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El Sistema español de la Seguridad Social exige a empresas y trabajadores el cumplimiento de la obligación de cotizar durante la relación laboral. Empresas y trabajadores contribuyen al Sistema de la Seguridad Social mediante la aportación de cuotas que se calculan aplicando a la base de cotización, obtenida en función de una multitud de datos que conforman un sistema complejo para la determinación de las cuotas . Para hacer efectivo el cumplimiento de la obligación de cotizar, las empresas desde el año 1995 han venido aplicando la operativa definida en el denominado Sistema RED. Mediante este Sistema, aquéllas remitían un fichero con información relacionada con la cotización y realizaban el cálculo con datos e información disponibles en sus sistemas, sin perjuicio del control posterior de estas operaciones por parte de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). Es decir, las empresas autoliquidaban mensualmente sus cotizaciones sociales obligándoles a conocer y aplicar las reglas de cotización para liquidar sus obligaciones. Con el Sistema de Liquidación Directa se ha buscado la mejora y simplificación de los procesos para avanzar en beneficio de todos los agentes implicados. El Sistema de Liquidación Directa (SLD), como práctica innovadora, permite simplificar y facilitar la gestión y los derechos del colectivo formado por empresas y trabajadores, que son el objetivo prioritario del sistema. Con el SLD, el objetivo de la TGSS es calcular la liquidación de cotizaciones a nivel de detalle de trabajador individual de forma proactiva, pasando a un modelo de facturación, donde es la TGSS la que aplica las reglas de cotización y calcula las cuotas de cada uno de los trabajadores de acuerdo con la información que obra en su poder y la obtenida directamente de otros organismos externos, requiriendo de las empresas sólo aquella información de la que no dispone.

El SLD permite a la TGSS y las empresas intercambiar información de manera automática, sin necesidad de realizar trámites innecesarios continuamente, solicitando la TGSS la información que no disponga sobre las empresas y trabajadores y, únicamente de manera puntual, permitiendo incluso que, con un solo clic, se pueda recuperar y validar la información presentada en otros meses, sin que medie actuación alguna por parte de las empresas. De esta manera, garantiza la igualdad de acceso a los servicios públicos y la información en todos los territorios, así como promover la participación de las empresas por medios digitales.

SLD permite mejorar la relación de la TGSS con las empresa y trabajadores, aplicando la legislación y los procedimientos correctamente para evitar cualquier tipo de discriminación por un tratamiento diferenciado entre empresas o personas. Usando la información residente en las bases de datos de la Tesorería, e integrando la información necesaria proveniente de otros organismos, se informa a la empresa de los errores durante todo el proceso de cotización, de forma clara, para su subsanación. Se basa en el uso de servicios telemáticos seguros que se ponen al alcance de toda la sociedad, lo que garantiza su transparencia y reduciendo las posibles desigualdades que pudieran existir (en cuanto a la disponibilidad y calidad de la información para las empresas y trabajadores), eficiencia (permitiendo el uso racional de los medios requeridos, mediante la correcta aplicación de la legislación existente) y eficacia (al aumentar el nivel de cumplimiento de la obligación de cotizar de los usuarios, aplicando la legislación de manera equitativa para todos los cotizantes) del Sistema. Destacar que este Sistema de cotización ha sido valorado muy positivamente por empresarios, organizaciones empresariales y colegios profesionales.

El SLD reduce el soporte papel para la tramitación de actos administrativos, lo cual mejora la sostenibilidad, reduciéndose en prácticamente el 80% el uso de papel de 2014 a 2018. El pequeño remanente del 20% se debe a los documentos para la cotización del reducido colectivo de la actividad de la minería del carbón, que por su especificidad no se integrará en SLD. Asimismo, a nivel económico, se traduce en una reducción de costes para la empresa y la TGSS, que ha visto reducida la necesidad de atención presencial en las Administraciones, optimizando sus recursos humanos y económicos.

El proceso de diseño y transición del nuevo sistema de liquidación llevaba asociados cambios de transcendencia en materia de gobernanza. En este sentido, para afrontar dicho cambio, fue necesario iniciar algunas reformas normativas. Para el desarrollo de estas reformas se involucraron otras Administraciones Públicas y colectivos afectados, que llegaron a presentar hasta 18 informes de mejora de la propuesta inicial. Se presentaron enmiendas en el Parlamento español (13 en el Congreso de los Diputados y 9 en el Senado), para que finalmente se aprobara la Ley 34/2014, de 26 de diciembre, de Medidas en materia de liquidación e ingreso de cuotas de la Seguridad Social, mediante la que finalmente se obtuvo el respaldo normativo para el SLD, cuya implantación progresiva fue contemplada en la Disposición Final Quinta. Posteriormente, el Real Decreto 708/2015, de 24 de julio, de desarrollo del Sistema de Liquidación Directa de las cotizaciones a la Seguridad Social, dio cumplimiento al mandato de la Ley, en su Disposición final primera, de proceder a la regulación del detalle del nuevo sistema.

Acercamiento de la Administración al ciudadano y ciudadana indistintamente, mayor transparencia y mejor relación con la TGSS. Por primera vez, con el SLD el trabajador de forma online puede conocer toda la información que las empresas en las que está de alta han comunicado a la TGSS en materia de cotización y que impacta directamente en sus prestaciones (jubilación, desempleo, baja por enfermedad, paternidad, maternidad, etc.); o, si por el contrario, estando las empresas obligadas a cotizar no lo han hecho.

A modo general, los colectivos de usuarios a los que se dirige el Sistema de Liquidación Directa son los agentes implicados en la gestión de la cotización, esto es, más de un millón y medio de empresas, más de 15 millones trabajadores y otros organismos (Mutuas colaboradoras con la Seguridad Social, Instituto Nacional de la Seguridad Social, Servicio Público de Empleo Estatal, etc.). El SLD ha podido mejorar los resultados de estos grupos de la siguiente manera: - Reduciendo los tiempos de la gestión y la carga administrativa de la empresa, sin necesidad de desplazamientos a las oficinas de la Seguridad Social. - Simplificando la obligación de cotizar de las empresas. - Pudiendo las empresas consultar la información de la TGSS en todo momento. - Adaptando el sistema a distintos colectivos. - Mediante la implantación de un nuevo sistema de comunicación (T-Comunica) para la mejora de la bidireccionalidad de la información Administración Pública – empresa. - Establecimiento de medidas de apoyo a las empresas para la puesta en práctica, como la posibilidad de realización de prácticas y la elaboración de materiales formativos y de apoyo.

La implantación del SLD fue progresiva, a través de la definición de un plan estratégico que comenzó a implantarse en febrero de 2015. La Tesorería General de la Seguridad Social realizó las notificaciones por las que las empresas estaban obligadas a integrarse en el nuevo procedimiento de liquidación e ingreso de las cuotas sociales. Desde este momento, se permitió a las empresas realizar prácticas en el nuevo sistema durante un máximo de 3 meses, a partir del cual, las empresas debían haber adaptado su gestión y sus procesos al SLD. Para dar soporte a las empresas en prácticas se elaboraron materiales formativos y de apoyo. A finales de 2017, más de 2 millones de empresas habían recibido la notificación de obligatoriedad y más de doce millones de trabajadores se incorporaron al nuevo procedimiento. A comienzo de 2019 la incorporación al SLD estaba completada. En septiembre de 2019, más de 1,6 millones de empresas efectuaron por este medio las liquidaciones de cuotas de más de 16 millones de trabajadores. Las notificaciones se realizaron a través de medios telemáticos como es la Sede Electrónica de la Seguridad Social, evitándose así el coste de cada una de las notificaciones postales con acuse de recibo, con un ahorro de 6,6 millones de euros. En relación con la evaluación de los resultados, la Intervención General de la Seguridad Social, efectuó un control financiero sobre la gestión económico- financiera desarrollada por la TGSS. Como resultado, se emitió un informe de control financiero de los hechos puestos de manifiesto en el ejercicio de control y de las conclusiones y recomendaciones deducidas del mismo. Como actividades de monitorización, periódicamente se realizan reuniones de seguimiento.

Fue necesario modificar la Ley General de la Seguridad Social y elaborar medidas en materia de liquidación e ingreso de cuotas, materializadas y reguladas en la Ley 34/2014 de 26 de diciembre y en el Real Decreto 708/2015, de 24 de julio. Elevado volumen de empresas, más de 1,5 millones, que han tenido que adaptar sus procesos y gestión al nuevo procedimiento. Integración y acceso a las bases de datos de otros organismos públicos como el Servicio Público de Empleo Estatal, Entidades Gestoras de la Seguridad Social y la Agencia Tributaria, para asegurar que los datos son correctos.

La TGSS asume un papel proactivo en la cotización, pasando a un modelo de facturación, donde es ésta la que aplica las normas de cotización y la que calcula las cuotas de cada uno de los trabajadores, de acuerdo con la información que obra en su poder y la obtenida directamente de otros organismos, requiriendo de las empresas sólo aquella información de la que no dispone, mejorando la transferencia de información y, por ende, la relación con las empresas. Simplifica el cumplimiento de las obligaciones de cotización, y actualiza y corrige los datos necesarios para efectuar todo el proceso.

Este sistema se diseñó para dar respuesta a cualquier empresa con trabajadores contratados, contando con un procedimiento simplificado completamente online específico para la pequeña empresa. A partir de la aplicación del sistema han existido acercamientos por parte de otras instituciones, como la delegación francesa de la Seguridad Social, que estaban interesados en conocer cómo la aplicación del sistema mejoraba la cotización de las empresas españolas.

El resultado de la integración de todos los agentes implicados en el Sistema da lugar a un modelo completo de atención, dotado de servicios digitales, transparentes, flexibles y eficaces. Para ello, este modelo de atención se segmenta y diferencia en función de las características propias de los colectivos usuarios, como es para empresas de menos de 25 trabajadores, que disponen del aplicativo RED Directo, y el conjunto formado por empresas y administraciones públicas de más de 1.000 trabajadores que disponen de un servicio de atención personalizado para la gran empresa. Este modelo de atención a determinados colectivos que por su volumen necesitan de una ayuda especializada y personalizada ha sido exportado al Instituto Nacional de la Seguridad Social para la gestión de incidencias derivadas de las bajas y subsidios por enfermedad, maternidad, paternidad, etc. En este sentido, el SLD acredita su calidad respecto de los proyectos de modernización de los servicios públicos y desarrollo de la industria tecnológica, redundando en beneficio para la economía, expansión internacional y creación de empleo.

El SLD da lugar a una administración pública proactiva, transparente, eficiente y eficaz, factores que facilitan su capacidad de aplicación y adaptación tanto en entidades privadas como públicas. Sistema basado en servicios telemáticos seguros. Se construye como un procedimiento de intercambio de información integrado en Internet y soportado por servicios telemáticos con acceso seguro para la ciudadanía mediante certificado digital. Es un modelo flexible que puede adaptarse a nuevas mejoras de gestión y a los cambios en las condiciones económicas del escenario en el que se aplique. El objeto del funcionamiento del SLD se basa en la integración de la información de otros organismos y Administraciones necesaria para la elaboración de las liquidaciones de los trabajadores, por lo que la colaboración en red de éstas se hace imprescindible para la correcta aplicación del sistema. Por ello este Sistema de facturación a las empresas por parte de la propia Administración de la Seguridad sería aplicable a cualquier organización nacional o extranjera que quiera superar sistemas de cobranza basados en autodeclaraciones realizadas por los propios obligados al pago.

Para implementar esta iniciativa se contó con la participación de todos los colectivos implicados en el proceso de cotización a la Seguridad Social, tanto organismos públicos (Instituto Nacional de la Seguridad Social, Servicio Público de Empleo Estatal, etc.), como privados (empresas, trabajadores autónomos con trabajadores asalariados a su cargo, Mutua colaboradoras, etc.). Al mismo tiempo, el SLD se acompañó de acciones transversales para reforzar su aplicación, como un Modelo de Atención Proactivo dirigido a empresas y administraciones públicas, y un canal de comunicación con los usuarios de SLD simultáneo a su proceso de gestión y tramitación de las cotizaciones (T-Comunica)

La sostenibilidad se hace patente en la disminución de las consultas e incidencias internas y externas, repercutiendo en un menor coste económico. Desde el 2015, se ha producido una reducción del 68% de consultas planteadas desde las provincias a Servicios Centrales, en concreto, se ha pasado de un promedio de más de 530 consultas mensuales en 2015 a 170 mensuales durante el año 2018. La consolidación institucional está demostrada por el tiempo de funcionamiento del sistema y los beneficios que aporta, integrándose en el tejido empresarial de la propia TGSS.

Yes

La Intervención General de la Seguridad Social como es el órgano de control interno de las entidades que integran el sistema de la Seguridad Social, y con la participación de 5 Intervenciones delegadas territoriales, efectúa un control financiero permanente sobre la gestión económico-financiera desarrollada por la TGSS. Asimismo, la Dirección General de Gobernanza Pública, perteneciente al Ministerio de Política Territorial y Función Pública del Gobierno de España, realizo una evaluación detallada de esta iniciativa lo que dio lugar a la concesión del Premios a la Calidad e Innovación en la Gestión Pública, en 2018. (adjuntamos documento de evaluación).

El ejercicio de la actividad de control financiero está regulado por la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria. Para el análisis y auditoria se tuvieron en cuenta diversas herramientas, como el Fichero general de Afiliación, los informes de la Subdirección General, y entrevistas con los responsables. Asimismo se consultan cuadros de mando existentes en la aplicación estadística Microstrategy. De aquí se pudo obtener información e indicadores relevantes: evolución de la implantación del SLD, porcentajes de liquidaciones presentadas y no presentadas, volumen facturado por SLD, porcentajes de liquidaciones confirmadas y no confirmadas, entre otros indicadores de interés.

Las principales conclusiones de la Auditoria de la Intervención General de la Seguridad Social fueron las siguientes: - Los procedimientos administrativos establecidos son adecuados y permiten tener un control razonable sobre los datos tenidos en cuenta para la elaboración de las liquidaciones. o Aunque estos procedimientos contemplan una gran variedad de situaciones personales y laborales, pueden considerarse determinadas mejoras a aplicar en próximas fases:  Tener en cuenta situaciones excepcionales en la verificación efectuada sobre la cuantía de las bases de cotización.  Mejorar la forma de cálculo de la liquidación en algunos casos excepcionales.  Digitalizar los controles de las peculiaridades de cotización y las bases de cotización que se tienen en cuenta en el cálculo de las rectificaciones de liquidaciones que se efectúan fuera del plazo reglamentario. - Los procedimientos administrativos establecidos para el cálculo individualizado de cuotas se ajustan a la normativa aplicable y resulta un éxito por contemplar situaciones muy desiguales y sujetas a constantes cambios. - La Dirección General de Gobernanza encontró como punto fuerte principal de la iniciativa la práctica de carácter proactivo. Innovadora modificación de la cultura de la organización en cuanto a anticipación en el cumplimiento de sus objetivos

Se mantuvieron reuniones de trabajo periódicas entre los responsables y equipos de las diferentes Áreas y Direcciones Provinciales de la TGSS afectadas por el nuevo sistema que se pretendía desarrollar en colaboración con los equipos de tecnologías de la información. También, se mantuvieron reuniones con Organismos externos como el Instituto Nacional de la Seguridad Social, Servicio Público de Empleo Estatal, Mutuas Colaboradoras de la Seguridad Social, y la Agencia Tributaria con los que existe un intercambio de comunicación con la TGSS para analizar los cambios y coordinar las actuaciones necesarias para adaptar simultáneamente todos los procesos, así como para incrementar la capacidad de detección de fraude.

La participación de todos los agentes involucrados fue uno de los puntos críticos para asegurar el éxito del proyecto. Por ello, para la definición de los criterios que sustentan el SLD se contó con la experiencia y conocimientos de organismos externos, tanto públicos como privados, y de los gestores internos de la TGSS. Con los agentes externos, como sindicatos, agrupaciones de empresas, empresas, gestorías, entes públicos, etc., las reuniones mantenidas tenían por objetivo evaluar las implicaciones que supondría sobre sus servicios y productos, para estar preparado para su futura implantación; y, por otro lado, permitir a la TGSS identificar las principales dificultades que el proyecto y su implantación podrían suponer. Asimismo, se puso en marcha una campaña de información, involucración y divulgación a todos los actores involucrados e implicados a través de foros específicos, charlas, artículos en revistas especializadas, folletos, trípticos, así como noticias publicadas en prensa.

Las principales lecciones aprendidas en el desarrollo del sistema SLD pueden resumirse en cuatro puntos principales: • Resulta esencial contar con los mecanismos adecuados para comunicar a los usuarios potenciales la nueva solución, y conseguir su aceptación y uso. • Resulta fundamental gestionar correctamente la resistencia al cambio de los usuarios, destacando las siguientes actuaciones: o Simplificar al máximo el proceso de cambio para el usuario. o Determinar las ventajas del cambio y darlas a conocer a los usuarios. • La gestión de la resistencia al cambio del propio personal de la Administración es clave para conseguir con éxito la implantación del sistema. • La creación de un servicio tecnológico a gran escala necesita de alianzas a todos los niveles.