Sistema de Información del Servicio Público de Empleo - SISE
Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
El Gobierno Central no contaba con los mecanismos de articulación dentro de un sistemas de gestión de empleo que permitieran realizar el seguimiento y mitigación de los efectos del desempleo que enfrentan los trabajadores colombianos, al no contar con oportunidades laborales en condiciones igualitarias, dignas y sin discriminación de género o por pertenecer a una población especial como discapacitados, víctima del conflicto armado, mujeres o jóvenes que buscan mejorar su calidad de vida. Sin estos mecanismos no es posible realizar un encuentro entre la oferta y la demanda de trabajo de tal forma que permitan superar las brechas entre la gestión y colocación de empleo mediante un sistema de información que contenga funcionalidades tanto para oferentes, demandantes y prestadores con sus respectivos puntos de atención que permitan en un único punto encontrar: • Las hojas de vida de los oferentes estén disponibles para todos los prestadores y sus Puntos de Atención. • Las vacantes registradas y publicadas se encuentren visibles para todos los oferentes registrados en el sistema de información que cumplan con los requisitos generales (experiencia, educación, ciudad) sin importar el prestador al cual están inscritos. • Los empleadores puedan registrar y publicar una vacante simultáneamente con varios prestadores que usen el Sistema de Información. • El sistema de información realice un filtro automático para una preselección inicial. • Los prestadores y sus Puntos de Atención tengan disponibles filtros adicionales para mejorar la búsqueda de personal. • Los prestadores y sus Puntos de Atención tengan disponibles búsqueda semánticas (búsquedas por palabra clave). • Los oferentes y demandantes puedan cambiarse de prestador, autónomamente, cuando así lo consideren. • Los prestadores puedan visualizar los procesos de orientación laboral que les realicen a las personas.

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
Poner a disposición de los buscadores de empleo, las empresas, los prestadores habilitados y la Unidad un sistema de información web desarrollado por módulos que les permita: 1) los buscadores de empleo para que de manera autónoma realicen su registro de hoja de vida; seguimiento a su ruta de empleo facilitada por la agencia de empleo; encuentren las oportunidades laborales acorde con su perfil laboral (nivel educativo; área ocupacional de la experiencia y tiempo y ubicación geográfica entre otros) y se puedan postular directamente a ellas, sumado a que puede hacer seguimiento a la retroalimentación que hagan la empresa y el prestador en el proceso de selección. 2) las empresas para que de manera autónoma registren sus datos básicos; registren las vacantes disponibles en los términos de la normatividad colombiana y realicen el seguimiento a los candidatos postulados por las Agencias de Empleo que conforman la red que utiliza SISE o por los mismos buscadores de empleo. 3) los prestadores habilitados para el uso del SISE para realicen gestión de empleo para buscadores de empleo y empleadores en las funcionalidades que no puedan realizar de manera autónoma o que requieran asesoría (registro de hoja de vida, de empresas y vacantes). De manera exclusiva, los prestadores cuentan con funcionalidades para la gestión empresarial e intermediación laboral (cruce técnico entre oferta y demanda laboral), orientación ocupacional (programación de una ruta de empleabilidad de los buscadores de empleo) y seguimiento a la gestión a través de los indicadores de gestión por punto autorizado, consultas detalladas y reportes. 4) la Unidad del SPE como administradora de la Red de Prestadores tiene la opción de registrar prestadores autorizados; seguimiento a los indicadores de gestión y la utilización adecuada del sistema

 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
La implementación del sistema de información SISE ha contribuido a la identificación de poblaciones especiales, el mejoramiento en la colocación de oferentes, identificación de barreras para la inserción laboral teniendo en cuenta las principales funcionalidades del sistema de información como son: Intermediación laboral: El sistema de información SISE permite a la ciudadanía que está en la búsqueda de trabajo realizar una gestión autónoma y activa, por medio del registro de su hoja de vida. No obstante, el mero registro de la hoja de vida no representa ningún valor agregado, esto se complementa con la posibilidad que las empresas igualmente puedan visibilizar y gestionar sobre las postulaciones de los ciudadanos, y que los prestadores que ejercen la intermediación laboral, lleguen a estos ciudadanos vía proceso de un cruce automático (matching) que permite realizar la búsqueda de buscadores de empleo que cumplen el perfil laboral que demandan las empresas con sus vacantes publicadas, teniendo en cuenta las siguientes variables: • Subgrupo ocupacional. • Tiempo de experiencia • Nivel educativo y estado • Lugar de la vacante Ahora bien, para facilitar la movilidad geográfica, si el ciudadano no tiene su residencia en dicho departamento, pero ha afirmado que tiene posibilidad de trasladar su residencia al lugar de la oportunidad laboral además que cumple con todos los requisitos del cruce (matching) automático, se vuelve un posible candidato a esta vacante. Esto contribuye a la transparencia, integridad e igualdad de condiciones por el cual la búsqueda de candidatos a una vacante se realiza sobre todos los ciudadanos registrados al 100% en el sistema, y no sobre la condición de quien lo registró o a qué prestador está asociado Enfoque diferencial del SISE El sistema de información ha permitido que desde su implementación en el 2013 al 31 diciembre del 2016 tengamos registrados más de 2.636.164 hojas de vida de los buscadores de empleo ; más de 119.741 empresas registradas y pasamos de 12 centros de atención que utilizaban el sistema en el 2013 a 84 prestadores de los 239 autorizados. Adicional a este incremento en los registros, el sistema de información le ha permitido a los prestadores realizar la identificación mediante “marcas” de poblaciones especiales como: • Población víctima del conflicto armado a través de una comunicación directa con la Unidad de Víctimas de tal forma que se les puede dar prioridad los programas especiales diseñados para ellos. • Marca de 40 mil primeros empleos permite realizar la identificación de los oferentes que no cuentan con la experiencia en su campo de acción. • Identificación de estado Joven • Identificación de población con discapacidad Estas marcas permiten optimizan las búsquedas y el sistema les proporciona el listado de oportunidades que se ajustan a su perfil. A los prestadores les permite detectar las brechas entre el buscador y las vacantes, programar talleres, capacitación y formación tendiente a disminuir esas brechas y encontrar los candidatos más idóneos para cubrir las vacantes registradas por las empresas. Esta “marca” puede ser susceptible de convertirse en una variable adicional al cruce (matching) automático. Dentro del sistema de información también es posibles realizar la identificación de grupos étnicos, si el oferente es cabeza de hogar, fondo de oportunidades, ruta especial víctimas y si es migrante aunque no son factores de cruce con las vacantes ofertadas. Ruta de Empleabilidad accesible y universal El registro de la hoja de vida no garantiza al buscador de empleo la consecución de un trabajo, por esto la Unidad enfatiza en el servicio personalizado que permita identificar barreras para la inserción laboral a partir de un proceso de orientación ocupacional. Como complemento a la entrevista de orientación, se cuenta con una variada oferta de programas y servicios de los Prestadores que incluye talleres, capacitaciones, asesorías, subsidios al trasporte, etc., que consolida para cada buscador de empleo su “ruta de empleabilidad”. Esta ruta se deja consignada en el SISE para todos los buscadores de empleo que atienden la orientación ocupacional del Prestador, y puede ser consultada ellos mismos ingresando con su usuario de SISE. Sumado a lo anterior, toda ruta de empleabilidad puede ser visualizada por los demás prestadores lo que permite optimizar recursos públicos para no realizar la misma actividad sobre la misma persona y promover nuevas actividades para incrementar sus posibilidades en materia de conseguir empleo. Esto también atiende al principio de Universalidad e Integralidad que dicta el servicio público de empleo colombiano

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
Adicional a lo ya enunciado en el punto anterior se ha contado con la participación activa de los prestadores y ha permitido que el sistema de información SISE sea funcional para todos los servicios de gestión y colocación de empleo (registro; orientación ocupacional; gestión empresarial e intermediación laboral) facilitando a la entidad administradora, efectuar seguimiento periódico y sistemático de la gestión de los prestadores públicos; aprovechar la información de oferta y demanda laboral para identificar barreras para el empleo; planificar y adoptar programas que mejoren dichas condiciones y así aportar de manera significativa en las metas propuestas por el gobierno nacional. Ahora bien, además de su uso por entes públicos y privados, como las Cajas de Compensación Familiar y otras organizaciones sin ánimo de lucro, en la actualidad se está abriendo el paso a facilitar la herramienta a universidades que están autorizadas como bolsas de empleo, lo que provee un universo más amplio tanto de vacantes como de buscadores de empleo de todos los niveles de educación formal y de experiencia, llegando a 85 entidades que prestan servicios de gestión y colocación de empleo por todo el territorio nacional.

 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
El sistema de información fue implementado por la Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo y puesto a disposición de los ciudadanos del territorio nacional de forma gratuita que actualmente tiene registrados 2.870.191 al 7 de marzo de 2017, las empresas del territorio nacional y que actualmente se encuentran registradas en el sistema de información 126.624 al 7 de marzo de 2017 y prestadores autorizados 239 de los cuales actualmente 85 utilizan el sistema de información SISE.
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
Inicialmente en 2013 el Ministerio del Trabajo y la Unidad del Servicio Público de Empleo proporcionó el sistema de información RedEmpleo a los ciudadanos junto con 12 centros de atención. Dicho software fue donado por el gobierno italiano mediante un convenio con EUROSOCIAL (programa de la Comisión Europea para la cooperación entre Europa y América Latina) al cual fue necesario realizar los ajustes y adaptaciones a las leyes colombianas, sin embargo dicho sistema no contaba con el soporte necesario, tanto de actualizaciones como de nuevas funcionalidades que respondieran a los requerimientos evolutivos de la Unidad y de sus usuarios. En este contexto y teniendo en cuenta la información reportada por los prestadores, empleadores y buscadores de empleo, y con los resultados obtenidos en el cumplimiento de la función de la Unidad (“En promedio se registran mensualmente en el país 120.000 hojas de vida, se realizan 22.500 colocaciones y se registran 90.000 vacantes”), se consideró relevante optimizar y contar con el sistema de información robusto de tal forma que atendiera los procesos actuales y futuros La adquisición del nuevo sistema se inició en el año 2015 a través de un proceso público de licitación con un presupuesto de inversión asignado de $ 2.898.946.484 por la cual se incorporó la plataforma bajo software como servicio SaaS Para esta nueva fase del sistema de información se tuvieron en cuenta las siguientes funcionalidades básicas: FUNCIONALIDADES GENERALES DEL SISTEMA: Administración de usuarios, Auditoria, Administración de seguridad, Módulo de parametrización, Validaciones, Anexar documentos soporte, Copias de seguridad Durante el proceso de selección se solicitó una demostración que debía cumplir con los siguientes requerimientos: PROCESOS Y FUNCIONALIDADES PARA EL OFERENTE: GESTIONAR OFERENTE : Registrar y crear hoja de vida, Actualizar datos GESTIONAR VACANTE: Buscar vacante y Autopostulación a vacante CONSULTAS Y REPORTES: Consultar direccionamientos, Generar certificados PROCESOS Y FUNCIONALIDADES PARA EL DEMANDANTE: GESTIONAR EMPRESA: Registrar empresa y sedes, Actualizar datos GESTIONAR VACANTE: Registrar vacante, Actualizar datos de vacantes antes de publicación y Actualizar datos de vacantes después de publicación. CONSULTAS: Consultar información, Generar certificados PROCESOS Y FUNCIONALIDADES PARA EL PRESTADOR – PUNTO DE ATENCIÓN GESTIONAR OFERENTE: Administrar usuarios Punto de Atención, Administrar usuario oferente, Registrar hoja de vida, Actualizar datos oferente, Trasladar Oferente GESTIONAR DEMANDANTE: Administrar usuario, Registrar empresa y sedes, Actualizar datos demandante, Actualizar prestadores del demandante. GESTIONAR VACANTES: Registrar vacante, Actualizar, publicar y cancelar vacante. GESTIONAR ORIENTACIÓN: Registrar y actualizar direccionamientos, Buscar y postular a otras vacantes. GESTIONAR PRESELECCIÓN: Búsqueda de candidatos con filtros CONSULTAS: Consultar información, Descargar certificados PROCESOS Y FUNCIONALIDADES PARA LA UNIDAD GESTIONAR UNIDAD: Administrar usuario GESTIONAR PRESTADORES: Registrar prestadores, Actualizar Registro de prestadores CONSULTAS: Consultar información, Generar certificados A este software se le han realizado desarrollos de nuevas funcionalidades y parametrización a la medida que responde a los requerimientos del Servicio Público de Empleo en Colombia para la operación del sistema, considerando al SISE como herramienta única en el mercado. Adicionalmente se contempló la infraestructura sobre la cual se soporta el sistema de información, El soporte técnico distribuido en dos frentes: primero, un soporte exclusivo para prestadores y la Unidad; segundo, un call center para atender a empresas y buscadores de empleo, sumado a todo el soporte que los mismos prestadores brindan a sus usuarios en el día a día.

 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
Para llevar a cabo esta iniciativa se contó desde el inicio con el apoyo del Ministerio del Trabajo para el primer sistema de información a través del convenio suscrito con EUROSOCIAL , el Ministerio puso el recurso humano necesario para realizar los ajustes a la normatividad colombiana del sistema entregado . A partir de este momento el Ministerio entrega el soporte y mantenimiento del sistema de información a la Unidad del Servicio Público de Empleo que con recursos propios y con las subdirecciones misionales como Administración y Seguimiento, la Subdirección de desarrollo y Tecnología y la Subdirección de Promoción se definieron las característica del nuevo sistema teniendo en cuenta las sugerencias de los prestadores quienes también participaron de forma activa en la evaluación del nuevo sistema de información y Asopagos como desarrollador del sistema de información

 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
La evolución del sistema de información ha demostrado de manera positiva que las mejoras implementadas han sido efectivas teniendo en cuenta que: • El acceso de nuestros oferentes se incrementó en más del 200% en solo 3 años, en el 2013 tuvimos un registro de 217.088 y pasamos a 2.842.747 oferentes registrado en febrero de 2017. • El registro de empresas también tuvo un incremento significativo en estos 3 años, pasamos de 5849 en el 2013 a 125.675 empleadores registrados en el febrero de 2017. • Tenemos registradas en nuestro sistema 41 de las 42 cajas de compensación que operan en el país, que les ha permitido realizar la identificación de poblaciones especiales para la consecución de más y mejores oportunidades laborales • El sistema de información permite que las personas con discapacidad visual puedan interactuar con el sistema teniendo en cuenta que este tiene Accesibilidad para las personas discapacitadas visualmente • Mejoramiento en la calidad del servicio para prestadores, oferentes y empleadores, un sistema de información más estable, los usuarios cuentan manuales actualizados del funcionamiento de la solución, se tiene un soporte parmente para resolver las dudas de los ciudadanos.

 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
Los principales obstáculos que se presentaron durante la implementación del sistema de información fueron: • Homologación de la información del sistema base a la nueva solución implementada • La migración de la información del sistema inicial al nuevo • Resistencia al cambio por parte de los prestadores • La masificación del sistema de información • La capacitación principalmente a los prestadores Para superar los inconvenientes en cuanto a la resistencia al cambio y la capacitación de los prestadores, se realizaron varias sesiones de trabajo con ellos a fin de crear capacitadores dentro de los mismos prestadores para hacer replica al interior de cada uno de ellos. En cuanto a las falencias técnicas, se creó un grupo interdisciplinario entre funcionarios de la Unidad y el proveedor de la solución para validar detalladamente los datos y realizar las pruebas necesarias para garantizar la integridad de la información a migrar en la nueva solución.

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
Los usuarios del sistema de información del Servicio Público de Empleo han encontrado múltiples beneficios como • Disponibilidad total de la plataforma los 365 días del años las 24 horas del día • Mejor y mayor demanda laborar: El proceso de apoyo que han realizado los prestadores en conjunto con los empleadores ha permitido que estos publiquen ofertas laborales más detalladas que al momento de realizar el proceso de maching se puedan identificar los oferentes más acordes al perfil solicitado en todo el universo de oferentes registrados, lo que contribuye a la transparencia en la oferta y demanda laboral. • Se mejoró la gestión del prestador ante el oferente teniendo en cuenta que la plataforma le permite realizar proceso de intermediación laboral más completo y ayudar a mejorar las capacidades del oferente realizándole una ruta de empleabilidad acorde a sus necesidades • El sistema de información ha permitido identificar fácilmente las poblaciones especiales como víctimas del conflicto armado o personas con discapacidad, lo cual ha contribuido a que la gestión de las vacantes espaciales dirigidas a esta población sean gestionadas en muy corto tiempo y más fácilmente. • El nuevo sistema de información se ha masificado de tal forma que no solo las cajas de compensación autorizas utilicen nuestro sistema sino que las bolsas de empleo ya están utilizándolo. • Integración: La información que puede suministrar el sistema de información ha contribuido a realizar acuerdos de interoperabilidad con otras entidades del Estado como la Unidad de Victimas y actualmente nos encontramos adelantado integración entre el DNP y la Supersubsidio

 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
La integridad y oportunidad de la información que la iniciativa ha generado contribuye permanentemente a la identificación de poblaciones especiales, permitiendo realizar una mejor caracterización de las mismas, teniendo en cuenta sexo, edad departamentos, ciudades, ocupación, educación, experiencia laboral, aspiración salarial, entre otros Esto ha contribuido a establecer por parte del Servicio Público de Empleo programas y acompañamiento para el cierre de brechas en las poblaciones más vulnerables y que se pueda generar el mayor impacto en la población colombiana atreves de una oferta laboral focalizada para dicha población. Adicionalmente la integridad de dicha información ha contribuido a que prestadores, empleadores y oferentes puedan realizar una gestión e intermediación laboral de forma transparente al realizar los procesos de forma directa.

 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
El sistema de información permite realizar la identificación de poblaciones especiales a través de marcas especiales como • Población víctima del conflicto armado mediante interoperabilidad con la Unidad de Victimas • Marca de 40 mil primeros empleos identifica a los oferentes que no cuentan con la experiencia en su campo de estudios de carreras profesionales. • Identificación de estado Joven • Identificación de población con discapacidad Esta identificación ha permitido a los prestadores realizar de forma transparente y oportuna la gestión y colocación de estas poblaciones especiales conforme a la demanda laboral generada por los empleadores para ellos. Dentro de las funcionalidades implementadas en el sistema SISE, se encuentra la de limitar una vacante a un área geográfica específica, como se mencionó, las vacantes de la industria petrolera que solo pueden ser ocupadas por personal de la región. Esto evita conflictos en región por la generación de expectativas sobre poblaciones de otras partes del país

Contact Information

Institution Name:   Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo
Institution Type:   Public Agency  
Contact Person:   Angélica Figueroa Cortes
Title:   Sra  
Telephone/ Fax:   +5717560009
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   angelica.figueroa@serviciodeempleo.gov.co  
Address:   Cra 69 #25a-44 P.7
Postal Code:   5-71
City:   Bogotá
State/Province:   Bogotá
Country:  

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