| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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La Universidad Autónoma de Nuevo León contempla 10 programas prioritarios para el logro de la Visión 2020 UANL, de entre los que podemos destacar por su relación a esta iniciativa:
GESTIÓN RESPONSABLE DE LA INFRAESTRUCTURA Y EL EQUIPAMIENTO
• Establecimiento de lineamientos para la gestión responsable de la infraestructura y el equipamiento.
• Creación de un programa de ampliación y modernización de la infraestructura y el equipamiento, en apoyo a las actividades administrativas.
• Fortalecimiento de los sistemas y redes de información de las dependencias administrativas.
• Establecimiento de lineamientos para promover y privilegiar el uso compartido de la infraestructura de la Universidad.
GESTIÓN INSTITUCIONAL RESPONSABLE
• Establecimiento de un esquema para lograr la vinculación entre la planeación, la programación, la evaluación y la presupuestación.
• Promoción de la práctica de la equidad, el respeto a los derechos humanos, la no discriminación y prácticas saludables.
• Simplificación y mejoramiento continuo de los procesos administrativos, y su certificación con base en las normas internacionales ISO.
• Formulación e implementación de acciones que permitan aminorar los impactos sociales y medio ambientales negativos que producen el desarrollo de las actividades universitarias.
• Consolidación del Sistema Integral de Información Administrativa.
• Fortalecimiento de los esquemas para la transparencia y la rendición oportuna de cuentas a la sociedad.
La implementación de la inscripción sistematizada del Posgrado, constituye un elemento de indiscutible relevancia para la Universidad por los resultados que provee y se ha dotado al Departamento Escolar y de Archivo, de una herramienta tecnológica de gran impacto como lo es el sistema institucional SIASE, que cuenta con certificaciones a nivel nacional e internacional, lo que garantiza la seguridad de la integridad de la información que resguarda.
Si bien es cierto, el procedimiento para obtener la inscripción definitiva en el pasado era rudimentario, a partir del año 2005 se establecen entre el Departamento Escolar y de Archivo y las facultades universitarias las técnicas de sistematización que han provisto de características de eficiencia y asertividad al proceso.
Es importante mencionar la inversión financiera aplicada a las tecnologías de la información con las que este Departamento cuenta como son:
• Digitalización de documentos escolares
• Adquisición de equipo de cómputo y periféricos para la operación de procesos administrativos.
• Adquisición de servidores con características que garanticen la integridad de la información.
• Implementación de un sistema informático que permite conocer el antecedente académico para sistematizar el proceso de inscripción
En cuanto a la comunidad universitaria y público en general pudiéramos exponer estrategias de carácter cualitativas, así como estrategias de índole cuantitativas. Por lo que respecta a las primeras nos permitimos enumerar las siguientes: 1. Otorgar inscripción en los diferentes programas de Posgrado que oferta la UANL, con procesos simplificados, 2. Ser proveedores de información veraz, oportuna y confiable que enriquezcan la Unidad de Enlace de Transparencia y acceso a la Información y 3. Aplicar la tecnología de la información para disminuir el uso de insumos en apoyo de la sustentabilidad ambiental y en relación con las segundas estrategias se destacan: 1. Auditar la matrícula por un despacho externo, para certificar la población escolar inscrita, 2. Generar los indicadores que coadyuven a la toma de decisión a la autoridad ejecutiva, en su caso al Rector y/o Secretario General, para la gestión institucional responsable y 3. Contribuir a la estadística poblacional requerida por instancias federales como es la Secretaría de Educación Pública.
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| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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El Departamento Escolar y de Archivo como entidad administrativa dedicada para ofrecer a la comunidad estudiantil de la UANL servicios de calidad, ágiles y con una visión estratégica permanente de mejoras, está conformado por 90 empleados: Director, Subdirector, Coordinador de Inscripciones y Credencialización, Coordinador de Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios, Coordinación de Documentos Escolares, Registro y Titulación, Coordinador del Módulo de Orientación Administrativa-Escolar a estudiantes de intercambio académico, Coordinación de Asesoría Legal, Normatividad y Auditoría Documental y el personal administrativo es de gran importancia, ya que ha aportado y enriquecido innumerables beneficios para llevar a cabo dicha iniciativa, gracias a su pertinencia, experiencia y capacitación.
El Honorable Consejo Universitario de la Universidad aprueba los periodos escolares lectivos que son: semestral y tetramestral. Los periodos semestrales están definidos durante los meses de enero – junio y agosto – diciembre. El periodo tetramestral corresponde a enero – abril, mayo – agosto y septiembre – diciembre, 24 Subdirecciones de Posgrado, 1 Instituto de Investigaciones Sociales y 3 programas conjuntos.
Población acumulada de estudiantes inscritos de posgrado (2006-2016), que se han beneficiado con esta iniciativa: más de 88, 833 estudiantes.
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| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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El Departamento Escolar y de Archivo a partir del año 2006 instituyó la iniciativa, para ello se sometió a consideración de la autoridad ejecutiva institucional y representante legal de la Universidad al Rector, mostrándoles los beneficios, ahorro sustancial y resultados tangibles. Dando su aprobación para los recursos financieros utilizados para su desarrollo, equipamiento e infraestructura.
Hoy en día la práctica está documentada en el Sistema de Gestión de Calidad, certificada por la norma ISO9001:2008, lo que permitirá que se mantenga a través de futuras administraciones.
Otra función prevista en el Manual de Organización de la UANL, correspondiente al Departamento Escolar y de Archivo es: desarrollar y participar en proyectos especiales que coadyuven a la administración escolar.
La Universidad Autónoma de Nuevo León obtiene recursos financieros del gobierno federal, estatal y por el concepto de cuotas escolares. Asignándole al Departamento Escolar y de Archivo parte de estos recursos lo que le permiten adquirir y actualizar equipos de cómputo, periféricos y consumibles. El recurso público ha sido una importante contribución al logro de una administración escolar, al simplificar y agilizar los procedimientos administrativos propios del quehacer universitario.
Lo más significativo que se percibe es la gran aceptación de nuestros estudiantes usuarios del proceso de inscripción, que ya no tienen que acudir al Departamento Escolar y de Archivo, con esta medida se mantiene la optimización del recurso humano, lo cual se traduce en no incrementar la contratación de personal abatiendo con ello el presupuesto nominal.
En la ejecución del proceso de esta iniciativa se utiliza la tecnología del Sistema Integral para la Administración de Servicios Educativos (SIASE), con aplicaciones que operan en forma sistematizada generando resultados precisos y respuestas rápidas: las estadísticas se pueden reproducir y analizar en forma inmediata.
Los responsables de las subdirecciones de posgrado de las Facultades, cuentan con el acceso en línea a los reportes que sirven para consultar el avance de estos procesos que son de alta importancia en la ejecución de esta iniciativa.
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| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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Durante el análisis de la iniciativa por parte del liderazgo del Departamento Escolar y de Archivo, se determinó la intervención de algunos Departamentos de la Administración Central que requieran fases de interacción con este proceso, en el cumplimiento de los objetivos trazados en la planeación y realización del mismo.
Se invita a la Dirección de Tecnologías de Información como pieza clave para llevar a cabo el desarrollo y soporte técnico, Tesorería General con el sistema de pagos y créditos, Departamento de Becas con la programación de becas a estudiantes, además de las 24 facultades de posgrado y 1 Instituto de Investigaciones Sociales colaborando con la validación del historial académico del estudiante.
Dentro de la planificación se realizaron reuniones con los responsables de las diferentes entidades administrativas antes mencionadas, con el objetivo de asignar los procesos en los que tendrían su participación y expusieran sus comentarios y/o sugerencias.
La Dirección de Tecnologías de Información se avocó a la tarea de desarrollar el módulo para la inscripción definitiva dentro del Sistema SIASE, acorde a la conceptualización del Departamento Escolar y de Archivo, para establecer la seguridad y criterios regidos por la normativa universitaria.
Uno de los requisitos para efectuar la inscripción es el pago de cuotas escolares, créditos o beca para los estudiantes de escasos recursos económicos, el cual se realiza personalmente en las ventanillas de Tesorería o en la institución bancaria autorizada. Hoy en día también se puede hacer en línea o por tarjeta de crédito.
Es importante destacar que esta iniciativa se origina bajo el concepto de corresponsabilidad compartida entre el Departamento Escolar y de Archivo, las escuelas y/o facultades que integran la Universidad así como los beneficiarios principales de este proceso como son los estudiantes.
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| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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1. Se privilegia la atención al estudiantado poniendo a su servicio los sistemas virtuales y demás beneficios de la tecnología, para agilizar los procesos de la Universidad.
2. Se enfatiza el disponer de un sistema que a la postre pueda ser explotado en aspectos de portabilidad para estudiantes que participan en movilidad internacional.
3. El gran impacto que ha tenido esta iniciativa de inscripción sistematizada de posgrado al mejorar la calidad institucional.
4. Esta iniciativa está encaminada a la simplificación y mejoramiento continuo de los procesos administrativos y su certificación con base a la Norma Internacional ISO 9001: 2008.
5. Se contribuye a fortalecer el objetivo de desarrollo sostenible, debido a que es una iniciativa con sustentabilidad concreta y eficiente, como es el caso del abatimiento significativo del uso de papel, consumibles, cartuchos y tinta de impresión, además de la implementación de esta iniciativa ha traído beneficios al personal administrativo, que redundan en la disminución de los tiempos de operación y entrega de resultados, haciendo más eficiente su desempeño, ahorro de horas-hombre y se optimiza el uso de los recursos económicos.
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| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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Factor restrictivo:
Las facultades tenían diferentes procedimientos para efectuar la inscripción y reportarlas al Departamento Escolar y de Archivo, esto dificultaba realizar en tiempo y forma la inscripción definitiva en las fechas establecidas.
Acción emprendida para superarlo:
Se efectuó una reunión con todas las dependencias de posgrado para informarles la situación crítica que se estaba presentando, afectando gravemente el expediente académico-administrativo del estudiante para continuar con su trámite.
En dicha reunión se llegó a la conclusión de estandarizar los requisitos, el proceso y establecer una programación debidamente autorizada por el Honorable Consejo Universitario.
Factor restrictivo:
La documentación requerida era incompleta y no cumplía con las especificaciones establecidas.
Acción emprendida para superarlo:
Se determinó eliminar requisitos ya que el DEyA ya contaba con ellos en el historial del estudiante al ingresar a la Facultad, y por ende solo se requirió la validación electrónica del kárdex completo (Calificaciones) de licenciatura por parte de las facultades, iniciando así el proceso de Inscripción Sistematizada de Posgrado.
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