INSCRIPCION SYSTEMATIZADA DE ESTUDIANTES AL SISTEMA GENERAL DE POSTGRADO DE LA UANL
Universidad Autónoma de Nuevo León

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
La Universidad Autónoma de Nuevo León (UANL), en su carácter de organismo público descentralizado del Estado, dotada de autonomía en el Artículo 3° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y de su Ley Orgánica, tiene como misión impartir educación media superior y superior, respondiendo así a las necesidades del desarrollo socio-económico y cultural del entorno, coadyuvando con esto a la solución de los problemas del Estado y del País; así como difundir y extender los beneficios de la cultura. Dentro de la estructura organizacional de la Institución, se le confiere al Departamento Escolar y de Archivo (DEyA), la misión de otorgar inscripción, matrícula y credencial universitaria, en los niveles medio superior y superior, manteniendo el historial académico administrativo del estudiante para que, al concluir sus estudios, se expidan certificados, títulos profesionales, diplomas, grados académicos y demás documentos con validez nacional que apruebe el Honorable Consejo Universitario. En concordancia a lo anterior, esta entidad administrativa diseña, desarrolla y ejecuta el proceso de inscripción de estudiantes, siguiendo los criterios que prevén la propia Legislación Universitaria. Antes del comienzo de la iniciativa, las inscripciones de posgrado estaban descentralizadas y se llevaban a cabo en cada una de las 24 Subdirecciones de Posgrado de cada facultad y 1 Instituto de Investigaciones Sociales de la UANL. Los aspirantes que deseaban ingresar al posgrado realizaban el registro primeramente en la facultad, presentaban el Examen de Concurso de Ingreso y una vez seleccionado y validado por el Centro de Evaluaciones, la facultad enviaba listado de los aspirantes aprobados al DEyA, se revisaban los antecedentes de cada estudiante para la asignación de la matrícula, el tipo de inscripción y se procedía a la captura de información en el sistema antiguo SPIRIT, para imprimir el formato de inscripción definitiva y entregarlo a los responsables de la administración escolar de cada facultad. El responsable de servicios escolares formaba el expediente con la documentación de acuerdo al tipo de inscripción, mismas que se reportaban a esta entidad administrativa para su revisión, aprobación, integración del expediente y microfilmación de los documentos. Mediante una calendarización establecida para realizar la inscripción definitiva, la cual consistía en integrar el expediente del estudiante con los siguientes documentos originales: Acta de nacimiento, certificado de secundaria, certificado de bachillerato, certificado de licenciatura, copia de título y cédula profesional y comprobante de pago de cuotas escolares. El procedimiento de inscripción a estudiantes era rudimentario y no era factible, ya que generaba un descontrol administrativo, debido que la mayoría de las ocasiones no se cumplía con las fechas establecidas, existía riesgo en el traslado y manejo de los documentos escolares originales del estudiante, se efectuaban pagos fuera de tiempo, expedientes con requisitos incompletos o con errores, no existía comunicación directa con el estudiante para los casos que se requería alguna aclaración, inclusive alguno de los estudiantes cursaban el programa de estudios sin haber estado inscritos ante el DEyA y solamente cumplían con la inscripción interna en la facultad.

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
1. Reingeniería de procesos y capacitación del personal. 2. Sistematización del proceso de inscripción incorporándolo a la plataforma institucional del Sistema Integral para la Administración de Servicios Educativos (SIASE). 3. Mejora regulatoria.

 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
La Alta Dirección del Departamento Escolar y de Archivo diseñó una estrategia de planeación, convocando para ello a todos los involucrados en el proceso como son: subdirectores de posgrado, responsable del Instituto de Investigaciones Sociales, personal operativo responsable de la administración escolar, con el objetivo de establecer criterios, requisitos y estandarizar el proceso; además de organizar cursos de capacitación. En el mes de mayo de 2005, la Universidad Autónoma de Nuevo León inicia la implementación de un desarrollo propio que se denomina Sistema Integral para la Administración de Servicios Educativos (SIASE), que tiene la capacidad de integrar en línea la información de todas las entidades involucradas en los procesos escolares de forma centralizada. En base a este logro se consideró la conceptualización y desarrollo de un nuevo proceso de integración de la inscripción de posgrado, por lo que en el año 2006 arrancó el módulo de inscripciones de posgrado en la plataforma SIASE, obteniendo el beneficio de facilitar la operación de la inscripción de estudiantes en forma sistematizada para regularización, reingreso y primer ingreso, logrando resultados precisos y tangibles en cada una de las facultades, estando en condiciones de proporcionar datos confiables para la estadística oficial de la matrícula en la UANL, con la cual se gestionan los recursos financieros federales y estatales para el desempeño académico-administrativo de la institución. Esta mejora de la sistematización de la iniciativa, trajo como beneficio real que disminuyera el traslado de los estudiantes de posgrado a las instalaciones del Departamento Escolar y de Archivo. Beneficiándose con esto el evitarles tiempos y movimientos innecesarios y consecuentemente un ahorro en gastos por concepto de uso de transporte y/o combustible. Además de contribuir de forma sustancial a la sustentabilidad y medio ambiente, pues se evita en gran medida el uso de papel, consumibles (cartuchos y tinta de impresión), además la implementación de esta iniciativa ha traído consigo beneficios al personal administrativo que redundan en la disminución de los tiempos de operación y entrega de resultados, haciendo más eficiente su labor. Cabe mencionar que unos de los factores importantes del Departamento Escolar y de Archivo es de otorgar y mantener un servicio de alta calidad medible, según lo prevé nuestro Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 en sus Objetivos de Calidad, tanto para estudiantes activos como egresados; esto se puede comprobar en los resultados del reporte de auditoría externa del año 2016, realizada por la empresa certificadora TÜV SÜD América de México, S.A. de C.V., que muestra una satisfacción del cliente superior al 95%, de la cual se anexa como evidencia. Los beneficios que emanan de la aplicación de esta práctica son de gran impacto institucional, pues ha fortalecido los vínculos de la administración, estandarizando los criterios de inscripción en apego a la Legislación de la Universidad Autónoma de Nuevo León, haciendo uso de la tecnología y los sistemas de información en tiempo real. Aunado a lo anterior, se reflejó un beneficio en las unidades de administración central que tiene relación con el Departamento Escolar y de Archivo, destacando: Departamento de Becas, Tesorería General, así como diferentes unidades académicas que utilizando la herramienta tecnológica programaron sus procesos internos vía internet.

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
La Universidad Autónoma de Nuevo León contempla 10 programas prioritarios para el logro de la Visión 2020 UANL, de entre los que podemos destacar por su relación a esta iniciativa: GESTIÓN RESPONSABLE DE LA INFRAESTRUCTURA Y EL EQUIPAMIENTO • Establecimiento de lineamientos para la gestión responsable de la infraestructura y el equipamiento. • Creación de un programa de ampliación y modernización de la infraestructura y el equipamiento, en apoyo a las actividades administrativas. • Fortalecimiento de los sistemas y redes de información de las dependencias administrativas. • Establecimiento de lineamientos para promover y privilegiar el uso compartido de la infraestructura de la Universidad. GESTIÓN INSTITUCIONAL RESPONSABLE • Establecimiento de un esquema para lograr la vinculación entre la planeación, la programación, la evaluación y la presupuestación. • Promoción de la práctica de la equidad, el respeto a los derechos humanos, la no discriminación y prácticas saludables. • Simplificación y mejoramiento continuo de los procesos administrativos, y su certificación con base en las normas internacionales ISO. • Formulación e implementación de acciones que permitan aminorar los impactos sociales y medio ambientales negativos que producen el desarrollo de las actividades universitarias. • Consolidación del Sistema Integral de Información Administrativa. • Fortalecimiento de los esquemas para la transparencia y la rendición oportuna de cuentas a la sociedad. La implementación de la inscripción sistematizada del Posgrado, constituye un elemento de indiscutible relevancia para la Universidad por los resultados que provee y se ha dotado al Departamento Escolar y de Archivo, de una herramienta tecnológica de gran impacto como lo es el sistema institucional SIASE, que cuenta con certificaciones a nivel nacional e internacional, lo que garantiza la seguridad de la integridad de la información que resguarda. Si bien es cierto, el procedimiento para obtener la inscripción definitiva en el pasado era rudimentario, a partir del año 2005 se establecen entre el Departamento Escolar y de Archivo y las facultades universitarias las técnicas de sistematización que han provisto de características de eficiencia y asertividad al proceso. Es importante mencionar la inversión financiera aplicada a las tecnologías de la información con las que este Departamento cuenta como son: • Digitalización de documentos escolares • Adquisición de equipo de cómputo y periféricos para la operación de procesos administrativos. • Adquisición de servidores con características que garanticen la integridad de la información. • Implementación de un sistema informático que permite conocer el antecedente académico para sistematizar el proceso de inscripción En cuanto a la comunidad universitaria y público en general pudiéramos exponer estrategias de carácter cualitativas, así como estrategias de índole cuantitativas. Por lo que respecta a las primeras nos permitimos enumerar las siguientes: 1. Otorgar inscripción en los diferentes programas de Posgrado que oferta la UANL, con procesos simplificados, 2. Ser proveedores de información veraz, oportuna y confiable que enriquezcan la Unidad de Enlace de Transparencia y acceso a la Información y 3. Aplicar la tecnología de la información para disminuir el uso de insumos en apoyo de la sustentabilidad ambiental y en relación con las segundas estrategias se destacan: 1. Auditar la matrícula por un despacho externo, para certificar la población escolar inscrita, 2. Generar los indicadores que coadyuven a la toma de decisión a la autoridad ejecutiva, en su caso al Rector y/o Secretario General, para la gestión institucional responsable y 3. Contribuir a la estadística poblacional requerida por instancias federales como es la Secretaría de Educación Pública.

 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
El Departamento Escolar y de Archivo como entidad administrativa dedicada para ofrecer a la comunidad estudiantil de la UANL servicios de calidad, ágiles y con una visión estratégica permanente de mejoras, está conformado por 90 empleados: Director, Subdirector, Coordinador de Inscripciones y Credencialización, Coordinador de Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios, Coordinación de Documentos Escolares, Registro y Titulación, Coordinador del Módulo de Orientación Administrativa-Escolar a estudiantes de intercambio académico, Coordinación de Asesoría Legal, Normatividad y Auditoría Documental y el personal administrativo es de gran importancia, ya que ha aportado y enriquecido innumerables beneficios para llevar a cabo dicha iniciativa, gracias a su pertinencia, experiencia y capacitación. El Honorable Consejo Universitario de la Universidad aprueba los periodos escolares lectivos que son: semestral y tetramestral. Los periodos semestrales están definidos durante los meses de enero – junio y agosto – diciembre. El periodo tetramestral corresponde a enero – abril, mayo – agosto y septiembre – diciembre, 24 Subdirecciones de Posgrado, 1 Instituto de Investigaciones Sociales y 3 programas conjuntos. Población acumulada de estudiantes inscritos de posgrado (2006-2016), que se han beneficiado con esta iniciativa: más de 88, 833 estudiantes.
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
El Departamento Escolar y de Archivo a partir del año 2006 instituyó la iniciativa, para ello se sometió a consideración de la autoridad ejecutiva institucional y representante legal de la Universidad al Rector, mostrándoles los beneficios, ahorro sustancial y resultados tangibles. Dando su aprobación para los recursos financieros utilizados para su desarrollo, equipamiento e infraestructura. Hoy en día la práctica está documentada en el Sistema de Gestión de Calidad, certificada por la norma ISO9001:2008, lo que permitirá que se mantenga a través de futuras administraciones. Otra función prevista en el Manual de Organización de la UANL, correspondiente al Departamento Escolar y de Archivo es: desarrollar y participar en proyectos especiales que coadyuven a la administración escolar. La Universidad Autónoma de Nuevo León obtiene recursos financieros del gobierno federal, estatal y por el concepto de cuotas escolares. Asignándole al Departamento Escolar y de Archivo parte de estos recursos lo que le permiten adquirir y actualizar equipos de cómputo, periféricos y consumibles. El recurso público ha sido una importante contribución al logro de una administración escolar, al simplificar y agilizar los procedimientos administrativos propios del quehacer universitario. Lo más significativo que se percibe es la gran aceptación de nuestros estudiantes usuarios del proceso de inscripción, que ya no tienen que acudir al Departamento Escolar y de Archivo, con esta medida se mantiene la optimización del recurso humano, lo cual se traduce en no incrementar la contratación de personal abatiendo con ello el presupuesto nominal. En la ejecución del proceso de esta iniciativa se utiliza la tecnología del Sistema Integral para la Administración de Servicios Educativos (SIASE), con aplicaciones que operan en forma sistematizada generando resultados precisos y respuestas rápidas: las estadísticas se pueden reproducir y analizar en forma inmediata. Los responsables de las subdirecciones de posgrado de las Facultades, cuentan con el acceso en línea a los reportes que sirven para consultar el avance de estos procesos que son de alta importancia en la ejecución de esta iniciativa.

 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
Durante el análisis de la iniciativa por parte del liderazgo del Departamento Escolar y de Archivo, se determinó la intervención de algunos Departamentos de la Administración Central que requieran fases de interacción con este proceso, en el cumplimiento de los objetivos trazados en la planeación y realización del mismo. Se invita a la Dirección de Tecnologías de Información como pieza clave para llevar a cabo el desarrollo y soporte técnico, Tesorería General con el sistema de pagos y créditos, Departamento de Becas con la programación de becas a estudiantes, además de las 24 facultades de posgrado y 1 Instituto de Investigaciones Sociales colaborando con la validación del historial académico del estudiante. Dentro de la planificación se realizaron reuniones con los responsables de las diferentes entidades administrativas antes mencionadas, con el objetivo de asignar los procesos en los que tendrían su participación y expusieran sus comentarios y/o sugerencias. La Dirección de Tecnologías de Información se avocó a la tarea de desarrollar el módulo para la inscripción definitiva dentro del Sistema SIASE, acorde a la conceptualización del Departamento Escolar y de Archivo, para establecer la seguridad y criterios regidos por la normativa universitaria. Uno de los requisitos para efectuar la inscripción es el pago de cuotas escolares, créditos o beca para los estudiantes de escasos recursos económicos, el cual se realiza personalmente en las ventanillas de Tesorería o en la institución bancaria autorizada. Hoy en día también se puede hacer en línea o por tarjeta de crédito. Es importante destacar que esta iniciativa se origina bajo el concepto de corresponsabilidad compartida entre el Departamento Escolar y de Archivo, las escuelas y/o facultades que integran la Universidad así como los beneficiarios principales de este proceso como son los estudiantes.

 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
1. Se privilegia la atención al estudiantado poniendo a su servicio los sistemas virtuales y demás beneficios de la tecnología, para agilizar los procesos de la Universidad. 2. Se enfatiza el disponer de un sistema que a la postre pueda ser explotado en aspectos de portabilidad para estudiantes que participan en movilidad internacional. 3. El gran impacto que ha tenido esta iniciativa de inscripción sistematizada de posgrado al mejorar la calidad institucional. 4. Esta iniciativa está encaminada a la simplificación y mejoramiento continuo de los procesos administrativos y su certificación con base a la Norma Internacional ISO 9001: 2008. 5. Se contribuye a fortalecer el objetivo de desarrollo sostenible, debido a que es una iniciativa con sustentabilidad concreta y eficiente, como es el caso del abatimiento significativo del uso de papel, consumibles, cartuchos y tinta de impresión, además de la implementación de esta iniciativa ha traído beneficios al personal administrativo, que redundan en la disminución de los tiempos de operación y entrega de resultados, haciendo más eficiente su desempeño, ahorro de horas-hombre y se optimiza el uso de los recursos económicos.

 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
Factor restrictivo: Las facultades tenían diferentes procedimientos para efectuar la inscripción y reportarlas al Departamento Escolar y de Archivo, esto dificultaba realizar en tiempo y forma la inscripción definitiva en las fechas establecidas. Acción emprendida para superarlo: Se efectuó una reunión con todas las dependencias de posgrado para informarles la situación crítica que se estaba presentando, afectando gravemente el expediente académico-administrativo del estudiante para continuar con su trámite. En dicha reunión se llegó a la conclusión de estandarizar los requisitos, el proceso y establecer una programación debidamente autorizada por el Honorable Consejo Universitario. Factor restrictivo: La documentación requerida era incompleta y no cumplía con las especificaciones establecidas. Acción emprendida para superarlo: Se determinó eliminar requisitos ya que el DEyA ya contaba con ellos en el historial del estudiante al ingresar a la Facultad, y por ende solo se requirió la validación electrónica del kárdex completo (Calificaciones) de licenciatura por parte de las facultades, iniciando así el proceso de Inscripción Sistematizada de Posgrado.

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
Los beneficios que emanan de la aplicación de esta iniciativa son de gran impacto institucional, pues ha fortalecido los vínculos de la administración, estandarizando los criterios de inscripción y en apego a la Legislación de la Universidad Autónoma de Nuevo León, haciendo uso de la tecnología y los sistemas de información en tiempo real. El impacto más significativo que se percibe es la gran aceptación de nuestros estudiantes usuarios del proceso de inscripción, que ya no tienen que acudir al Departamento Escolar y de Archivo y hacia el interior de nuestra unidad administrativa central y el personal que se destinaba a la atención, ahora se dedica al soporte a otras áreas de servicio. En el aspecto de horas-hombre se encuentra un ahorro significativo en el pago de horas extraordinarias que se necesitaban antes de la puesta en iniciativa de esta mejora. Se eliminan las líneas o filas de servicio en la División de Inscripciones y Credencialización, se supervisa el proceso vía electrónica, la Sustentabilidad se hace manifiesta al eliminar el expediente físico en papel, consistiendo en un promedio de cinco documentos por estudiante. El ejemplo impuesto en la UANL, ha despertado el interés de otras entidades de la administración central que tienen que ver con procesos de estudiantes en replicar la práctica: Departamento de Becas, Tesorería General de la UANL y las facultades quienes también haciendo uso de la tecnología de la información programaron sus procesos internos vía internet. El Departamento Escolar y de Archivo de la UANL, contribuye al logro de las metas institucionales por medio de la implementación de programas estratégicos que faciliten la actividad administrativa universitaria, considerando como premisa para la toma de decisiones el factor de impacto social por el vínculo cada vez más estrecho entre la sociedad y la Universidad, procurando el beneficio de la comunidad y fomentando la cultura de transparencia. A través del uso de la tecnología en el desarrollo de la inscripción sistematizada se contribuye de forma sustancial a la sustentabilidad y medio ambiente, pues se evita en gran medida el uso de papel, consumibles (cartuchos y tinta de impresión), además la implementación de esta práctica ha traído consigo beneficios al personal administrativo que redundan en la disminución de los tiempos de operación y entrega de resultados, haciendo más eficiente su desempeño.

 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
La Universidad Autónoma de Nuevo León por ser una institución descentralizada del Estado y con plena capacidad y personalidad jurídica, nos ubica en una figura autónoma y pública. Condicionantes que nos obligan a la rendición de cuentas en el quehacer de la Universidad y en el uso y aplicación de recursos financieros otorgados a la misma, hacia la sociedad e instancias de índole gubernamental. Un aspecto sobre el cual la institución ha puesto particular énfasis y convertida en una gran fortaleza es en la rendición de cuentas. Para ello la UANL creó en el 2003 la Unidad de Enlace de Transparencia y Acceso a la Información, instancia que en múltiples ocasiones solicita al Departamento Escolar y de Archivo indicadores que resulten de la conformación de la matrícula confrontada y auditada. Es así como respondemos a peticionarios que son parte activa de la sociedad, como son: los diversos órganos de Gobierno (municipal, estatal y federal), organizaciones no gubernamentales o particulares que así lo requieran, siempre cuidando con estricto recelo el garantizar no proporcionar información sensible de los estudiantes en particular, pero sí datos con fines estadísticos. Anualmente las escuelas y facultades que integran la Universidad Autónoma de Nuevo León están obligadas presentar en detalle cada uno de los tipos de inscripción de estudiantes que cursan los diversos programas, niveles y modalidades que oferta esta universidad aprobados por el Honorable Consejo Universitario. Una vez que la matrícula auditada es aprobada, ésta deberá hacerse pública a través de la Gaceta Universitaria. Por otra parte, hacia el interior de la Universidad diferentes entidades administrativas requieren de la matrícula auditada, como lo son: Dirección de Recursos Humanos y Nóminas, Auditoría General (interna), Dirección del Departamento de Presupuestos, estas tres encargadas de dimensionar los impactos que la población escolar auditada tendrá en la nómina en lo relativo a sueldos y prestaciones. Importante es resaltar que después de haber realizado el dimensionamiento presupuestal, el Rector de la UANL lo entrega al Presidente de la Comisión de Educación Pública y Servicios Educativos de la Cámara de Diputados del Honorable Congreso de la Unión, para la aprobación de los recursos financieros que se aplicarían. A nivel estatal la Universidad a través del Rector presenta los informes de la auditoría de la matrícula al Presidente de la Comisión de Educación, Cultura y Deporte del Honorable Congreso del Estado de Nuevo León, para lo conducente.

 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
Desde el año 2009 la Universidad Autónoma de Nuevo León ha tenido un crecimiento sostenido de la matrícula estudiantil, lo que ha implicado un esfuerzo importante en materia de servicios educativos, infraestructura e instalaciones, así como equipamiento para que siga operando con el nivel de calidad requerido. Esta iniciativa está enfocada al cumplimiento de los programas prioritarios contenidos en la Visión 2020 UANL y la Agenda de Responsabilidad Social que nos encamina a la simplificación y mejoramiento continuo de los procesos administrativos y su certificación con base a la norma interna internacional ISO. Es importante destacar que el Departamento de Becas se solidariza a este DEyA validando los trámites de los estudiantes que requieren su solicitud en la página de internet correspondiente, beneficiando a una gran parte de los estudiantes inscritos. Una vez autorizada la beca se registra en el sistema SIASE para proceder a la inscripción sistematizada.

Contact Information

Institution Name:   Universidad Autónoma de Nuevo León
Institution Type:   Academia  
Contact Person:   Lázaro Vargas Guerra
Title:   Ingeniero Químico  
Telephone/ Fax:   018183294057
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   lazaro.vargas@uanl.mx  
Address:   Av. Pedro de Alba S/N
Postal Code:   66455
City:   San Nicolás de los Garza
State/Province:   Nuevo León
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