| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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En primer lugar, el sistema fue desarrollado por profesionales de la Comisión Nacional de Seguridad de Tránsito, que tomaron en consideración las opiniones de los municipios respecto de su usabilidad. Además, para no interferir en los procesos de gestión de municipio, el sistema se adaptó para que pudiera integrarse sin problemas a sistemas informáticos de gestión que estaban siendo utilizados por el municipio.
También, se pensó en una solución acorde a los tiempos y desarrollo tecnológico existentes. Se pasó de una prueba escrita en papel a un computador donde las pruebas y los resultados se presentan de manera digital. Esto permitió contar con información en línea independiente del lugar del país.
Por último, su instalación y soporte se realiza de manera remota, evitando gastos y tiempos de espera excesivos en caso de problemas de instalación o funcionamiento.
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| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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El sistema fue desarrollado y puesto a disposición de los municipios por la Comisión Nacional de Seguridad de Tránsito con el respaldo del Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones. Son los municipios del país quienes tuvieron que instalar y operar el sistema.
La población afectada son los postulantes a primera licencia de conductor, aproximadamente unas 340.000 personas por año. Sin embargo, la población beneficiada con este cambio son todos los usuarios de las vías públicas, es decir, todos los habitantes del país.
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| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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Para implementar un cambio de esta magnitud, se realizaron reuniones presenciales con los representantes de los municipios para informarles y recibir sus opiniones respecto de los cambios que se estaban pensando implementar.
Una vez realizada la modificación reglamentaria necesaria, se procedió a sociabilizar las características del nuevo sistema con los municipios, meses antes de que entrara en funcionamiento. Esto se realizó tanto de manera presencial como a través de instructivos enviados directamente a los municipios.
Un articulador clave fueron las Secretarías Regionales Ministerial, quienes representan al Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones a nivel regional. Con su apoyo fue posible canalizar de mejor forma la información retroalimentación desde y hacia los municipios.
Por otro lado, el diseño y desarrollo del software estuvo a cargo íntegramente de la Comisión Nacional de Seguridad de Tránsito, a través de un trabajo interdisciplinario que incluyó a profesionales de las áreas del derecho, ingeniería, administración pública, informática, entre otros. De este modo, la inversión se redujo únicamente a las remuneraciones mensuales de estos profesionales, evitando pagar grandes sumas de dinero a un tercero en caso de haber externalizado el servicio.
Por su parte, los municipios accedían gratuitamente a este sistema, y solo debían considerar la adquisición de uno o más computadores para instalar el sistema y una impresora para imprimir los resultados de los exámenes. Sobre esto, más del 90% de los municipios no tuvieron inconvenientes en adquirir estos bienes, y para aquellos que no contaban con recursos, se les apoyo para solicitar recursos a los fondos de desarrollo regional de los que dispone cada región del país. La postulación y aprobación de recursos resultó exitoso en todos los casos.
Para la etapa de implementación, se diseñó un mecanismo de control que monitoreaba diariamente aquellos municipios que había realizado el cambio de sistema. Lo anterior, considerando que la normativa entregó 4 meses para que todos los municipios estuvieran con el nuevo examen teórico electrónico, de lo contrario debería dejar de otorgar licencias de conductor.
Se establecieron metas diarias y semanales de municipios implementados, incentivando a muchos de ellos a no dejar para último minuto este proceso.
Finalizado el plazo, solo dos municipios no pudieron implementar el nuevo sistema, argumentando dificultades internas ajenas al proyecto. De este modo, fue todo un éxito la implementación del nuevo sistema de evaluación, en 120 días, en 238 municipios a lo largo del país.
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| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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En impulsor de esta iniciativa fue la Comisión Nacional de Seguridad de Tránsito, quien trabajó para modificar los reglamentos que el Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones tiene respecto al otorgamiento de licencias de conductor. Además, fue quien desarrolló y desplegó el sistema informático en los más de 240 municipios a lo largo del país, de manera remota.
Además, hubo otros tres actores involucrados:
Secretarías Regionales Ministeriales de Transportes y Telecomunicaciones (estatal), quienes se encargaban de coordinar con los municipios la puesta en marcha del nuevo sistema.
Municipios autorizados para otorgar licencias de conductor (estatal), quienes debían implementar este sistema. Además, ellos participaron en el diseño del sistema, aportando con ideas y soluciones acorde a la realidad de los postulantes a licencia de conductor.
Empresas proveedoras de sistemas tecnológicos (privados) a los municipios, con quienes debía integrarse el examen teórico electrónico, para no impactar negativamente en los procesos internos del municipio.
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| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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El resultado exitoso tuvo relación con la implementación de este sistema en todo el país. Como ocurre con los sistemas informáticos, es frecuente que exista un periodo de ajuste y resolución de problemas puntuales. En este caso, el sistema no presentó fallas en su puesta en marcha, lo que validó este sistema tanto por los municipios como por los postulantes.
Por otro lado, el porcentaje de aprobación disminuyó los primeros meses, lo que no es un logro en sí mismo, pero si un reflejo de que los postulantes estaban adaptándose a la nueva forma de evaluación. Los postulantes se vieron más interesados en informarse respecto del funcionamiento del nuevo sistema y de la manera en que ahora se debía preparar el examen. Esto quedó reflejado en las consultas que llegaban diariamente a través de los canales formales (correo electrónico, teléfono y redes sociales) además de la gran cobertura de prensa que tuvo esta iniciativa.
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| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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En primer lugar, los problemas de conectividad en lugares alejados del país podían hacer fracasar la implementación del nuevo examen. Sin embargo, el sistema se diseñó para que funcionara de manera independiente (offline). A pesar de ello, un problema no considerado fue la inestabilidad del servicio eléctrico. Los inesperados cortes del suministro durante la rendición de un examen generaban que se perdiera dicha información, lo que era injusto para el postulante. Para mejorar esto, se actualizó el sistema permitiendo que una vez restablecido el servicio, los datos quedaban guardados a la espera de reanudar el examen.
Otro problema fue la brecha tecnológica de una parte de la población no familiarizada con los computadores. Para esto, y tomando las recomendaciones de los propios municipios, se diseñó el sistema para ser utilizado con teclado, mouse o pantalla táctil; limitando el número de opciones y comandos necesarios para operar el sistema.
En una primera instancia, en aquellos municipios que tenían un proveedor de servicios tecnológicos, los exámenes eran descargados por ellos y luego enviados a cada municipio cliente. Luego de confirmar que, por problemas de software, se descargaban muchos más exámenes que los utilizados en un municipio, se decidió por modificar el flujo de la información, y conectar los computadores directamente con el Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones, sin utilizar intermediarios.
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