4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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Le projet de refonte de la banque de données « MANAR-Stat » a été mis en œuvre selon la démarche projet suivante :
Visite de plusieurs banques de données opérationnelles au niveau national et international.
Organisation de réunions avec les différentes entités concernées afin d’évaluer l’utilisation du système existant et de recenser ses insuffisances.
Collecte des nouveaux besoins et rédaction d’un rapport contenant les remarques et demandes des utilisateurs.
Organisation de réunions de travail pour la rédaction du CPS du projet.
Validation du CPS.
Rédaction et validation du règlement de consultation.
Lancement de l’appel d’offres de refonte.
Ouverture des plis et étude des offres.
Adjudication du marché pour un coût de : 2.327.400,00DH TTC.
Lancement du projet pour une durée de 15 mois calendaires.
Le suivi du déroulement du projet a été assuré par trois instances à savoir :
• Le comité de suivi qui se réunit hebdomadairement. L’évaluation de ce comité repose sur l’examen du degré d’atteinte des objectifs globaux rattachés à chaque phase ainsi que les objectifs à court terme associés aux tâches planifiées durant chaque étape ;
• Le comité de pilotage qui se réunit chaque mois pour étudier l’état d’avancement global du projet et statuer sur des difficultés remontées par le comité de suivi ;
• Le comité de Direction, présidé par Monsieur le Directeur des Etudes et des Prévisions Financières, qui se réunit à chaque fin de phase pour statuer sur des questions d’ordre stratégique, valider la conformité de l’achèvement de la phase avec le cahier des charges et tracer les grands objectifs pour le lancement de la phase suivante.
Enfin, lors du déroulement du projet, un comité des utilisateurs qui est une instance regroupant les représentants des utilisateurs, se réunit sur une fréquence hebdomadaire pour tester et valider les livrables applicatifs du système « MANAR-Stat », lors des phases de développement et de reprise de données détaillées ci-dessous.
Le projet de refonte de la banque de données « MANAR-Stat » a également été organisé selon le plan d’exécution suivant :
Phase 1 : Etude de l’existant et analyse des besoins : trois (3) mois
• Etape 1 : Étude de l’existant.
• Étape 2 : Conception générale de la nouvelle banque de données « MANAR-Stat ».
Phase 2 : Conception détaillée et prototypage de la nouvelle banque de données « MANAR-Stat » : trois (3) mois
• Étape 1 : Première formation de l’équipe technique du maître d’ouvrage.
• Étape 2 : Conception détaillée de la nouvelle banque de données « MANAR-Stat ».
• Étape 3 : Prototypage et validation.
Phase 3 : Développement de la nouvelle banque de données « MANAR-Stat » : sept (7) mois
• Étape 1 : Deuxième formation de l’équipe technique du maître d’ouvrage.
• Étape 2 : Développement de la nouvelle banque de données « MANAR-Stat ».
• Étape 3 : Installation de l’environnement de production.
• Étape 4 : Recette de la solution.
Phase 4 : Reprise des données et formation des utilisateurs : deux (2) mois
• Étape 1 : Reprise des données.
• Étape 2 : Troisième formation des utilisateurs.
En effet, lors de la phase de reprise des données, il y a lieu de citer qu’un ensemble de mesures ont été prises pour l’assainissement, l’organisation de l’information et son formatage en vue de son chargement sur la nouvelle banque de données « MANAR-Stat ». En outre, une équipe dédiée a été mise en place afin de répondre aux nouvelles fonctionnalités développées sur cette banque de données notamment les demandes d’information, les notifications aux utilisateurs, la gestion des droits d’accès au système et aux données ainsi que les suggestions et doléances des utilisateurs.
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5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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La mise en œuvre du projet de refonte de la banque de données « Manar-Stat » a été assurée par une expertise externe pour une durée de 15 Mois, avec un financement à hauteur de 50% de la part du Fond de Modernisation de l’Administration Publique (FOMAP) relevant du Ministère de la Modernisation des Secteurs Publics (MMSP). Par ailleurs, il est à signaler que ce projet a été réalisé grâce à l’appui des Top-Management de la DEPF, la fédération des efforts des équipes techniques et fonctionnelles de la Direction et celles mobilisées par le prestataire ainsi que l’accompagnement des responsables développement de la Direction des Affaires Administratives et Générales du Ministère de l’Economie et des Finances.
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6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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Dans le cadre du lancement du projet de refonte de la banque de données « Manar-Stat », des réunions de travail ont été tenues au siège du MMSP pour la présentation du projet de refonte de la banque de données « Manar-Stat » et son importance pour la DEPF, le MEF, les partenaires du MEF et le grand public des internautes. Suite à ces réunions, la DEPF a obtenu l’accord du Fond de Modernisation de l’Administration Publique (FOMAP) pour le financement du projet de refonte à hauteur de 50% de son coût global de 2.327.400,00 Dirhams Marocains (Toutes taxes comprises). Le reste du montant du projet, a été financé à partir du budget propre de la DEPF.
Par ailleurs, concernant les coûts techniques et humains du projet, ces derniers ont été estimés à près de 1100 jour-homme (charge du prestataire). En outre, concernant l’équipe interne de la DEPF chargée du suivi du projet, sa charge totale est estimée à 400 jour-homme.
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7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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Les principaux résultats les plus probants ayant contribué au succès de l’initiative sont :
a. La convivialité et l’ergonomie de l’application.
b. L’accès intuitif à l’information selon plusieurs modes afin de faciliter l’accès, même à des utilisateurs non-initiés.
c. L’architecture de présentation des données de « Manar-Stat » qui est conçue selon une arborescence de domaines couvrant les différents secteurs économiques, financiers et sociaux aussi bien au niveau national qu’au niveau international et régional.
d. L’interactivité de la banque de données « MANAR-Stat » avec ses utilisateurs : « MANAR-Stat » est un système intelligent qui permet de recevoir les doléances des utilisateurs et de les notifier, automatiquement, sur des mises à jour ou de nouvelles informations en fonction de leurs centres d’intérêt.
e. La facilité aux administrateurs fonctionnels de la mise à jour à travers l’intégration aisée des données et la création des alertes pour chaque information.
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8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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Dans le cadre du projet de refonte de la banque de données « MANAR-Stat », un système de pilotage organisationnel à trois niveaux a été mis en place pour le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre du projet. Ce système est composé :
• d’un comité de suivi qui se réunit hebdomadairement. L’évaluation de ce comité repose sur l’examen du degré d’atteinte des objectifs globaux rattachés à chaque phase ainsi que les objectifs à court terme associés aux tâches planifiées durant chaque étape ;
• d’un comité de pilotage qui se réunit chaque mois pour étudier l’état d’avancement global du projet et statuer sur des difficultés remontées par le comité de suivi ;
• et d’un comité de Direction, présidé par Monsieur le Directeur des Etudes et des Prévisions Financières, qui se réunit à chaque fin de phase pour statuer sur des questions d’ordre stratégique, valider la conformité de l’achèvement de la phase avec le cahier des charges et tracer les grands objectifs pour le lancement de la phase suivante.
Dans le cadre du suivi d’exploitation de la nouvelle banque de données « MANAR-Stat », celle-ci offre des fonctionnalités de :
Edition de rapports d’audit de consultation des utilisateurs notamment des internautes afin d’évaluer le taux d’accès au système et à l’information intégrée
Edition des états de mise à jour des données afin de s’assurer de la bonne alimentation de MANAR-Stat par des données fraîches et à jour;
Suivi régulier des demandes d’information, des centres d’intérêt, des suggestions et doléances afin d’interagir en temps opportun avec les utilisateurs de « MANAR-Stat »;
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9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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La réalisation et l’ouverture de la banque de données « MANAR-Stat » est une réussite pour le pays. Comme la plus part des projets, le processus de réalisation de cette banque de données a été marqué par certaines difficultés, qui ont été surmontées grâce à l’expertise des équipes chargées de la réalisation et du suivi du projet, dont on peut citer :
• Le choix de la plateforme technique à mettre en place pour héberger la nouvelle banque de données. Cette plateforme devait conjuguer performance, disponibilité et sécurité. Cette difficulté a été surmontée suite à plusieurs séances de travail menées par l’équipe chargée du projet ainsi que des consultations auprès de prestataires externes spécialisés dans le domaine.
• Le choix du meilleur scénario pour la sécurité des données. Grace aux différents scénarios élaborés par le prestataire externe et aux expériences de nos partenaires, l’ouverture de la banque de données « MANAR-Stat » a été faite selon une double sécurité moyennant la séparation entre « Manar-Stat » interne destinée aux utilisateurs internes de la DEPF et « Manar-Stat » externe publiée sur internet. Les données étant sauvegardées et répliquées de la zone interne vers la zone externe.
• La traduction des besoins des utilisateurs concernés en des fonctionnalités concrètes dans une logique de proximité, d’échange et de partage des solutions proposées.
• Le choix de l’information pertinente qu’il faut mettre à la disposition des utilisateurs. Cette difficulté a été surmontée par l’introduction au niveau de l’application « MANAR-Stat » de la possibilité de cerner les centres d’intérêts de chaque utilisateur et de le notifier automatiquement des mises à jour ou des nouvelles données qui sont en relation avec ses centres d’intérêt.
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