Basic Info

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Nominee Information

Institutional Information

Member State Ecuador
Institution Name Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información
Institution Type Ministry
Ministry Type Ministry of Communications and Information Technologies
Administrative Level National
Name of initiative Simplificación de Trámites
Projects Operational Years 2
Website of Institution https://www.gob.ec/

Question 1: About the Initiative

Is this a public sector initiative? Yes

Question 2: Categories

Is the initiative relevant to one of the UNPSA categories? Fostering innovation to deliver inclusive and equitable services for all including through digital transformation
UNPSACriteria
NoItems

Question 3: Sustainable Development Goals

Is the initiative relevant to any of the 17 SDG(s)? Yes
If you answered yes above, please specify which SDG is the most relevant to the initiative. (hold Ctrl to select multiple)
Goal 9: Industry, Innovation and Infrastructure
Which target(s) within the SDGs specified above is the initiative relevant to? (hold Ctrl to select multiple)
9.1 Develop quality, reliable, sustainable and resilient infrastructure, including regional and trans-border infrastructure, to support economic development and human well-being, with a focus on affordable and equitable access for all

Question 4: Implementation Date

Has the initiative been implemented for two or more years Yes
Please provide date of implemenation (dd/MM/yyyy) 19 Apr 2018

Question 5: Partners

Has the United Nations or any UN agencies been involved in this initiative? No
Which UN agency was involved? (hold Ctrl to select multiple)
Please provide details

Question 6: Previous Participation

1. Has the initiative submitted an application for consideration in the past 3 years (2017-2019)? No

Question 7: UNPSA Awards

Has the initiative already won a UNPS Award? No

Question 8: Other Awards

Has the initiative won other Public Service Awards? No

Question 9: How did you learn about UNPSA?

How did you learn about UNPSA? EMAIL

Question 10: Validation Consent

I give consent to contact relevant persons and entities to inquire about the initiative for validation purpose. Yes

Question 1: About the Initiative

Is this a public sector initiative? Yes

Question 2: Categories

Is the initiative relevant to one of the UNPSA categories? Fostering innovation to deliver inclusive and equitable services for all including through digital transformation
UNPSACriteria
NoItems

Question 3: Sustainable Development Goals

Is the initiative relevant to any of the 17 SDG(s)? Yes
If you answered yes above, please specify which SDG is the most relevant to the initiative. (hold Ctrl to select multiple)
Goal 9: Industry, Innovation and Infrastructure
Which target(s) within the SDGs specified above is the initiative relevant to? (hold Ctrl to select multiple)
9.1 Develop quality, reliable, sustainable and resilient infrastructure, including regional and trans-border infrastructure, to support economic development and human well-being, with a focus on affordable and equitable access for all

Question 4: Implementation Date

Has the initiative been implemented for two or more years Yes
Please provide date of implemenation (dd/MM/yyyy) 19 Apr 2018

Question 5: Partners

Has the United Nations or any UN agencies been involved in this initiative? No
Which UN agency was involved? (hold Ctrl to select multiple)
Please provide details

Question 6: Previous Participation

1. Has the initiative submitted an application for consideration in the past 3 years (2017-2019)? No

Question 7: UNPSA Awards

Has the initiative already won a UNPS Award? No

Question 8: Other Awards

Has the initiative won other Public Service Awards? No

Question 9: How did you learn about UNPSA?

How did you learn about UNPSA? EMAIL

Question 10: Validation Consent

I give consent to contact relevant persons and entities to inquire about the initiative for validation purpose. Yes

Nomination form

Questions/Answers

Question 1

Please briefly describe the initiative, what issue or challenge it aims to address and specify its objectives. (300 words maximum)
Descripción de los beneficios de la Simplificación de Trámites en el Ecuador La simplificación de trámites tiene como principal enfoque el ciudadano, beneficiar la relación que éste tiene con la Administración Pública para poder acceder a servicios o cumplir obligaciones. En este mismo objetivo de simplificación, se ha incluido a la relación que tienen las entidades públicas. Las estrategias implementadas en el Estado ecuatoriano, además de buscar el beneficio ciudadano, ha propendido a optimizar los recursos públicos, mediante el desarrollo in house de diferentes habilitantes tecnológicos, los cuales pueden ser utilizados sin ningún costo adicional para las entidades del sector público que así lo requieran, lo cual permite optimizar el uso de los recursos públicos. Todos estos habilitantes se conectan a un registro único de trámites (www.gob.ec), por lo cual una entidad al registrarse, se convierte en beneficiario de todos los habilitantes que están incorporados allí (firma electrónica, diseñador de formularios, pasarela de pagos, etc), así como de aquellos que progresivamente incorpore el Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información. Esta estrategia ha permitido mitigar los efectos de la pandemia al permitir la atención en línea, con la misma validez jurídica De la misma manera, con el fin de transparentar la información, todos los datos registrados en la plataforma www.gob.ec, se encuentran expuestos como datos abiertos, lo que lo convierte además en una oportunidad para que la ciudadanía, sociedad civil, academia y el mismo Estado, puedan procesarlos y a partir de ellos generar políticas, investigaciones e incluso oportunidades de negocio. Objetivos de la Simplificación Racionalizar las tramitaciones que realizan los usuarios ante la Administración Pública; mejorar su eficacia, pertinencia y utilidad, a fin de lograr mayor celeridad y funcionalidad en las mismas; reducir los gastos operativos; obtener ahorros presupuestarios y mejorar las relaciones de la Administración Pública con los ciudadanos

Question 2

Please explain how the initiative is linked to the selected category. (100 words maximum)
La estrategia planteada por el Gobierno ecuatoriano, difiere de la experiencia de otros países, porque los habilitantes desarrollados para la simplificación de trámites, partieron de una base normativa, tienen una metodología para su implementación y se encuentran conectados de forma nativa a la plataforma www.gob.ec que contiene la información de los trámites, lo cual es algo innovador, al no solamente tener un repositorio centralizado de información, sino también de herramientas tecnológicas para uso inmediato por parte del sector público. Los trámites tanto informativos como digitalizados, pueden ser consumidos directamente por la ciudadanía

Question 3

a. Please specify which SDGs and target(s) the initiative supports and describe concretely how the initiative has contributed to their implementation. (200 words maximum)
El ODS es: Industria, innovación e infraestructura Meta: Desarrollar infraestructuras fiables, sostenibles, resilientes y de calidad, incluidas infraestructuras regionales y transfronterizas, para apoyar el desarrollo económico y el bienestar humano, haciendo especial hincapié en el acceso asequible y equitativo para todos Descripción La plataforma donde converge la información para la simplificación de trámites (www.gob.ec) así como todos sus habilitantes tecnológicos incorporados, han sido desarrollados en software libre con personal propio del MINTEL. Esto asegura la sostenibilidad en el tiempo pues no se depende de proveedores o inversiones para su operación. Asimismo durante la pandemia, la plataforma fue probada exitosamente debido a que en la misma se habilitó la emisión de salvoconductos para circulación vehicular, de los cuales se emitieron más de 8 millones de documentos durante la emergencia, con picos de solicitudes que alcanzaron los 7000 usuarios concurrentes, lo que demostró la fiabilidad de dicha solución
b. Please describe what makes the initiative sustainable in social, economic and environmental terms. (100 words maximum)
Es sostenible en términos económicos ya que al tratarse de software libre, no se requiere invertir en licenciamiento, sino solamente crecer en capacidad de recursos. Este crecimiento se realizará conforme la demanda lo requiera al estar alojado en cloud. Al medio ambiente tiene un impacto directo pues la digitalización de trámites y el uso de firma electrónica en su gestión, disminuye el uso de papel.

Question 4

a. Please explain how the initiative has addressed a significant shortfall in governance, public administration or public service within the context of a given country or region. (200 words maximum)
Antes de la plataforma www.gob.ec, la información de trámites en el sector público ecuatoriano se encontraba dispersa y para el uso de los diferentes habilitantes tecnológicos, cada entidad debía implementar por cuenta propia o mediante procesos de contratación, lo cual conllevaba un tiempo y recursos considerablemente altos. Al centralizar la información y los habilitantes, la ciudadanía tiene un punto único informativo y las entidades del sector público pueden destinar su tiempo a otras actividades productivas y ya no en el desarrollo y/o contratación de soluciones que ya brinda el Estado sin ningún costo.
b. Please describe how your initiative addresses gender inequality in the country context. (100 words maximum)
La solución se encuentra enfocada en todos los ciudadanos procurando satisfacer un derecho establecido en la Consttución del Ecuador que garantiza el acceso a las tecnológias de la información y comunicación por ende se brinda un trato igulitario a toda la ciudadania.
c. Please describe who the target group(s) were, and explain how the initiative improved outcomes for these target groups. (200 words maximum)
Las soluciones fueron brindadas para todo tipo de usuarios , ciudadanos, empresa privadas e incluso las instituciones públicas, ahorrando tiempos y costos en los cuales debe incurrir el ciudadano para la realización de los trámites

Question 5

a. Please describe how the initiative was implemented including key developments and steps, monitoring and evaluation activities, and the chronology. (300 words)
Descripción MINTEL: Ministerio de Telecomunicaciones y Sociedad de la Información el cual es el ente rector de la Simplificación de Trámites. • Expedición de Decreto Ejecutivo No. 372 donde se declara como Política de Estado a al simplificación de trámites • Desarrollo de la plataforma GOB.EC • Expedición de la Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos • Expedición de Reglamento de Ley • Registro de trámites en la plataforma GOB.EC por parte de las entidades • Emisión de normas técnicas para simplificación • Desarrollo e integración de habilitantes tecnológicos (firma electrónica, diseñador de formularios electrónicos, pasarela de pagos) • Elaboración de planes de simplificación de trámites • Aprobación de planes de simplificación de trámites por parte del MINTEL • Ejecución de planes de simplificación de trámites • Verificación de cumplimiento de la simplificación de trámites por parte del MINTEL
b. Please clearly explain the obstacles encountered and how they were overcome. (100 words)
Obstaculos - Restricciones normativas. - Resistencia al cambio por parte de los servidores públicos. Soluciones - Se realizó cambios en algunos cuerpos normativos secundarios para que se alineen a la ley y a las disposiciones del MINTEL. - Talleres de socialización para la simplificación de trámites. - Sanciones para quienes incumpan las disposiciones.

Question 6

a. Please explain in what ways the initiative is innovative in the context of your country or region. (100 words maximum)
La estrategia planteada por el Gobierno ecuatoriano, difiere de la experiencia de otros países, porque los habilitantes desarrollados para la simplificación de trámites, partieron de una base normativa, tienen una metodología para su implementación y se encuentran conectados de forma nativa a la plataforma www.gob.ec que contiene la información de los trámites, lo cual es algo innovador, al no solamente tener un repositorio centralizado de información, sino también de herramientas tecnológicas para uso inmediato por parte del sector público.
b. Please describe, if relevant, how the initiative drew inspiration from successful initiatives in other regions, countries and localities. (100 words maximum)
Se realizó un benchmarking de portales gubernamentales de otros países, donde constantamos que si bien es cierto que existía un portal "único", en muchos casos este solamente tenía enlaces (links) hacia los portales institucionales de los trámites, incluso en la parte informativa de dichos trámites. No encontramos una experiencia donde de forma nativa, la tramitación se realice en la misma plataforma
c. If emerging and frontier technologies were used, please state how these were integrated into the initiative and/or how the initiative embraced digital government. (100 words maximum)
No aplica

Question 7

a. Has the initiative been transferred and/or adapted to other contexts (e.g. other cities, countries or regions) to your organization’s knowledge? If yes, please explain where and how. (200 words maximum)
Toda la información que se ha ingresado en www.gob.ec es expuesta como datos abiertos a través de API´s. Esto ha permitido que por ejemplo el Municipio de Quito consuma esta información para publicarla en su portal municipal de trámites por lo cual la ciudadanía independientemente si consulta información de los trámites en el portal gubernamental o en el local, accederá a la misma información (https://pam.quito.gob.ec/PAM/Inicio.aspx#tramites), de la misma manera, la herramienta para firma y validación de documentos firmados electrónicamente, está siendo integrada a diferentes plataformas públicas y privadas dentro del país.
b. If not yet transferred/adapted to other contexts, please describe the potential for transferability. (200 words maximum)
Todas las soluciones desarrolladas se las realizó en software libre y se encuentran disponibles para su uso en el portal de Software libre Ecuatoriano

Question 8

a. What specific resources (i.e. financial, human or others) were used to implement the initiative? (100 words maximum)
Recursos: Personal de la Subsecretaria de Gobierno Electrónico y de Registro Civil quienes se encargaron del desarrollo de la plataforma y sus habilitantes asi como la transferencia de conocimientos a las entidades públicas. Recursos Financieros Un valor de $7000 para un profesional que definió la arquitectura para integrar los formularios electrónicos para plataforma www. gob.ec
b. Please explain what makes the initiative sustainable over time, in financial and institutional terms. (100 words maximum)
Se tiene una base normativa ya que todos los habilitantes tienen un marco jurídico que los soporta y al ser desarrollado en inhouse el soporte técnico, la administración y el despliegue se lo realiza por parte del Ministerio de telecomunicaciones

Question 9

a. Was the initiative formally evaluated either internally or externally?
Yes
b. Please describe how it was evaluated and by whom? (100 words maximum)
El Ministerio de Telecomunicaciones por sus atribuciones verifica el cumplimiento de la Simplificación de trámites de acuerdo a lo que reporta cada entidad y posterior a este reporte se coordina con el ministerio de trabajo para que el mismo se encargue de la verificación en territorio.
c. Please describe the indicators and tools used. (100 words maximum)
INDICADORES - Número de trámites simplificados - Número de trámites eliminados. - Porcentaje de trámites en linea. Se toma en cuenta toda la información que registran las instituciones dentro de la plataforma www.gob.ec
d. What were the main findings of the evaluation (e.g. adequacy of resources mobilized for the initiative, quality of implementation and challenges faced, main outcomes, sustainability of the initiative, impacts) and how is this information being used to inform the initiative’s implementation? (200 words maximum)
El principal hallazgo es la falta de definición de trámites a nivel nacional de parte de las entidades públicas lo que provocaba que existieran diferentes procedimientos y requisitos para un mismo trámite. La expedición de la normativa nos permitió estandarizar la información y unificar criterios partiendo de un trámite homologado. Para la evaluación del impacto, se midió el costo que genera el trámite unificado y en su simplificación se evalúa la diferencia que se presenta entre los costos previo y posterior a su simplificación.

Question 10

Please describe how the initiative is inscribed in the relevant institutional landscape (for example, how is it situated with respect to relevant government agencies, and how have these institutional relationships been operating). (200 words maximum)
En aplicación de la Ley de Simplificación de Trámites, el ente rector era un Comité de Simplificación de Trámites, el cual al estar conformado por varias entidades, era difícil que se reúnan y den oportuna gestión y el seguimiento a las acciones que debían realizar las entidades. Por este motivo, a partir de enero del 2020, el Presidente de la República encargó esta responsabilidad al Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información - MINTEL, el cual adecuó su estructura orgánica a fin de que exista una unidad responsable para que de gestión a la simplificación de trámites. Esto ha permitido que permanentemente se generen normativas, lineamientos, herramientas tecnológicas y asistencia a las instituciones del sector público en esta materia. Estas acciones han fortalecido la presencia del MINTEL a nivel de las entidades pues sus acciones son visibles al ejercer la rectoría, no solamente con el discurso, sino también con la provisión de herramientas para cumplir con la simplificación de trámites

Question 11

The 2030 Agenda for Sustainable Development puts emphasis on collaboration, engagement, partnerships, and inclusion. Please describe which stakeholders were engaged in designing, implementing and evaluating the initiative and how this engagement took place. (200 words maximum)
Para la construcción de la normativa y herramientas para simplificación de trámites, se ha invitado a varias entidades del sector público que deben utilizarlas, a fin de que con su retroalimentación, puedan perfeccionarse estos instrumentos. De la misma manera, se ha coordinado con el Ministerio del Trabajo, para que en función de sus atribuciones en materia de administración por procesos y de control y evaluación del servicio público, se unifiquen los esfuerzos respecto a los criterios que deben cumplir las instituciones del sector público en el marco de la simplificación de trámites.

Question 12

Please describe the key lessons learned, and how your organization plans to improve the initiative. (200 words maximum)
En la simplificación de trámites 2020, se pudo evidenciar que los criterios de simplificación de trámites regulados en la Norma Técnica de Diagnóstico Económico y Criterios de Priorización de Trámites que emitió el MINTEL, provocó que existan entidades cuyos planes de simplificación de trámites contengan en algunos casos, demasiados trámites y en otros, ningún trámite. Esto motivo a realizar una reforma en dicha Norma Técnica, la cual se encuentra en realización una vez que ha pasado por el proceso de retroalimentación de las instituciones a través de una consulta pública. De la misma manera, en los habilitantes tecnológicos, se han incorporado mejoras sugeridas por las instituciones, priorizando aquellas cuyo beneficio sea aplicable para todas las entidades que los utilizan.

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