RUPE
Agencia de Compras y Contrataciones del Estado

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
Antes de RUPE se registraban las siguientes situaciones que afectaban al organismos públicos y a las empresas proveedoras del Estado: Existencia de más de 50 registros de proveedores, cada organismo llevaba el propio. Las empresas debían presentar los mismos documentos (certificados, constancias ,etc) en cada organismo y en cada contrato. Esto generaba sobrecostos tanto a las empresas proveedoras como al Estado. Se exigian de forma reiterada certificados diversos de cumplimiento de obligaciones tributarias y previsionales emitidos por organismos públicos. Falta de información entre los organismos acerca del comportamiento de los proveedores, cumplimientos, sanciones, etc. Esto aumentaba el riesgo de contratar con un proveedor incumplidor, perjudicando a la larga a los buenos proveedores, y también al Estado.

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
La problemática existente fue señalada por varios organismos públicos compradores. La solución fue implementada por la Agencia de Compras y Contrataciones del Estado (ACCE). El Registro Único de Proveedores del Estado (RUPE) consiste en crear un registro nacional que contenga toda la información relevante vinculada a quienes contratan con el Estado. Este registro se alimenta de información proporcionada por: proveedores y compradores. Los primeros aportan los datos y documentos que le son requeridos para contratar, y los segundos informan acerca del desempeño del proveedor en el cumplimiento de los contratos. El RUPE implica no solamente un cambio importante en la forma en que el Estado se relaciona con sus proveedores, sino que también constituye un cambio paradigmático en la forma de gestionar. En primera instancia, porque los datos aportados una vez y verificados por un comprador, pasan a tener validez para todo el Estado, no debiendo el proveedor aportarlos nuevamente. Y en segundo término, porque la información que un comprador vierta al RUPE, será de utilidad para todo el Estado, superando barreras tradicionales en el manejo del conocimiento entre organismos. Cada vez que se desee conocer los antecedentes de un proveedor, en RUPE figurará su historia de contratos y cumplimientos en todo el Estado. Esto beneficiará también a los buenos proveedores, al tener en cuenta la trayectoria a la hora de estudiar ofertas. Los beneficios perseguidos son: Mejorar la eficiencia en los procesos de contratación que realiza el Estado. Dar acceso inmediato a los organismos públicos a toda la información que puede ser relevante al momento de contratar una empresa. Disminuir los trámites que los proveedores deben realizar a la hora de contratar con el Estado, evitando la presentación de certificados cada vez que oferten en algún procedimiento de compra pública. Evitar el requisito de presentación de certificados de cumplimento de obligaciones a través de la integración informática con los correspondientes organismos públicos. Brindar acceso al proveedor a la información que de ellos consta en el RUPE, ya sea en forma directa o en forma electrónica, en tiempo real, que podrán actualizar cuando sea necesario. Brindar a todo el Estado información histórica del desempeño de los proveedores en el cumplimiento de sus contratos.

 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
Es el primer sistema de información utilizado por la totalidad del Estado, aportando datos y trabajo de validación de documentos de los proveedores en forma colaborativa. Lo que un organismo haga, sirve para los demás ya que no deberán volver a hacer los mismos pasos, como ocurría antes de RUPE. Al mismo tiempo, la información de cumplimiento de contratos que ingresen será utilizada en el futuro por todos los compradores al evaluar ofertas de esos proveedores. El sistema elimina los archivos documentales tradicionales, sustituyéndolos por un repositorio digitalizado. Toda la información del proveedor (datos básicos, documentos, certificados, representantes, apoderados, etc.) es ingresada por él mismo, y toda la información de su cumplimiento de contratos es ingresada por los compradores. Adicionalmente a esto, el registro es el primer caso en el país que cuenta con una ley que establece que la información que ya fue proporcionada al RUPE no puede serle exigida nuevamente a un proveedor, así como tampoco se le puede exigir que demuestre estar inscripto en el registro.

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
Se adjunta un documento descriptivo de las fases del proyecto con vigencia junio 2014. En la actualidad el grado de avance es mayor al descripto en ese documento.

 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
Desde el inicio del proyecto se conformó un Comité de Dirección del Proyecto integrado con el Ministerio de Economía, Presidencia, un representante de las Empresas Públicas, y dos integrantes de un grupo de trabajo que originalmente había elaborado una propuesta en el sentido de tener un registro único, y la propia ACCE. Para las principales decisiones de diseño del proyecto se conformaron grupos de trabajo con integración de múltiples organismos y participación de profesionales y expertos en los distintos temas. Una vez que el sistema fue desarrollado se realizó una implantación en forma piloto en tres organismos públicos: uno de Presidencia - AGESIC, una empresa pública – UTE y la Tesorería General de la Nación, organismo que tenía uno de los principales registros preexistentes. Para el desarrollo del sistema informático se contrató a una empresa privada.
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
El costo del software fue de 160000 usd incluyendo un año de mantenimiento evolutivo y correctivo. Se utilizó para ello un préstamo financiado por el Banco Mundial. A ello deberá agregarse el costo de recursos humanos aportados por ACCE y por los propios organismos usuarios el cual no ha sido estimado.

 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
En un año de implantado se ha completado la inscripción de más de 9000 proveedores y ya es utilizado por el 66% de los organismos públicos. Una encuesta realizada a usuarios del sistema mostró que el 86% tiene una opinión positiva y entiende que RUPE contribuye a una mejor gestión de las contrataciones.

 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
A través de estadísticas con datos tomados del propio sistema se monitoreó el uso del mismo por parte de los organismos. Se elaboraron informes quincenales que se presentaron en reuniones con los grupos de referentes de los organismos que se iban incorporando al RUPE. En esas reuniones se obtenía feedback que permitió ir mejorando el sistema.

 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
El cambio cultural que representó para los usuarios pasar del trabajo exclusivo para el propio organismo a un trabajo colaborativo en donde el trabajo de otros usuarios toma valor para su actividad y al mismo tiempo lo que hace aporta al trabajo del resto. Para los notarios, aceptar que el documento digitalizado que está en el sistema vale tanto como el original en papel. Para los proveedores, el cambio cultural de que ellos mismos son los dueños de sus datos y no hay una oficina que los ingrese en su lugar.

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
Se han cumplido los objetivos del proyecto y los organismos incorporados utilizan RUPE como su fuente de información de proveedores. No les exigen en la presentación de sus ofertas que aporten información que ya se encuentra en el registro. Los proveedores pueden inscribirse por internet y completar los requisitos en cualquier punto del país, reduciendo costos de traslado. Se han estandarizado los criterios de inscripción y control de los proveedores por parte de los organismos. Se cuenta con información de contratos y antecedentes del proveedor accesible a todo los compradores. El RUPE está integrado informáticamente con el órgano impositivo, el de previsión social, el de seguro de accidentes de trabajo y el registro de deudores alimentarios morosos. Esto evita a los proveedores la tramitación de múltiples constancias.

 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
La Agencia de Compras y Contrataciones del Estado (ACCE) brinda apoyo a usuarios, tanto compradores como proveedores, en horario extendido vía telefónica con varias líneas de atención, y por correo electrónico. Se dictan cursos de capacitación presenciales y a distancia y se encuentran publicados los manuales del sistema, tanto para proveedores como compradores, que se mantienen siempre actualizados. El sistema informático es propiedad de ACCE, quien dispone de sus fuentes y está en condiciones de asegurar el mantenimiento. La normativa vigente obliga al uso del Registro a todas las unidades de compras del Estado. El sistema informático está ubicado en un moderno centro de cómputos que cuenta con alto nivel de seguridad y disponibilidad, con equipamiento redundante que garantiza su funcionamiento las 24 hs los 365 días del año. Ya se encuentran planificadas nuevas versiones del sistema que reúnen sugerencias de mejora realizadas por los propios usuarios, así como la incorporación de otra información de los proveedores por intermedio de interoperabilidad con otros organismos que pueda ser relavante, agregando valor al registro. A saber datos de clasificación MIPYME, planilla de trabajo, entre otros. El sistema es propiedad de ACCE y puede ser transferido a quienes tengan interés en utilizarlo tal como está o adaptarlo a su realidad.

 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
Uno de los factores de éxito del proyecto es haber promovido la participación de sus futuros usuarios e integrado muchas de sus propuestas y sugerencias, no solamente en la etapa de diseño sino a partir de su implantación. La estrategia de implantación gradual comenzando con 3 unidades “piloto” permitió detectar posibles mejoras al sistema en forma temprana y tomar las medidas correctivas necesarias. Para el futuro se prevé la incorporación de firma electrónica avanzada una vez que esté impuesta en el país, de forma de facilitar más aún el trámite documental asociado al RUPE.

Contact Information

Institution Name:   Agencia de Compras y Contrataciones del Estado
Institution Type:   Government Agency  
Contact Person:   Alicia Alonso
Title:   Cra.  
Telephone/ Fax:   +5982903111
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   alicia.alonso@acce.gub.uy  
Address:   Andes 1365 piso 8
Postal Code:   11100
City:   Montevideo
State/Province:   Uruguay
Country:  

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