4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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Desde el año 2010 la iniciativa es un ejemplo de modernización de la gestión pública que apalanca estrategias de gobierno digital al servicio de la ciudadanía, consolidándose además como hito importante de gestión transparente y responsable en entornos de gobierno electrónico.
Mediante esta iniciativa Indumil logró importante aumento en el acceso y uso de tecnologías de información y comunicaciones por parte de la ciudadanía, los proveedores y los empleados logrando la masificación de su uso en los procesos de contratación.
La implementación de subastas electrónicas inversas para "pujar" hacia la baja un precio en procesos de compra, es un ejemplo de uso de la tecnología para hacer más transparente al Estado y hacer un mejor uso de los recursos públicos. Se impulsó además a los proveedores a utilizar certificados digitales y entornos seguros en transacciones con el gobierno. Se modificó la cultura institucional al implementar la virtualización y desmaterialización de expedientes de contratación estatal con el consecuente aumento de la eficiencia y ahorro del papel. Se modernizó la interacción ciudadana permitiendo ejercer la función de control y la rendición de cuentas de forma más democrática y transparente para los grupos de interés.
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5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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Implementada por:
GRUPO DIRECTIVO
Compuesto por :
- Gerente
-Subgerente Administrativo
- Subgerente Técnico
-Subgerente Financiero
-Jefe Oficina Jurídica
- Jefe Oficina Planeación
- Jefe Oficina Informática
ROL :
Definición políticas, estrategia, objetivos y metas.
.Asignación de recursos.
.Aprobación de cambios en procedimientos
.Aprobación de cambios en el manual
.Verificación de cumplimiento de aspectos legales
.Control indicadores de resultado.
GRUPO DE GERENCIA DE PROYECTO
COMPUESTO POR:
- Jefe adquisiciones
-Jefe ing. industrial
-Jefe de grupo contratos
-Profesionales especializados informática
-Jefe presupuesto
ROL :
Gerencia del proyecto.
.Administración de recursos.
.Definición, diseño y propuesta de nuevos procedimientos y modalidades de contratación.
.Modificación manual de contratación
.Asignación tareas y responsables .
.Monitoreo y control de ejecución del proyecto.
GRUPO FACILITADOR
COMPUESTO POR:
.Comité de estudios previos
.Comité de registro de proveedores
.Profesional especializado adquisiciones
.Abogados grupo contratos
.Profesional de presupuesto
.Programadores de computador
.Analistas adquisiciones
.Analistas presupuesto e ing. industrial
ROL :
Ejecución de cambios y puesta en operación del procedimiento de contratación
.Desarrollo de software para Web, subasta electrónica inversa, desmaterialización de expediente contractual.
GRUPO DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
Compuesto por :
.Profesional especializado división adquisiciones
. Abogados grupo contratos
. Profesional oficina Planeación
ROL :
Pruebas de:
.Cambios, nuevos procedimientos y software desarrollados.
.Liberación de cambios
Teniendo en cuenta que el proceso de compras es transversal en Indumil, por lo tanto varias áreas fueron integradas a la iniciativa, contando con participación de grupos interdisciplinarios que apoyaron su realización. En total se integraron aproximadamente 100 personas de Indumil a la iniciativa. Se beneficiaron más de 3000 proveedores, quienes han realizado inscripciones electrónicamente en el registro de proponentes , y/o han participado en subastas electrónicas inversas, y/o quienes de forma electrónica y haciendo uso del derecho de participación ciudadana han solicitado aclaraciones, expresado dudas o manifestado su opinión sobre la contratación.
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6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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En la implementación se requirió una idea transformadora, recursos económicos, tecnología y personas, con dos objetivos:
1.Incrementar la transparencia de la contratación y la rendición de cuentas a la ciudadanía
2.Optimizar el uso de los recursos públicos
Se adoptó ENFOQUE GRADUAL así:
1.FASE DE PLANIFICACIÓN:
-Definición de alcance
-Compromiso Gerencial para materializar políticas de Gobierno electrónico
-Organización del gobierno del proyecto
-Plan de trabajo
-Alineación y capacitación
-Creación de comités para operacionalizar aspectos claves de la iniciativa.
2.FASE DE RECLECCIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN se definió la situación actual concluyendo :
.Percepción ciudadana de baja transparencia de la contratación
. Necesidad de optimizar el uso de los recursos públicos
Se referenciaron mejores prácticas con ECOPETROL y SIEMENS. Se determinaron brechas, proyección de niveles de desempeño futuro y metas.
3. FASE DE IMPLEMENTACIÓN Y EJECUCIÓN se definieron y ejecutaron 4 etapas para el proyecto:
Etapa 1. De información.
En esta etapa INDUMIL habilitó el sitio Web para proveer en línea información. Se ofreció el acceso a través de un solo punto a la información que se publicó en Web.
Etapa 2. De interacción.
Se actualizó el sitio Web y se habilitó la comunicación de dos vías, entre entidades, ciudadanos y empresa, con las consultas en línea e interacción. Se crearon mecanismos de acercamiento con la administración, software para registro de proveedores y se elaboró el procedimiento de precalificación de proveedores.
Se implementó la desmaterialización de la fase precontractual en Indumil, consistente en modificar el flujo de proceso retirando actividades manuales y flujo documental físico para agregar celeridad al proceso, reducción de firmas físicas y trámite de documentos impresos. Se desmaterializaron las siguientes actividades: Expedición de solicitud de compra, solicitud, expedición y envío de certificados de disponibilidad presupuestal , elaboración y discusión de estudios previos, elaboración de bases de contratación, emisión de conceptos y consolidación la evaluación.
Se consolidó el procedimiento de desarrollo de proveedores ampliando la base de proponentes. Este desarrollo involucró el acompañamiento del proveedor en aspectos técnicos, financieros, legales, etc.
Etapa 3. De transacción e integración
Se desarrolló el software aplicativo para subastas electrónicas inversas y uso de certificados digitales.
El Sistema de contratación electrónica implementado cubre:
• Publicación de convocatorias.
• Publicación Plan de compras.
• Subasta electrónica inversa en línea.
• Publicación de resultados de contratación.
• Publicación de estadísticas.
• Acceso a documentos de contratación
• Observaciones u objeciones a procesos de contratación
• Seguridad y Autenticación.
• Registro de Proveedores.
• Pagos en línea
Etapa 4. Estandarización
Se consolidó MANUAL DE CONTRATACIÓN, como guía principal sobre la cual se soporta el proceso de compras. Este Manual ha sido objeto de permanentes revisiones y actualizaciones con base en la experiencia, mejora del proceso y para facilitar su cumplimiento.
4. FASE DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Las acciones que se desarrollaron fueron:
Revisión de datos cuantificables, comparándolos con la información recogida en el diagnóstico inicia
Comparación con los objetivos que se fijaron
Revisión interna de cumplimiento de las acciones desarrolladas e implementación de las medidas propuestas, barreras , correctivos, nuevos objetivos, etc.
Evaluación de los indicadores de resultado.
Formulación y ejecución de acciones de mejoramiento
Informes parciales de seguimiento
Balance final al grupo Directivo del proyecto
Los recursos utilizados en la iniciativa fueron $ 2.279,00 millones de pesos para hardware e infraestructura y $2.028 millones de pesos para desarrollo de software comprado y desarrollado con personal propio.
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7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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En la implementación de la iniciativa participaron varios actores a saber:
-Compañía de Abogados especialistas en contratación: Suárez Beltrán y asociados
Rol : Apoyo en la estructuración y revisión del manual de contratación, validación de software de subasta electrónica inversa y desarrollos del sitio Web.
-Cámara de Comercio de Bogotá
Rol : Suministro de certificados digitales, capacitación a proveedores y capacitación a empleados de Indumil
- COINFO - Comisión Intersectorial de Política y Gestión de Información en la Administración Pública
Rol: Entidad interinstitucional del gobierno encargado para la época de validar y aprobar todas las inversiones de las entidades del estado en materia de tecnología informática
-Informática y Gestión
Rol: Proveedor sistema de gestión documental
- Camaleón S.A.
Rol: Proveedor encargado de desarrollar software de subasta inversa
-ETB y UNE
Rol: Compañías proveedoras de servicio de enlaces de comunicación e internet
-SIEMENS Y ECOPETROL
Compañías referenciadas por Indumil para validar mejores prácticas en materia de contratación y almacenamiento.
-Equipo de Gobierno en línea del Ministerio de Tecnologías de la información y las comunicaciones
Rol : Calificación de las iniciativas de Gobierno en línea y validación del funcionamiento del sitio web
- Gobierno del proyecto constituido por :
Grupo directivo, Grupo de gerencia del proyecto, Grupo facilitador, Grupo de aseguramiento de calidad
Rol: Empleados de Indumil encargados de diseñar, dirigir y ejecutar la iniciativa : "Optimización de la Contratación".
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8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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BENEFICIOS CUANTITATIVOS
1. Optimización del uso de recursos públicos
La optimización se logró mediante ahorros en compras de materia prima y costos de distribución , por la implementación de modalidades de contratación que presionaron la baja de precio.
En 2015 se obtuvieron ahorros en compra de materia prima por $ 5.985 millones de pesos y ahorros por transporte de carga por $ 1.343 millones de pesos.
En 2016 se obtuvieron ahorros en compra de materia prima por $ 14.370 millones de pesos y en transporte de carga por $934 millones de pesos.
Estos ahorros afectado directamente los costos ocasionando para el año 2016 una baja de 4% en el costo de ventas respecto a 2015.
En indicadores financieros, el EBITDA de Indumil creció un 54% respecto 2015, entre otros factores por el ahorro en compras.
Se amplía la información de resultados. en archivo adjunto.
2. Aumento en la eficiencia del proceso de contratación
Implementando la desmaterialización se disminuyeron el uso de papel , los ciclos del proceso y trámites, el tiempo del proceso se redujo de 35 días a 25.
Se logró mejoramiento en la gestión del conocimiento pues la información digitalizada se encuentra en único sistema.
3. Aumento en el desarrollo de proveedores
Durante los últimos cuatro años se desarrollaron aproximadamente 100 proveedores.
Se ha eliminado la exclusividad de fabricación de elementos, esta gestión ha derivado en aumento de la competencia, mejores condiciones de aprovisionamiento, reducción de costos y estándares de calidad superiores.
Este proceso ha tenido ha tenido mejoramiento continuo, en el año 2011 se modificaron los procedimientos de desarrollo de proveedores y homologación de muestras y se sistematizó el proceso para lograr mejor control y seguimiento.
4.Mejoramiento en la percepción de transparencia de la Entidad y
mejoramiento de la rendición de cuentas
La transparencia de la Entidad fue calificada por el Departamento de la Función Pública , los índices totales de transparencia y acceso a la información para los últimos años han sido 87 y 81,6.
Ver resultados de algunos componentes de la evaluación en archivo adjunto.
5. Apoyo a la sostenibilidad ambiental
En cuanto al uso de papel la reducción obtenida equivale a una disminución del 50% en la compra de papel para la Entidad.
MEDICIÓN CUALITATIVA DE RESULTADOS
Los resultados cualitativos de la implementación de la iniciativa se miden mediante encuesta de percepción de proveedores.
Ver resultados de la encuesta en archivo adjunto.
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9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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Se presentaron durante el Proyecto dificultades de conectividad y situaciones propias del uso de tecnologías de información y comunicación, constituyéndose en un reto, resuelto con estrategias apoyadas por entidades externas.
1. Lo referente a la interpretación de la normatividad legal, y ajustes al manual de contratación se contó con el apoyo de consultores externos para acertar en las modificaciones propuestas, revisando aplicabilidad en cumplimiento de las normas legales. La dificultad en este sentido es la incorporación de modalidades de contratación innovadoras que cumplan las normas de ley; balance o equilibrio complejo de obtener.
2. La conectividad, que afecta los servicios web, el ancho de banda y la provisión de servicio y acceso universal, requiriéndose aumentar sus capacidades para generar el flujo de transacciones en línea que requiere la contratación pública electrónica. Se debe asegurar poner a disposición para los ciudadanos en localidades apartadas, un conjunto de servicios mínimos y suficientes para obrar en el mundo digital y globalizado.
Aspectos como la seguridad, administración de catálogos y archivos, autenticación, identificación de proveedores , seguridad y confiabilidad de los sistemas, deben responder a estándares que generen una red de trabajo simétrica en términos de hardware y software y que como consecuencia, requieren altos recursos financieros, infraestructura, permisos e interoperabilidad entre redes. El utilizar certificados digitales y firmas digitales fue un obstáculo, por la desconfianza de los proveedores, dicho obstáculo fue solventado apoyados por la Cámara de Comercio de Bogotá.
3. El cambio cultural afectó a proveedores y Indumil, por la poca experiencia de los proveedores en el manejo de tecnología y por la nueva metodología para desarrollar los trámites. En Indumil implicó adaptación a nuevos procedimientos. El cambio se gestionó implementando estrategias de comunicación, capacitación y desarrollo organizacional, reestructuración de procesos y planta de personal.
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