| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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Tramitón contempló básicamente estas etapas:
a) Ejecución del Foro de Innovación y Excelencia en la Gestión Pública.- espacio en que se reunieron a expertos nacionales e internacionales en materia de Innovación, Creatividad y Gobierno Electrónico para capacitación a funcionarios públicos. De este evento se desprenden investigaciones y análisis del nivel de madurez de innovación en las instituciones, mismo que da origen a la idea inicial del Proyecto Tramitón.
b) Diseño, desarrollo y puesto en producción del Sistema Tramitón.
c) Convocatoria.- difusión y promoción del Concurso a Nivel Nacional “Tramitón”.
d) Registro y postulación.- etapa de inscripción a través del formulario en línea, para los participantes en el que se registrarán sus propuestas de mejora a los trámites del sector público.
e) Análisis, depuración y evaluación de propuestas.- se realizó el análisis de las propuestas recibidas, así como un filtrado de las mismas en función de la completitud y coherencia de los datos registrados, solamente las inscripciones que cumplan con ese criterio pasarán a la etapa de evaluación e investigación por parte del Comité Evaluador.
f) Evaluación e Investigación de propuestas finalistas.- el Comité Evaluador; conformado por 5 funcionarios de la Subsecretaría de Innovación para la Gestión de la Secretaría Nacional de la Administración Pública formalmente delegados por el Subsecretario de la citada unidad; seleccionaron propuestas finalistas para la evaluación del Jurado Calificador. Las propuestas de solución serán filtradas y seleccionadas de acuerdo a los parámetros establecidos en el presente documento y se entregó las propuestas finalistas al Jurado Calificador para su resolución y selección de ganadores, y, realización del sorteo de premiación entre todos los inscritos.
Adicionalmente, se aplicó un proceso de investigación con la o las instituciones generadora del trámite o trámites postulados por la ciudanía a fin de validar lo siguiente:
- Existencia del trámite postulado
- Veracidad respecto a los problemas presentados al realizar el trámite citados por el participante
- Pertinencia de la propuesta de solución
Las propuestas de solución que cumplieren con los criterios antes descritos fueron consideradas como finalistas; a las cuales nuevamente se aplicó un proceso de análisis manual a fin de identificar lo siguiente:
- Prioridad de implementación de solución (en función de la priorización de instituciones en materia de servicios realizada por la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo)
- Factibilidad de implementación de la propuesta de solución (según los componentes del Servicio identificados por la Dirección de Administración de Procesos y Servicios de SNAP).
g) Evaluación y selección de ganadores.- el Jurado Calificador analizó las propuestas finalistas y seleccionó las 3 propuestas ganadoras dejando un Primer, Segundo y Tercer Puesto. Así también se realizó un sorteo para la selección de 5 iniciativas quienes serán premiadas por su participación en la presente convocatoria.
h) Premiación.- en evento público se socializó de la propuestas ganadoras así como la entrega de premios al Primer, Segundo y Tercer Puesto así como a las 5 iniciativas seleccionadas mediante sorteo; mismos que serían entregados única y exclusivamente al participante titular, representante de grupo y/o representante legal en caso de ser persona jurídica el participante.
i) Publicación de Resultados.- la publicación de las propuestas ganadoras serán difundidas en el sitio web de la Secretaría Nacional de la Administración Pública y sitio web de la convocatoria www.tramiton.to.
Para mayor detalle del Plan de Ejecución, ver documento adjunto.
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| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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El diseño de la solución fue responsabilidad exclusiva de la Dirección Nacional de Innovación a nivel técnico, metodológico y procedimental. En la implementación intervino el Equipo Técnico de la Dirección Nacional de Procesos, Dirección Nacional de Servicios, Dirección Nacional de Innovación de la Secretaría Nacional de la Administración Pública; ciudadanía participante de la convocatoria así como las Instituciones Públicas de la Función Ejecutiva y demás instituciones públicas que encabezaron el Ranking Institucional.
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| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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El proyecto se financió con recursos propios de la Secretaría Nacional de la Administración Pública. La campaña de difusión para la ciudadanía (pautas radiales y televisivas) se financió con recursos de la Subsecretaría de Imagen Gubernamental, los premios otorgados a los ganadores (certificados de viaje) se financiaron con recursos de la Dirección de Comunicación; y el equipo técnico de la Dirección Nacional de Innovación, Procesos y Servicios financiado con Gasto Corriente mismo que desarrolló toda la propuesta técnica y metodológica del proyecto. Los premios que se entregaron a los participantes ganadores corresponden a certificados de viaje de Tren Crucero, producto estrella de Ferrocarriles del Ecuador, Empresa Pública que tiene como misión administrar y operar con eficiencia el sistema ferroviario turístico - patrimonial y contribuir al desarrollo socioeconómico del país, mediante el fortalecimiento de las actividades productivas, que fomenten el turismo y la valoración histórico-patrimonial, con responsabilidad social.
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| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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Tramitón, en su etapa de ejecución logró:
1) Gracias al interés de las instituciones así como la gran acogida de la ciudadanía se creó el “Segmento Tramitón” como parte de los Enlaces Ciudadanos en los cuales el Sr. Presidente – Eco. Rafael Correa emite su informe semanal cada día sábado. Aquí se presentó la simplificación de varios trámites; demostrando así credibilidad y resultados ante la ciudadanía; básicamente reduciendo su tiempo de ejecución, número de pasos, pago de tasas, y demás actividades que entorpecían el proceso:
• Certificado de no tener impedimento para ejercer Cargo Público; de Ministerio de Relaciones Laborales;
• Obtención del carné de Discapacidad del Ministerio de Salud Pública;
• Devolución de IVA a adultos mayores del Servicio de Rentas Internas;
• Renovación de Licencia Vehicular de la Agencia Nacional de Regulación y Control de Transporte Terrestre Tránsito y Seguridad Vial – ANT;
• Registro único de Micro, Pequeña y Mediana Empresa (RUM) del Ministerio de Industrias y Productividad.
2) Importante mencionar que Tramitón, registró participación en todas las provincias del Ecuador; así también las postulaciones y propuestas de solución se realizaron en todos los sectores de las instituciones de la gestión pública ecuatoriana (Desarrollo Social, Productivo, Política, Política Económica, Conocimiento y Talento Humano, y Sectores Estratégicos y Otros).
3) Un factor de éxito importante es el trabajo conjunto realizado con las instituciones que recibieron postulaciones a través de Tramitón, se socializó con ellas el proyecto y además fueron capacitados en lineamientos de innovación, uso y administración de la herramienta Tramitón para el análisis de casos y establecimiento de acciones correctivas para la mejora de los servicios públicos.
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| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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Tramitón, a través de su sistema de Administración permitió el control y seguimiento de la información, participación y monitoreo de las instituciones en su módulo de administración así como el análisis y seguimiento de las acciones correctivas fijadas por las instituciones gestoras de los trámites en pro de su mejora. El formulario de acción correctiva, le permite a cada institución ingresar acciones correctivas (Soluciones y Mejoras) a las problemáticas o trámites engorrosos registrados por los ciudadanos. Para la acción correctiva deberá registrarse información básica del trámite/servicio, como por ejemplo el propósito del mismo, demanda de trámite en referencia a su transaccionalidad mensual. Adicionalmente se registrará información sobre la Causa Raíz asociado al problema, una Mejora para el trámite/servicio así como el tiempo estimado de implementación de la misma. La información registrada, se consolidaría a manera de matriz facilitando el seguimiento de aquellos planes de trabajo definidos bajo el concepto de acciones correctivas. En el listado de participaciones registradas por Institución en la Herramienta de Administración y Seguimiento de Tramitón, se puede encontrar un botón para poder visualizar el número de mejoras registradas y su detalle. Los Técnicos Especialistas de la Dirección Nacional de Procesos y Servicios de SNAP, pueden dar seguimiento a las mejoras ingresadas por cada Institución e indicar si estas son aceptadas o rechazadas y si estas mejoras han sido implementadas. La herramienta, permite además el ingreso de la verificación de la mejora; así cada Institución es notificada vía correo electrónico por cada verificación que se realice. Mediante un esquema de semaforización, las instituciones pueden verificar el estado de seguimiento de las mejoras que han ingresado por cada acción correctiva. Una vez Aceptada la mejora y verificado el estado de implementación, los especialistas de procesos y servicios de SNAP, pueden revisar todo el historial de seguimiento que se realizó.
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| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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Para la identificación precisa de los trámites y su institución, fue necesaria la consolidación de los catálogos de servicios de las instituciones de la Administración Pública Central. Realizar un levantamiento estandarizado en todas las instituciones es un esfuerzo gigantesco que ha venido desarrollándose por parte de la Dirección Nacional de Procesos y Servicios de SNAP, sin embargo no abarca el universo de instituciones de la Función Ejecutiva al momento. Se tomó la decisión de trabajar con los catálogos incorporados en el portal de Trámites Ciudadanos; en materia de servicios; administrado por la Subsecretaría de Gobierno Electrónico; permitiendo así consolidar las postulaciones de la ciudadanía y otorgando una fácil lectura y análisis de los datos. Adicionalmente, se realizó un trabajo de análisis, depuración y consolidación manual de la base de datos sin vulnerar los datos originales registrados por el ciudadano. En los registros pertinentes, se realizó la reasignación de casos a la institución de competencia a fin de dar el tratamiento adecuado. El trabajo de estandarización y consolidación, permitió la identificación con mayor precisión del Ranking Institucional, Top Ten de Trámites, Top Ten de Institución y demás estadísticas que faciliten la realización de análisis cualitativos y cuantitativos.
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