Questions/Answers
Question 1
Please briefly describe the initiative, what issue or challenge it aims to address and specify its objectives. (300 words maximum)
Estar acordes con el Plan de Desarrollo Institucional 2019-2030 y la Visión 2030 de la UANL, ratificando el compromiso de nuestro señor Rector, en el escenario de ser una universidad reconocida mundialmente por ofrecer una educación integral de calidad para toda la vida, incluyente y equitativa; innovadora en la generación y aplicación de conocimiento que trasciende por su responsabilidad social y aportaciones a la transformación de la sociedad. El PDI, es el resultado de participación en la planeación estratégica con cuatro apartados: Primero, aspectos del contexto relevantes; Segundo, diagnóstico de la situación actual de nuestra universidad; Tercero, marco axiológico de la institución, misión, valores y atributos; Cuarto, Visión 2030, ejes rectores, programas institucionales y sus objetivos, políticas, estrategias, indicadores y etapas para la evaluación de la implementación y sus alcances.
La Dirección del Departamento Escolar y de Archivo aporta de la siguiente manera:
Consolidar la titulación generacional permitiendo el incremento del indicador de profesionistas titulados para acceder a la acreditación de los programas educativos.
Sistematizar los procesos de titulación de todos los niveles de estudios ofertados por la Universidad, utilizando las Tecnologías de la Información y la Comunicación.
Transparentar los trámites a lo largo del proceso, definiendo la corresponsabilidad entre escuelas y facultades y el DEyA, obteniendo las partes interesadas, acceso a la información.
Reducir tiempos de respuesta a las solicitudes de los interesados, ya que la incorporación en el campo laboral así lo exige sin distingo de género.
Blindar formatos de títulos y documentos escolares que dificulten su posible alteración.
Accesar de forma igualitaria a mujeres y hombres en sus trámites escolares administrativos que comprueban sus estudios universitarios.
Mantener las certificaciones de calidad con las que cuenta este departamento ISO 9001:2015.
Actualizar continuamente el software, la infraestructura del equipo de cómputo e inmobiliario y herramientas tecnológicas de vanguardia.
Question 2
Please explain how the initiative is linked to the selected category. (100 words maximum)
La UANL atiende a 206,640 alumnos, con 304 programas educativos en 36 municipios de Nuevo León, 29 dependencias del nivel medio superior y 27 de superior, 14 centros comunitarios y el programa Aula.edu, ofrece bachillerato en modalidad virtual, utilizan la plataforma NEXUS utilizando las TIC’S. En agosto-diciembre de 2018 la utilizaron 161,380 estudiantes, incluyendo alumnos de modalidad presencial, creando ambientes de aprendizaje. Visión 2030 eje IV.3
Los objetivos y retos encuentran sustento en la transformación digital, garantizando transparencia y seguridad en los servicios del DEyA, la innovación tecnológica soporta la autenticación de títulos y documentos escolares contribuyendo a la sustentabilidad.
Question 3
a. Please specify which SDGs and target(s) the initiative supports and describe concretely how the initiative has contributed to their implementation. (200 words maximum)
Objetivo 4. Meta 4.3, 4.4. Algunos de los atributos institucionales son: perspectiva de género, inclusión y equidad, responsabilidad social universitaria, servicio, humanismo, transparencia y acceso a la información; la titulación está dirigida a las mujeres y hombres que egresan de los niveles de estudio: técnico, bachiller técnico, técnico dual, técnico superior universitario, profesional asociado, licenciatura, maestría, especialidad y doctorado.
Objetivo 4. Meta 4.5 El compromiso de brindar acceso igualitario en los trámites de titulación sin distingo de género o personas vulnerables incluidas personas con déficit funcional. Beneficiar a los egresados de nuestros programas educativos, mujeres y hombres que puedan acceder a empleos mejor remunerados contando con un título para ejercer su profesión, a través de la titulación generacional.
Objetivo 5 y 9. Meta 5.5, 5.b, 9.c. La Universidad ha asumido la igualdad de género, teniendo acceso a las TIC´S e internet, liderando los procesos por personal femenino en diferentes contextos: Secretaria General, M.A. Carmen del Rosario de la Fuente García, periodo octubre de 2015 a 28 octubre de 2018. El alumnado actual de 206,640 corresponde a 51% mujeres y 49% hombres, egresados de diciembre 2017/junio 2018, femenino 54.89% y masculino 45.11%.
En el marco del modelo educativo institucional, el servicio social y prácticas profesionales durante el semestre agosto diciembre de 2018 participaron 9583 mujeres y 9,489 hombres.
b. Please describe what makes the initiative sustainable in social, economic and environmental terms. (100 words maximum)
La institución da facilidades al usuario en el trámite de titulación otorgando créditos, exención de pago del título al egresado que obtiene excelencia académica, trabajador universitario e hijos, nueva disposición para regular cobro de titulación a nivel estatal.
La UANL promueve la internacionalización con programas educativos de corte internacional, programas de posgrado con nivel de competencia internacional del CONACyT, doble titulación con instituciones extranjeras, movilidad académica, participando en rankings de educación superior.
Estabilización de la plantilla laboral al adoptar tecnologías de vanguardia.
Eliminación de documentos físicos e insumos requeridos para impresión privilegiando el uso de las TIC´S.
Question 4
a. Please explain how the initiative has addressed a significant shortfall in governance, public administration or public service within the context of a given country or region. (200 words maximum)
La UANL presenta un reto de garantizar que la evolución de la matrícula no afecte la gobernabilidad institucional, cuenta con programas: aula.edu, con 12 escuelas preparatorias ubicadas en zonas vulnerables, atendiendo a 14 centros comunitario en 13 municipios, con 1,541 estudiantes, educación continua para profesionales, incrementándose un 62%, del 2012 al 2018. La Universidad para Mayores, es un programa académico único en el Norte de México, con actividades educativas, culturales y de servicio, conocimiento y tecnologías ampliando la formación académica de adultos mayores, incluye 111 estudiantes
El déficit en la titulación supone factores económicos y excesiva tramitología. Esta iniciativa ha logrado subsanar a través de la titulación generacional la situación, simplificando los trámites y optimizando los tiempos de respuesta.
El PDI 2019-2030 menciona la nueva revolución tecnológica denominada 4.0, basada en sistemas ciberfísicos, sensores nanotecnología y tecnología digital de comunicaciones. Se caracteriza por la completa digitalización de las cadenas de valor en tecnologías de procesamiento de datos. El DEyA blinda la autenticación de títulos y documentos escolares aplicando las TIC’S y utiliza formatos cambiantes en: color, tipo de papel, holograma, marcas de agua entre otros, esto aumenta la autenticación de los trámites en nuestros servicios.
b. Please describe how your initiative addresses gender inequality in the country context. (100 words maximum)
Esta iniciativa otorga servicios con equidad y sin distinción de edad, sexo, religión y alguna capacidad diferente. Uno de los atributos institucionales del PDI 2019-2030, es la perspectiva de género, donde se propicia que las oportunidades de desarrollo y los recursos asignados, resulten asequibles de manera equitativa entre universitarias y universitarios.
En los últimos años la UANL ha titulado en todos los niveles educativos: en 2017 a 6,813 Mujeres y 6,049 hombres, y en 2018 a 7,446 Mujeres y 6,636 hombres y en el año presente con corte a la fecha de 31 de octubre 7,758 mujeres y 6,758 hombres.
c. Please describe who the target group(s) were, and explain how the initiative improved outcomes for these target groups. (200 words maximum)
Nuestros egresados de los programas educativos: técnico, bachiller técnico, técnico dual, técnico superior universitario, profesional asociado, licenciatura, maestría, especialidad y doctorado, fueron beneficiados al minimizar sus traslados a las instalaciones de la Universidad que en promedio sumaban más de seis veces en el sistema anterior, reduciéndose a solo dos, pudieron realizar sus pagos en sucursales bancarias autorizadas sin estar cautivos a realizarlos solo en la Tesorería General de la UANL, revisando estatus de tramites vía WEB con su usuario y contraseña.
Es importante mencionar que las entidades académicas resultaron beneficiadas ya que disminuyó su trabajo al no existir ya el llenado manual de documentos.
El índice de satisfacción se refleja en las encuestas de servicio en el sistema de Gestión de Calidad al obtener su Título en corto tiempo. La mayoría de las etapas del trámite de titulación es amigable con el uso de las TIC´S.
Al incrementar el número de títulos emitidos fortaleció a las escuelas y facultades que tienen programas educativos acreditados por organismos nacionales e internacionales.
Los egresados extranjeros cuyo permiso migratorio está por terminar se benefician al obtener su título de forma rápida evitándoles gastos de estadía, o costear su regreso para recogerlo.
Question 5
a. Please describe how the initiative was implemented including key developments and steps, monitoring and evaluation activities, and the chronology. (300 words)
El equipo directivo se avocó a la utilización de las TIC,s para garantizar la transparencia y alta seguridad de los servicios, iniciándose en el 2013 la sistematización de documentos escolares y titulación en el Sistema para la Administración de los Servicios Escolares (SIASE), implicando la corresponsabilidad entre las entidades académicas y administrativas como escuelas y facultades, Módulo de Fotografía, Tesorería General de la UANL y la institución bancaria autorizada.
Los pasos clave para esta implementación consistieron en capacitar a los responsables escolares de escuelas y facultades y personal del DEyA durante los meses de: mayo a junio de 2014, para liberarse en agosto 2014 los documentos escolares. Posteriormente, se capacitó a 5 facultades piloto de la UANL, donde se revisó cómo llevar la titulación, sus incidencias y fortaleciendo la normatividad aplicable; lo anterior sirvió como premisa para las demás entidades, dando como resultados positivos la inclusión en el SIASE en todas las dependencias, liberando el sistema de titulación en agosto 2016.
El SIASE asegura la supervisión en las etapas de titulación, la trazabilidad en el trámite electrónico con controles de seguridad de formatos, hologramas, timbres hologramas y sellos, asignados a los usuarios. Asimismo, contiene parámetros legales que ayudan a realizar auditorías electrónicas rígidas y congruentes, la programación para la recepción y entrega de trámites, evitando aglomeraciones, e incluyendo la certificación de servicio social.
Nuestros egresados fueron beneficiados al minimizar sus traslados a la universidad, reduciéndose de 6 a 2 vueltas, pagando en sucursales bancarias autorizadas sin estar cautivos a realizarlo solo en la Tesorería General de la UANL.
Se adquirieron nuevos formatos y elementos de seguridad, como papel Buff, sellos ocultos, sello lacrado termo cromático, sello evergreen, sellos para proteger firmas de autoridades, hologramas transparentes, entre otros, liberando este sistema en titulación el 29 de agosto de 2016.
b. Please clearly explain the obstacles encountered and how they were overcome. (100 words)
Romper los paradigmas de realizar las mismas actividades por más de 20 años generó la inseguridad en el uso de la tecnología. Tradicionalmente se trabajaba con máquinas de escribir y los procesos se realizaban en forma manual, por lo que se hacía más complejo los tiempos de respuesta en los trámites.
Las entidades administrativas realizaban de manera diversa la titulación, lo cual se unificó.
Las facultades piloto fueron detonantes para que la totalidad de la comunidad universitaria accediera a la sistematización, y el personal DEyA se capacitó en la utilización de las TIC’S, incluyendo cursos de autoestima y motivación.
Question 6
a. Please explain in what ways the initiative is innovative in the context of your country or region. (100 words maximum)
Algunos beneficios que tuvieron nuestros egresados en titulación y documentos escolares fueron: reducción de tiempos de entrega, realización de pagos en cualquier sucursal bancaria autorizada en el país, el trámite y monitoreo a través del SIASE con su usuario y contraseña en cualquier lugar del mundo.
Al incorporar tecnologías de vanguardia, se generan informes inmediatos para los alumnos, entidades estatales o federales que así lo requieren, teniendo el mayor blindaje posible para disminuir la falsificación o alteración de los mismos, con la visión en un futuro de obtener la portabilidad de antecedentes académicos y titulación para instancias externas.
b. Please describe, if relevant, how the initiative drew inspiration from successful initiative in other regions, countries and localities. (100 words maximum)
Al pertenecer a la Asociación de Responsables de Servicios Escolares y Estudiantiles, A.C. ARSEE, se comparten las mejores prácticas, promoviendo vínculos de comunicación, colaboración e intercambio con instituciones nacionales y extranjeras en los servicios escolares; se mantiene contacto con organizaciones en otros países, creando bases de datos con la información del desarrollo de los servicios escolares en México y en extranjero, con fines estadísticos y de consulta.
La participación de la UANL en el Reconocimiento a la Mejora de la Gestión por la SEP, nos ha permitido conocer las innovaciones de otras universidades e impulsar nuestros procesos en mejoras continuas.
Question 7
a. Has the initiative been transferred and/or adapted to other contexts (e.g. other cities, countries or regions) to your organization’s knowledge? If yes, please explain where and how. (200 words maximum)
El desarrollo del sistema con cinco facultades piloto fue fundamental internamente para obtener oportunidades de mejoras en la sistematización para el acceso total a la comunidad universitaria. La réplica del sistema fue transferida a los responsables escolares de las escuelas y facultades faltantes, contando con un sistema de conectividad informática que satisface las necesidades del trabajo académico y administrativo, desarrollando una plataforma basada en redes y conectividad para alumnos, egresados y personal administrativo, incluyendo escuelas incorporadas.
Otras universidades nos han visitado interesadas en los procesos de la UANL, como la visita de la Universidad Autónoma de Juárez en el 2015, con el objetivo de conocer la manera en que la UANL blinda sus trámites ya que el índice de documentos apócrifos ha ido en aumento.
La ARSEE al impulsar el desarrollo de los servicios escolares estudiantiles ha compartido las mejores prácticas con sus miembros, es por eso que el DEyA ha tenido oportunidad de participar como Conferencistas en el tema de titulación como fue en el mes de octubre de 2015 con los temas “Estructura Organizacional del Departamento Escolar y de Archivo de la UANL” y “Marco Regulatorio para la Titulación, el caso de la UANL y UAT”.
b. If not yet transferred/adapted to other contexts, please describe the potential for transferability. (200 words maximum)
NO APLICA
Question 8
a. What specific resources (i.e. financial, human or others) were used to implement the initiative? (100 words maximum)
La UANL recibe financiamientos de los Gobiernos Federal y Estatal; obligando a transparentar el uso y aplicación de los recursos públicos asignados.
Por más de sesenta años la práctica no había tenido cambios, la utilización de las TIC’S rompió paradigmas del personal administrativo y académico, obteniendo la optimización del recurso humano disponible, aprovechando la fusión de áreas de servicio y disminuyendo el pago de horas de trabajo extra.
El SIASE perfecciona el recurso presupuestal asignado, evita pagos externos de licencias e incentiva el mejor aprovechamiento del recurso financiero dando respuestas oportunas y fortaleciendo la comunicación entre los diferentes actores.
b. Please explain what makes the initiative sustainable over time, in financial and institutional terms. (100 words maximum)
La UANL garantiza que la evolución de la matrícula no afecte la gobernabilidad institucional asegurando la calidad en los programas en la Evaluación y Acreditación de Programas Educativos de Licenciatura por los CIEES (Comités Interinstitucionales para la Evaluación de la Educación Superior), COPAES (Consejo para la Acreditación de la Educación Superior, A.C. y nivel posgrado con 115 programas en el padrón del PNPC (Programas Nacional de Posgrados de Calidad)
El DEyA a través del SIASE elabora el título verificando antecedes académicos y envía archivo XML a Dirección General de Profesiones para emisión de la cédula electrónica.
Question 9
a. Was the initiative formally evaluated either internally or externally?
Yes
b. Please describe how it was evaluated and by whom? (100 words maximum)
La empresa TÜV SÜD América de México SA de CV, evalúa anualmente en la norma ISO 9001 al DEyA, dejando comentarios positivos al tener indicadores del 100% en la satisfacción del cliente, demostrando un servicio competitivo.
La Secretaría de Educación Pública, a través del Reconocimiento a la Mejora de la Gestión ha evaluado iniciativas que el DEyA ha implementado en sus procesos de documentos escolares y titulación con el uso de las Tic´s, resultando ganadoras bajo conceptos: Novedad de la Práctica, Efectividad, Aprovechamiento de Recurso, Participación Ciudadana, Involucramiento Personal, Sustentabilidad, Replicabilidad, Énfasis Principios y Valores, Nivel Madurez.
https://docs.google.com/gview?url=http://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/58033/RESULTADOS_2015.pdf
https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/159377/Resultados_VERSION_FINAL_RMG_2016.pdf
c. Please describe the indicators and tools used. (100 words maximum)
Indicadores ISO 9001:2015
Satisfacción del cliente en un 95% utilizando encuestas, asegurar entrega de documentos escolares en un 90%, Tener documentos escolares listos dos días antes de fecha de compromiso en 95%, cumplir con actas listas dos días antes de la fecha de protocolo en un 95%, utilizando base de datos. Indicadores
RMG: Comparación de tramites del Sistema SET y SIASE, Eficacia y Eficiencia del Proceso, Oficios Impresos para las dependencias, Traslados de vueltas por parte de los interesados, Efectividad de servicio en trámite de titulación para lo cual se utilizaron bases de datos generados por el sistema institucional SIASE.
d. What were the main findings of the evaluation (e.g. adequacy of resources mobilized for the initiative, quality of implementation and challenges faced, main outcomes, sustainability of the initiative, impacts) and how this information is being used to inform the initiative’s implementation. (200 words maximum)
En los reportes de las auditorías externas al Sistema de Gestión de Calidad del DEyA, se expresan comentarios positivos como: alto compromiso del personal con política de calidad y cumplimiento de objetivos, mejoras en los procesos de titulación con título versión 11, planeación estratégica con proyectos de bóveda de seguridad y la inscripción sistematizada de instituciones ajenas (ISEIA).
A través del web el alumno solicita y da seguimiento a sus trámites https://www.uanl.mx/enlinea/
Utilización de las TIC´S para fortalecer las prácticas respondiendo en tiempo y forma a los trámites desde su implementación con 41,638 títulos Y 53,400 certificados. Otro aspecto relevante es la adquisición continua de escáneres, impresoras, lectores y equipo de cómputo, los últimos solicitados en febrero 2018 e instalados en el presente año.
Se redujo tiempo de entrega de títulos de ocho meses a un mes y medio, y emisión de documentos escolares, en diez días hábiles.
Se obtiene del SIASE información oportuna, transparente, válida y con alta seguridad con parámetros legales que ayudan a realizar auditorías electrónicas de trámites expedidos, trazabilidad del trámite, sustentabilidad utilizando la digitalización; reducción de tiempos en actividades diarias evitando aglomeración de personas con la programación de citas.
Question 10
Please describe how the initiative strives to work in an integrated manner within its institutional landscape – for example, how does the initiative work horizontally and/or vertically across different levels of government? (200 words maximum)
Como premisa el compromiso del DEyA para impulsar el PDI 2019-2030 y la Visión 2030 de la UANL con una Educación de Calidad para Transformar y Trascender en beneficio de la Humanidad, incluye cinco ejes rectores que de manera general mencionan la educación inclusiva, equitativa, integral y transformadora; desarrollo de la ciencia, las humanidades, la tecnología y la innovación, contribuyendo al desarrollo sustentable y a la atención de las necesidades y demandas sociales; gobernanza y compromiso de transformación y responsabilidad social.
El apoyo de los diversos rectores y secretarios general durante los últimos veinte años y la gestión administrativa del Director del Departamento Escolar y de Archivo ha sido significativo para la de adquisición de equipamiento de vanguardia y de la provisión de recursos informáticos a través del desarrollo de los módulos especializados para la administración de los servicios escolares incorporados en el SIASE, siendo beneficiados en la modernización de las instalaciones de nuestra Dirección.
Las escuelas y facultades han participado activamente en los procesos de emisión de documentos escolares y titulación, viéndose beneficiados ya que en el SIASE se encuentra la información necesaria para validar la autenticación de los trámite solicitados, facilitando las auditorías administrativas y académicas.
Question 11
The 2030 Agenda for Sustainable Development puts emphasis on collaboration, engagement, partnerships, and inclusion. Please describe which stakeholders were engaged in designing, implementing and evaluating the initiative and how this engagement took place. (200 words maximum)
La titulación de todos los niveles y trámites de documentos escolares se realiza al cien por ciento en nuestra universidad en el SIASE para dar respuestas oportunas.
El SIASE es utilizado para la conformación del archivo XML para enviarlo a la Dirección General de Profesiones y se pueda emitir la cédula electrónica para ejercer como profesionista en México.
La integración de los procesos escolares al SIASE, compromete a diferentes instancias como lo son:
Primordialmente los alumnos en la utilización de la plataforma SIASE para iniciar su trámite y darle seguimiento.
Escuelas y Facultades que controlan, administran y certifican la información personal y académica del alumno.
El DEyA bajo su misión, visión y Política de Calidad menciona el compromiso en incrementar nuestro nivel de calidad, brindando un servicio altamente competitivo, siempre en apego a la Normatividad y Legislación de la UANL, que satisfaga los requerimientos de los estudiantes y público en general, esforzándonos permanentemente en la búsqueda de la mejora continua.
Módulo de fotografía quien captura imágenes de alumnos que solicitan trámites.
Tesorería General de la UANL recibe los pagos a través de la institución bancaria autorizada
La Dirección de Tecnología de Información dando soporte y seguimiento de mejoras al sistema
Question 12
Please describe the key lessons learned, and how your organization plans to improve the initiative. (200 words maximum)
A través de la práctica de las TIC’S en los procesos nace la oportunidad de mejora para que el interesado obtenga su documento solicitado en línea, por encontrarse en otro país o estado y requiera su título o certificado para continuar con su preparación académica.
El pasado agosto 2019 la Dirección de Tecnologías de Información y el DEyA revisó la posibilidad de realizar los trámites bajo la tecnología de Blockchain (cadena de bloques); en el mes de octubre se citaron a diferentes proveedores, entre ellos GRAFFER, SYSARTEC, SYSARTEC/DETECNO, ECTOTEC PUBLICO Y ECTOTEC PRIVADO, para ofrecernos sus servicios que incluían además los logos de organismos certificadores de los programas aprobados por el H. Consejo Universitario.
Actualmente se están desarrollando los siguientes proyectos en SIASE: como primera fase, la emisión de títulos electrónicos y certificados digitales bajo dicha tecnología liberando éstos en el 2020 y en una segunda fase los demás servicios.
El personal de la DTI actualiza en el SIASE las adecuaciones al Reglamento para la Admisión, Permanencia y Egreso de los Alumnos de la UANL, aprobado el 8 de agosto 2019, que implica la titulación en todos los niveles.
http://transparencia.uanl.mx/secciones/normatividad_vigente/archivos/LyR09/06admision.pdf