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La problemática existente fue señalada por varios organismos públicos compradores. La solución fue implementada por la Agencia de Compras y Contrataciones del Estado (ACCE). El Registro Único de Proveedores del Estado (RUPE) consiste en crear un registro nacional que contenga toda la información relevante vinculada a quienes contratan con el Estado. Este registro se alimenta de información proporcionada por: proveedores y compradores. Los primeros aportan los datos y documentos que le son requeridos para contratar, y los segundos informan acerca del desempeño del proveedor en el cumplimiento de los contratos.
El RUPE implica no solamente un cambio importante en la forma en que el Estado se relaciona con sus proveedores, sino que también constituye un cambio paradigmático en la forma de gestionar.
En primera instancia, porque los datos aportados una vez y verificados por un comprador, pasan a tener validez para todo el Estado, no debiendo el proveedor aportarlos nuevamente.
Y en segundo término, porque la información que un comprador vierta al RUPE, será de utilidad para todo el Estado, superando barreras tradicionales en el manejo del conocimiento entre organismos. Cada vez que se desee conocer los antecedentes de un proveedor, en RUPE figurará su historia de contratos y cumplimientos en todo el Estado. Esto beneficiará también a los buenos proveedores, al tener en cuenta la trayectoria a la hora de estudiar ofertas.
Los beneficios perseguidos son:
Mejorar la eficiencia en los procesos de contratación que realiza el Estado.
Dar acceso inmediato a los organismos públicos a toda la información que puede ser relevante al momento de contratar una empresa.
Disminuir los trámites que los proveedores deben realizar a la hora de contratar con el Estado, evitando la presentación de certificados cada vez que oferten en algún procedimiento de compra pública.
Evitar el requisito de presentación de certificados de cumplimento de obligaciones a través de la integración informática con los correspondientes organismos públicos.
Brindar acceso al proveedor a la información que de ellos consta en el RUPE, ya sea en forma directa o en forma electrónica, en tiempo real, que podrán actualizar cuando sea necesario.
Brindar a todo el Estado información histórica del desempeño de los proveedores en el cumplimiento de sus contratos.
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Es el primer sistema de información utilizado por la totalidad del Estado, aportando datos y trabajo de validación de documentos de los proveedores en forma colaborativa. Lo que un organismo haga, sirve para los demás ya que no deberán volver a hacer los mismos pasos, como ocurría antes de RUPE. Al mismo tiempo, la información de cumplimiento de contratos que ingresen será utilizada en el futuro por todos los compradores al evaluar ofertas de esos proveedores.
El sistema elimina los archivos documentales tradicionales, sustituyéndolos por un repositorio digitalizado. Toda la información del proveedor (datos básicos, documentos, certificados, representantes, apoderados, etc.) es ingresada por él mismo, y toda la información de su cumplimiento de contratos es ingresada por los compradores.
Adicionalmente a esto, el registro es el primer caso en el país que cuenta con una ley que establece que la información que ya fue proporcionada al RUPE no puede serle exigida nuevamente a un proveedor, así como tampoco se le puede exigir que demuestre estar inscripto en el registro.
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