4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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Le système des enchères électroniques inversées prévoit un délai minimum de publicité de 10 jours permettant aux concurrents de déposer leurs candidatures et d’envoyer en ligne leurs demandes d’éclaircissements. Le dépouillement et l’examen des candidatures se fait électroniquement par la commission qui dresse la liste des candidats admis à la deuxième phase de l’enchère. Cette dernière démarre par l’ouverture d'une salle virtuelle sécurisée accessible aux enchérisseurs présélectionnés invités à s'y connecter. Les enchérisseurs proposent leurs offres de prix évoluant à la baisse durant la plage horaire fixée pour l’enchère et qui est égale à l’heure de clôture initiale tenant compte du délai de prolongation. A l'issue de la durée impartie, le marché est attribué à l’enchérisseur ayant proposé le prix le plus bas.
Le système des enchères électroniques inversées se distingue par sa créativité et son originalité sur plusieurs aspects à savoir à titre non limitatif:
1 La consécration du système en tant que Gateway unique des opportunités d’affaires nationales.
2. La gratuité des services offerts par le système et la suppression des déplacements a permis la réduction des coûts pour les entreprises.
3. L’assistance de proximité a permis de faire adhérer les différents acteurs à l’utilisation effective du système.
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5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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La Trésorerie Générale du Royaume, organisme public relevant du Ministère de l’Economie et des Finances, est la structure chargée du pilotage et de mise en œuvre du système des enchères électroniques inversées.
Les services offerts par le système s'orientent à 3 catégories d'utilisateurs: d’une part les entreprises qui soumissionnent aux marchés publics soit environ 10 000 entreprises, d’autre part les acheteurs publics centraux et déconcentrés du Royaume couvrant environ 3 700 administrations de l'Etat, collectivités territoriales et établissements publics, et enfin environ 250 comptables de l’Etat répartis sur tout le territorial national.
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6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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La stratégie adoptée par la Trésorerie Générale du Royaume repose sur la progressivité et le pragmatisme tout en tenant compte des attentes des différents acteurs de la commande publique. Un effort particulier a été accordé à l’adaptation de la réglementation régissant les marchés publics au Maroc aux aspects de la dématérialisation et l’adéquation du système des enchères électroniques inversées au niveau de développement de notre pays.
Ainsi, avant le démarrage de la mise en œuvre du système des enchères électroniques inversées, une étude de faisabilité a été confiée, avec le concours de la Banque Mondiale, à un consultant privé. Cette étude a permis de dégager les attentes des différentes parties concernées par la commande publique, de réaliser un benchmark international et de dégager les difficultés rencontrées par les pays pionniers ayant initié des actions similaires.
La première phase de mise en œuvre concerne l’étude préalable du système cible des enchères électroniques inversées. Elle porte sur le diagnostic de l’existant, sur le benchmark international et sur la feuille de route pour la réalisation dudit système électronique : cette étude a été réalisée en 2012 ;
La deuxième phase concerne la mise en œuvre du système des enchères électroniques inversées déployé depuis janvier 2014 avec la mise en œuvre d’une deuxième version en janvier 2015 puis d’une troisième version en décembre 2016 intégrant les enchères électroniques inversées à l’international.
L’opérationnalisation du système des enchères électroniques inversée est effective dès le 1er janvier 2015 suite à la publication de l’arrêté relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics n° 20-14 du 4 septembre 2014 publié au bulletin officiel le 9 octobre 2014.
En parallèle au déploiement du système des enchères électroniques inversées, un vaste programme de formation a été entrepris par la Trésorerie Générale du Royaume au profit des différents utilisateurs (privés et publics) en s’appuyant sur ses structures au niveau central et déconcentré, en dédiant des référents privilégiés. Il s’agit de personnes identifiées ayant bénéficié d’une formation de formateurs dont le nombre avoisine 200 référents, pour disséminer la formation sur les fonctionnalités offertes par le nouveau système électronique et dispenser une assistance dynamique de proximité pour les entreprises et les acheteurs publics au niveau local. Cet effort a été consolidé par l’élaboration d’une centaine de guides multimédias, en trois langues (arabe, français et anglais), pour faciliter l’appropriation et la maîtrise des services offerts par le système des enchères électroniques inversées.
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7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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La mise en œuvre du système des enchères électroniques inversées, a été réalisée par la Trésorerie Générale du Royaume dans le cadre d’une démarche participative impliquant les différents intervenants dans la commande publique. A cet effet, une équipe pluridisciplinaire a été constituée pour mener à bien ce grand projet, intégrant des experts métiers et techniques relevant de la Trésorerie Générale du Royaume et appuyés par des experts relevant d’un échantillonnage représentatif des donneurs d’ordres nationaux selon leur type (administrations de l’Etat, Collectivités Territoriales et Etablissements Publics), soit environ 30 experts relevant des départements ministériels chargés de l’Economie et des Finances, de l’Equipement et du Transport, de l’Intérieur, de la Santé, des Eaux et Forêts et Lutte contre la Désertification, les Collectivités Territoriales et les Etablissements Publics représentés respectivement par la Commune Urbaine de Témara et la Bibliothèque Nationale du Royaume.
L’approche participative adoptée n’a pas omis l’intégration du secteur privé comme acteur principal dans l’identification des besoins et des fonctionnalités à intégrer au niveau du système des enchères électroniques inversées, et a été représenté par les fédérations professionnelles les plus représentatives du tissu économique marocain à savoir la Confédération Générale des Entreprises Marocaines, la Fédération Nationale du Bâtiment des Travaux Publics, la Fédération Marocaine du Conseil et de l’Ingénierie, la Fédération Marocaine du Commerce et des Services, soit au total d’une dizaines de représentants d’entreprises relevant des fédérations professionnelles précitées.
La mise en œuvre du système des enchères électroniques inversées a été suivi rigoureusement par les bailleurs de fonds notamment la Banque Mondiale, l’Union Européenne, la Banque Africaine du Développement, l’Organisation de Coopération et de Développement Economique (OCDE) et ce depuis son déploiement en 2015.
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8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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Plusieurs résultats concrets témoignent du succès de l’initiative. A titre non limitatif, les résultats concrets les plus saillants concernent :
La simplification des canaux de prospection de l’information liée aux achats de fournitures et la réduction de son poids financier sur l’entreprise.
Il est à noter qu’au cours de l’année 2015 une seule enchère électronique inversée a été lancée fin décembre de l’année.
Le début de l’année 2016 a été marqué par la poursuite des actions de formation et de sensibilisation des acheteurs publics et des entreprises aux gains générés par ce nouveau mode de gouvernance des achats de fournitures. L’assistance et l’accompagnement dynamique d’acheteurs publics pilotes s’est avérée efficace en termes de nombre de recours à la procédure des enchères électroniques inversées et en termes d’efficacité et de qualité des achats réalisés par ce type de procédure.
L’année 2016 a été couronnée par le lancement de 93 enchères électroniques inversées pour un montant global estimé de 4.773.216,67 US$, le montant global attribué s’est établi à 3.343.802,29 US$ réalisant une économie globale de 21,75% (soit 1.038.174,63 US$). La concrétisation des enchères précitées a permis la réalisation d’économies substantielles allant jusqu’à un record de 60,16%.
Le début de l’année 2017 est à retenir puisqu’en janvier de cette année a été conclue la première enchère électronique inversée à l’international lancée par l’Office National de l’Electricité et de l’Eau Potable - Branche Electricité (ONEE-BE) en deux lots séparés portant sur l’acquisition de 64 000 tonnes de charbon vapeur pour un budget estimatif tous frais inclus d’un montant de 6.720.885,84 US$ TTC. L’attribution des deux lots a été concrétisée pour un montant de 3.163.153,71 US$ TTC pour le premier lot et 2.981.010,09 US$ TTC pour le deuxième lot soit un total de 6.144.163,81 US$ TTC, générant une économie s’élevant à 576.722,02 US$ TTC.
Il va sans dire qu’une augmentation significative du nombre moyen de soumissionnaires a été enregistrée au niveau des enchères électroniques inversées. A ce titre, selon les sondages effectués par la Trésorerie Générale du Royaume, les acheteurs publics du Royaume sont unanimes à confirmer ce constat, et les chiffres remontés par la base de données décisionnelle des marchés publics en témoignent.
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9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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Le plus important challenge était l’adhésion des différents intervenants à l’utilisation du système des enchères électroniques inversées et le changement de leurs habitudes dans un environnement national marqué par une grande fracture numérique et où l’utilisation du papier est prédominante dans les processus liés à l’achat public.
L’adhésion des différents acteurs concernés par le nouveau système a été atteinte en adoptant une stratégie de conduite de changement. Cette stratégie était basée principalement sur la communication autour du système et ce durant toutes les phases clés de sa réalisation, par la formation des différents utilisateurs quel que soit leur profil et par une assistance dynamique via une hotline dédiée. A cet effet la Trésorerie Générale du Royaume s’est appuyée sur ses structures centrales et déconcentrées en dédiant des référents privilégiés dont le nombre avoisine 200 référents, pour la dispense d’une assistance de proximité pour les entreprises et les acheteurs publics au niveau central et local.
L’effet d’adhésion des utilisateurs relevant du secteur privé a été également fluidifié par les efforts des fédérations professionnelles les plus représentatives du tissu économique du Royaume dans le cadre de la démarche participative adoptée à cet effet. Le secteur privé a été activement associé dans la réalisation du système des enchères électroniques inversées notamment par une participation proactive lors des ateliers fonctionnels thématiques tenus en particulier avec la Confédération Générale des Entreprises Marocaines, la Fédération Nationale du Bâtiment des Travaux Publics, la Fédération Marocaine du Conseil et de l’Ingénierie ainsi que la Fédération Marocaine du Commerce et des Services.
Il va sans dire que la démarche progressive adoptée dans la mise en œuvre du système des enchères électroniques inversées a permis une appropriation progressive des services qu’il offre et a évité les réticences éventuelles des différents utilisateurs.
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