| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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La implementación se dio por medio de lo contenido en el Plan Operativo Anual y el Plan de Implementación y Mejores Practicas, estando presente en ambos las metodologías de La Triada del Servicio Público con Calidad.
El Plan Operativo Anual ofrece en el corto plazo la certidumbre de las acciones a realizar, hace posible el seguimiento del avance de metas y la participación de recursos para los productos que trabajan con mayor eficiencia, con ello se evidencia la acción de corto plazo, que emerge del plan de largo plazo mediano plazo o Plan Operativo Multianual.
El Plan Operativo Anual para el 2015 y multianual 2015-2017 da cuenta de los siguientes contenidos con enfoque de resultados: en el Capitulo 1: Se hace un análisis histórico y sociológico de problemática y causalidad describiendo los orígenes de la conflictividad agraria en Guatemala, la conflictividad agraria en tiempos de paz, los conflictos sobre la tierra en la actualidad, la población guatemalteca como población objetivo y población elegible. A su vez el Capitulo 2: describe el marco institucional puntualizando la evolución institucional, atribuciones; su estructura organizacional con la información del personal, información presupuestaria y la coordinación interinstitucional e internacional y análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Entretanto, el Capitulo 3, considera un Marco Estratégico Institucional como núcleo del sistema de Gestión por Resultados describiendo las orientaciones estratégicas, la macro estrategia, las estrategias generales, estrategias específicas y la interrelación entre estrategia y resultados.
El Capitulo 4, contiene el programa, la cadena de resultados, siendo el Programa de Atención a la Conflictividad Agraria la que concentra sus esfuerzos en la resolución de conflictos, la implementación y seguimiento de la Política Agraria y la dirección, coordinación administrativa financiera; presentando una descripción de las actividades que conforman los centros de producción, que responde a la readecuación de la red programática del año 2015, a fin de facilitar la asignación de los recursos financieros y el seguimiento a la ejecución física de esta producción; con ello se describe los resultados institucionales de mayor nivel, los cuales son: Se ha desarrollado el ciclo de la política en materia agraria; Se han logrado fortalecer los mecanismos de prevención y resolución de conflictos sobre la tierra en Guatemala. Los cuales derivan en productos y subproductos, interrelacionados a 17 centros de costo a nivel nacional, los insumos, la red de categorías programáticas y el presupuesto por resultados.
Entretanto, resultado de la evaluación externa, surge un informe ejecutivo o informe de retorno que constituye el análisis detallado de la memoria, recalcando la identificación de puntos fuertes y las áreas de mejoras para transformarlas en acciones. De esa cuenta se diseño “El Plan de Implementación y Seguimiento a la Calidad y Mejores Practicas” 2013 en el cual se definen las etapas o acciones, responsables, fechas previstas, recursos necesarios y método o indicadores de seguimiento.
Este plan constituye un instrumento que define las principales acciones de mejora y es medido anualmente basados en el ciclo de Deming, metodología que permite considerar el progreso de la organización a partir de cuatro fases: Planificar, Desarrollar, Verificar y Actuar, es decir todo lo que hacemos, lo planificamos, lo implantamos, lo verificamos, lo ajustamos sistemáticamente y aprendemos de otros.
Algunas de las acciones de mejora implementadas en 2014, fueron: Formulación y Desarrollo de un Plan de Incentivos a los Trabajadores; Formulación y Desarrollo de una Estrategia para la Gestión de Stocks e inventarios; Formulación de Estrategia para la modernización administrativa del Departamento de Servicios Generales; Formulación y Desarrollo de Plan de Seguridad Institucional de gestión de riesgos ante desastres.
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| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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A partir del 2012, para las organizaciones del Sector Público, el Sistema de Gestión por Resultados, es impulsado por la Presidencia de la República y ha sido coordinado por la Secretaría General de Planificación y Programación de la Presidencia (SEGEPLAN) y el Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN)
Así mismo, en el Marco Común de Evaluación es impulsado por: Ministerio de Educación, SEGEPLAN, el MINFIN y coordinado por la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC), quienes conforman el Comité del Premio; a su vez el Gran Jurado de la Calidad es presidido por el Decano de la Facultad de Ingeniería de la Universidad estatal, San Carlos de Guatemala; e integrado por la sociedad civil: Acción Ciudadana, representante de Transparencia Internacional en Guatemala; Sector Privado: Asociación Guatemalteca de Exportadores –AGEXPORT-; Coca Cola Company, Guatemala; Telefónica Movistar Guatemala; Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad privada Mariano Gálvez, entre otros.
Por mandato del Instructivo General, Directrices para la Formulación Plan-Presupuesto en el marco de la Gestión por Resultados emitido por el Presidente de la Republica se mandata a crear el Grupo de Trabajo Técnico Institucional –GTTI-, el cual fue implementado por Acuerdo Interno Número 5-2014, de la SAA, el cual tiene dependencia funcional de la Dirección de Planificación y Programación y ejerce funciones de fiscalización del GTTI, integrado por: Despacho Superior, Subsecretaría de Resolución de Conflictos, Subsecretaría de Política Agraria, Dirección Administrativa Financiera. Asesorado Técnicamente por SEGEPLAN.
Las funciones desempeñadas fueron: Dirección de Planificación y Programación: conducción estratégica; Despacho Superior: desarrollo y validación del nivel estratégico y operativo de la. Directores: Dirección Administrativo-Financiera, implementación de las mejoras los Departamentos de Recursos Humanos, Compras, Servicios Generales, Almacén e Inventarios; y formulación del Anteproyecto de Presupuesto por Resultados. Coordinadores de las 19 Regionales de la SAA: formulación de resultados, productos y subproductos. Coordinando con ONSEC.
A. En el proceso de gestión por resultados haciendo énfasis bajo la dinámica de trabajo en equipo, para tal efecto se convocó, organizó y moderó reuniones ejecutivos integrados por alta dirección de las Subsecretarías (Resolución de Conflictos y Subsecretaría de Política Agraria), siendo su objetivo la creación y definición de los resultados, productos y subproductos en beneficio de la población guatemalteca.
B. De igual manera, en el proceso de Presupuesto por Resultado que vincula la asignación de recursos a productos y resultados medibles a favor de la población, inició con la elaboración de la estrategia de formulación de anteproyecto de presupuesto en donde se detalla de forma secuencial todo del proceso, alineado con el Plan Operativo Anual, distribuyendo el presupuesto por renglón y centro de costos. Obtuvimos como producto final el “Documento del Anteproyecto de Presupuesto”, para ello se conto con la participación de personal de la Dirección Administrativa Financiera y Dirección de Planificación y Programación.
C. En el marco del Plan de Mejoras de la SAA, su objetivo fue la de superar las debilidades identificadas y actualizar la estrategia como actividades permanentes en el que hacer de la institución, como un medio conceptual y guía de planificación para la modificación mediante acciones concretas de la situación actual, trabajando en coordinación con los encargados de procesos y colaboradores en todos los sectores de la organización.
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| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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La iniciativa fue financiada en su totalidad con recursos provenientes del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, mediante el Programa Número 066, Atención a la Conflictividad Agraria; Actividad 001, Dirección y Coordinación.
De esa cuenta como parte de esta iniciativa innovadora la SAA aplicó el principio de optimización de recursos, el cual se basa en el aprovechamiento y utilización efectiva de los mismos, desde luego sin afectar la calidad en los procesos administrativos ya establecidos. En su implementación para el año 2014 se utilizaron cuatrocientos cuarenta y tres mil cuatrocientos Quetzales exactos (Q 443,400.00), equivalente a cincuenta y cinco mil quinientos veinticinco dólares de los Estados Unidos (U$. 55,425.00); en concepto de inversiones fijas: alquiler de edificio, mobiliario y equipo, computadoras con su respetivas licencias, telefonía, cañonera, fotocopiadora. Utilizados por el recurso humano dedicado a la implementación de la innovación.
Como se ha indicado, la Dirección de Planificación y Programación ha liderado el proceso de implementación de La Triada del Servicio Público; por medio de: Director de Planificación y Programación (1), 100% del tiempo; Subdirector de Planificación (1), 60%; Especialista en Gestión de Calidad (1), 100%, Especialistas en Desarrollo (2), 40%; Jefe de Formulación y Gestión de Proyectos (1), 40%. Así mismo Recurso Humano de la Subsecretaría de Resolución de Conflictos: Especialista en análisis y resolución de conflictos (1), 40%. Subsecretaría de Política Agraria: Asesor Despacho (1), 40%; Subdirector de Política y Legislación (1), 40%; Especialista en Cabildeo (1), 40%. Dirección Administrativo-Financiera: Director (1), 25%; Subdirectora de Informática (1), 25%; Jefa de Recursos Humanos (1), 40%.
las funciones definidas para la implementación de la innovación son: Director de Planificación y Programación: Conducción estratégica interna, Seguimiento, evaluación, elaboración de planes y memorias de postulación y coordinación interinstitucional; Subdirector de Planificación: recopilación de información e implementación de mejoras; Especialista en Gestión de Calidad: Seguimiento, evaluación, elaboración de planes y memorias de postulación; Especialistas en Desarrollo: Evaluación interna; Jefe de Formulación y Gestión de Proyectos: coordinación de ejecución de proyectos de responsabilidad social; Especialista en análisis y resolución de conflictos: evaluación interna y coordinación de mejoras en Subsecretaría de Resolución de Conflictos; Asesor Despacho, Subdirector de Política y Legislación, Especialista en Cabildeo: Evaluación interna y coordinación de mejoras en la Subsecretaria de Política Agraria. Director: coordinación de mejoras administrativas, financieras y recursos para inversiones; Subdirectora de Informática y Jefa de Recursos Humanos: coordinación de mejoras en sus respectivas áreas. Con un costo de un millón cincuenta y ocho mil sesenta quetzales exactos (Q. 1, 058,060.00), equivalente a ciento treinta y dos mil doscientos cincuenta y siete dólares de los Estados Unidos con cincuenta centavos (U$. 132,257.50).
Las mejoras tangibles y talleres tuvieron un costo estimado de: cinco mil setecientos setenta y seis quetzales exactos (Q. 5,776.00), equivalente a setecientos veintidós dólares de los Estados Unidos (U$. 722.00). La formulación, implementación y mejoras tuvo el respaldo del Secretario de Asuntos Agrarios de la Presidencia, quien divulgó, facilito y oriento hacia la colaboración de todo el personal para la implementación de la Innovación: Con un costo total estimado de: Un millón quinientos siete mil doscientos treinta y seis quetzales exactos (Q. 1,507,236.00), equivalente a ciento ochenta y ocho mil cuatrocientos cuatro dólares de los Estados Unidos con cincuenta centavos (U$. 188,404.50).
Se estima que la implementación de la innovación para mejorar la prestación de servicios: La triada del servicio publico con Calidad: Implementación de los Sistemas de Gestión por Resultados, Marco Común de Evaluación y Balanced Scorecard en la Secretaría de Asuntos Agrarios de la Presidencia, representa el 3.59% del total del presupuesto asignado de la Secretaría para el año 2014.
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| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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A. La SAA, ha visualizado nuevas formas de servicio público, buscando implementarlas, como un medio para alcanzar la excelencia. De esa cuenta ha participado en los tres últimos años en el concurso del Reconocimiento Nacional a la Calidad y Mejores Prácticas en la Administración Pública de Guatemala, la mayor prueba en términos de calidad en Guatemala, en el cual ha obtenido: en 2014, Medalla de Oro a la Calidad; en 2013 y 2012 Reconocimiento Nacional a las Mejores Prácticas en la Administración Pública de Guatemala en Criterio: Estrategia y Planificación.
B. Por otra parte, la Dirección de Planificación Sectorial (DPSE) de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia (SEGEPLAN), dan cuenta de que la Secretaría de Asuntos Agrarios de la Presidencia ha implementado en su totalidad el Sistema de Gestión por Resultados, indicando que los documentos fueron elaborados apegados a los lineamientos establecidos en el marco de Gestión por Resultados; y recomiendan para el ejercicio fiscal 2016, realizar una planificación estratégica y operativa en conjunto con las otras instituciones del sector agrario, tales como: Fondo de Tierras, Registro de Información Catastral, Consejo Nacional de Áreas Protegidas, entre otras.
C. Como parte del Plan de Implementación y Seguimiento a la Calidad Mejoras a la Calidad y el Plan de Incentivos al Recurso Humano, este año 2014 se implementó la Evaluación del Desempeño al personal del renglón permanente, y los renglones temporales. Esta evaluación se realizo sobre: Orientación a resultados, Calidad, Relaciones interpersonales, Iniciativa, Trabajo en equipo y Organización.
D. Postulación al Premio de las Naciones Unidas al Servicio Público, 2014, iniciativa seleccionada para la primera ronda de evaluación. Y Postulación al Premio Interamericano a la Gestión Pública Efectiva, 2014, premio de la categoría desierto. Con lo cual se ha logrado que la institución se someta a evaluación por los más altos estándares a nivel interamericano y mundial.
E. La Construcción e implementación de un modelo de Gestión propio ha permitido definir los lineamientos estratégicos logrando involucrar al los niveles jerárquicos más altos; construcción participativa con los niveles intermedios de la planificación operativa; y a nivel técnico, coordinación en la formulación del ante-proyecto de presupuesto por resultados. Todo ello en el marco de la búsqueda continua de la excelencia en el servicio, la calidad y la innovación.
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| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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Para llevar a cabo la programación de Metas Físicas de la SAA, se hace en coordinación con la Subsecretaría de Política Agraria y Subsecretaría de Resolución de Conflictos respectivamente, tomando en cuenta el historial de años anteriores. Posteriormente las metas se presentan a Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia y al Ministerio de Finanzas Públicas, para su aprobación, luego se elaboran 12 comprobantes de ejecución de metas y volúmenes de trabajo y tres reportes cuatrimestrales conteniendo el avance en metas e indicadores de desempeño así como la calidad del gasto público, los cuales se envían en su orden a MINFIN y SEGEPLAN.
También se elabora el informe de redición de cuentas de acuerdo a la Ley Orgánica del Presupuesto. Mostrando el Presupuesto solicitado, asignado, modificado y ejecutado con detalle por renglón de gasto, así como la totalidad de los recursos en cada proyecto o política comprometidos en el ejercicio fiscal sujeto del informe y en futuros ejercicios fiscales; Metas, indicadores, productos y resultados que miden el impacto de las políticas públicas; Número de beneficiarios, ubicación y mecanismos de cumplimiento de metas; Medidas de transparencia y calidad del gasto implementadas.
Además, anualmente se elabora la Memoria de Labores buscando reflejar de manera cualitativa y cuantitativa, lo que en el plan estratégico por resultados y la planificación operativa anual y multianual se ha considerado como la ruta de aquello que en el corto y mediano plazo se convierte en acción, es decir, las personas beneficiadas mediante la finalización de conflictos agrarios, y el sistema de gestión por resultados como instrumento de eficiencia y transparencia del actuar.
Por otro lado, como un compromiso de la SAA, de responder a la confianza ciudadana por medio de resultados de impacto, exponiendo el Informe de Gobierno dirigido al despacho presidencial, conteniendo sus principales logros en tres dimensiones estratégicas: 1) La resolución y transformación de conflictos un camino de concordia y construcción de Paz; 2) La Política Agraria un espacio de convergencia y articulación de las legitimas aspiraciones de la población; 3) Gestión por Resultados: Modernización Administrativa.
De igual manera en la mejora continua posee sistema de Seguimiento al plan de mejoras el cual se constituye como un instrumento que permite conocer el avance sobre las sugerencias hechas por el Comité y su implementación; de manera global de los 9 subcriterios, 28 subcriterios, y con énfasis en las recomendaciones del informe de retorno.
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| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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Al inicio del proceso de innovación la institución si bien se contaba con algunos planes, estos no se encontraban alienados entre sí y carecía en un enfoque a resultados, de tal cuenta que a partir de la implementación de la innovación, se formuló bajo este enfoque el Plan Estratégico por Resultados, Plan Operativo Anual, Plan Operativo Multianual, la memoria de labores como un instrumento de medición cualitativa de la gestión; todo ello contó con la participación y aprobación de la autoridad superior institucional.
Además no se contaba con un equipo encargado de la conducción estratégica del proceso de mejora, por lo cual se institucionalizó el Grupo de Trabajo Técnico Institucional, coordinado estratégica y operativamente por la Dirección de Planificación y Programación de la SAA.
No existía sistema de seguimiento a la implantación de los sistemas de calidad total; por lo cual se Diseño, desarrollo un Plan de Mejoras: Implementación y Seguimiento a la Calidad y Mejores Prácticas. Fundamentado en el ciclo de Deming: Planificar, Desarrollar, Medir, actuar.
Otra dificultad se localizó en el área de Recursos Humanos, puesto que el personal carecía de incentivos e instrumentos que permitieran medir su desempeño, ante lo cual se definió la elaboración de un Plan de Inventivos al Recurso Humano de la SAA, el cual parte de una evaluación del desempeño a todo el personal, permanente y temporal, hay que hacer hincapié, que según lineamientos de la Ley del Servicio Civil, el personal temporal no es considerado como un trabajador, sino un prestatario de servicios, sin embargo la innovación en la materia consiste en reconocer por medio de mejores condiciones, como el periodo de maternidad y vacaciones, que se trata de trabajadores regulares del gobierno, puesto que cumplen con horarios, poseen contratos, instrumentos de trabajo, jefes, y un salario mensual.
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