|
IMPACTO
Formalización de la gestión documental: estandarización y orden de la gestión pública
Previo a la implementación del Quipux la gestión documental de las Instituciones involucraba procesos burocráticos de trámite documental, generándose re-procesos y tiempos improductivos de respuesta derivados de pérdida, manipulación de documentos o de búsquedas ineficientes de documentos.
Hasta el 2008 año en el cual inició operación el sistema Quipux, en las entidades del estado los servidores dedicados a cumplir labores de asistencia de las autoridades eran quienes mantenían el control completo de la generación de documentos, afectó:
a) La numeración se manejaba en forma arbitraria y desordenada basada en preferencias, conveniencias personales, individuales y políticas;
b) El formato de los documentos no era homogénea y variase en función de la autoridad “de turno”; y,
c) La gestión documental variase en función del conocimiento técnico con el cual contaba el personal.
Cambio en la cultura organizacional: transformación en las relaciones entre gobierno y ciudadanos.
Quipux es usado por ecuatorianos tanto en el territorio nacional como fuera del país. Esto último incluye servidores que trabajan en las embajadas o en las islas Galápagos. El caso de Galápagos es una modernización en sí misma y un caso especial, pues si bien es parte de Ecuador, su carácter insular lo mantenía alejado de la gestión pública continental.
Gobierno Electrónico y capacitación virtual y presencial
Además, es una base de aprendizaje organizacional que permite retroalimentar a QUIPUX. El valor añadido y reconocido institucionalmente es que QUIPUX ha organizado el proceso de gestión pública de la documentación.
En mayo del 2010, la anterior Subsecretaría de Informática hoy, Subsecretaría de Gobierno Electrónico, liberó el código fuente de firma digital de Quipux, su uso principal es agilitar el envío de los documentos entre entidades del Estado. El código fuente permite: acceder a un dispositivo criptográfico (token usb) y obtener el certificado digital para poder realizar la firma; usa el estándar PKCS#7/CMS (applet); se conecta al CA del Ecuador (BCE) para verificar los certificados revocados; y, verifica los documentos firmados y desplega el documento original al usuario.
Transparencia y generación de datos
Desde el 15 de abril del 2014, el sistema permite a los usuarios extraer información estadística la misma que facilita la toma de decisiones para la mejora en temas de gestión documental.
SOSTENIBILIDAD
Institucionalidad: Conforme al Acuerdo Ministerial 718, en el cual se norma el uso del sistema Quipux en la Administración Pública Central, se establece que exista una entidad encargada del mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión Documental Quipux. Actualmente es la Subsecretaría de Gobierno Electrónico adscrita a la Secretaría Nacional de la Administración Pública (SNAP).
Político: La rapidez del flujo documental, así como la reducción del riesgo en el manejo de la información dentro de la Administración son factores claves para la toma de decisiones considerando también la reducción de gastos y demostración de transparencia dentro de los trámites interinstitucionales, fortaleciendo la gestión del sector gubernamental. Esta seguridad y confianza ha mantenido el respaldo político de las autoridades, que perciben los beneficios que el sistema ha generado para la gestión y administración pública.
Financiero: El principal aporte de Quipux en la Administración Pública Central es en eficiencia, lo que se traduce en ahorro: En agosto de 2013, el gobierno central se propuso pasar de 90.000 a unos 400.000 servidores públicos que deberían tener Quipux, con el fin de cuadriplicar el ahorro anual. Quipux, ahorró nueve millones de dólares al Estado ecuatoriano, desde agosto de 2008 a diciembre de 2012. La Secretaría Nacional de la Administración Pública en septiembre de 2013, realizó una proyección de gasto a diciembre de 2015, con un ahorro de USD $126.759.402 dólares al Estado ecuatoriano.
Proyección País y emprendimientos: Quipux es hoy una herramienta sustancial en la gestión pública y en el Plan Nacional de Gobierno Electrónico 2014-2017, que lo considera parte de la futura estrategia Cero Papeles e interoperabilidad institucional formal. Desde su creación ha sido declarado como software público. Es así que a la fecha en la provincia de Imbabura se han generado PyMEs orientadas a realizar la instalación, configuración y despliegue de QUIPUX en empresas privadas como sistema interno de gestión documental.
|
|
Dentro de la experiencia obtenida con la incorporación del Sistema de Gestión documental Quipux se ha podido evidenciar los beneficios obtenidos los mismos que se detallan a continuación.
Innova la forma de gestionar la documentación con un mecanismo electrónico sostenido en firma digital que integra a todos los actores del actual modelo de Gobierno Electrónico: ciudadanos, sectores productivos, funcionarios, y entidades del estado.
Promueve una cultura organizacional para la gestión documental gubernamental sin presencia a nivel mundial, permitiendo que el país funcione 24x7x365.
Reduce la distancia temporal y geográfica entre los actores involucrados en la gestión documental como son: ciudadanos, gobiernos y empresas, y ha permitido una participación ciudadana en democracia sin precedentes a nivel mundial.
Ahorra tiempo y otros recursos involucrados en procesos de la gestión pública a sus usuarios.
Simplifica e incrementada eficiencia y eficacia en la administración pública al contar con Quipux como sustrato de comunicación.
Ha permitido potenciar el modelo de software público al ser usado libremente por empresas y por otros países.
El uso de software libre permitió ahorrar costos en la creación del sistema ya que se basó en otro hecho en Colombia. Además la adaptabilidad del sistema al ser dueños del código fuente permite que el mismo se adapte a las necesidades del estado.
|