| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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El Observatorio ChileCompra ha despertado gran interés, tanto a nivel nacional como internacional. Es así como esta iniciativa fue presentada ante el Foro Anticorrupción realizado en Cuidad de Panamá, en noviembre de 2013, en el que participaron 24 países de América Latina. Donde el Observatorio fue difundido y se han solicitado por parte de varios países, como como Costa Rica, y Perú ayuda técnica para la implementación de sus propios observatorios. Delegaciones de Vietnam, Paraguay y Kirguistán, solicitaron expresamente conocer la experiencia del Observatorio durante el año 2015.
El Observatorio ChileCompra ha incorporado herramientas de gestión que han permitido ampliar su alcance, y efectividad. Durante el año 2015 se implementó un modelo de riesgo que consiste en herramientas basadas en técnicas de inteligencia de negocios que identifican estadísticamente los procesos de compra que presentan mayor probabilidad de contener hallazgos. Consideran variables de revisión histórica registradas por los analistas, así como otras basadas en la información estructurada de cada proceso (por ejemplo, plazos de publicación, montos estimados, montos de las garantías, existencia de reclamos por irregularidad, entre otras). La instalación de nuevas herramientas tecnológicas (hardware y software) en el Observatorio ChileCompra para mejorar el monitoreo de compras públicas ha permitido por ejemplo que los tiempos de búsqueda de patrones se hayan reducido de 1 mes a 5 segundos.
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| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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Esta iniciativa la implementa la Dirección Chilecompra, a través del Departamento Observatorio ChileCompra. Tiene un alcance muy amplio, en tanto abarca a los 850 organismos públicos que operan en el sistema , a 126 mil proveedores y a la ciudadanía en general, ya que a través del canal de denuncia con identidad reservada pueden ingresar las observaciones a los procesos de contratación pública publicados.
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| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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El Observatorio se implementó en las siguientes etapas:
1. Etapa monitoreo de procesos de compra y mediación de reclamos
En esta fase se organiza el trabajo de revisión de los procesos de compra y contratación pública de manera sectorial (lo que permite lograr conocimientos específicos por cada sector), logrando un 41% de revisión de procesos definidos de acuerdo a matriz de riesgo. Este monitoreo, al año 2016 obtuvo una efectividad del 55.1%Asimismo se comienza con una gestión directa de reclamos ingresados por proveedores de manera tal de conseguir una respuesta satisfactoria por parte de la entidad compradora. Esta acción es realizada por los analistas de monitoreo de procesos, como parte de su gestión diaria. Durante el año 2016 se mediaron 2.181 reclamos de un total de 16.375 reclamos ingresados en nuestra plataforma de reclamos por probidad.
2.- Implementación red flags
Se diseñan una serie de Red Flags, que tienen como objetivo procesar información que contribuya a la revisión de los procesos de compra. Dichas alarmas se construyeron realizando inteligencia de negocios en las bases de datos con las que cuenta la Dirección ChileCompra, y consisten en consultas en SQL Server que periódicamente (la frecuencia puede ser semanal, diaria, e incluso por una cantidad de horas) actualizan la información. De esta forma, los analistas cuentan con información procesada automáticamente, en forma actualizada y oportuna.
Las Red Flags construidas fueron diseñadas gracias al conocimiento experto en la gestión de abastecimiento de las instituciones compradoras, y fueron creadas en una versión de prueba, en la que se realizaron los ajustes necesarios antes de construirlas en un aplicativo en Microsoft CRM Dynamics (en la misma herramienta con la que trabajan actualmente los analistas). Hoy se encuentran en construcción, sin embargo están disponibles para los analistas en versión Beta. Ejemplos de las Red Flags utilizadas por el Observatorio son:
• Plazo de publicación de los procesos
• Foro sin respuesta
• Solicitud de garantías desproporcionadas
• Rubros en los que se publica el proceso
• Reclamos
• Fragmentación de compras
• Cantidad de ofertas recibidas
• Cantidad de ofertas aceptadas
• Tiempo transcurrido entre la fecha de entrega de respuestas a las preguntas del foro y la fecha de cierre del plazo para ingresar ofertas
3.- Denuncia Anónima y Modelo de Riesgo
Como una forma de entregar una nueva herramienta a la ciudadanía, el año 2015 se lanzó el canal de denuncia con identidad reservada, el cual permite que cualquier ciudadano que detecte una situación irregular, entregue los antecedentes para ser revisados por la Dirección ChileCompra a través del observatorio. En el año 2015 se recibieron 750 denuncias y en el 2016, 1.406 de las cuales fue gestionado el 100%.
Asimismo con la finalidad de poder optimizar la gestión y monitoreo de procesos, a partir del año 2015 se implementa un modelo de riesgo, el cual permite asignar un score de riesgo a cada proceso de compra que sea susceptible de ser monitoreado.
4.- Fortalecimiento Modelo de Riesgo
A partir del programa de modernización institucional financiado por BID, se contemplaron recursos adicionales que permitieron al observatorio incorporar 3 nuevas herramientas de gestión:
a. Nueva versión del modelo de riesgo.
b. WATSON, software de inteligencia artificial, que permite transformar la data no estructurada en estructurada, a partir de reglas definidas.
c. Modeler, software estadístico que permite establecer patrones de comportamiento de usuarios a partir de la definición de árboles de decisión.
De las fases 1 a la 3, se utilizaron recursos internos, y solo se contó con financiamiento BID para el Fortalecimiento del Modelo de Riesgo. Hoy en día el departamento Observatorio solo implica para la Dirección ChileCompra, el gasto en remuneraciones del equipo de analistas.
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| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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Esta iniciativa fue diseñada por un equipo de profesionales de la Dirección ChileCompra, que luego de conocer la experiencia de otros países y el modelo de acción de la Contraloría General de la República, comenzó a implementar de manera paulatina mecanismos de acción que derivaron en un modelo de gestión innovador.
Adicionalmente, mediante gestión de redes con stakeholders, se logró validar el modelo de trabajo, estableciendo alianzas colaborativas de alto impacto. En ese caso, se destaca la relación que existe con la Contraloría General de la República, entidad con la cual tenemos una tasa de efectividad de casos derivados de más del 90%.
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| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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• Tasa de efectividad en la gestión de casos del 55%.
• Revisión del 41% de procesos de contratación y 100% de compras por sobre US$ 70.000 en la tienda de convenio marco.
• Tasa de efectividad del 80% en la gestión y mediación de reclamos
• Aumento de un 100% de denuncias con identidad reservada, comparando entre 2015 y 2016.
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| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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• Construcción de la Matriz de Riesgo: Si bien dentro de la Dirección ChileCompra y particularmente dentro del equipo que conformó el Observatorio se contaba con experiencia en materia de gestión de reclamos, análisis de procesos de compra y mediación de reclamos, entre otros, el ensamblar toda estas variables e identificar patrones de comportamiento, alertas tempranas/red flags, requirió de un modelamiento y análisis de los datos de datos que inicialmente tuvo sus complejidades. Durante 1 año se registraron de manera unificada, sistematizada y en un solo repositorio, los hallazgos detectados en los procesos de compra por un equipo de 5 analistas expertos. Esta información recabada fue sumamente valiosa en el proceso de diseño conceptual del observatorio, ya que permitió entre otras cosas identificar patrones, conocer el alcance de los datos analizados, jerarquizar los hallazgos y en estricto rigor definir la primera matriz de riesgo (basada solo en análisis experto). Esta primer esfuerzo, fue fundamental para dar el paso siguiente, que consistió en la contratación de una empresa especializada en busisness Intelligence con la cual se logra desarrollar una matriz de riego basada en predicción estadística y comportamiento de los usuarios, se crea además un indicador de riesgo para cada una de los diferentes estados en los que se encuentran los procesos de compra, con el objetivo de “ afinar” de manera analítica todos aquellos procesos en que su indicador de riesgo es más alto y por lo tanto más susceptible a detectar oportunidades de mejora o derechamente temas relacionados con la probidad.
• Validación del accionar del Observatorio: Históricamente la Dirección ChileCompra ha contado con una reputación altamente valorada, el componente técnico y de soporte a los usuarios ha sido uno de los valores fundacionales de la organización. Sin embargo, esta era una función diferente, que además distaba mucho del rol de acompañamiento y más bien se posiciona como un rol del “gran hermano” que está observando y detectando situaciones que se deben de resolver de manera muy oportuna. Lograr cumplir con esta oportunidad no ha sido una tarea fácil: hasta el 2016, solo el 55% de los procesos intervenidos por el Observatorio, fueron resueltos por el organismo público, el otro 45% (dado que ChileCompra no cuenta con atribuciones fiscalizadoras), recibió la intervención pero NO modificó sus procesos licitatorios. Lo anterior implica que sigue existiendo un espacio de posibilidades de mejora por parte de los organismos públicos, pero también que no es suficiente la intervención directa y que en aquellos casos donde los hallazgos son recurrentes se requiere de intervenciones proporcionales, tales como los informes a los Jefes de la Entidad, denuncias a la Contraloría General de la República y o bien denuncias a fiscalías o tribunales competentes, otros tribunales como la Fiscalía Nacional Económica, por ejemplo.
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