Questions/Answers
Question 1
Please briefly describe the initiative, what issue or challenge it aims to address and specify its objectives. (300 words maximum)
El carácter multidimensional en el que está inmerso el proceso de transformación de la administración, comporta de forma implícita una complejidad adicional, la resultante de la concurrencia de una transformación tecnológica con la innovación en la prestación de servicios. Las administraciones locales deben establecer una hoja de ruta para incorporar, de forma progresiva, todas las infraestructuras de administración electrónica en su gestión interna y en su relación con la ciudadanía, interiorizando en este proceso de transformación los criterios de simplificación, de reducción de cargas administrativas, de interoperabilidad, de gestión documental, etc. En este camino de transformación de la administración, al menos dos son las premisas que deben mantenerse firmes a lo largo del proceso: La necesidad de ordenar, rediseñar y automatizar el backoffice de la institución en cuestión, con el objetivo de optimizar los recursos existentes y mejorar los servicios, el acceso y la colaboración, mediante cualquier canal, entre la ciudadanía y la Administración; El convencimiento de que el incremento de la cooperación entre administraciones y el fomento de la colaboración público-privada para resolver problemas comunes mediante un uso adecuado de las TIC permite crear nuevos modelos de funcionamiento más eficientes y más eficaces que generan ahorro para el sector público, mediante medidas centradas en compartir y reutilizar infraestructuras y servicios. El objetivo es, pues, transformar la administración en una organización abierta, colaborativa, inteligente, interconectada, estructurada en torno a una arquitectura integrada de servicios y orientada a procesos simplificados y comunes.
Objetivos estratégicos:
● Transformar la estructura productiva de la organización facilitar el cambio cultural.
● Desplegar la gobernanza inteligente
● Desplegar la Estrategia Integral de Gobierno Abierto
● Crear una oferta innovadora de servios para la ciudadanía y eficiente en su gestión
● Desplegar un nuevo modelo de atención integral y de calidad para la ciudadanía y las empresas
Question 2
Please explain how the initiative is linked to the selected category. (100 words maximum)
La iniciativa se encuentra alineada fundamentalmente con el ODS 16 ya que se trata de desarrollar un modelo de prestación de servicios abierto, colaborativo y transparente y dotarse de unas instituciones digitales, abiertas, sostenibles y basadas en el principio de rendición de cuentas, a fin de poder alcanzar el resto de ODS ya que no se puede hablar de igualdad si existen diferencias entre la ciudadanía en el ejercicio de sus derechos por cuestiones de orden material y práctico.
Question 3
a. Please specify which SDGs and target(s) the initiative supports and describe concretely how the initiative has contributed to their implementation. (200 words maximum)
ODS 16, en concreto las metas siguientes:
- Reducir sustancialmente la corrupción y el soborno en todas sus formas (mediante el despliegue de la contratación electrónica, la trazabilidad y transparencia en la actividad administrativa)
- Crear instituciones eficaces, responsables y transparentes (mediante el despliegue de una estrategia integral de gobierno abierto que incluye acciones en materia de acceso a la información, publicidad activa, buen gobierno, participación y colaboración. También la elaboración de un plan de actuación en materia de Responsabilidad Social Corporativa)
- Garantizar la adopción de decisiones inclusivas, participativas y representativas (la aprobación de un Reglamento de Participación y Colaboración, que incide en la rendición de cuentas, en los procesos participativos y la gestión colaborativa)
- Garantizar el acceso público a la información y proteger las libertades fundamentales (Portal de transparencia; Portal de Datos Abiertos; Procedimiento para garantizar el derecho de acceso a la información; carpetas ciudadanas, entidades, proveedores...)
b. Please describe what makes the initiative sustainable in social, economic and environmental terms. (100 words maximum)
El despliegue de la Administración electrónica ha impactado de forma integral tanto en la reducción del uso del papel en la tramitación administrativa, como en el coste agregado de la prestación de los servicios públicos (p.e. reducción de 18€ por cada tramitación electrónica).
Las acciones relacionadas con el impulso del Gobierno Abierto han permitido incorporar a la ciudadanía en el proceso de elaboración de políticas y toma de decisiones públicas, y la rendición de cuentas está haciendo aumentar la confianza de la ciudadanía lo que repercute en una mayor participación ciudadana.
Question 4
a. Please explain how the initiative has addressed a significant shortfall in governance, public administration or public service within the context of a given country or region. (200 words maximum)
Precisamente el primer objetivo estratégico de esta Estrategia de Transformación Digital es transformar la estructura productiva de la organización y facilitar el cambio cultural. El objetivo es revisar el actual modelo organizativo mediante la generación de sinergias con otros agentes, tanto públicos como privados, el aprovechamiento de las posibilidades que ofrecen las TIC, la formación continua y el desarrollo de capacidades digitales, incidiendo en el liderazgo organizacional, el cambio cultural necesario y el valor de las personas que realizan la función pública.
b. Please describe how your initiative addresses gender inequality in the country context. (100 words maximum)
Esta iniciativa se enmarca en un Plan de Actuación del Mandato que aborda la desigualdad de género mediante acciones para garantizar que las políticas de igualdad sean hilo conductor de la acción municipal y, por lo tanto, todas las estrategias y planes deben cumplir con este objetivo, también la iniciativa que presentamos.
c. Please describe who the target group(s) were, and explain how the initiative improved outcomes for these target groups. (200 words maximum)
Varios grupos receptores:
- Propios usuarios de la Corporación, mediante la revisión de procedimientos, automatización de procesos...
- Ciudadanía en general (atención ciudadana integral y multicanal, 24x7; servicios públicos digitales; reducción de cargas administrativas y eficiencia en la tramitación; acceso a la información pública; rendición de cuentas; mayor participación; etc.)
Question 5
a. Please describe how the initiative was implemented including key developments and steps, monitoring and evaluation activities, and the chronology. (300 words)
Eje 1 ADMINISTRACIÓN DIGITAL
1. Estudio para la implantación de una red social corporativa
2. Estrategia integral de gobierno abierto
3. Redacción plan de gestión inteligente de la ciudad
4. Plan de mejora de la estructura organizativa municipal
5. Formación específica por sectores en materia de Administración digital (interna y externa)
6. Actualización del organigrama y catalogación de los puestos de trabajo
Eje 2 SERVICIOS DIGITALES INCLUSIVOS E INNOVADORES
1. Implantación de un portal de datos abiertos del Ayuntamiento
2. Sistema de indicadores del Ayuntamiento
3. Elaboración del Reglamento de Participación Ciudadana
4. Modelo de Gestión Cívica y colaborativa
6. Mejora del contenido gráfico de las carpetas de la sede electrónica
7. Implantación del catálogo Integral de servicios
Eje 3 MARCO RELACIONAL CON CIUDADANÍA Y EMPRESAS
1. Despliegue del modelo de atención integral y multicanal MOSAIC en el ámbito de la Oficina de Atención Empresarial (OAE) y del sistema de Quejas y Sugerencias
2. Diseño, elaboración y automatización de procedimientos para mejorar, agilizar y simplificar la tramitación administrativa
Eje 4 TECNOLOGÍAS Y HERRAMIENTAS PARA LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL
1. Análisis, plan de acción y procedimientos para la implementación de la contratación electrónica y la gestión patrimonial
2. Despliegue de la metodología BIM
3. Implementación de nuevos cuadros de mando (BI)
4. Servicios cloud
5. Herramienta de gestión y seguimiento del Plan de Inversiones Municipal (PIM)
6. Portal de presupuestos abiertos
7. Plan de Rescate Social
b. Please clearly explain the obstacles encountered and how they were overcome. (100 words)
Obstáculos relacionados con:
- Resistencia al cambio, se realizaron múltiples acciones formativas y acompañamiento en la implantación de proyectos concretos que afectaban a la forma de trabajar de los usuarios)
- Acceso por parte de la ciudadanía (acciones de difusión, acompañamiento, etc.)
- Problemas de funcionamiento de plataformas interoperables (mediante planes de contingencia)
Question 6
a. Please explain in what ways the initiative is innovative in the context of your country or region. (100 words maximum)
El propio proyecto incorpora de forma innata la innovación, ya que se trata de articular una estrategia para la transformación integral de la organización, utilizando las tecnologías como palanca de cambio para generar valor y, sobretodo, para mejorar el marco relacional con la ciudadanía. El objetivo principal es resituar la ciudadanía en el centro de la gestión, utilizando las TIC para repensar procesos y servicios, mediante una gestión de la información basada en el dato único que permita personalizar la prestación de servicios, pero también ser proactivos e incluso predictivos.
b. Please describe, if relevant, how the initiative drew inspiration from successful initiative in other regions, countries and localities. (100 words maximum)
El proyecto se enmarca en la estrategia de Mercado Único Digital europea y también en la Agenda 2030
Question 7
a. Has the initiative been transferred and/or adapted to other contexts (e.g. other cities, countries or regions) to your organization’s knowledge? If yes, please explain where and how. (200 words maximum)
No sabemos si la estrategia de Transformación Digital se ha adaptado a otras organizaciones, lo que sí sabemos es que el Ayuntamiento ha compartido en numerosos foros, tanto a nivel autonómico y estatal, como también en otros países (Colombia) el proyecto y que ha sido valorado como una muy buena práctica.
b. If not yet transferred/adapted to other contexts, please describe the potential for transferability. (200 words maximum)
Esta estrategia es fácilmente extrapolable a otras organizaciones
Question 8
a. What specific resources (i.e. financial, human or others) were used to implement the initiative? (100 words maximum)
Para llevar a cabo esta estrategia, se ha contado con los recursos humanos siguientes:
- Personal del ámbito de Tecnologías y Gestión del Conocimiento y de otros ámbitos del Ayuntamiento
- Se solicitó una subvención a la Diputación de Barcelona que fue concedida por un importe de 509.000 € y el Ayuntamiento ha aportado 150.000 €
b. Please explain what makes the initiative sustainable over time, in financial and institutional terms. (100 words maximum)
El proyecto es sostenible por diversos factores:
- Algunas de las actuaciones son de obligado cumplimiento
- Hay actuaciones que perdurarán sin necesidad de más recursos
- Otras actuaciones inciden claramente en la mejora de los servicios públicos y de la atención a la ciudadanía y empresas
Question 9
a. Was the initiative formally evaluated either internally or externally?
Yes
b. Please describe how it was evaluated and by whom? (100 words maximum)
Al haber recibido una subvención de la Diputación de Barcelona, justo en el momento que se presenta esta candidatura coincide con la justificación de esta subvención que implicarà una auditoría del proyecto.
c. Please describe the indicators and tools used. (100 words maximum)
Se realizará la auditoría con herramientas de la institución a la cual debemos presentar la justificación del proyecto
d. What were the main findings of the evaluation (e.g. adequacy of resources mobilized for the initiative, quality of implementation and challenges faced, main outcomes, sustainability of the initiative, impacts) and how this information is being used to inform the initiative’s implementation. (200 words maximum)
No procede
Question 10
Please describe how the initiative strives to work in an integrated manner within its institutional landscape – for example, how does the initiative work horizontally and/or vertically across different levels of government? (200 words maximum)
Al tratarse de una estrategia de transformación integral del Ayuntamiento, de carácter multidimensional, casi la totalidad de proyectos requieren un trabajo transversal de equipos multidisciplinares, lo que a su vez genera la incorporación progresiva de esta nueva cultura de trabajo cooperativa y colaborativa.
Question 11
The 2030 Agenda for Sustainable Development puts emphasis on collaboration, engagement, partnerships, and inclusion. Please describe which stakeholders were engaged in designing, implementing and evaluating the initiative and how this engagement took place. (200 words maximum)
Como se ha indicado, la elaboración y la implementación de los diferentes proyectos que integran la estrategia de transformación digital se ha realizado de forma colaborativa con los diferentes ámbitos implicados.
Por otro lado, se ha constituido un grupo con personas de la ciudad interesadas en trabajar en proyectos relacionados con la innovación, la colaboración, la participación y la consecución de los ODS denominado "Comunidad 2020"
Question 12
Please describe the key lessons learned, and how your organization plans to improve the initiative. (200 words maximum)
Como lecciones aprendidas:
- La nueva gobernanza requiere repensar el marco relacional con la ciudadanía, fomentando la transparencia, la participación y la colaboración, poniendo el foco en la rendición de cuentas como un instrumento para generar confianza en la ciudadanía y sumarla en la definición, seguimiento y ejecución de las políticas públicas.
- El proyecto requiere de una metodología de mejora continua, por lo tanto en continua revisión y evaluación para incorporar mejoras y adecuar las actuaciones a nuevas necesidades