Proyecto Tramitón
Secretaría Nacional de la Administración Pública

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
El Estado ecuatoriano requiere implantar procesos de investigación formal para el mejoramiento e innovación de los servicios públicos para la generación de mayor valor agregado en la atención a los usuarios. Es así, que se establece la convocatoria al concurso nacional “Tramitón”, para fomentar la participación e involucramiento de las y los ciudadanos con la identificación de aquellos trámites susceptibles de mejora y propuestas innovadoras que logren mejorar la eficiencia de la gestión y uso de recursos del Estado. El artículo 225 de la Constitución Política impone al Estado el deber de impulsar la descentralización y la desconcentración como mecanismos para lograr el desarrollo armónico del país, el fortalecimiento de la participación ciudadana y de las entidades seccionales y la distribución de los ingresos públicos y de la riqueza. Para tal efecto faculta al gobierno central para transferir progresivamente funciones, atribuciones, competencias, responsabilidades y recursos a las entidades seccionales autónomas o a otras de carácter regional, disponibilizando así los servicios públicos a todos los ciudadanos del Ecuador. Sin embargo no existía un canal de comunicación y participación ciudadana entre usuario y Estado que permita conocer la percepción de los usuarios sobre los servicios públicos, y que al mismo tiempo permita que los ciudadanos emitan sus propuestas de solución para promover mejoras en los servicios públicos. Para asegurar la participación de las poblaciones de parroquias rurales y urbanas marginales la Secretaría Nacional de la Administración Pública solicitó el apoyo al Ministerio de Telecomunicaciones y Sociedad de la Información para que se facilite el acceso a la plataforma Tramitón en los Infocentros a nivel nacional, mismos que son espacios comunitarios de participación y desarrollo, que garantizan el acceso inclusivo a las Tecnologías de la Información y Comunicación.

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
El desarrollo del Sistema Tramitón en todas sus funcionalidades fue propuesto por la Dirección Nacional de Innovación, y todas sus fases de diseño hasta la puesta en producción del sistema fueron ejecutadas por el Equipo Técnico de dicha Dirección. Uno de los objetivos del Sistema, es fomentar la participación ciudadana a través de medios electrónicos para propiciar la innovación en la gestión pública. El desarrollo del Sistema Tramitón permitió tener la participación de usuarios de servicios públicos en un número mayor a los 6200 registros en un periodo aproximado de 2 meses y 10 días, y la plataforma sigue recibiendo registros permanentemente. En este sentido, se puede afirmar que el sistema Tramitón resolvió este problema conocido en el Índice Global de Innovación como el Pilar de e-Participation. El formulario web para uso de los ciudadanos está al aire en la siguiente dirección: https://www.tramiton.to/. La metodología y términos y condiciones de la edición 2014 del Concurso Nacional Tramitón fueron construidos utilizando criterios de análisis y evaluación de las propuestas de solución, enfocados en los componentes de un servicio de excelencia desde el punto de vista de la Dirección Nacional de Procesos de la Secretaría Nacional de la Administración Pública, con lo cual se garantiza la objetividad del método de evaluación y seguimiento a los casos registrados y propuestas recibidas. La estrategia comenzó con la convocatoria del Sr. Presidente – Eco. Rafael Correa y el lanzamiento de una campaña publicitaria en medios de comunicación, a través de la cual se llamó a la ciudadanía a registrar su experiencia con los trámites de la gestión pública, identificando los problemas encontrados desde la perspectiva de los componentes del servicio (atención información, herramientas informáticas, tiempo de duración, coordinación entre actores/intervinientes, infraestructura, costos y recursos disponibles) y proponiendo soluciones para simplificarlos, mejorarlos o innovarlos. El proyecto persigue: • Incrementar los mecanismos de participación ciudadana. • Afianzar la relación entre ciudadanos y Estado. • Mejorar los Servicios Públicos de acuerdo al Plan Nacional del Buen Vivir, principios de eficiencia, calidad y calidez. • Ejecutar una campaña comunicacional a nivel nacional para incentivar la participación ciudadana en el mejoramiento de servicios públicos. • Promover el uso de infocentros y tecnologías de la información y comunicaciones. • Registrar y evaluar la participación ciudadana de acuerdo a sus propuestas. • Detectar la problemática de los servicios públicos desde el punto de vista ciudadano para proponer y ejecutar proyectos de mejora e innovación de la gestión pública. El Sistema Tramitón es una puerta de entrada permanente para que la ciudadanía tenga la posibilidad de comunicarse directamente con las instituciones públicas e identificar problemas en los servicios, proponiendo soluciones, hecho que beneficia a sus usuarios puesto que al detectarse una problemática específica todos serían beneficiarios del mejoramiento que se pueda desarrollar. En este sentido, los beneficiarios podrían estimarse en dos niveles: i) los ciudadanos que tienen información que transmitir en referencia a falencias y potenciales soluciones del servicio público y que antes no tenían un canal adecuado; ii) los usuarios de los servicios públicos que se mejoran a partir del análisis de la información recogida mediante el Sistema Tramitón. Además, el enfoque de innovación abierta de Tramitón es que el Sistema es un canal permanente que permite que la información se canalice directamente a la institución responsable del servicio sin vulnerar los datos de los ciudadanos. El ciudadano a través de un formulario virtual puede hacer llegar sus múltiples propuestas de solución a los problemas encontrados y a su vez las instituciones públicas involucradas también pueden conocer la información registrada por la ciudadanía en referencia al problema y plantear acciones correctivas que son revisadas y validadas para su implementación.

 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
En el Ecuador no existía un canal de fomento a la participación ciudadana, que a través de medios electrónicos permita recoger información para identificar problemáticas existentes en los servicios públicos, y que aplique conceptos de innovación abierta para el desarrollo de soluciones. Esta combinación de factores de participación ciudadana, medios electrónicos, innovación abierta, investigación y análisis, hace al Sistema Tramitón un mecanismo único, nuevo y diferente en el país. Así mismo, al haber realizado una convocatoria a un concurso nacional, cuya campaña comunicacional se enfocó en el mal servicio público como si fuese un personaje al que hay que derrotar, se aplicó un proceso creativo y de diseño, de alto impacto por su empatía con el ciudadano, el mismo que motivó una alta participación, haciendo del Sistema Tramitón un éxito en el poco tiempo que lleva al aire, hecho que fue reconocido en el XIX Congreso Internacional del Centro Latinoamericano de Administración para el Desarrollo, en el cual se lo presentó como caso de éxito. Las actividades del Sistema Tramitón tienen que ver con procesos de Innovación Abierta debido a que considera la experiencia y el conocimiento de los ciudadanos usuarios y beneficiarios de los servicios públicos.

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
Tramitón contempló básicamente estas etapas: a) Ejecución del Foro de Innovación y Excelencia en la Gestión Pública.- espacio en que se reunieron a expertos nacionales e internacionales en materia de Innovación, Creatividad y Gobierno Electrónico para capacitación a funcionarios públicos. De este evento se desprenden investigaciones y análisis del nivel de madurez de innovación en las instituciones, mismo que da origen a la idea inicial del Proyecto Tramitón. b) Diseño, desarrollo y puesto en producción del Sistema Tramitón. c) Convocatoria.- difusión y promoción del Concurso a Nivel Nacional “Tramitón”. d) Registro y postulación.- etapa de inscripción a través del formulario en línea, para los participantes en el que se registrarán sus propuestas de mejora a los trámites del sector público. e) Análisis, depuración y evaluación de propuestas.- se realizó el análisis de las propuestas recibidas, así como un filtrado de las mismas en función de la completitud y coherencia de los datos registrados, solamente las inscripciones que cumplan con ese criterio pasarán a la etapa de evaluación e investigación por parte del Comité Evaluador. f) Evaluación e Investigación de propuestas finalistas.- el Comité Evaluador; conformado por 5 funcionarios de la Subsecretaría de Innovación para la Gestión de la Secretaría Nacional de la Administración Pública formalmente delegados por el Subsecretario de la citada unidad; seleccionaron propuestas finalistas para la evaluación del Jurado Calificador. Las propuestas de solución serán filtradas y seleccionadas de acuerdo a los parámetros establecidos en el presente documento y se entregó las propuestas finalistas al Jurado Calificador para su resolución y selección de ganadores, y, realización del sorteo de premiación entre todos los inscritos. Adicionalmente, se aplicó un proceso de investigación con la o las instituciones generadora del trámite o trámites postulados por la ciudanía a fin de validar lo siguiente: - Existencia del trámite postulado - Veracidad respecto a los problemas presentados al realizar el trámite citados por el participante - Pertinencia de la propuesta de solución Las propuestas de solución que cumplieren con los criterios antes descritos fueron consideradas como finalistas; a las cuales nuevamente se aplicó un proceso de análisis manual a fin de identificar lo siguiente: - Prioridad de implementación de solución (en función de la priorización de instituciones en materia de servicios realizada por la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo) - Factibilidad de implementación de la propuesta de solución (según los componentes del Servicio identificados por la Dirección de Administración de Procesos y Servicios de SNAP). g) Evaluación y selección de ganadores.- el Jurado Calificador analizó las propuestas finalistas y seleccionó las 3 propuestas ganadoras dejando un Primer, Segundo y Tercer Puesto. Así también se realizó un sorteo para la selección de 5 iniciativas quienes serán premiadas por su participación en la presente convocatoria. h) Premiación.- en evento público se socializó de la propuestas ganadoras así como la entrega de premios al Primer, Segundo y Tercer Puesto así como a las 5 iniciativas seleccionadas mediante sorteo; mismos que serían entregados única y exclusivamente al participante titular, representante de grupo y/o representante legal en caso de ser persona jurídica el participante. i) Publicación de Resultados.- la publicación de las propuestas ganadoras serán difundidas en el sitio web de la Secretaría Nacional de la Administración Pública y sitio web de la convocatoria www.tramiton.to. Para mayor detalle del Plan de Ejecución, ver documento adjunto.

 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
El diseño de la solución fue responsabilidad exclusiva de la Dirección Nacional de Innovación a nivel técnico, metodológico y procedimental. En la implementación intervino el Equipo Técnico de la Dirección Nacional de Procesos, Dirección Nacional de Servicios, Dirección Nacional de Innovación de la Secretaría Nacional de la Administración Pública; ciudadanía participante de la convocatoria así como las Instituciones Públicas de la Función Ejecutiva y demás instituciones públicas que encabezaron el Ranking Institucional.
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
El proyecto se financió con recursos propios de la Secretaría Nacional de la Administración Pública. La campaña de difusión para la ciudadanía (pautas radiales y televisivas) se financió con recursos de la Subsecretaría de Imagen Gubernamental, los premios otorgados a los ganadores (certificados de viaje) se financiaron con recursos de la Dirección de Comunicación; y el equipo técnico de la Dirección Nacional de Innovación, Procesos y Servicios financiado con Gasto Corriente mismo que desarrolló toda la propuesta técnica y metodológica del proyecto. Los premios que se entregaron a los participantes ganadores corresponden a certificados de viaje de Tren Crucero, producto estrella de Ferrocarriles del Ecuador, Empresa Pública que tiene como misión administrar y operar con eficiencia el sistema ferroviario turístico - patrimonial y contribuir al desarrollo socioeconómico del país, mediante el fortalecimiento de las actividades productivas, que fomenten el turismo y la valoración histórico-patrimonial, con responsabilidad social.

 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
Tramitón, en su etapa de ejecución logró: 1) Gracias al interés de las instituciones así como la gran acogida de la ciudadanía se creó el “Segmento Tramitón” como parte de los Enlaces Ciudadanos en los cuales el Sr. Presidente – Eco. Rafael Correa emite su informe semanal cada día sábado. Aquí se presentó la simplificación de varios trámites; demostrando así credibilidad y resultados ante la ciudadanía; básicamente reduciendo su tiempo de ejecución, número de pasos, pago de tasas, y demás actividades que entorpecían el proceso: • Certificado de no tener impedimento para ejercer Cargo Público; de Ministerio de Relaciones Laborales; • Obtención del carné de Discapacidad del Ministerio de Salud Pública; • Devolución de IVA a adultos mayores del Servicio de Rentas Internas; • Renovación de Licencia Vehicular de la Agencia Nacional de Regulación y Control de Transporte Terrestre Tránsito y Seguridad Vial – ANT; • Registro único de Micro, Pequeña y Mediana Empresa (RUM) del Ministerio de Industrias y Productividad. 2) Importante mencionar que Tramitón, registró participación en todas las provincias del Ecuador; así también las postulaciones y propuestas de solución se realizaron en todos los sectores de las instituciones de la gestión pública ecuatoriana (Desarrollo Social, Productivo, Política, Política Económica, Conocimiento y Talento Humano, y Sectores Estratégicos y Otros). 3) Un factor de éxito importante es el trabajo conjunto realizado con las instituciones que recibieron postulaciones a través de Tramitón, se socializó con ellas el proyecto y además fueron capacitados en lineamientos de innovación, uso y administración de la herramienta Tramitón para el análisis de casos y establecimiento de acciones correctivas para la mejora de los servicios públicos.

 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
Tramitón, a través de su sistema de Administración permitió el control y seguimiento de la información, participación y monitoreo de las instituciones en su módulo de administración así como el análisis y seguimiento de las acciones correctivas fijadas por las instituciones gestoras de los trámites en pro de su mejora. El formulario de acción correctiva, le permite a cada institución ingresar acciones correctivas (Soluciones y Mejoras) a las problemáticas o trámites engorrosos registrados por los ciudadanos. Para la acción correctiva deberá registrarse información básica del trámite/servicio, como por ejemplo el propósito del mismo, demanda de trámite en referencia a su transaccionalidad mensual. Adicionalmente se registrará información sobre la Causa Raíz asociado al problema, una Mejora para el trámite/servicio así como el tiempo estimado de implementación de la misma. La información registrada, se consolidaría a manera de matriz facilitando el seguimiento de aquellos planes de trabajo definidos bajo el concepto de acciones correctivas. En el listado de participaciones registradas por Institución en la Herramienta de Administración y Seguimiento de Tramitón, se puede encontrar un botón para poder visualizar el número de mejoras registradas y su detalle. Los Técnicos Especialistas de la Dirección Nacional de Procesos y Servicios de SNAP, pueden dar seguimiento a las mejoras ingresadas por cada Institución e indicar si estas son aceptadas o rechazadas y si estas mejoras han sido implementadas. La herramienta, permite además el ingreso de la verificación de la mejora; así cada Institución es notificada vía correo electrónico por cada verificación que se realice. Mediante un esquema de semaforización, las instituciones pueden verificar el estado de seguimiento de las mejoras que han ingresado por cada acción correctiva. Una vez Aceptada la mejora y verificado el estado de implementación, los especialistas de procesos y servicios de SNAP, pueden revisar todo el historial de seguimiento que se realizó.

 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
Para la identificación precisa de los trámites y su institución, fue necesaria la consolidación de los catálogos de servicios de las instituciones de la Administración Pública Central. Realizar un levantamiento estandarizado en todas las instituciones es un esfuerzo gigantesco que ha venido desarrollándose por parte de la Dirección Nacional de Procesos y Servicios de SNAP, sin embargo no abarca el universo de instituciones de la Función Ejecutiva al momento. Se tomó la decisión de trabajar con los catálogos incorporados en el portal de Trámites Ciudadanos; en materia de servicios; administrado por la Subsecretaría de Gobierno Electrónico; permitiendo así consolidar las postulaciones de la ciudadanía y otorgando una fácil lectura y análisis de los datos. Adicionalmente, se realizó un trabajo de análisis, depuración y consolidación manual de la base de datos sin vulnerar los datos originales registrados por el ciudadano. En los registros pertinentes, se realizó la reasignación de casos a la institución de competencia a fin de dar el tratamiento adecuado. El trabajo de estandarización y consolidación, permitió la identificación con mayor precisión del Ranking Institucional, Top Ten de Trámites, Top Ten de Institución y demás estadísticas que faciliten la realización de análisis cualitativos y cuantitativos.

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
Tramitón permite la cercanía entre la ciudadanía y el Estado, es decir conocer de cerca la percepción del usuario del servicio, la problemática encontrada así como la propuesta de solución para su mejora. Adicionalmente, permite realizar análisis frente a quién es ese usuario desde sus características sociodemográficas; realizar estudios frente a los principales problemas que afectan la calidad, eficiencia y eficacia del servicio público y la recurrencia de los mismos, por institución, servicio/trámite, sector, provincia y cantón. Con la ejecución de la campaña Tramitón se mejoraron varios trámites y se han establecido planes concretos para iniciar acciones en el corto, medio y largo plazo para la mejora de la eficiencia en la gestión pública, por ende en sus servicios. La iniciativa Tramitón es sostenible y capaz de perdurar en el tiempo; lo demuestra así la participación activa de la ciudadanía inclusive después de haber cesado la convocatoria al Concurso Nacional en su edición 2014. Desde el 01 de septiembre de 2014 (la convocatoria tuvo vigencia del 21 de junio al 31 de agosto de 2014) se han registrado (corte al 11 de noviembre de 2014) 802 nuevas postulaciones, las mismas que persiguen canalizar sus propuestas de solución a las instituciones sin perseguir el objetivo de premio si no contribuir a la revolución y mejora de la eficiencia del servicio público facilitando se determinen con exactitud cuáles son los puntos en los que deben fortalecer sus procesos internos institucionales para atender a la ciudadanía. Las instituciones trabajan por disponibilizar varios y nuevos canales de atención al usuario, sin depender exclusivamente de la presencia física del ciudadano para la realización del mismo. Los trámites simplificados son una nuestra evidente de cómo se han acordado los tiempos, por ejemplo la obtención del Registro único de Micro, Pequeña y Mediana empresa que originalmente se obtenía en 10 días tras la presentación de varios documentos y tiempo de espera, con la intervención de Tramitón ha logrado mejorar en un 99,9%. El trámite será realizado de manera digital, rápida y sencilla por canal on line en un tiempo no mayor a 5 minutos, inter-operando con diversas instituciones para realizar las validaciones respectivas y necesarias. El Sistema Tramitón permite que cada institución de la Función Ejecutiva establezca acciones correctivas a fin de mejorar los servicios registrados en el sistema. Dichas acciones, tienen seguimiento por parte de técnicos de la Dirección de Procesos y Servicios a fin de evaluar su cumplimiento e impacto así también por parte de la Dirección de Innovación para identificar oportunidades para proyectos de innovación en gestión de servicios e investigación de mejores prácticas y casos de éxito replicables. Actualmente existen 45 instituciones que ya han registrado acciones correctivas a los trámites identificados (el detalle completo se puede apreciar en el anexo 3), y se han evidenciado cuáles instituciones no lo han hecho (el detalle completo se puede apreciar en el anexo 4). Uno de los siguientes pasos es continuar con el seguimiento que se realiza al mejoramiento e innovación de los servicios públicos a través de la herramienta tramiton.to, para lo cual es necesario robustecer la herramienta y mejorar el sistema principalmente en los módulos de seguimiento, análisis de información y participación ciudadana. Aprovechando esta dinámica generada por la campaña comunicacional del tramiton.to y el segmento asignado durante los enlaces ciudadanos que se realizaron después del lanzamiento del concurso, se presentaron trámites mejorados. Asimismo, a partir de los resultados del tramiton.to, el Comité de Simplificación de Trámites resolvió que se realizará el seguimiento de la implementación de las acciones correctivas determinadas para cada uno de los casos. Al respecto, se solicitará que se creen como Compromisos Presidenciales los 10 primeros trámites mencionadas en tramiton.to según la postulación de la ciudadanía. Adicionalmente, es importante considerar también como Compromisos Presidenciales a los primeros 10 trámites de acuerdo a la calificación final del Comité de Simplificación de Trámites.

 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
En términos de sostenibilidad, Tramitón busca establecerse como el canal de comunicación entre el ciudadano y el Estado en materia de identificación de problemas y propuestas de solución para los trámites de la gestión pública. El Estado ecuatoriano y su administración pública, desde el 18 de diciembre de 2013 según Decreto Ejecutivo No. 149 publicado en Registro Oficial No. 146 establece su gestión con enfoque en la simplificación de trámites. La gestión pública propenderá progresivamente a la disminución y la eliminación de la duplicidad de requisitos y actividades que deba realizar el ciudadano frente a la administración para acceder a servicios eficientes, transparentes y de calidad. La simplificación de trámites es de obligatorio cumplimiento para todas las entidades de la administración pública central, institucional y que depende de la Función Ejecutiva. Este proceso se concentra en suprimir trámites innecesarios que incrementen el costo operacional de la Administración Pública, que hagan menos eficiente su funcionamiento y propicien conductas no transparentes; adaptar los trámites a la forma más sencilla posible, reduciendo al mínimo los requisitos y exigencias a las personas, dejando única y exclusivamente los pasos que sean indispensables para cumplir el propósito de los mismos; rediseñar el trámite utilizando al máximo los elementos tecnológicos; incorporar controles automatizados que minimicen la necesidad de estructuras de supervisión y controles adicionales; evitar las instancias en las cuales el juicio subjetivo del servidor público responsable del trámite o de parte de él, pueda interferir en el proceso; incentivar a los servidores públicos por el cumplimiento oportuno del trámite; propiciar la participación ciudadana e impulsar la digitalización obligatoria de los trámites que ingresen a la institución y que los antiguos inicien dicho proceso en lo que considere pertinente. Al ser Tramitón un proyecto sólido, por los resultados evidentes presentados a la ciudadanía, han existido acercamientos con otras instituciones del Estado que desean lanzar otras campañas o proyectos derivados de Tramitón. Tal es el caso de la Secretaría Nacional de Comunicación – SECOM quienes a través de Tramitón lanzarán un reto a la ciudadanía para el rediseño de una campaña comunicacional (Cinco pasos a la redonda).

 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
Los proyectos que el Estado emprenda deben considerar un componente de participación ciudadana, incorporar la opinión de usuario experto que sufre la problemática y conoce de cerca la realidad y posible solución a ese trámite. Es importante además analizar la información entregada por el usuario, para el correcto establecimiento de los proyectos y direccionamiento de la inversión pública puesto que la misma debe enfocarse en satisfacer necesidades y generar valor público contribuyendo al Buen Vivir de las y los ciudadanos. La importancia de contar una base de datos estructurada para conocimiento de los usuarios de los servicios, tendencias en uso de servicios, problemáticas identificadas, etc. que permitan realizar análisis cuantitativos y cualitativos que faciliten el establecimiento de proyectos sobre las reales necesidades de la ciudadanía. Para una mejor captación de datos, se cerrará la parametrización de los campos en futuras ediciones a fin de que la información sea aún más precisa. Es términos generales, el proyecto nos deja como lección que el trabajo en conjunto con las instituciones mencionadas en Tramitón logra resultados mayores, y que la investigación es la fuente fundamental para la toma de decisiones.

Contact Information

Institution Name:   Secretaría Nacional de la Administración Pública
Institution Type:   Government Agency  
Contact Person:   Claudio Marcelo Arcos Proaño
Title:   Ing.  
Telephone/ Fax:   (593)3934500
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   concurso.tramiton@administracionpublica.gob.ec  
Address:   Av. Colón E4-75 y 9 de Octubre
Postal Code:   170516
City:   Quito
State/Province:   Pichincha
Country:  

          Go Back

Print friendly Page
video porno.. brasileiros xxx xhamster