Questions/Answers
Question 1
Please briefly describe the initiative, what issue or challenge it aims to address and specify its objectives. (300 words maximum)
أ. منصة ذكية تتضمن خصائص شمولية وتفاعلية تسهم في تقديم الخدمات الطلابية بطريقة ذكية ومبتكرة، حيث تسعى إلى توظيف التطبيقات الذكية لتفعيل عملية التواصل والمتابعة والتقييم للطلبة الدارسين داخل وخارج الدولة، والمنصة تقوم بتعزيز الشراكات من خلال تفعيل قنوات التواصل مع مختلف الشركاء والجهات الحكومية والمحلية التي تعنى في منظومة التعليم والابتعاث. كما تتضمن خصائص اتصالية وتفاعلية شمولية تضمن تعزيز قنوات التواصل بين مختلف المستفيدين وتسعى إلى استقطاب أصحاب العقول والأفكار من مختلف المؤسسات التعليمية من خلال منظومة الاستقطاب الأكاديمي ونظام الطلبة المتعاونين الراغبين للعمل بنظام الساعات.
Question 2
Please explain how the initiative is linked to the selected category. (100 words maximum)
أ. الفئة هي تعزيز الابتكار لتقديم خدمات شاملة ومنصفة للجميع من خلال التحول الرقمي، حيث إن منصة إيفاد قامت بتحويل 70 خدمة تقليدية في إدارة البعثات والاستقطاب في شرطة دبي إلى خدمات رقمية يمكن للمستفيد تقديمها في أي وقت وفي أي مكان، وتم تقليل مدة الرد على الطلبات من 240 ساعة إلى 24 ساعة، وتم تقليل المراحل الإدارية للخدمة الواحدة من 12 مرحلة إلى 3 مراحل، مما ساهم بتحويل إدارتنا من إدارة ورقية إلى إدارة لا ورقية.
Question 3
a. Please specify which SDGs and target(s) the initiative supports and describe concretely how the initiative has contributed to their implementation. (200 words maximum)
أ. الترابط الاستراتيجي على المستوى الحكومي والمحلي:
- ترابط مع مئوية الإمارات 2071:
• تحقيق سعادة المجتمع
• نستثمر في البحث والتطوير
• نتبنى أفضل التجارب والممارسات
- ترابط مع رؤية الإمارات 2021:
• نسبة الشعور بالأمن
• مؤشر الجرائم المقلقة
• عدد الوفيات الناتجة عن حوادث الطريق لكل 100 ألف من السكان
- ترابط مع خطة دبي 2021:
• ذات بيئة آمنة وموثوقة
• يشكلون بفعاليتهم في الدعامة الصلبة لنهضة دبي وتطورها
• مستدامة ومبتكرة في إدارة مواردها
- ترابط مع شرطة دبي:
• إسعاد المجتمع
• مدينة آمنة
• الابتكار في القدرات المؤسسية
b. Please describe what makes the initiative sustainable in social, economic and environmental terms. (100 words maximum)
ب. تعد منصة إيفاد من المنصات المستدامة من الناحية الاقتصادية كونها سببت وفرة مالية كبيرة في الإدارة، أما من الناحية البيئية فهي مساهمة عن طريق تحويل الخدمات التقليدية الورقية إلى تحول رقمي لا ورقمي مما يساهم في الحفاظ على البيئة، وأما من الناحية الاجتماعية فهي ساهمت عن طريق استقطاب أفضل الكفاءات وتوفير فرص للطلبة أثناء فترة دراستهم أو بعد تخرجهم وأيضا قامت بدعم منتسبي الشرطة لإستكمال دراستهم. إضافة على ذلك تعد منصة إيفاد من قنوات التواصل بين مختلف شرائح المجتمع مما يعزز التواصل وتبادل المعارف والخبرات.
Question 4
a. Please explain how the initiative has addressed a significant shortfall in governance, public administration or public service within the context of a given country or region. (200 words maximum)
أ. تم تعويض النقص الموجود في الإدارة عن طريق تقليل الإجراءات من12 مرحلة إدارية يمر بها طلب المستفيد إلى 3 مراحل إدارية فقط، وتكون متوفرة على مدار الساعة وليس خلال وقت الدوام الرسمي فقط. وكذلك تم تقليل زمن الرد على الخدمات من 240 ساعة إلى 24 ساعة كحد أقصى، وتم تحويل 70 خدمة تقليدية إلى 70 خدمة ذكية متاحة في منصة إيفاد.
b. Please describe how your initiative addresses gender inequality in the country context. (100 words maximum)
ب. جميع الخدمات المتوفرة في منصة إيفاد هي خدمات تخدم الذكور والإناث وبشكل متساوي.
c. Please describe who the target group(s) were, and explain how the initiative improved outcomes for these target groups. (200 words maximum)
ت. المستفيدون من منصة إيفاد هم ست فئات مختلفة، وهم منتسبي شرطة دبي، الطلبة الدارسين داخل وخارج الدولة، المجالس في شرطة دبي، القطاعات الحكومية والخاصة ذات الصلة بشؤون الابتعاث، المؤسسات التعليمية الحكومية والخاصة وطلبة الجامعات والمدارس، حيث يبلغ عدد المستفيدون في جميع الفئات أكثر من 17,000 مستفيد.
Question 5
a. Please describe how the initiative was implemented including key developments and steps, monitoring and evaluation activities, and the chronology. (300 words)
أ. تنقسم رحلة تنفيذ مشروع إيفاد إلى سبع مراحل وهم:
- الإعداد والتخطيط
- إطلاق البرنامج
- التفعيل والاستخدام
- المعالجة والتعديل
- الخطة التطويرية
- الخطة التسويقية
- التقييم ونسب الإنجاز
(للمزيد من التفاصيل حول مراحل تنفيذ المشروع مع الخط الزمني، يرجى الإطلاع على المرفق الخاص بعرض إيفاد).
b. Please clearly explain the obstacles encountered and how they were overcome. (100 words)
- الاحتياجات المالية: عدم كفاية الموازنة المرصودة وتم توفير الموازنة من خلال عرض الفكرة على إدارة المشاريع وتصنيفها كمبادرة استراتيجية ومن ثم اعتمادها من القائد العام وتخصيص الموازنة للمشروع
- الإشكاليات التقنية: عدم توافق اللغة البرمجية المقترحة مع اللغة البرمجية PHP لتطوير البرامج المستخدمة في شرطة دبي لغة JAVA
- الموارد البشرية: عدم وجود العدد الكافي من الكفاءات التخصصية لإدارة المشروع من الجوانب التقنية والفنية والتشغيلية والتسويقية وتمت معالجتها عن طريق توفير الكفاءات التخصصية من خلال تشكيل فريق عمل متخصص يتضمن مدير المشروع، نائب المدير، منسق فني وتقني، منسق تسويقي، منسق إداري وتنظيمي.
- المستفيدين والشركاء: عدم وضوح الرؤية للمستفيدين والشركاء مع وجود مقاومة لعملية تفعيل وتطوير الفكرة، ولحل الإشكالية تم إعداد برنامج متكامل لنشر المعرفة الخاصة بفكرة إيفاد وذلك عن طريق جلسات وورش نشر المعرفة وبرنامج النزول الميداني لمختلف الشركاء والمطورين.
- الإشكاليات الفنية: الإشكاليات المتعلقة بتوفير الكفاءات التخصصية وتحديد احتياجات القوة من التخصصات ولحل الإشكالية تم إعداد استمارة التخصصات الدراسية لتحديد احتياجات القوة من الكفاءات التخصصية. وتم نشر المعرفة من خلال النزول الميداني على مختلف الفئات المستهدفة.
- الإشكاليات المتعلقة بخدمات الطلبة الدارسين: تم تطوير صفحة الحصاد لتغطية كافة خريجي شرطة دبي من سنه 86 وتوفير قواعد بيانات متكاملة تغطي كافة الشؤون الدراسية
- التقارير الإدارية: الإشكاليات الإدارية والمتعلقة بالتقارير الإدارية والتي تسهم في عملية المراجعة والتقييم وتزويد صناع القرار والسياسات بالبيانات الدقيقة ولمعالجته تم إنشاء صفحة تقارير تفاعلية بجميع الخدمات الإدارية بدقة عالية ترصد جميع البيانات المطلوبة من عدد الخدمات وعدد ساعات العمل لكل خدمة وكل ما يقدم الموقع.
- قياس رضا المتعاملين: عدم وجود آلية قياس واضحة لتقييم رضا مختلف الفئات في مضمومة الابتعاث والاستقطاب وتمت معالجة التحدي عن طريق انشاء وتطوير خصائص وحقول في برنامج إيفاد لقياس رضا المتعاملين لكافة خدمات الموقع.
Question 6
a. Please explain in what ways the initiative is innovative in the context of your country or region. (100 words maximum)
أ. تعد منصة إيفاد ابتكار فريد من نوعه كونها قامت بتحويل الخدمات التقليدية وورقية في إدارة البعثات في شرطة دبي إلى خدمات رقمية لا ورقية، وقامت بزيادة عدد الفئات المستهدفة والمستفيدة من الخدمات من فئة واحدة إلى ست فئات مختلفة، وحيث قامت برفع عدد المستفيدين من خدمات إيفاد من ٢٧٩ مستفيد إلى أكثر من ١٧٠٠٠ مستفيد. وعلى صعيد المراحل الخاصة بتقديم الخدمات فكانت إيفاد سبب في تقليص المراحل الإدارية من ١٢ مرحلة الى ٣ مراحل فقط مما أدى إلى تقليل زمن الرد على الطلبات من ٢٤٠ ساعة الى ٢٤ ساعة فقط. وتم تقليل تكلفة الموارد البشرية بما يزيد عن ٨٠٪ من التكلفة الاصلية.
b. Please describe, if relevant, how the initiative drew inspiration from successful initiatives in other regions, countries and localities. (100 words maximum)
ب. للاطلاع على أبرز الممارسات المماثلة قمنا بعمل مقارنات مرجعية مع مختلف الجهات مثل: أدنوك ، هيئة الصحة في دبي ، وزارة شؤون الرئاسة ، شرطة أبوظبي ، وزارة التعليم العالي والبحث العلمي ، بلدية دبي ، هيئة الطرق والمواصلات في دبي ، مركز محمد بن راشد للفضاء ، جامعة الإمارات للطيران، لنتمكن من ابتكار منصة رائدة تقوم بحل مختلف الإشكاليات في مختلف أنظمة الابتعاث في الدولة، وكذلك قمنا بالمشاركة بقمة المنح الدراسية للاطلاع على الممارسات العالمية مثل منصة سفير من المملكة العربية السعودية وبعض من المنصات المشابهة وقمنا بعمل مقارنات مرجعية معهم كذلك.
c. If emerging and frontier technologies were used, please state how these were integrated into the initiative and/or how the initiative embraced digital government. (100 words maximum)
ت. تم استخدام التقنيات الرائدة من أجل توفير أفضل تجربة للمستفيدين وبأعلى جودة ممكنه وتم إتباع المعايير التقنية الخاصة في شرطة دبي لتنفيذ مشروع إيفاد وتم ربط المنصة مع مختلف الجهات والمؤسسات التعليمية.
Question 7
a. Has the initiative been transferred and/or adapted to other contexts (e.g. other cities, countries or regions) to your organization’s knowledge? If yes, please explain where and how. (200 words maximum)
أ. نعم تم نقل وتكييف منصة إيفاد لتوفر خدمات محلية وعالمية، حيث تم نشر المعرفة عن طريق التسويق للمنصة في المحافل الدولية والقمم العالمية والبدء باستقبال طلبات من خارج الدولة، مثل طلبات التدريب العملي وطلبات الطلبة المتعاونين بنظام المكافأة لكل ساعة عمل. وكذلك تم نشر المعرفة عن طريق المشاركة والفوز في جوائز عالمية مما أدى للوصول لشرائح من جديدة من المستفيدين المقيمين خارج أراضي دولة الإمارات.
b. If not yet transferred/adapted to other contexts, please describe the potential for transferability. (200 words maximum)
ب. تمت الإجابة عليه في الفقرة أ
Question 8
a. What specific resources (i.e. financial, human or others) were used to implement the initiative? (100 words maximum)
أ. يوجد تكلفة خاصة بالأصول وتكلفة خاصة بالموارد البشرية (الموظفين)، حيث تبلغ تكلفة الأصول بالسابق (قبل منصة ايفاد) ١٧٢،٧٦٧ بينما تكون تكلفة الأصول ٩١،٩٧٨ بعد إطلاق منصة إيفاد. أما بالنسبة لتكلفة الموظفين فكانت ٤،٥٠٢،٥١٩ قبل منصة إيفاد وأصبحت ٧٢٥،١٥٨ بعد إطلاق منصة إيفاد. وبناء على ذلك تعدل التكلفة الإجمالية السابقة ٤،٦٧٥،٢٨٦ بينما تكون التكلفة الإجمالية بعد تطبيق المنصة ٨١٧،١٣٧ بعد تطبيق المنصة مما سبب وفرة مالية في الإدارة.
b. Please explain what makes the initiative sustainable over time, in financial and institutional terms. (100 words maximum)
ب. تعد إيفاد منصة مستدامة لاعتمادها على نظام ذكي يتيح للزوار معرفة جميع البيانات المطلوبة للاستفادة من الخدمات المتوفرة، وتم تحويل جميع الخدمات الخاصة بإدارة البعثات إلى خدمات رقمية مما يدعم استدامة إيفاد ومما يقلل الموارد التشغيلية المطلوبة في إيفاد، وبناء على الخطة المستقبلية لإيفاد سيتم تعزيز المنصة ببعض أدوات الذكاء الاصطناعي المتقدمة لأتمتت معظم الخدمات وضمان استدامتها.
Question 9
a. Was the initiative formally evaluated either internally or externally?
Yes
b. Please describe how it was evaluated and by whom? (100 words maximum)
ب. قامت منصة إيفاد بالمشاركة بالعديد من الجوائز المحلية والعالمية والإقليمية، حيث تم تطبيق معايير الآيزو على منصة إيفاد. وكذلك تم تقييم منصة إيفاد من قبل لجان خاصة بتقييم مشاركات الجوائز (لجان تابعة لشرطة دبي ولجان خارجية تابعة للجهات المنظمة للجوائز). وأيضا تم عمل استطلاع رأي لكل من مبتعثي شرطة دبي ومنتسبي شرطة دبي وطلبة الجامعات المستفيدين من خدمات منصة إيفاد.
نتائج إستطلاع الرأي :
وقمنا كذلك بعمل استطلاع الرأي للمستفيدين من الخدمة و كانت النتائج كالتالي:
- مبتعثي شرطة دبي: 96.5% وعدد المشاركات 137 مشاركة
- منتسبي شرطة دبي: 97.3% وعدد المشاركات 230 مشاركة
- طلبة الجامعات: 95.3% وعدد المشاركات 1322 مشاركة
c. Please describe the indicators and tools used. (100 words maximum)
ت. بالنسبة للمؤشرات فتم تطبيق نظام التدقيق الداخلي ( الآيزو 9001 )
d. What were the main findings of the evaluation (e.g. adequacy of resources mobilized for the initiative, quality of implementation and challenges faced, main outcomes, sustainability of the initiative, impacts) and how is this information being used to inform the initiative’s implementation? (200 words maximum)
- جائزة القمة العالمیة BMI للمنح الدراسیة إ تقییم مختلف البرامج والخدمات التي تعنى بشؤون الابتعاث والمنح الدراسیة وتعزیز التنافسیة بین مختلف الجھات والمؤسسات الداعمة للطلبة الدارسین والمبتعثین
- تصنیف الجائزة: عالمیة
- الفئة المستھدفة: أفضل منصة الكترونیة للطلبة المبتعثین
- البلد: المملكة المتحدة
- جائزة المدن الذكية IDC وتهدف إلى تقييم استخدام التكنلوجيا الحديثة والابتكار لجعل المدن أكثر جاذبية وحيوية لتقديم خدمات مبتكرة تسهم في تحقيق الاستدامة وتحسين جودة الحياة.
- تصنیف الجائزة: اقليمية
- الفئة المستھدفة: التعليم الذكي
- البلد: الولايات المتحدة الأمريكية
- جائزة القمة الدولية SIA تهدف إلى تقييم مختلف الابداعات والابتكارات في مجالات التعليم، التسويق، الاعلام ومجالات الاتصال واستخدام التكنولوجيا الحديثة
- تصنیف الجائزة: عالمية
- الفئة المستھدفة: أفضل فكرة تستحق الدعم
- البلد: الولايات المتحدة الأمريكية
- جائزة المدراء التنفيذين BURJ CEO وتهدف إلى تقييم مختلف البرامج والمشاريع والمبادرات الإبتكارية في مختلف المجالات التعليمية، التقنية، الاقتصادية والتسويقية وكذلك في مجالات الاستدامة وجودة الحياة.
- تصنیف الجائزة: عالمية
- الفئة المستھدفة: المنصة الذكية الأكثر إبداعا
- البلد: الولايات المتحدة الأمريكية
- جائزة أفكار الإماراتUAE Ideas ، وهي جائزة سنوية تابعة لمجموعة دبي للجودة
- تصنیف الجائزة: محلية
- الفئة المستھدفة: فئة تمكين المواطنين
- البلد: الإمارات العربية المتحدة
Question 10
Please describe how the initiative is inscribed in the relevant institutional landscape (for example, how is it situated with respect to relevant government agencies, and how have these institutional relationships been operating). (200 words maximum)
أ. تم ربط منصة إيفاد مع الموقع الرسمي الداخلي في شرطة دبي
ب. تم تطبيق جميع المعايير الرسمية (التقنية والإدارية) الخاصة في شرطة دبي
ت. خطة ربط المنصة مع الوزارات والدوائر الحكومية ذات الصلة
ث. خطة ربط المنصة مع المؤسسات التعليمية ذات الصلة
Question 11
The 2030 Agenda for Sustainable Development puts emphasis on collaboration, engagement, partnerships, and inclusion. Please describe which stakeholders were engaged in designing, implementing and evaluating the initiative and how this engagement took place. (200 words maximum)
الشركاء الداخليين: الإدارات العامة ومراكز الشرطة ومجالس شرطة دبي المعنية
الشركاء الخارجيين: الوزارات والمؤسسات الحكومية والمحلية ذات الصلة والمؤسسات التعليمية ذات الصلة.
Question 12
Please describe the key lessons learned, and how your organization plans to improve the initiative. (200 words maximum)
بالنسبة لدروس المستفادة والأثر المتروك من منصة إيفاد فهو موزع على قطاعات مختلفة:
قطاع التعليم: قنوات ومساحات لاستقطاب الكفاءات التخصصية من جميع الجنسيات لنقل واكتساب المعارف والخبرات من خلال المزج بين الجانب النظري والعملي
قطاع المنح الدراسية: تعد المنصة هي الأولى من نوعها في دولة الإمارات في تقديم خدمات شمولية متكاملة للطلبة الدارسين داخل وخارج الدولة وتوفر لهم قنوات للمشاركة بأفكارهم وابداعاتهم خلال مختلف مراحل الدراسة (خدمات إدارية، مالية، تعليمية، المحادثة، المنتدى، الموجه الطلابي).
قطاع الإبداع والابتكار: تعمل المنصة على استقطاب أصحاب العقول والأفكار وتبني مختلف المشاريع الطلابية واستثمار امكانياتهم وقدراتهم لخلق بيئة جاذبة للمبدعين والمبتكرين (مبادرة التدريب العملي – مبادرة الطلبة المتعاونين بنظام المكافأة).
قطاع التحول الذكي: تحول جميع الخدمات المقدمة للمستفيدين إلى خدمات ذكية ومبتكرة (خدمات الطلبة المبتعثين-خدمات منتسبي شرطة دبي- خدمات مجالس شرطة دبي- خدمات طلبة الجامعات).
القطاع الوظيفي: تعمل المنصة على استقطاب أفضل الكفاءات التخصصية الوطنية من مختلف التخصصات الدراسية للعمل في شرطة دبي والمساهمة في تلبية احتياجات القوة من الكفاءات البشرية الوطنية (مثل الاستقطاب الأكاديمي).
التعليم المستمر: تعمل المنصة على توفير قنوات لمنتسبي شرطة دبي لمواصلة دراستهم الجامعين في مختلف البرامج مما يطور من امكانياتهم المعرفية ويصقل من خبراتهم الوظيفية (استكمال الدراسة – عدم المانعة – المستشار الأكاديمي)