4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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Para la redacción del Real Decreto 396/2013, de 7 de junio, por el que se regula el Comité técnico estatal de la Administración judicial electrónica se tuvieron en cuenta los preceptivos informes, vinculantes o no, de los distintos órganos implicados entre los que se han de mencionar: el Ministerio de Justicia, cada una de las Comunidades Autónomas con competencias en materia de Justicia, el Consejo General del Poder Judicial, la Fiscalía General del Estado, la Agencia Española de Protección de datos, el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, Ministerio de Economía y Competitividad y el Consejo de Estado.
Posteriormente, como reclamaba el propio Real Decreto que se acaba de mencionar, una vez aprobado, se hubieron de confeccionar sus Normas de Funcionamiento Interno, desarrollo normativo imprescindible para regular en detalle el funcionamiento articulado que se le pretendía dar a este órgano de coordinación.
Este órgano de coordinación cuenta con órganos necesarios para escalar el debate y los acuerdos adoptados, como el Pleno, la Comisión Permanente, el Presidente y la Secretaría General. Pero muy destacable resulta su funcionamiento mediante Grupos de Trabajo, los cuales se nutren de los medios materiales y personales aportados por cada uno de los miembros del Comité.
Los hitos principales, acordados en sesiones del Pleno y de la Comisión Permanente fueron los siguientes:
1- Constitución formal del CTEAJE (15 de Julio de 2013).
2- Toma de posesión de los cargos de la Comisión Permanente (17 de Septiembre de 2013).
3- Aprobación de las Normas de Funcionamiento Interno (14 de Octubre de 2013).
4- Se aprueba la elaboración de un listado de Convenios tecnológicos en vigor de cada Administración (14 de Octubre de 2013).
5- Aprobación del documento de Metodología de los Grupos de Trabajo del CTEAJE (20 de Enero de 2014).
6- Puesta en marcha de la Herramienta Colaborativa (20 de Enero de 2014).
7- Se aprueba formalmente la constitución de los Grupos técnicos del CTEAJE:
• Grupo de Trabajo de Comunicaciones Telemáticas (20 de Enero de 2014).
• Grupo de Trabajo de Gestión Archivística (20 de Enero de 2014). Además, se anuncia el inicio de los trámites en el Ministerio de Justicia para la elaboración de un Real Decreto de archivos.
• Grupo de Trabajo de Cuadro de Mandos (20 de Enero de 2014).
• Grupo de Trabajo de Integración con el SIRAJ (20 de Enero de 2014).
• Grupo de Trabajo de Salas de Vista (20 de Enero de 2014).
• Grupo de Trabajo de Asistencia Jurídica Gratuita (20 de Febrero de 2014).
• Grupo de Trabajo de Procuradores (20 de Febrero de 2014).
• Grupo de Trabajo de Hitos y Documentos Asociados (9 de Abril de 2014).
• Grupo de Trabajo del Portal de la Administración de Justicia (9 de Abril de 2014).
8- Se aprueba la línea de actualización de realización del Inventario Tecnológico que especifica los servicios, aplicaciones, la arquitectura de sistemas y plataformas tecnológicas empleados en las diferentes Administraciones, así como el valor que pueden aportar en aras de su aprovechamiento por el resto, desde un ámbito de análisis, de diseño, de construcción o de implementación (20 de Febrero de 2014).
9- Se aprueba el contenido de la Hoja de Ruta del CTEAJE (9 de Abril de 2014). Inmediatamente, se sometió a votación por los integrantes del CTEAJE dicho contenido a fin de priorizar las líneas de actuación. (Se acompaña Hoja de Ruta, que marcará las líneas de trabajo a seguir por el CTEAJE en los próximos años).
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5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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El diseño de esta iniciativa arranca con la publicación en España de la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, en cuyo Título V se crea el Comité técnico estatal de la Administración judicial electrónica como órgano con importantes competencias para favorecer la compatibilidad y asegurar la interoperabilidad de los sistemas y aplicaciones empleados en la Administración de Justicia, así como para asegurar la cooperación entre las distintas Administraciones, dentro del ámbito nacional e internacional.
Como antecedentes de esta iniciativa encontramos el Convenio de Colaboración entre el Ministerio de Justicia, el Consejo General del Poder Judicial, y la Fiscalía General del Estado para el establecimiento del Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad (EJIS) suscrito en 2009, al cual se adhirieron de manera progresiva las Comunidades Autónomas con competencias transferidas en materia de Justicia dentro del territorio nacional.
Entre los actores involucrados en la implementación del CTEAJE destacan: el Ministerio de Justicia, cada una de las Comunidades Autónomas con competencias en materia de Justicia, el Consejo General del Poder Judicial, la Fiscalía General del Estado, la Agencia Española de Protección de datos, el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, Ministerio de Economía y Competitividad, Consejo de Estado.
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6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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Para la elaboración del Real Decreto 396/2013, de 7 de junio, por el que se regula el Comité técnico estatal de la Administración judicial electrónica, con carácter previo, se recibieron diversos informes por parte del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, en los cuales se estableció como mandato expreso que dicho Real Decreto debía contener en el texto de sus disposiciones que dicho organismo, en ningún caso, debía suponer incremento del gasto público, ni dotación para personal, ni retribuciones ni créditos para el estado, de tal manera que la financiación del mismo se debía realizar a través de los miembros que lo integran. Con el objeto de cumplir con este fin se establece literalmente en la disposición adicional primera “sus miembros contribuirán con los medios propios de los que ya dispongan para un continuo y estable desempeño de sus competencias de acuerdo a los principios de reutilización y cooperación entre Administraciones”.
En este sentido, es necesario destacar que la efectividad de un órgano de esta naturaleza, tan importante para la modernización de la Administración de Justicia, depende decisivamente de que se trate de un órgano dotado de una infraestructura de medios. Sin embargo, para cumplir este propósito, lógico para su desarrollo y funcionamiento, se estudia y aprueba por parte de sus miembros la idoneidad de no depender de una partida presupuestaria independiente y distinta a la que tienen asignada por vía de la aprobación anual de los correspondientes presupuestos generales del estado, ya que con la dotación asignada mediante los mismos pueden contribuir y aportar recursos propios que satisfagan las posibles necesidades del CTEAJE. A través, de esta iniciativa se respeta la premisa de no incremento del gasto, haciendo eficaz, sin embargo, la genérica invocación a la cooperación de Administraciones Públicas, tal y como se hiciera con el Convenio EJIS, antecedente de esta propuesta normativa.
Sobre la base de este entendimiento y sin desdeñar en ningún momento la compleja situación económica de Europa y de España en particular, así como los esfuerzos de contención del gasto y de racionalización de la Administración por parte del Gobierno español, la idea y el espíritu que han imperado en todo momento en la elaboración del proyecto de constitución del CTEAJE ha sido la de suprimir todo coste adicional, donde los esfuerzos que se puedan asumir por los miembros integrantes del mismo se pongan al servicio y en beneficio común de las actuaciones realizadas en aras de la modernización de la Administración de Justicia.
Situado el contexto económico de creación del CTEAJE, cabe añadir que cada uno de sus participantes, a través de sus recursos propios, está haciendo posible la puesta en marcha de la presente iniciativa. Para ello cada Administración ha elegido a sus representantes para formar parte del citado organismo, y se prioriza la utilización de los medios electrónicos puestos a disposición de cada una de las partes para la celebración de reuniones y comunicaciones.
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7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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Podrían destacarse los siguientes:
1) El Grupo de Comunicaciones Telemáticas, tiene como objetivo impulsar el uso de LexNET (plataforma de intercambio seguro de información entre los órganos judiciales y una gran diversidad de operadores jurídicos) con los Colegios de profesionales. La implantación de presentación telemática de escritos a los juzgados mediante LexNET en la Comunidad Autónoma de La Rioja ha sido un gran éxito, por lo que otras Comunidades como Asturias, Aragón, Galicia o Canarias están comenzando laimplantación.
2) Dentro del Grupo de Gestión Archivística, se han obtenido por el momento: una política de gestión de documentos, un documento con el consenso de las tablas de las series documentales de la jurisdicción social y un tercer documento comparativo entre las aplicaciones de archivo de Andalucía y Navarra, aplicaciones punteras en esta materia.
3) En el Grupo de Hitos y Documentos, se establecen los hitos del Test de Compatibilidad (http://www.poderjudicial.es/cgpj/es/Temas/e_Justicia/Test_de_compatibilidad) por los que debe pasar cada procedimiento judicial. Se ha comenzado a trabajar en el orden civil, alcanzando en estos momentos al 80 % en la estandarización de los procedimientos de esa jurisdicción.
4) Otros resultados de diferentes Grupos son: en el Grupo de Cuadros de Mando, han consensuado la lista de indicadores comunes que han de contemplar para pasar a definir una única forma de agrupación y de cálculo de los mismos. El Grupo de Salas de Vista ha sido cerrado por cumplimiento de objetivos. Se ha creado un documento con las recomendaciones generales de la infraestructura técnica necesaria en las Salas de Vista. Además, se ha liberado un software que se ha puesto a disposción de las CCAA sin coste siempre que se pongan de acuerdo en los evolutivos. En el Grupo de SIRAJ (Sistemas de Gestión Procesal con el Sistema de Registros Administrativos de apoyo a la Administración de Justicia), se ha creado un Protocolo de colaboración entre el Ministerio de Justicia y las Comunidades Autónomas. El Grupo de Portales de la Administración de Justicia, se han tomado acuerdos sobre el Punto de Acceso General de la Administración de Justicia, conforme a lo que establece el art. 13 Ley 18/2011, y se ha creado un documento que identifica los servicios que prestan actualmente los portales de la Administración de Justicia existentes.
5) Se han realizado otras tareas solicitadas por el Pleno, tales como la actualización del Inventario Tecnológico y un listado de Convenios tecnológicos vigentes, entre otros.
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8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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El Pleno se reúne al menos dos veces al año y la Comisión Permanente como mínimo cada tres meses. Por otro lado, los Grupos de Trabajo realizan sesiones una vez al mes con el objetivo de reportar los avances acordados en la reunión anterior y acordar nuevos compromisos. Toda la documentación generada está disponible en la herramienta colaborativa para que cualquier integrante pueda realizar sus aportaciones o alegaciones. De esta manera se consigue tener la visión general desde todos los puntos de vista y con el consenso de todos.
Existen dos roles para acceder a la Herramienta Colaborativa, coordinador y colaborador. En el caso de la Secretaría General del CTEAJE, el rol que desempeña es el de coordinador ya que es la encargada de gestionar la Herramienta y tener un control de los documentos incorporados. El rol de coordinador puede realizar acciones que no puede desempeñar el de colaborador, como eliminar documentos que ha subido otra persona o invitar a terceras personas.
La herramienta colaborativa es una plataforma que proporciona a los usuarios un sitio en el que compartir tanto documentos como conocimiento, además de la utilización de una serie de instrumentos como wiki, foros de discusión, blogs, RSS (sistema de alertas sobre cambios introducidos), etc… para facilitar la comunicación entre distintas personas que necesitan trabajar en equipo en los proyectos.
Se procede incluso, a la grabación, de sonido e imagen, de las sesiones de videoconferencia de los Grupos de Trabajo, para su puesta a disposición de todos los integrantes del CTEAJE, no sólo de los miembros de un Grupo de Trabajo.
Los foros son utilizados para formular alegaciones a trabajos que se están realizando en el seno de un Grupo y que requieren de discusión por parte de los distintos miembros de dicho Grupo.
Al CTEAJE se le ha dotado de un funcionamiento en cascada, de forma que los Grupos de Trabajo reportan a la Comisión Permanente, y ésta al Pleno. A su vez, el Pleno fija las líneas de actuación que la Comisión Permanente, y en última instancia los Grupos de Trabajo bajo sus directrices, se encargan de ejecutar.
Hay que añadir finalmente que en todo momento se actúa en coordinación con las Administraciones Públicas, a través de la Comisión para la Reforma de las Administraciones Públicas, o ”CORA”, a la que se informa periódicamente de los resultados en la actividad del CTEAJE.
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9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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Este órgano parte de una total transparencia en su funcionamiento y el hecho de que se graben las reuniones, que cualquiera de los miembros de los grupos pueda ver lo que hacen otros, de que se pida con detalle un listado de aplicaciones tecnológicas de cada miembro en aras a trabajar en procedimientos de transferencia tecnológica, etc… provocó iniciales recelos, que fueron vencidos gracias a la concienciación de todos los miembros del CTEAJE en que a pesar de encontrarnos en un estado descentralizado donde cada Comunidad Autónoma tiene competencias para desarrollar sus aplicaciones informáticas, ello no puede suponer que se trabaje de espaldas a la realidad de que la Justicia debe ejercerse en todo el territorio español.
Para solventar la desconfianza institucional se ha llevado a cabo una interacción proactiva y dinámica, no sólo mediante el uso de la Herramienta Colaborativa, por la que todos los integrantes están informados de cualquier línea de trabajo o compromiso haciendo del Comité un órgano totalmente transparente, sino por la interacción con otras Administraciones.
Por último, los miembros del CTEAJE tenían diferentes puntos de partida tecnológicos, así como necesidades y visiones dispares, dificultando una línea de acción común, problema que se ha solventado a través del consenso, buscando unos objetivos comunes y dejando flexibilidad a la hora de escoger las vías para solucionarlos.
Los desplazamientos para asistir a las reuniones, que podrían suponer un coste económico y de tiempo, dificultando la necesaria participación de todos los miembros, fueron eliminados de raíz mediante el empleo de sistemas de videoconferencia que gozan de gran aceptación.
Hay que destacar también, la importante labor destacada por la Secretaría General del CTEAJE para limar otras cuestiones de índole menor que hubieran podido constituir puntualmente algún obstáculo, más bien de carácter protocolario tales como problemas de prelación, liderazgo, agendas, etc…
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