Questions/Answers
Question 1
Please briefly describe the initiative, what issue or challenge it aims to address and specify its objectives. (300 words maximum)
وصف المبادرة: توفير منظومة متكاملة تقوم على أتمته عمليات التخطيط والمتابعة والتقييم للمسوح والبحوث التي تجريها الهيئة العامة للإحصاء وفق أفضل الممارسات العالمية في هذا المجال وهي منهجية أتمتتة إجراءات الأعمال الإحصائية GSBPM المعتمد من المكتب الإحصائي للاتحاد الأوروبي يور وستات من خلال توفير أدوات وبرامج تتيح عمليات المتابعة للأنشطة الميدانية والمكتبية على كافة المستويات الإدارية.
التحدي: لم يكن يوجد في الهيئة آلية موحدة لتوصيف المهام وسير العمل في الإنتاج الإحصائي، وبالتالي كان لكل منتج إحصائي دورة أعماله الخاصة به دون حوكمة موحدة للعملية، كذلك فكرة المبادرة تعتبر الأولى على مستوى العالم في المراكز والهيئات الإحصائية.
الأهداف:
- إنشاء النظام لوضع توصيف قياسي للعمليات الإحصائية ومتابعة الإنتاج الإحصائي بناءً على هذه العمليات وضمان وجود آلية موحدة ومحوكمة تحكم كافة العمليات الإحصائية
- متابعة سير العمل (قياس أداء المؤسسة والعمليات).
- توفير وسيلة فاعلة للمشرفين من تصعيد المخاطر وتمكين قادة الهيئة من متابعتها.
- تسهيل القدرة على اتخاذ الاجراءات التصحيحية المناسبة في الوقت اللازم.
- اعداد ونشر خطط المنتجات الإحصائية.
- خلق توافق حول الخطط والتنفيذ.
- اعداد ونشر مؤشرات الإنجاز.
- اعداد مؤشرات الانجاز للقوى العاملة الميدانية وقوائم التقييم لجميع الفئات الميدانية.
Question 2
Please explain how the initiative is linked to the selected category. (100 words maximum)
ارتباطه بالفئة كون النظام يهدف الى تحويل متابعة تنفيذ إجراءات ومهام العمل الإحصائي من الطريقة التقليدية الى النظام إلكتروني رقمي ،يتم فيه حوكمة كامل العمليات وفق مسئوليات محددة، وضمن المعايير المعتمدة بحسب GSBPM and GAMSO Model، وهي تعتبر من التطبيقات والتكنولوجيات الحديثة المميزة على صعيد المنطقة والعالم في إيجاد نظام إدارة عمليات إحصائي يستند لهذه المعايير العالمية، ومن خلال الشراكات مع الجهات الحكومية واطلاعهم على هذه التجربة نسعى لأن تكون محفز لهم باستنساخ التجربة وتحويل عملياتهم الى نظام رقمي لتحقيق هدف رؤية 2030 من خلال حكومة الكترونية فعالة.
Question 3
a. Please specify which SDGs and target(s) the initiative supports and describe concretely how the initiative has contributed to their implementation. (200 words maximum)
- المبادرة معني بشكل مباشر مع الهدف الثامن لتنمية المستدامة (العمل اللائق ونمو الاقتصاد)، والذي نص على تحقيق مستويات أعلى من الإنتاجية الاقتصادية من خلال التنويع، والارتقاء بمستوى التكنولوجيا، والابتكار، بما في ذلك من خلال التركيز على القطاعات المتسمة بالقيمة المضافة العالية والقطاعات الكثيفة العمالة، حيث ساهمت المبادرة في توفير الجهد اللازم لمتابعة نسب الإنجاز الخاصة بمنتجات الهيئة مما أدى الى تخفيض التكاليف المالية الخاصة بمتابعة إنجازات المنتجات الإحصائية كما استهدفت المبادرة جميع فئات العمالة بالهيئة العامة للإحصاء بالإضافة الى شركائها من خلال زيادة آليات التنظيم والرقابة والتقييم مما أدى الى اشراك الكثافة العمالية على جميع المستويات.
- أما بالنسبة للتكنولوجيا فقد تم استخدام أحدث التقنيات والمنهجيات بإصدارتها الأخيرة لتنفيذ اعمال هذه المبادرة،
حيث تم اعتماد التطبيقات الذكية والمبنية على تقنيات أساسيةكمنصة أساسية لسهولة الاستخدام، التواصل واتخاذ القرارات السريعة خصوصا لاصحاب القرار،
IOS and Android
b. Please describe what makes the initiative sustainable in social, economic and environmental terms. (100 words maximum)
من ابرز أهداف المبادرة المذكورة هي زيادة ثقة الراي العام المستهدفة سواءا كانت عينة او حصر شامل من خلال التنظيم و الرقابة و التققيم المستمر لأعمال الهيئة العامة للإحصاء مما نعكست على الناحية الإجتماعية إيجابيا.
كما استهدفت المبادرة تقليل الجهد اللازم لتنفيذ المنتجات الإحصائية من خلال زيادة الرقابة و التقييم مما ادى الى تقليل تكاليف إنتاج المنتجات الإحصائية.
أما بالنسبة للناحية البيئية فقد استغلت الهيئة العامة للإحصاء هذه المبادرة للتخلص من الأعمال الورقية و تعدد الزيارات للعينة سواءا كانت عينة او حصر شامل.
Question 4
a. Please explain how the initiative has addressed a significant shortfall in governance, public administration or public service within the context of a given country or region. (200 words maximum)
إن الهيئة العامة للإحصاء تؤمن بتعدد التخصصات و إشراك أكبر قدر من المختصين لتنفيذ الأعمال الموكلة اليها على أتم وجه و عليه فقد استغلت الهيئة العامة للإحصاء هذه المبادرة لتظيم الامور المتعلقة بالموارد البشرية مما أدى الى تقليل نسبة النقص الناتجة عن حجم الأعمال الكبير , كما أن ابرز الأهداف المتحققة من المبادرة هي تقليص الدور الرقابي و التوجيهي سواءا بالإدارة المختصة او الإدارات العامة من خلال إيجاد حلول تقنية و منهجيات تهدف لتلخيص الإنجازات بأفضل الممارسات الممكنة و بهذا انعكست الفائدة على جميع مناطق المملكة العربية السعودية.
b. Please describe how your initiative addresses gender inequality in the country context. (100 words maximum)
إن المبادرة استهدفت محور التقييم و متابعة التقييم و التي تهدف الى تعزيز الية الرقابة على كلا الجنسين دون تحيز لجنس على الأخر بصفة المبادرة مؤتمتة بشكل كامل و لا يمكن التحيز لأي جنس.
c. Please describe who the target group(s) were, and explain how the initiative improved outcomes for these target groups. (200 words maximum)
إن المبادرة المذكورة استهدفت جميع فئات الموظفين في الهيئة العامة للإحصاء بشكل شامل بحسب الهيكل الاداري و نذكر الفئات المستهدفة و هي (الرئيس , وكلاء, المدراء العامين , مدراء الإدارات , رؤساء المنتجات , الفرق المختصة , الباحثين) بالإضافة الى تأثر الرأي العام بإيجابيات المبدارة من خلال توفير الوقت و الجهد اللازم لإستيفاء المنتج الإحصائي , كما نود ذكر محور عقد الشركات الخاص بالجهات الحكومية من خلال أدوار متابعة منتجاتهم التي يتم تنفيذها من خلال الإكاديمية المستحدثة لدى الهيئة العامة للإحصاء و بهذا فإن المبادرة استهدفت جميع الفئات سواء موظفي الهيئة العمة للإحصاء او الرأي العام او الجهات الحكومية.
Question 5
a. Please describe how the initiative was implemented including key developments and steps, monitoring and evaluation activities, and the chronology. (300 words)
كان التنفيذ بعد ان تم مخاطبة مجموعة من الجهات الإحصائية بالدول المتقدمة للإستفادة من تجاربهم السابقة و تم التأكد من عدم وجود تجربة مماثلة فققرت الهيئة العامة للإحصاء بإستخدام منهجيات تحقق الأهداف بالشكل المرجو و عليه تم إستخدام المنهجية الرشيقة في ادارة المشاريع وتطوير التطبيقات Agile Methodologies ، حيث تم اعتماد Scrum Framework و ذلك لضمان تطبيق المبادرة بشكل تكراري تصاعدي يضمن تحقيق الأهداف المرجوة ، حيث تم تقسيم المبادرة الى مجموعة اقسام (Sprint Backlog) ويتم العمل على كل قسم في فترة زمنية تكرارية (اسبوعين) ، يتم من خلالها اضافة الخصائص الجديدة ، او اجراء التعديلات على Sprint السابق ، حتى الوصول الى المنتج النهائي
وقد عززت هذه الطريقة زيادة جودة المنتج، التعامل بشكل أفضل مع التغيير، توفيرات تقديرات أفضل، بالاضافة الى السيطرة على الجدول الزمني للمشروع
, اما بالنسبة للخطوات المتخذة فقد تم بناء ست فرق عمل تحتوي على مختصين بحسب المجالات و تكبير هذه الفرق مع استمرارية أعمال المبادرة ليتولى كل فريق الأعمال المستندة الية من خلال نهج تكراراي تصاعدي يضمن تنفيذ إحتياجات و متطلبات المبادرة على اتم وجه.
و الجدير بالذكر بما يخص التسلسل الزمني فقد تم تنفيذ المبادرة من خلال خطة عمل تحتوي على ثمان إصدارات رئيسية و يحتوي كل إصدار على فصلين (Two Sprints) بالإضافة لتوفير إدارة مختصة بمتابعة التشغيل و التقييم و تم بذل اقصى الجهود للتعامل مع محور إدارة التغيير (Change management) و التأكد من توفر الدعم الفني بأفضل الممارسات العالمية.
b. Please clearly explain the obstacles encountered and how they were overcome. (100 words)
تم ذكر سابقا ان هذه المبادرة هي المبادرة الاولى من نوعها عالمياً و التأكد من عدم وجود اي محطة يمكن الإستناد اليها و الإستفادة من توصيتها (benchmarking) , و هذا كان التحدي الأكبر و تم التغلب عليه من خلال الإستفادة من التجارب المماثلة التي لم تحقق نجاح او نضج و تم الأخذ بتوصياتهم الاولية و من ثم تم توجيه فرق العمل لتنفيذ المبادرة من خلال منهجية(Scrum).
كما واجهت المبادرة بعض التحديات سواء كانت تحديات تقنية او تحديات إدارية و تم التعامل مع هذه التحديات بشكل دائم من خلال إيجاد حلول بديلة و إدخال الفرق المختصة لإيجاد افضل الممارسات لحل هذه التحديات , و من ابرز هذه التحجيات كانت إدارة التغيير (Change Management).
Question 6
a. Please explain in what ways the initiative is innovative in the context of your country or region. (100 words maximum)
كما تمت الاشارة اليه سابقا، تم اعتماد المنهجية الرشيقة في ادارة المشاريع
Agile Methodologies
، واعتماد استراتيجية تطوير المنتجات باستخدام Scrum Framework
حيث تمتاز بكونها طريقه مرنة وشمولية, حيث يعمل فريق المطورين جميعاً كوحدة واحدة من أجل تحقيق هدف محدد مسبقاً. هذه الطريقة تختلف اختلافاً كلياً عن الطريقة التقليدية التي تعتمد على التسلسل في عملية تطوير أي منتج معين بل وتتحداها.
يدعم التطبيق مختلف الاجهزة الذكية، والتي تعمل ضمن بيئة تشغيل IOS and Android بمختلف الاصدارات ، ومناسب لجميع الاحجام سواء اكانت هواتف محمولة ، او لوحية ، بالاضافة الى دعم التطبيقات للغة العربية، بالإضافة الى اللغة الانجليزية
b. Please describe, if relevant, how the initiative drew inspiration from successful initiative in other regions, countries and localities. (100 words maximum)
كما تم ذكره سابقا بان بعض الدول حاولت تنفيذ هذه المبادرة دون استكمالها لعدة تحديات او موانع علما ان المبادرة تلقى إعجابا لدى هذه الدول، لذلك تم إطلاع مركز الإحصاء الخليجي على المبادرة ومخرجتها والية تنفيذها وقد أبدو إعجابهم بالمبادرة واستعدادهم للمضي قدما في تنفيذ أعمال مشابهة.
حيث قامت الهيئة بعقد عدة ورشات عمل ، لبحث تجارب الدول الاخرى في مبادرات شبيهة، وتم الاطلاع على ابرز التحديات والمعوقات والتي حالت بينها وبين انجاح مثل هكذا مبادرة، للوصول الى توفير حل متكامل يخدم جميع الاطراف في المؤسسة الواحدة
Question 7
a. Has the initiative been transferred and/or adapted to other contexts (e.g. other cities, countries or regions) to your organization’s knowledge? If yes, please explain where and how. (200 words maximum)
لا
b. If not yet transferred/adapted to other contexts, please describe the potential for transferability. (200 words maximum)
إن المبادرة المنفذة لدينا هي مبادرة مستحدثة وتم الانتهاء منها وتشغيلها منذ عامين وقد اثبتت كفاءتها واستقرار مخرجتها ولذلك فإن الهيئة العامة للإحصاء تتوجه حاليا لنشر ونقل هذه التجربة للشراكات المهتمة في هذه المبادرة ويكون خلال زيارات الجهات الإحصائية الرسمية للهيئة العامة للإحصاء (مركز الإحصاء الخليجي، الهيئة الاتحادية لتنافسية والإحصاء)
كما انه لم يتم الإشتراط بالعقد المبرم ما بين الشركة التقنية الإحصائية والهيئة العامة للإحصاء بعدم نقل او نشر هذه المبادرة لدول اخرى وذلك حرصا من الهيئة العامة للإحصاء بنقل ونشر هذه المبادرة.
Question 8
a. What specific resources (i.e. financial, human or others) were used to implement the initiative? (100 words maximum)
تم التعاقد مع أحد الشركات المتخصصة بالإحصاء التقني و التي تعمل في هذا المجال منذ 20 عام و لديها علاقة مع الهيئة العامة للإحصاء منذ 9 أعوام و تم التعاقد مع الشركة بمبلغ 1,696,500.00 ريال سعودي علما أن الشركة قامت بالإستثمار بمبلغ 1,000,000.00 ريال سعودي في المبادرة للحصول على منتج يمكن تسويقه لاحقاً.
أما بما يتعلق بالموارد البشرية فقد إهتمت الهيئة العامة للإحصاء بإشراك أكبر عدد من المختصين للإستفادة من واقع خبراتهم في هذه المبادرة وتم إشراك عدد 44 شخص مقسمين على ست فرق عمل (13 شخص من الشركة المنفذة / 31 شخص من الهيئة العامة للإحصاء).
b. Please explain what makes the initiative sustainable over time, in financial and institutional terms. (100 words maximum)
من أبرز الأهداف المرجوة من هذه المبادرة الحفاظ على ديموميتها واستمراريتها لأكبر وقت ممكن نظرا لإعتمدها على دليل إجراءات الأعمال الإحصائية
(GSBPM)
الخاص بالهية العامة للإحصاء والمشترك بشكل كبير مع جميع المنظمات الإحصائية الدولية ولذلك تم اعتماد بناء المبادرة بشكل ديناميكي يتقبل التعديل و التطوير مستقبلا في حال تغير إصدارات دليل إجراءات الأعمال الإحصائية (GSBPM)
او الهيكل الإداري للمنظمة أو فئات المستخدمين أو القوالب او عدد المنتجات على مستوى التقويم السنوي و غيرها من المتغيرات الدورية.
Question 9
a. Was the initiative formally evaluated either internally or externally?
Yes
b. Please describe how it was evaluated and by whom? (100 words maximum)
تم تقييم التجربة داخليا من قبل المستخدمين و التي تشمل جميع فئات المشتغلين لدى الهيئة العامة للإحصاء , كما تم تقييم المبادرة من خلال أحد شركاء الهيئة العامة للإحصاء و هي شركة شبكات الإنجاز للإلكترونيات Eperformance Networks
c. Please describe the indicators and tools used. (100 words maximum)
1. توفير منظومة متكاملة تقوم على أتمتة عمليات التخطيط والمتابعة والتقييم للمسوح والبحوث التي تجريها الهيئة العامة للإحصاء من خلال توفير أدوات وبرامج تتيح عمليات المتابعة الآنية للأنشطة الميدانية على كافة المستويات الإدارية لتغطي اكثر من 45 بحث
2. انشاء لوحة معلومات للشاشات الكبيرة وتطبيقات ذكية لتقييم الوضع العام
3. توفير آليات لتغريف التأخير والمعوقات عن طريق ادارة التصعيد والتقارير التنفيذية
4. حوسبة كافة اعمال التخطيط والمتابعة ،
5. توفير عدد من تقارير الملخصات الادارية
6. توفير قوالب لتحديد الخطط العامة، وقوالب WBS والخطط التفصيلية الخاصة بالتنفيذ لمختلف العمليات
7. تعزيز وسائل التواصل والتعاون الخاص بعمليات الادارة
8. تصميم مؤشرات الانجاز والمتابعة بشكل معياري
d. What were the main findings of the evaluation (e.g. adequacy of resources mobilized for the initiative, quality of implementation and challenges faced, main outcomes, sustainability of the initiative, impacts) and how this information is being used to inform the initiative’s implementation. (200 words maximum)
1.تم تقييم التزام الموظفين المختصين ومدراء الإدارات للمبادرة والتي نتج عنها زيادة ملحوظة في ضبط إيقاع المستخدمين بإعبارات المدة الزمنية اللازمة لتنفيذ الإنجازات.
2. تم تقييم قدرة الإدارات العليا للمبادرة و قد تم ضبط زيادة ملحوظة في المتابعة و الرقابة و تقليل وقت متابعة و حل التحديات و المخاطر على مستوى المنتج الإحصائي.
3. تم تقييم قدرة المبادرة على كفاية الموارد البشرية و لوحظ بشكل كبير الحد من الجهد و الوقت و التكلفة الزائدة في الإنجازات.
4.تم تقييم قدرة المبادرة على الإستمارار المتزايد في رفع نسب الإنجاز و لوحظ تسجيل نتائج إيجابية مع مرور الفترة الزمنية.
كما تم الإستفادة من نتائج التقييم في تسع محطات تحسينية تم فيها تحليل و دراسة نتائج التقييم و ترتيب اولوياتها و عكس المعتمد منها على المبادرة.
Question 10
Please describe how the initiative strives to work in an integrated manner within its institutional landscape – for example, how does the initiative work horizontally and/or vertically across different levels of government? (200 words maximum)
نبداء اولاً بذكر شمولية المبادرة على جميع موظفي الهيئة العامة للإحصاء دون إستثناء و قد تم دراسة و تحليل و إعتماد منظومة افقية تحتوي على فئات المستخدمين بعدد اربع فئات و تنقسم كل فئة الى مجموعة من المسميات مجموع خمس عشر مسمى أما بالنسبة للعمل المؤسسي العامودي فتم إدراج مائة و تسع و خمسون صلاحية مختلفة تتوزع على الفئات و المسميات بحسب متطلبات و إحتياجات المبادرة و الجدير بالذكر أنه تم تصميم هذه المصفوفة بإشراك عدد كبير من الإدارات و المختصيين للوصل الى مصفوفة ثابتة و تم تصنيف هذه المصفوفة على أنها ابرز مدخلات المبادرة.
Question 11
The 2030 Agenda for Sustainable Development puts emphasis on collaboration, engagement, partnerships, and inclusion. Please describe which stakeholders were engaged in designing, implementing and evaluating the initiative and how this engagement took place. (200 words maximum)
نذكر اولا أستحداث وحدة في الهيئة العامة للإحصاء وهي أكاديمية الإحصاء والتي تسعى لعقد الشركات مع الجهات الخارجية سواء كانت حكومية ام خاصة لتلبية احتياجاتهم ومتطلباتهم الإحصائية وقد تم إدراج منتجات الأكاديمية ضمن المبادرة الحالية وبذلك تم الاستفادة من المبادرة مع الجهات و الشركات الخارجية.
كما تم عقد مجموعة من ورش العمل الخاصة بالعصف الذهني و التي حضرها مجموعة من الجهات الإحصائية بالمنطقة و نذكر منها دائرة الإحصاءات العامة الأردنية و إحصاءات سلطنة عمان على مدة تنفيذ المبادرة للإستفادة من الجهات الخارجية بمراحل التصميم و التقييم.
Question 12
Please describe the key lessons learned, and how your organization plans to improve the initiative. (200 words maximum)
من أبرز الدروس المستفادة:
1. تنفيذ أعمال إدارة التغير(Change management).
2. تطوير المبادرة لتشمل جوانب غير إحصائية (الربط اللوجستي و المالي).
3. عقد مجموعة من الورش التحضيرية و التعريفية لمستخدمي المبادرة.
4. بدء التشغيل التجريبي على مجموعة من المنتجات الإحصائية و من ثم تعميمها على سائر منتجات المنظمة.
محاور تحسين المبادرة:
1. تطوير المبادرة لتشمل مجالات غير إحصائية و مثال ذلك الامور المالية و اللوجستية.
2. عقد محطات تحسينية للتسهيل من الإستخدام بواقع خبرة المستخدم.
3. إزالة الخصائص الغير مستفادة منها.