| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
|
|
تم تنفيذ خطة العمل على عدة مراحل واضحة ومباشرة :
المرحلةالأولى:
كانت هذه المرحلة مخصصة لإعداد وتصميم المنتج واختيار اسم "جامعي" وشعار المنتج واعتماده في شهر مارس 2008
المرحلة الثانية:
البحث عن إحدى الجامعات الكبرى المؤمنة بهذا التوجه ، وذلك للعمل كشريك لتطبيق النموذج الأولي للخدمة وقياس نتائجها قبل الطرح النهائي وتم زيارة " جامعة الملك سعود بالرياض " في شهر ابريل 2008 والاتفاق على أن تكون البداية من الجامعة .
المرحلة الثالثة:
إجراء التعديلات التقنية المطلوبة على موقع القبول الالكتروني الخاص بالجامعة ليتوافق مع متطلبات الخدمة ونموذج القبول في شهر ابريل 2008
المرحلة الرابعة:
إعداد دليل تشغيلي لموظفي مراكز الخدمة ، العمليات وعمل ورش عمل وتدريب لبدء التطبيق واستقبال الطلاب والطالبات شهر يونية 2008 .
المرحلة الخامسة:
إجراء التعديلات التقنية المطلوبة وتأمين المستلزمات الخاصة بالخدمة وتوزيعها على المكاتب المنتشره في أرجاء المملكة شهر يولية 2008 .
المرحلة السادسة:
عقد اجتماع و ورشة عمل مع مدراء مكاتب البريد ا على مستوى المملكة وشرح لهم آلية العمل شهر اغسطس 2008 .
-مرفق خطة العمل
|
|
| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
|
|
لم نواجه صعوبة كبيرة في اقناع الجامعات والكليات للانضمام للخدمة لوجود سبب مشترك وهو خدمة شريحة مهمة وغالية وهم شباب وشابات الوطن والمساهمة في تقديم أسهل الطرق لخدمتهم.
الجهة المسؤولة: مؤسسة البريد السعودي – قطاع الخدمات البريدية - البريد الممتاز .
السؤولين :
رئيس مؤسسة البريد السعودي
نائب الرئيس للعمليات البريدية بالبريد السعودي
مدير عام البريد الممتاز
مدير العمليات بالبريد الممتاز
مدير المنتجات الخاصة
وزارة التعليم العالي
مدراء وعمداء الجامعات والكليات .
وفيما يلي قائمة بالجامعات والكليات
جامعة الملك سعود، جامعة الإمام محمد بن سعود الاسلامية، جامعة طيبة، جامعة الملك فيصل، جامعة الملك خالد، جامعة جازان، الجامعة السعودية الالكترونية، جامعة الدمام،جامعة تبوك، جامعة الاميرة نورة بنت عبدالرحمن، جامعة الجوف، جامعة الامير سلمان بن عبدالعزيز، جامعة حائل، جامعة القصيم، جامعة شقراء، جامعة الباحة، جامعة نجران، جامعة المجمعة، جامعة الحدود الشمالية، جامعة الملك فهد للبترول والمعادن، معهد الإدارة العامة، كلية ينبع الصناعية، كلية الجبيل الصناعية، كلية الجبيل الجامعية، كلية الشريعة بالاحساء، معهد الجبيل التقني، كلية ينبع الجامعية، جامعة الطائف، جامعة أم القرى
|
| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
|
|
لأهمية تقديم أفضل الخدمات للمواطنين من خلال خدمة جامعي ولضخامة حجم العمل ولكي يتم تمييزة بسهولة عن البريد التقليدي تم تصميم أكياس خاصة بخدمة جامعي وكذلك ملفات لحفظ المستندات المرسلة كما تم تأمين أكياس تسليم للجامعة (حاويات) و مستلزمات أخرى تبلغ قيمة تكلفتها السنوية حوالي (1.000.000) ريال كما تم تجهيز جميع المكاتب البريدية في جميع مناطق المملكة والتي يبلغ عددها ( 600 ) مكتب بريدي يعمل بها 3000 موظف ليتم من خلالها تقديم الخدمة لجميع الطلاب والطالبات خصوصا وأن تقديم الخدمة يكون موسمي. وتكليف الموظفين بالعمل الاضافي في حال الذروة بالعمل ساعات إضافية.
|
|
| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
|
|
1- الدعم الحكومي الموجه لتطبيق الحكومة الالكترونية ساهم وبشكل كبير في دفع المسيرة خصوصا المبادرة الحكومية (يسر) والتي تدعم كل توجه لا تممة الاعمال والتحول الالكتروني.
2- ثمار تطبيق الخدمة ونتائجها الايجابية المتعددة والتي تم ذكر بعضها في التقرير دفعت بالكثير من الجامعات إلى الاستفادة من الخدمة.
3- استفادة الجامعات القصوى من الموارد المتاحة خلال فترة القبول بأقل التكاليف المالية وإنجاز فترة القبول بنجاح يفوق ما كان في فترة التقديم التقليدي ساهم وبشكل كبير في نجاح الخدمة وتخفيض التكاليف المالية.
4- تحسين مستوى الاداء وتنظيم عملية القبول للجامعات وتقليص التكاليف للجامعات والطلاب دفعت جميع الجامعات للاستفادة من خدمة جامعي.
|
|
| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
|
|
كانت بداية المشروع بشكل تجريبي في العام 2009 على جامعة واحدة وفي العام 2013 شملت الخدمة جميع الجامعات والكليات السعودية لمؤشر على النجاح المنقطع النظير للمنتج.
وتم انشاء (نظام العوالق) وهو نظام بريدي يعطي تنبيه في حال تأخر أي مادة عن إدخال الحدث التالي للمادة حتى يتم تسليم الملف التسليم النهائي للجامعة ليتم من خلاله عمل نظام خدمة العملاء بشكل واضح ففي حال عدم التجاوب مع أي بلاغ يتم تصعيدة بشكل آلي خلال 24 ساعة إلى مستوى أعلى حتى يصل البلاغ إلى أعلى جهة في مؤسسة البريد السعودي ,
وطرح المنتج بشكل إحترافي من البريد والتواصل المستمر مع الطلاب والجامعات من خلال جميع قنوات التواصل الاجتماعية العامة والخاصة,, جميع هذه الامور أدت إلى الوثوق التام في الخدمة.
التواجد : فمكاتب البريد متواجدة في كل حي ومحافظة وقرية ولن يجد الطالب صعوبة في الوصول إلى مكتب البريد.
|
|
| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
|
|
أما عن أبرز العقبات التي واجهتها مرحلة التنفيذ كيفية ربط نظام البريد والجامعات وآلية العمل وتوحيدها ومعرفة الموظفين بالشروط الخاصة بالجامعات والكليات لذا ظهرت مشكلة الازدحام على مكاتب البريد وكان ذلك بسبب إجراءات القبول فكان الطالب يدلي ببياناته ويتم طباعة إيصال الاستلام عن طريق نقاط البيع, وتم تلافيها في العام 2010 بالتنسيق مع الجامعات الشريكة بتمكين الطالب من طباعة نموذج الارسال من موقع الجامعة وبمجرد حضور الطالب بجميع مستنداته لمكتب البريد يتم ختم النسخة الخاصة بالطالب بعد إستلام ملفة.
اضافة الى ذالك ظهرت مشكلة أختلاط البريد التقليدي بالبريد الجامعي والجهد المبذول في الفرز بداية الخدمة وانتهاء هذه المشكلة بتخصيص أكياس مميزة خاصة بخدمة جامعي مما ساهم بشكل كبير في فرزها وتصنيفها بين الجامعات من خلال أرقام المقار بين الجامعات.
|