| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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La estrategias contenidas en el Plan Estratégico de la Entidad se implementan mediante los Planes Operativos para cada año, el cual constituye una herramienta de planificación que tiene por objetivo facilitar la implementación de los planes, programas y/o proyectos contenidos en Plan Estratégico ARLSS 2008–2012, permitiendo optimizar los recursos disponibles, Incrementar los niveles de calidad operacional, mejorar el ordenamiento en los métodos de trabajo, aumento significativo en los niveles de eficiencia y productividad, transparentar las inversiones y el gasto y contribuir con el cumplimiento de la Misión, Visión y Valores institucional.
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| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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Para el proceso de planificación institucional (formulación y evaluación de planes de trabajo) participan personal de todas las áreas de la institución, así como los miembros del Consejo Directivo del Instituto Dominicano de Seguros Sociales (IDSS), que está conformado por tres sectores (empleador, sindical y gubernamental), en este proceso damos muestra de involucramiento de importantes grupos de interés. Este plan es aprobado por el Consejo Directivo del Instituto Dominicano de Seguros Sociales, donde se afirma el empoderamiento en la planificación. Por tanto hoy día el Plan Estratégico de Gestión de la Administradora de Riesgos Laborales, ha propiciado la reflexión y el debate colectivo en el seno de los diferentes grupos de trabajo que se han constituido y, al mismo tiempo, ha fomentado el trabajo en equipo entre el personal de administración y servicios. Durante toda las gestión, amplios esfuerzos en la consecución de los objetivos han sido desplegados por todos los funcionarios altos, medios y bajos de la ARLSS, palpándose grandes transformaciones dentro de la entidad; mejorando significativamente la confianza de prestadores de servicios de salud para ofertar sus servicios a los afiliados del SRL, debiendo reforzarse aún más la participación de afiliados y empresarios.
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| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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El plan estratégico 2008-2012 en su estrategia 1. Consolidación de la Presencia activa y permanente de la ARLSS a nivel Nacional en su objetivo estratégico 3. Fortalecer el desarrollo organizacional de la ARLSS , estableció la modificación de la estructura organizativa mediante la creación de las siguientes áreas: Gestión de Calidad, Relaciones públicas, Nómina, Presupuesto, Suministro y Legal; para que estas ejecutaran los procesos correspondientes a sus áreas.
Nuestra institución, aunque no recibe fondos del estado, estos recursos provienen de las recaudaciones por concepto del aseguramiento de los afiliados al SRL, el presupuesto se elabora de acuerdo a las instrucciones dadas por la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda, formulado por centro de costos, acorde con lo establecido en la ley orgánica para presupuesto del Sector Público No. 423-06, la cual se rige por las medidas administrativas de racionalidad y eficiencia. Ademas la gestión financiera se desarrolla para el cumplimiento de la Ley No. 87-01, la cual ordena distribuir los ingresos recibidos de los aportes que los patronos hacen para el Seguro de Riesgos Laborales con porcentajes predeterminados. Cumplimos lo establecido por esta Ley, realizando una gestión institucional efectiva que garantice la satisfacción de los trabajadores, empleadores y autoridades. El proceso de elaboración del presupuesto se realiza en los talleres de planificación anual, en el cual se elabora el Plan Operativo Anual y a su vez se identifican los insumos a utilizar en cada actividad contemplada en el POA para la consecución de los objetivos institucionales.
En las ejecuciones presupuestales podemos ver los recursos económicos utilizados para cada año por actividad, lo que nos permite analizar y relacionar el avance institucional y los recursos relacionados.
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| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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La ARLSS se ha convertido en una de las pocas instituciones públicas en el país, y la primera del Consorcio del Instituto Dominicano de Seguros Sociales (IDSS) en contar con un Sistema de Gestión de Calidad certificado bajo la norma ISO 9001:2008, que garantiza el logro de los objetivos y metas a corto y largo plazo; así como renombre a nivel nacional e internacional, constituyendo de esta manera un ejemplo a seguir para aquellas instituciones del Estado que planean o se encuentran en el proceso de certifica7ción.
En el 2004 se inició el desarrollo in-house de nuestra plataforma de negocios (ERP) llamada SISRALEP, la cual, está basada enteramente en lo que dispone la Ley No. 87-01 y con el apoyo financiero del Banco Interamericano de Desarrollo (BID). Esta plataforma, única en la República Dominicana, abarca todo el proceso de captura, evaluación, análisis, procesamiento y pago de los casos que son pertinencia de nuestra institución.
A partir del año 2007 se ha ido desarrollando una versión mas dinámica de la plataforma del ERP, la cual hemos llamado SISRALEP(+,) y está basada en plataforma web. Se ha desarrollo un sistema de digitalización de documentos, con lo que se le puso un alto al movimiento de los expedientes de los afiliado (a)s de forma física, evitando así inconvenientes en el manejo de estos expedientes.
Se descentralizó el acceso de los afiliados a los servicios que ofertamos; esto de la mano con la apertura de oficinas en las diferentes provincias a nivel nacional, todas interconectadas a través de una red de información amplia (WAN) con centro logístico en nuestra Oficina Principal en Santo Domingo, así como equipamientos tecnológicos equiparables a los de la OP. Se ampliaron los equipos que segmentan las comunicaciones internas, así como su interconexión vía fibra óptica, ampliando los anchos de banda disponibles, mejorando la velocidad y calidad de la comunicación entre los dispositivos.
Reducción y control del tiempo promedio para la realización del primer pago en un 85%, antes se realizaba en un tiempo promedio de 96 días en la actualidad se esta realizando en 14 días.
Implementación y Control de la planificación Institucional, se ha establecido un proceso de planificación, en donde la formulación, implementación, seguimiento y control de los objetivos es notable, ya que existen resultados exitosos en la consecución de ,los objetivos, se lleva un control de las ejecutorias por proceso.
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| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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Con el objetivo de monitorear y evaluar el nivel de cumplimiento a las metas establecidas en los Planes Operativos, cada trimestre se realiza la evaluación al cumplimiento de las mismas, donde cada responsable destaca los resultados obtenidos en el periodo. De igual manera, al término del Plan Estratégico se realiza la evaluación del mismo verificando el nivel de cumplimiento de estrategias y objetivos a nivel general.
La ARLSS se ha propuesto determinar la evolución del nivel de conocimiento en la población sobre la existencia de esta institución, así como de los niveles de satisfacción con los servicios ofrecidos y la imagen en general, para conocer la penetración de la población trabajadora del país, hemos realizado dos encuestas de opinión, la primera en el año 2008, y la más reciente en abril del 2012, ambas por la prestigiosa firma encuestadora Gallup. La próxima encuesta en esta dirección esta programada para el 2015. estos resultados nos permiten realizar mejoras en la prestación del servicio basada en datos e informaciones científicas, dichas informaciones son el punto de partida para formular e implementar acciones en esa dirección.
Con el objetivo de conocer el nivel de satisfacción de los usuarios que asisten a las instalaciones a demandar un servicio, se ha establecido el buzón de satisfacción de usuario (instalado en el área de servicio al cliente), para lo cual existe un formulario de satisfacción que son completados por un gran numero de afiliados (permanente), estos datos son tabulados generando un informe mensual de satisfacción y enviado a la Comisión de Satisfacción de las partes interesadas, para su análisis y toma de acciones. De igual forma los resultados de las encuestas realizadas a nuestros usuarios, son tomados en cuenta para las formulaciones de los planes operativos, incorporando aquellas acciones que ayuden a mejorar la prestación y calidad del servicio.
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| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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1. El principal obstáculo es el sub-registro de accidentes laborales y/o enfermedades profesionales por parte de los Empleadores, para lo cual hemos realizados varias acciones que nos han permitido concienciar a los empleadores para que realicen los reporte del manera oportuna, dentro de las acciones realizadas tenemos: los planes de prensa y publicidad (spot publicitario, campaña publicitarias, ruedas de prensa, testimoniales);
Charlas sobre el Seguro de Riesgos laborales enfocado en sus beneficios dirigidas a empleadores, afiliados y sindicatos,
2. Deficiencia en la recepcion de los reporte de Accidente del Trabajo y/o Enfermedades Profesionales, para lo que realizamos:
Desarrollo y puesta en marcha de la aplicación tecnológica para la notificación vía Web, disponible para los empleadores (que son quienes reportan por mandato de la ley).
3. Baja presencia a nivel nacional, se instalaron oficina en todas la geografía nacional equipándola para tales fines.
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