قبل المقيّيمين والراصدين لعملية التقدم وكذلك الجهات التطويرية المختصة بتطوير الاداء الاداري والخدمي ورفع مستوى الجودة للخدمات.
كما يمكن من خلال زيارة الموقع الرسمي للمبادرة الاطلاع على الإحصائيات المتنوعة الخاصة بالجهات الخيرية وأنشطته، ومن الأنظمة والخدمات التي أنشأتها المبادرة لتقييم أدائها نظام الاحصاءات العامة والتي تُمكّننا من معرفة مناطق المملكة ومحافظاتها ومدنها ومراكزها اضافة الى الخدمات العامة (الخدمات التعليمية، الصحية ، الاجتماعية) المقدمة في كل منطقة من هذه المناطق، كما يمكن من خلال هذا النظام معرفة التوزيع الجغرافي الخاص بالجهات الخيرية على خرائط جوجل ، ومعرفة الجهات الخيرية المضافة والتي بلغت ( 1475 جهة خيرية )، وكذلك مشاريعها المتجددة والبالغة عددها أكثر من ( 3980 مشروعاً)، وقد بلغ عدد المتبرعين أكثر من (2080 متبرعاً) مسجل عبر البوابة ، ويمكن الاطلاع على مبالغ التبرع الواصلة لهذه المشروعات وبشكل آني ، وعززت المبادرة مبدأ الشفافية للمتبرعين من خلال عرض كافة بيانات الجهات الخيرية ومشاريعها وخطط عمل المشاريع وميزانياتها، اضافة الى ذلك يمكن للجهة الاشرافية الاطلاع على الخطط التنفيذية للمشروعات المقدمة من الجهات الخيرية ومدى التقدم المحرز ، ولم تغفل المبادرة التقييم لأفراد المجتمع والمستفيدين من الجهات الخيرية والداعمين الرئيسين لها ووفرت المبادرة لهم عدداً من الخدمات التفاعلية والتقييمية ليستطيع كل متبرع ومستفيد تقييم الجهة الخيرية والمشروعات المقدمة لأفراد المجتمع وكذلك كتابة التعليقات والملاحظات والاقتراحات التي يراها مناسبة ، كما وفرت المبادرة قسماً خاصاً بخدمة العملاء والمعني برصد التفاعل المجتمعي مع المبادرة وانعكاساتها على أرض الواقع، وقد وضعت المبادرة معايير قياسية لخدمة ظهور الجهات الخيرية في الصفحة الرئيسة للموقع وذلك لرصد مدى التفاعل والاضافة وتحديث للبيانات الاساسية للجهات الخيرية على البوابة مما يولد التحفيز للجهات الخيرية، كما ساهمت المبادرة في نشر وتوزيع الاستبانات الالكترونية لتقييم الاداء والانشطة المقدمة.
ولم تغفل مبادرة الخير الشامل أنظمة التقييم اليدوية وذلك من أجل متابعة ورصد تقدم وسير الأنشطة المنجزة من خلال عقد ورش عمل لتصميم وتقييم الخطط السنوية وتحديد أوجه النجاح والقصور .
|
|
| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
|
|
واجهت المبادرة مجموعة من العقبات والصعوبات التي تم –بحمد الله- تجاوزها والتغلب عليها ومن أبرزها:
1- قلة الثقافة التقنية لدى الجهات الخيرية ومنسوبيها وبناء على ذلك تم تدريب جميع منسوبي الجهات الخيرية في كافة مناطق المملكة 13منطقة على الأسلوب الصحيح لاستخدام هذه المبادرة بالإضافة إلى إعداد دليل المستخدم الخاص بهذه المبادرة وتوزيعه على المستفيدين, كما تم عقد مجموعة من الشراكات الإستراتيجية مع بعض الشركات العالمية المتخصصة لتدريب منسوبي الجهات الخيرية على البرامج التقنية المختلفة حيث كانت شراكة شركة مايكروسوفت العالمية من أهم هذه الشركات حيث تم إقامة مجموعة من الدورات التدريبية والندوات التثقيفية في مختلف المناطق .
2- ضعف الإمكانيات والتجهيزات الفنية في كثير من الجهات الخيرية وبناء عليه تم عقد مجموعة من الشراكات الإستراتيجية مع بعض الشركات العالمية المتخصصة في هذا المجال وذلك لتطوير وتحسين التجهيزات الفنية المتوفرة في هذه الجهات حيث كانت الشراكات مع شركة إنتل العالمية وشركة MSI العالمية .
3- اختلاف آليات وإجراءات العمل في وسائل الدفع الخاصة بالتبرعات وبناء على ذلك تم تطوير ومراعاة جميع وسائل الدفع المتاحة باختلاف أساليبها وتعدد خدماتها.
4- صعوبة التواصل مع الجهات الخيرية نظراً لكثرتها و اختلاف تواجدها الجغرافي وعليه تم تجهيز قسم متخصص لتقديم الدعم الفني وخدمة العملاء والتواصل مع المتبرعين أو الجهات الخيرية عبر مجموعة من الوسائل الإلكترونية كالهاتف المجاني والفاكس والبريد الالكتروني وخدمة الاستفسارات في بوابة المبادرة بالإضافة إلى خدمة الدعم الفني المباشر .
5- كثرة الحسابات البنكية في الجهات الخيرية مما يعيق من التبرع لها، وقد تم التمكن من تجاوز هذه العقبة من خلال خدمة سداد للمدفوعات و بالعمل مع حساب بنكي واحد لكل جهة خيرية.
6- ظهور بعض الجهات الخيرية في الصفحات الأولى مع عدم كفاءتها و بالتالي تم حل هذه العقبة بإيجاد معايير لظهور الجهات في الصفحات.
7- عدم وجود إحصائيات عن مناطق المملكة لدى وزارة الشؤون الاجتماعية و بالتالي تم التمكن من حل هذه الإشكالية بالشراكة مع مصلحة الإحصائيات العامة المتخصصة .
|