| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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El proyecto en su alcance abarca todas las entidades de la función Ejecutiva que se detallan en el Estatuto del Régimen Jurídico de la Función Ejecutiva y todas instituciones adscritas o dependientes de ésta. Por la amplitud de este alcance, la implementación se la ha definido en 3 etapas o fases en los años 2010 – 2012, 2013, 2014 detalladas a continuación:
Primera Etapa 2010 – 2012. IMPLEMENTACIÓN:
- Establecer una base sólida en la Presidencia, Vicepresidencia, Secretaría Nacional de la Administración Pública, SENPLADES, en todos los ministerios coordinadores con algunas entidades elegidas por su importancia y sinergia inter-institucional;
- Despliegue inicial, implementación del software, capacitación y certificación de hasta 30 consultores internos de SNAP para soportar la mejora continua de las mejores prácticas gubernamentales y la gestión eficaz de resultados. , capacitación de equipos metodológicos institucionales (500 personas) talleres y sesiones ejecutivas para la implementación de GPR en las principales instituciones de la Función Ejecutiva. Incluye la implementación en 154 embajadas, oficinas comerciales exteriores y consulados en el extranjero. Publicación de la Norma Técnica GPR e implantación de un equipo de seguimiento y control de la calidad en SNAP, interfaces tecnológicas entre GPR y los sistemas oficiales de gestión de presupuestos y remuneración variable por eficiencia.
Segunda Etapa 2013. MEJORA:
- Extender el modelo y la cobertura de mejores prácticas a través de la creación un equipo consolidado con responsabilidades de coordinación inter-institucional, mesa de ayuda metodológica, y co-facilitación del despliegue vertical y horizontal del modelo en el gobierno central.
- Mejoras en los procesos de seguimiento y control, homologación de 20 indicadores nacionales de eficiencia, homologación de los planes operativos de tecnología de la información basados en los estándares internacionales de COBIT, continuación del despliegue en las instituciones adscritas y empresas públicas.
Tercera Etapa 2014. AUTOSUFICIENCIA:
- Terminar el despliegue del modelo de manera autosuficiente, utilizando los recursos del equipo e implementando mejoras en el seguimiento y control de proyectos y programas de inversión, mejoras en la interoperabilidad de GPR con otros sistemas del gobierno, implementación del Visor de Gestión sectorial e institucional, Ranking por desempeño, incorporación de funcionalidades y metodologías para la Gestión de Servicios, levantamiento y control de información fuente para la Ventanilla Única Virtual de Servicios y Trámites, lanzamiento del Portal Ciudadano GPR.
La entidad responsable de la gerencia y de la ejecución del Proyecto de Gobierno para resultados es la Secretaria Nacional de la Administración Pública.
En las Entidades Participantes, el responsable de la implementación del Proyecto es la máxima autoridad, debiéndose entender la ejecución del Proyecto y la utilización permanente de las metodologías y herramientas diseñadas e implantadas por este como Compromiso Presidencial.
Igualmente responsables de la ejecución del proyecto serán los Ministros Coordinadores, Ministros en Línea, Subsecretarios, Directores, y demás niveles jerárquicos equivalentes (nivel 2) y los funcionarios responsables de las unidades operativas (direcciones o similares).
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| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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A julio de 2014, existen 436.819 colaboradores en la Función Ejecutiva. De ese total, 23.712 funcionarios constan como usuarios en la herramienta GPR.
Se estima que al menos 10% de la población total de funcionarios en la Función Ejecutiva han participado en la implementación y operación de GPR de acuerdo con el siguiente desglose:
• 100 Funcionarios de la SNAP.
• Aproximadamente 500 funcionarios designados como líderes metodológicos y administradores tecnológicos de GPR.
• 100% de los Ministros, viceministros, subsecretarios y directores de las 210 entidades han participado en sesiones ejecutivas, sesiones de revisión de resultados y talleres operativos de planificación y gestión.
• 100% de los Gobernadores del Estado (24) son participantes regulares en cumplimiento de su rol en relación a supervisiones ejecutivas de proyectos.
• A julio 2014, existen 23.712 usuarios del sistema GPR con varios roles y perfiles como: administrador, ejecutivo, líder, participante y observador, jefes de seguimiento, evaluador de metas, vocero, autoridad de planificación.
• Planes anuales comprometidos (PAC) y planes anuales terminados (PAT). Cada año antes del 30 de enero, las entidades emiten su PAC a la SNAP, mismo que contiene las firmas de todos y cada uno de los titulares de planes en hasta 4 niveles estratégicos y operativos de la organización. Así mismo, las entidades emiten su PAT hasta el 15 de enero del año subsiguiente, como constancia de los logros alcanzados respecto a su planificación del año anterior.
• Programa de certificación profesional de funcionarios públicos. Además de la participación obligatoria e indelegable de los funcionarios y las máximas autoridades, titulares de planes, se ha otorgado más de 1,100 certificaciones individuales en Fundamentos de GPR, Practicante GPR en la Gestión de Proyectos, Practicante GPR en la Gestión de Procesos y/o Practicante en Mejores Prácticas de Medición y Gestión en GPR, a través del programa de certificación profesional GPR.
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| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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El Estado compró en el contrato inicial licencias de uso perpetuo de GPR sin gastos recurrentes exceptuando las pólizas anuales de soporte técnico.
El presupuesto destinado al programa ha estado asegurado, en el número de años contemplados en los contratos de consultoría, desde el 2010 hasta el 2014.
Las Coordinación de Gestión Estratégica de las entidades de la Función Ejecutiva, tienen estructura institucional y disponen de un presupuesto que asegura la existencia de los líderes metodológicos GPR.
El presupuesto proviene de fondos públicos.
Existen once Decretos Presidenciales, estatutos y normas que asegurarán la continuidad y el uso de GPR al menos hasta la terminación de la Administración actual en 2017.
Los presupuestos de gastos anuales de la Función Ejecutiva del Ecuador tomados en el mes de junio de 2014 fueron:
PRESUPUESTO CODIFICADO, FUNCION EJECUTIVA, AÑOS 2010-2014 (Al 16-jun)
- 2010: US$ 22.773.585.006,51
- 2011: US$ 25.682.653.864.63
- 2012: US$ 28.781.855.303,58
- 2013: US$ 34.874.301.742,28
- 2014: US$ 34.764.468.545,03
• Total: US$ 146.876.864.462,03
La suma de las inversiones en el proyecto GPR en el mismo periodo fueron:
- 2010: US$ 2.000.000,00
- 2011: US$ 2.315.761,86
- 2012: US$ 3.696.204,81
- 2013: US$ 1.306.862,94
- 2014: US$ 931.614,57
• Total: US$ 10.250.444,18
En resumen, la suma de las inversiones en GPR es 0,007% del presupuesto total de las instituciones participantes beneficiadas.
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| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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El 19 de noviembre de 2010, Rafael Correa, Presidente de la República del Ecuador, firmó el Decreto 555 con los siguientes artículos:
1. Se dispone la implementación del Proyecto Gobierno Por Resultados-GPR en las instituciones de la administración pública central, institucional y dependiente de la Función Ejecutiva a cargo de la Secretaría Nacional de la Administración Pública.
2. GPR, una vez implementado acorde al cronograma establecido por la SNAP, será de obligatorio cumplimiento.
3. Será responsabilidad de cada una de las entidades de la Función Ejecutiva la gestión de sus planes, programas, proyectos y procesos con el uso de la metodología y herramienta GPR.
4. Las máximas autoridades de las entidades de la Función Ejecutiva participarán indelegablemente, bajo las directrices que emita la SNAP, en las diferentes fases e implementación del proyecto en cada una de sus instituciones.
5. El Ministerio de Finanzas priorizará y facilitará los recursos económicos necesarios para la implementación del Proyecto Gobierno Por Resultados-GPR.
Se estima que al menos 10% de la población total de funcionarios en la Función Ejecutiva han participado en la implementación y operación de GPR de acuerdo con el siguiente desglose:
• Ministros, viceministros, subsecretarios y directores de las 210 entidades han participado en sesiones ejecutivas, sesiones de revisión de resultados y talleres operativos de planificación y gestión.
• Gobernadores del Estado (24) son participantes regulares en cumplimiento de su rol en relación a supervisiones ejecutivas de proyectos.
• A julio 2014, existen 23.712 usuarios del sistema GPR con varios roles y perfiles como: administrador, ejecutivo, líder, participante y observador, jefes de seguimiento, evaluador de metas, vocero, autoridad de planificación.
• Planes anuales comprometidos (PAC) y planes anuales terminados (PAT). Cada año antes del 30 de enero, las entidades emiten su PAC a la SNAP, mismo que contiene las firmas de todos y cada uno de los titulares de planes en hasta 4 niveles estratégicos y operativos de la organización. Así mismo, las entidades emiten su PAT hasta el 15 de enero del año subsiguiente, como constancia de los logros alcanzados respecto a su planificación del año anterior.
• Programa de certificación profesional de funcionarios públicos. Se ha otorgado más de 1,100 certificaciones individuales en Fundamentos de GPR, Practicante GPR en la Gestión de Proyectos, Practicante GPR en la Gestión de Procesos y/o Practicante en Mejores Prácticas de Medición y Gestión en GPR, a través del programa de certificación profesional GPR.
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| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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Las fuentes de los datos y sistemas para monitoreo del progreso y evaluación de actividades son:
1. Datos registrados y gestionados en GPR 2011 a 2014.- Objetivos, estrategias, indicadores, proyectos de inversión, proyectos de mejora, procesos y riesgos de las 210 instituciones de la Función Ejecutiva incluyendo planes de dos niveles estratégicos y hasta tres niveles específicos u operativos.
2. Actas de asistencia de participantes en los eventos de despliegue de GPR, 2010 a 2014.
3. Las 7.630 encuestas de satisfacción aplicadas en los talleres de despliegue GPR.
4. Más de 13.000 encuestas de madurez institucional en administración de proyectos, procesos y medición de desempeño en donde se estableció la línea base de cada institución, con los siguientes resultados
- Madurez institucional en administración de proyectos – promedio nacional: 2,89 en una escala 1 al 5.
- Madurez institucional en administración de procesos – promedio nacional: 2,70 en una escala 1 al 5.
- Madurez institucional en medición de desempeño – promedio nacional: 7,61 en una escala de 1 al 20.
5. Medición de la percepción ciudadana, confianza en el gobierno, Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo (SENPLADES), Plan Nacional Buen Vivir, pág. 93.
6. Uso mensual de GPR en las reuniones de gabinete, consejos sectoriales y las máximas autoridades.
7. Reportes de las supervisiones ejecutivas de los proyectos de inversión en el territorio por los Gobernadores del Estado.
8. Registros de los exámenes de conocimiento y certificados profesionales otorgados a más de 1.100 funcionarios públicos ecuatorianos para los cursos: GPR101 -Fundamentos de GPR, PYM201 -Mejores prácticas de administración de proyectos en GPR, BPM201 –Mejores prácticas de administración de procesos en GPR, y GPR201 –Mejores prácticas de medición de gestión del desempeño institucional en GPR.
9. REPORTE DE EJECUCION PRESUPUESTARIA CONSOLIDADA, FUNCION EJECUTIVA, AÑOS 2010-2014 (Al 16-jun), Ministerio de Finanzas del Ecuador.
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| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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• Reestructuras organizacionales.- Durante el primer período del gobierno en funciones (2007 – 2009), se experimentó muchas reestructuras organizacionales. El proyecto GPR experimentó demoras y reprogramaciones en los planes de despliegue GPR debido a los cambios y reestructuras organizacionales, lo que también generó una alta rotación de autoridades y mandos medios durante el periodo de despliegue, causando re-procesos en algunos casos y/o demoras en la implementación de GPR programada. Con los equipos metodológicos GPR certificados de SNAP, se logró cumplir el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto programado para el efecto.
• Resistencia al cambio.- La adopción de cambio por parte de los mandos medios y algunas de las autoridades tomó tiempo y gestión constante para lograr los niveles actuales de participación y uso de las metodologías y herramientas de GPR. Para mitigar estos riesgos, la Subsecretaría de Calidad en la Gestión Pública de SNAP, implementó procesos de seguimiento a los proyectos de inversión integrando a los gobernadores en la inspección mensual y registro de observaciones en GPR respecto a la ejecución de los proyectos en territorio. Además, se implementó una jerarquía de “Jefes de Seguimiento” en GPR para garantizar la participación integral de todos los actores en la gestión de las inversiones del Estado.
• Falta de capacidad institucional y madurez en la gestión de proyectos, procesos e indicadores.- Al inicio del proyecto, las instituciones no contaban con la madurez necesaria para gestionar sus planes estratégicos, proyectos y procesos. Ahora, con GPR, las capacidades institucionales han crecido de manera dramática. La mayoría de las instituciones cuentan con las competencias y habilidades necesarias para gestionar sus resultados.
• Falta de líneas base de indicadores.- La generación de nuevos indicadores de resultados se dificultó por no tener líneas base y mecanismos de medición. Se están mejorando cada año en la definición y configuración de indicadores correctos.
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