TAAMIR CITY
AGENCE URBAINE DE KHEMISSET

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
La complexité des procédures d’autorisation de construire, du dépôt de la demande à l’obtention du permis de construire et du permis d’habiter, constitue un frein au développement des investissements dans le secteur. Pour pallier à cela, plusieurs tentatives ont été initiées par les pouvoirs publics en vue d’améliorer et de simplifier le régime juridique des autorisations, néanmoins le système reste complexe, en raison de plusieurs facteurs. Pour bien cerner les mécanismes d’application de TAAMIR-CITY, il faudra d’abord comprendre les différentes étapes par lesquelles passent les projets dans la procédure actuelle des demandes d’autorisation (procédure avant l’application de TAAMIR-CITY). • Une fois le projet conçu, le citoyen dépose son dossier au niveau de la Commune concernée. Cette dernière envoie des copies du dossier, à l’Agence Urbaine, la Province (l’autorité locale), la Protection Civile, le représentant des télécommunications, les services chargés de l’eau, de l’électricité et de l’assainissement. • La province ou la commune selon le cas programme la réunion de la commission technique. • La commission technique instruit le dossier et élabore le procès verbal de la commission. • En cas d’avis défavorable, le propriétaire est tenu de modifier son projet à la lumière des remarques émises par les membres de la commission, et le déposer par la suite au niveau de la Commune concernée. • Le dossier modifié par le propriétaire passera par le même circuit de la procédure et dans les mêmes délais que son premier passage. L’analyse de cette procédure appliquée a permis de soulever les difficultés et problèmes majeurs suivants: • Procédure d’autorisation complexe • Parcours long des dossiers • Pièces constitutives multiples du dossier • Responsabilité diluée et multiplicité des intervenants • Pratiques frauduleuses et corruption • Perte de réelles opportunités d’investissement • Dégradation de la qualité du service public • Délai long de transmission des dossiers par la Commune • Taux élevé de passage des dossiers dans les commissions • Éparpillement des lieux des réunions des commissions • Absentéisme des représentants des services extérieurs (représentant du service chargé de l’eau et de l’électricité, représentant de la protection civile, représentant de télécommunication…) • Exigence du paiement au préalable des prestations des services extérieurs avant l’instruction des dossiers • Nécessité des moyens humains, logistiques • Prolifération de l’habitat non réglementaire Population cible • Tous les citoyens (investisseurs, pauvres, illettrés, handicapés, personnes âgées, immigrants, femmes et jeunes) qui veulent obtenir des permis de construire, lotir ou morceler, ou toute personne déposant un dossier de demande d’autorisation. • Tous les professionnels du secteur de la construction ou maîtres d’œuvre, (Promoteurs, Architectes, Ingénieurs Géomètres Topographes).

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
TAAMIR-CITY est une nouvelle procédure numérique des autorisations de construire, de lotir et de morceler qui vise à : - mettre en œuvre les projets dans la stratégique nationale de lutte contre la corruption ; - dématérialiser les procédures administratives ; - Garantir les conditions de la transparence et de la bonne gouvernance dans l’instruction des dossiers.

 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
1-Description de la stratégie : TAAMIR-CITY est une nouvelle procédure numérique de l’instruction des demandes d’autorisation de construire, de lotir et de morceler, qui vise à simplifier et moderniser, par la dématérialisation, la procédure d’autorisation actuelle. Elle a été lancée par l’initiative de la Directrice de l’Agence Urbaine de Khémisset. Le maitre d’œuvre (Architecte ou Ingénieur Géomètre Topographe) remplit et envoie le formulaire inscrit dans l’icône E-Instruction affichée dans le portail au Site de l’Agence Urbaine et récupère le numéro du dossier. Ainsi, le citoyen peut effectuer le suivi numérique de son projet via ce numéro. Aussi, le maitre d’œuvre joint les documents: plans architecturaux, plan de situation, contrat… sous format numérique. Une cellule permanente au niveau de l’Agence Urbaine reçoit le dossier envoyé par le maitre d’œuvre, et procède à : • L’instruction automatisée et informatisée. • L’envoi des remarques vers le maitre d’œuvre en cas d’avis défavorable. • L’envoi de l’avis de conformité ou pré-autorisation par mail ou SMS vers le maitre d’œuvre en cas du dossier favorable, il s’agit en effet de l’: -Envoi du plan avec signature numérique Conforme de l’Agence Urbaine, -Envoi de la Facture numérique des Services Rendus de l’Agence Urbaine -Envoi de la facture des taxes d’autorisation de la commune concernée. Au cas où le projet a eu un avis défavorable, le maitre d’œuvre doit satisfaire les remarques envoyées par l’Agence Urbaine et renvoyer les modifications vers la cellule via le formulaire. Au cas où le projet a eu un avis favorable, le maitre d’œuvre doit signer le plan imprimé et cacheté (version envoyée avis Conforme de l’Agence Urbaine), le déposer avec les pièces originales du dossier à l’Agence Urbaine, et procéder au paiement en ligne des Services Rendus de l’Agence Urbaine et procéder par la suite au paiement de l’autorisation au niveau de la Commune. 2-Objectifs principaux : L’Agence Urbaine de Khémisset a mis en place la solution Taamir City qui est une solution web pour le partage des données avec l’ensemble des collectivités territoriales y compris la Province ; ainsi que la diffusion de l’information entre les différents services externes, et l’ouverture sur le grand public. Taamir City a pour objectifs de : - Mettre en œuvre le décret n°2.13.424 publié en date du 12 Mai 2013 relatif à la forme et les conditions de délivrance des autorisations et spécialement le volet de la gestion dématérialisée. - Contribuer à la création des centres et des villes numériques avec une nouvelle vision à travers la gestion de l’intervention de tous les services concernés et mettre en relation, les élus et les autorités locales. - Développer et moderniser les services fournis par les administrations concernées par l’autorisation de construire, lotir et morceler. - Améliorer le climat d’investissement au sujet de l’octroi des autorisations et accroitre l’attractivité des territoires - Simplifier les procédures et instaurer la transparence dans le traitement des dossiers de demandes d’autorisations des projets à travers la possibilité d’informer le public des différentes phases via le réseau web. - Permettre l’accès à tous les documents d’urbanisme homologués dans la province et ainsi connaitre les zonages attribués aux différentes propriétés foncières. - Garantir l’égalité des citoyens face aux services de l’administration publique. - Maitriser les donnés acquises. - Rationaliser l’archivage et maître à jour les données - Gérer et accéder aux données et informations en temps réel (au moment de la tenue de la commission du guichet unique), - Générer automatiquement la programmation des dossiers et des convocations, - Générer automatiquement les statistiques diverses. 3-Population cible • Tous les citoyens (investisseurs, pauvres, illettrés, handicapés, personnes âgées, immigrants, femmes et jeunes) qui veulent obtenir des permis de construire, de lotir ou de morceler, ou toute personne déposant un dossier de demande d’autorisation. • Tous les professionnels du secteur de la construction ou maîtres d’œuvre, (Promoteurs, Architectes, Ingénieurs Géomètres Topographes).

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
TAAMIR-CITY est une procédure innovante dans la mesure où elle a contribué à : 1- La simplification considérable de toutes les procédures classiques pour l’obtention des permis de construire, lotir ou morceler, et en développant et modernisant les prestations rendues par les services administratifs qui interviennent dans la procédure de ces autorisations. Ceci a eu un impact positif sur le climat d'investissement, et le regain de confiance du citoyen et de l’investisseur, en leur garantissant les conditions de transparence, de bonne gouvernance, d’engagement écologique par la réduction des dépenses relatives aux ressources humaines et moyens logistiques, d’efficacité et de célérité. 2- l’élaboration du système d’instruction numérique, informatisée permettant, par le biais de l’instauration d’un Système d’information Géographique : la précision dans l’instruction des projets, la célérité et la pertinence de la prise de décision par la cellule de TAAMIR-CITY. 3- La réforme réglementaire de la procédure actuelle a été menée par le ministère de tutelle, sous forme d’un décret portant le nouveau règlement général de construction qui a été promulgué le 27/05/2013 portant la dématérialisation de la procédure des demandes d’autorisation suite à l’initiative de l’Agence Urbaine de Khémisset. 4- Développement du paiement en ligne des prestations de l’Agence Urbaine relatives aux autorisations en vue de permettre plus de célérité et de proximité. 5- Vulgarisation de l’information urbanistique au sein du territoire par la mise en ligne des documents d’Urbanisme. 6- Facilitation de l’obtention de l’information administrative en ligne par la mise en place du service E-note (Note de renseignement en Ligne). 7- L’amélioration de la vigilance territoriale et la communication directe avec son environnement vital par l’Activation du service requête en ligne. Dans cette même dynamique, et vu l’ampleur croissante que prend l’utilisation des Smartphones, l'Agence Urbaine a élaboré une application Smartphone spécifique, permettant l’accès à ses différents services en ligne.

 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
l’organisation en charge de l’administration du programme : l’Agence Urbaine de Khémisset qui est un établissement public doté de la personnalité morale et de l'autonomie financière, crée suite au décret 02-06-166 en date du 26 Ramadan 1427/ 19 octobre 2006 et gérée par un conseil d'administration. Le ressort territorial de l’Agence Urbaine de Khémisset correspond à la province de Khémisset dont la superficie est de 7.800 km² qui représente 80% de la superficie de l’ancienne région Rabat-Salé-Zemmour-Zaer et regroupe 35 communes dont 4 urbaines. Description de la population cible -Tout citoyen Marocain ou étranger (en général) et les citoyens de la Province de Khémisset qui sont en nombre de 541.025 habitants (en particulier) et qui peuvent être soient (pauvres, illettrés, handicapés, personnes âgées, immigrants, femmes, jeunes) qui veulent obtenir des permis de construire, de lotir ou de morceler, ou toute personne déposant un dossier de demande d’autorisation. -Tous les professionnels du secteur de la construction ou maîtres d’œuvre, (Promoteurs, Architectes, Ingénieurs Géomètres Topographes...).
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
En vue de réussir cette expérience, un plan d’action a été développé selon les phases suivantes : 1- Finalisation et mise en place de l’application du projet E-instruction (1ère appellation de TAAMIR-CITY) en juillet 2012: -Création d’une interface, au sein du site web de l’Agence Urbaine de Khemisset, spécifique à ce service. -Informatisation des données et documents nécessaires pour l’instruction des demandes d’autorisation (Photos satellites et restitutions, cartes foncières, documents d’urbanisme, plans de lotissements,…) -Développement d’un système d’informations géographique (SIG) et d’un Processus Automatisé et intelligent Workflow -Qualification et formation du personnel -Création d’une cellule permanente, au sein du Département de la Gestion Urbaine et de la Réglementation, dédiée à l’instruction des demandes d’autorisations. -Aménagement d’un local réservé à TAAMIR-CITY composé de deux bureaux : un bureau pour la cellule informatique et celui de la cellule technique. 2. Sensibilisation des partenaires de l’intérêt et de l’importance de ce système (Ministère de l'Urbanisme et de l'Aménagement du Territoire, Province, services extérieurs, professionnels et la presse). 3. Concernant l'aspect communication, les services de l’Agence Urbaine de Khemisset ont élaboré un guide expliquant la nouvelle procédure. 4. Lancement officiel de TAAMIR-CITY le 18 janvier 2013. 5. Aussi, et en vue de la mise en œuvre de la procédure «TAAMIR-CITY», quatre conventions ont été signées par : -La Province de Khémisset, l’Agence Urbaine de Khémisset, et les communes de la Province. - La Province de Khémisset, l’Agence Urbaine de Khémisset, et le Conseil National de l’Ordre des Architectes. -La Province de Khémisset ; l’Agence urbaine de Khémisset et le Conseil National de l’Ordre des Ingénieurs Géomètres Topographes. - La Province de Khémisset, l’Agence Urbaine de Khémisset, et la Commune de Tiflet (commune pilote). 6. Instauration d’un système interactif d’évaluation et de suivi, et ce, par la création d’un comité de suivi composé du représentant de chaque Conseil communal, du représentant de la Province et du représentant de l’Agence Urbaine de Khémisset, et instauré par les conventions signées et signalées dans le point 5. 7. Participation à la modification de la réglementation relative à la procédure des autorisations, notamment le décret pris pour l’application du nouveau règlement général de construction qui définit les formes et les conditions d’octroi des autorisations (n° 2.13.424 en date du 24/05/2013) 8. Obtention du prix national d’encouragement de l’administration électronique -Emtiaz2012 le 21/11/2013 9. Généralisation de la procédure à l’échelle nationale : - Organisation d’un séminaire par la Fédération des Agences Urbaines « Majal » en date du 29 mars 2014. - circulaire de Monsieur le Ministre n° 5762 en date du 5Aout 2014 pour la généralisation de la E-Instruction (1ere appellation de Taamir City). -Programmation de réunions avec la cellule e-gov relevant du ministère de l’industrie. Pour le financement : Dans la perspective de la réalisation de Taamir City, l’Agence Urbaine s’est dotée progressivement de plateformes informatiques et qu’elle a su développée avec le temps en apportant des idées innovatrices. En 2008 : l’Agence Urbaine de Khémisset s’est dotée d’une application informatique, relative à la programmation des dossiers des demandes d’autorisation à coût s’élevant à 120 000Dhs, c’est une application permettant la maitrise et le respect des délais de programmation de ces dossiers. En 2012 : et en vue de l’ouverture sur le public, à travers la dématérialisation de l’instruction des demandes d’autorisation (TAAMIR-CITY), cette initiative a nécessité d’une part la refonte du site web de l’Agence Urbaine de Khémisset moyennant un coût financier de 70 000dhs et le développement d’un Système d’Information Géographique à un coût de 798 000,00 Dhs. En décembre 2013 : un contrat a été signé avec la société «centre monétique interbancaire» pour le paiement électronique du service rendu relatif à l’instruction des demandes d’autorisations concrétisé à travers le paiement de l’Agence Urbaine de 0.75% par opération à cette société. Pour les moyens techniques et humains : La mise en œuvre de la procédure TAAMIR-CITY a nécessité la création en urgence de cellule de suivi ; une cellule informatique chargée de la correspondance en ligne des demandes et des résultats des commissions et une cellule technique qui s’occupe de l’instruction électronique des dossiers d’instruction et l’émission des avis. Sur le plan logistique, une salle de réunion, a été équipée en matériel informatique nécessaire à cette opération (traceur, scanner, vidéoprojecteur, écran de projection…) ou la commission peut, dés la réception de la demande, exposer sur place le dossier reçu, rapporté au document d’urbanisme correspondant. -Le projet « TAAMIR-CITY» est financé par les moyens financiers propres de l’Agence Urbaine de Khemisset, sa réussite est due à l’effort collectif fourni par l’ensemble du personnel de l’Agence Urbaine de Khemisset et l’adhésion des présidents des communes de la province de Khemisset.

 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
La conception de TAAMIR-CITY a été réalisée par les fonctionnaires de l’Agence Urbaine (la Direction, le département des études et de la topographie, le département de la gestion urbaine, et le service informatique accompagnée par le bureau d’etudes SIGMA LOGITEC en charge de la réalisation du SIG de l’Agence Urbaine. La mise en œuvre de l’initiative : fonctionnaires de l’Agence Urbaine (la Directice, le chef département des études et de la topographie, le chef département de la gestion urbaine, le chargé de mission, …) Ont participé aussi à cette initiative : 1-Institutions publiques : -La Province (Autorité Locale): Mr le Gouverneur de la Province de Khémisset -La Commune Pilote de Tiflet : Mr le président de la Commune Urbaine de Tiflet - les 34 communes de la province de Khémisset. -La Protection civile : Mr le Capitaine de la Protection Civile -Le Directeur de l’Agence de Télécommunication -Le chef de service chargé de l’Eau, de l’Electricité et de l’Assainissement 2-Citoyens demandeurs des autorisations 3-Secteur Privé : -Architectes maîtres d’œuvre -Ingénieurs Géomètres Topographes maîtres d’œuvre -Promoteurs Immobiliers. -investisseurs

 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
-Finalisation et mise en place de l’application du projet TAAMIR-CITY en juillet 2012 -Lancement officiel de TAAMIR-CITY par le Ministre Marocain Ministère de l'Urbanisme et de l'Aménagement du Territoire, à la commune pilote de Tiflet (Province de Khémisset) le 18 janvier 2013 -Réforme de la réglementation et ceci par la participation à la modification de la réglementation relative à la procédure des autorisations, notamment le décret pris pour l’application du nouveau règlement général de construction qui définit les formes et les conditions d’octroi des autorisations (décret n° 2.13.424 en date du 24/05/2013) -Obtention du prix national d’encouragement de l’administration électronique -Emtiaz2012- le 21/11/2013,évènement annuel organisé par le Ministère de la Fonction Publique et de la Modernisation de l'Administration, dans le but d'encourager les initiatives innovantes dans le domaine des services publics en ligne, à travers l'ouverture de la compétition devant les administrations publiques, les collectivités territoriales et les établissements et sociétés publics. -Généralisation de TAAMIR-CITY dans tout le territoire marocain, et ce, par le Ministère de tutelle, la cellule e-gov (ministère de l’industrie) et par la Fédération des Agences Urbaines. Le système de suivi du projet : Un comité mixte de suivi a été créé, selon l’article 6 de la convention de partenariat, relative à la TAAMIR-CITY. Ce comité est composé du représentant de chaque commune, du représentant de la Province (l’Autorité Locale) et du représentant de l’Agence Urbaine. Il assure le suivi et l’évaluation du contenu de la convention, et la proposition des mécanismes et dispositions pour son développement. Le comité s’est réuni au moins une seule fois tous les trois mois.

 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
Aucune contrainte majeure n’a été soulevée, vu l’adoption d’une approche participative, à toutes les échelles et depuis le début de cette expérience. Toutefois, il faut signaler que cette initiative en 2012 n’avait pas de base juridique et qui a été surmonté dans le temps par l’établissement de conventions avec les partenaires concernés, et en 2013 le Ministère de tutelle conscient de l’intérêt de cette initiative a intégré un chapitre relatif à la dématérialisation des procédures de demandes d’autorisations de construire, dans son article 48 dans le règlement général de construction. Règlement qui a légitimé cette initiative innovante et par conséquent a permis la généralisation de Taamir City sur l’ensembles des Agences Urbaines du territoire marocain.

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
TAAMIR-CITY s’identifie comme étant : 1-Processus informatisé et favorisant la réduction des délais à supporter par le citoyen (3jours au lieu de 20jours dans les meilleurs des cas) 2- Instruction numérique facile des dossiers de demandes d’autorisation: a) archivage numérique GED (Gestion Electronique des documents) ; b) accès et recherche rapide ; c) superposition et projection facile des projets ; d) calcul automatisé assuré des surfaces et services rendus. L’adoption de la démarche TAAMIR-CITY a permis de : • Assurer la célérité, l’optimisation du temps et la simplification du système de la procédure de l’autorisation pour le citoyen. • Permettre au citoyen de connaitre le zonage de sa parcelle que le document d’urbanisme lui a réservé sans se déplacer à l’agence urbaine et d’une façon gratuite aidant ainsi les démunis à profiter des services publics. • Appliquer la politique de proximité et faciliter l’accès du citoyen au service public; • Simplifier la procédure de l’instruction des demandes des autorisations de construire, de lotir et de morceler ; • Bannir la corruption • L’égalité du citoyen à l’accès à l’information (genre, pauvre,…) et surtout en rapport avec les documents d’urbanisme. • Réduire la perte d’opportunité d’investissement, et rehausser la qualité des services publics, et limiter la prolifération de l’habitat insalubre; • Réduire les frais de fonctionnement déployés pour la gestion urbaine (papier et consommable d’impression, élimination des utilisations de voiture de service et par conséquent diminution du carburant et autres.) • Réduire l’effectif en personnels réservés à la gestion urbaine. • Economiser l’énergie • Réduire le nombre des intervenants et intermédiaires ; • Eliminer les correspondances. La mise en place de la Procédure TAAMIR-CITY a permis de rétablir la confiance entre les citoyens et l’administration, ce qui a augmenté le nombre des dossiers des demandes d’autorisation d’une façon considérable, et par exemple la production de 1100 lots équipés sur une superficie totale de 100 ha à la commune pilote de Tiflet, et par la suite, la réduction de l’habitat non réglementaire.

 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
Le présent projet a pour objet la mise en place d’un système d’informations géographiques, et ce dans le but de gérer et accéder aux données et informations en temps réel (au moment de la tenue de la commission du guichet unique et autres commissions), générer automatiquement la programmation des dossiers et des convocations, et les statistiques diverses, et, tout ceci à travers une solution Web accessible par l’ensemble des intervenants et l’ensemble des citoyens, et cela pour le but de: - Faciliter et permettre l’égalité à l’accès à l’information pour le grand public. - Déposer numériquement les requêtes par les citoyens par le moyen du site Web de l’Agence Urbaine ou par l’application mobile réalisée par l’Agence Urbaine et mise à la disposition de tous les citoyens afin d’y mettre leur doléance concernant le service de l’Agence Urbaine ou toute autre administration du territoire de la Province de Khémisset. - Améliorer la transparence dans le service public par la lutte contre la corruption. - Maîtriser et vulgariser l’information possédée et acquise. - Exécuter des analyses spatiales et des croisements des couches de données afin de répondre à l’ensemble des objectifs -Accéder et rechercher l’information à l’aide des appareils mobiles (Smartphone, Tablettes…) pour tous les citoyens. - Publier le programme sur le portail Web ainsi que le résultat des commissions ; - Disposer de l’information à portée de main lors de la prise de décision pour les responsables territoriaux; - Pouvoir piloter et suivre l’état d’avancement des projets stratégiques; -Rechercher des données par mots clés, statut, catégorie… ; -Rationaliser l’archivage et la mise à jour de l’information.

 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
TAAMIR CITY est ouverte à tout citoyen (femme, fille,…) pour répondre à leur besoin relatif à leur demande d’autorisation de construire, de leurs requêtes pour tout dossier en rapport avec l’urbanisme, de la connaissance de la situation de leurs terrains situés à la province de Khémisset ou toute autre demande en rapport avec les missions de l’Agence Urbaine, et ce dans un temps record assuré par le service TAAMIR CITY.

Contact Information

Institution Name:   AGENCE URBAINE DE KHEMISSET
Institution Type:   Public Agency  
Contact Person:   NAHID HAMTAMI
Title:   ARCHITECTE  
Telephone/ Fax:   (+212) 537550277/ 661046331
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   aukhemisset@aukhemi7.ma  
Address:   21; Abdelhamid Zemmouri Khémisset
Postal Code:   15010
City:   KHEMISSET
State/Province:   KHEMISSET
Country:  

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