Questions/Answers

Le Royaume du Maroc a déployé de grands efforts durant les dernières années pour la modernisation de l’administration publique. C’est ainsi que les gouvernements marocains successifs ont mis l’accent sur la simplification et la dématérialisation des différentes procédures administratives de l’Etat. La Trésorerie Générale du Royaume, acteur majeur dans le domaine des finances publiques, a initié un vaste chantier de transformation numérique de la gestion de la dépense publique en collaboration avec les différents acteurs concernés. L’initiative de notre candidature est le système de dépôt électronique des factures, qui a vu le jour depuis 2019 dans une vision stratégique de consécration de la transparence, du droit d’accès à l’information et de la modernisation des processus d’exécution de la dépense publique. Il s’agit d’une plateforme qui permet à toutes les entreprises titulaires de commandes publiques de déposer électroniquement leurs factures et autres documents nécessaires à l’attestation du service fait, notamment les attachements pour les marchés de travaux, les notes d’honoraires pour les marchés relatifs aux prestations architecturales et les factures pour les marchés de fournitures et de services. L’information en temps réel permet aux entreprises de suivre leurs commandes publiques depuis l’étape de l’engagement, en passant par les différents actes de paiement jusqu’à la clôture et le paiement total des sommes dues par l’Etat. La plateforme donne ainsi aux titulaires des commandes publiques une vue complète en maitrisant le workflow des différents acteurs et leurs interactions. Le système représente un nouveau mode innovant de gouvernance des délais de paiement des commandes publiques. Il concerne 2 catégories d’utilisateurs : d’une part les opérateurs économiques soit une cible d’environ 37000 entreprises, d’autre part les acheteurs publics couvrant environ 3700 administrations de l'Etat, collectivités territoriales et établissements publics.

L’initiative introduit un mécanisme innovateur offrant un moyen électronique pour le dépôt des factures au profit de toutes les entreprises concernées, fournissant ainsi un service inclusif et équitable. Le système améliore l’efficacité des services publics et réduit les délais de paiement des entreprises puisque les délais courent dès le dépôt électronique sur le système, ce qui renforce également la satisfaction des utilisateurs, la qualité, la transparence, l’accessibilité et la rapidité du service public. La mise en place du système a nécessité une réforme juridique et une transformation numérique du secteur public.

L’initiative soutient l’ODD 9 « Industrie, innovation et infrastructure » et plus précisément le point 9.3 « Accroître, en particulier dans les pays en développement, l’accès des entreprises, notamment des petites entreprises industrielles, aux services financiers, y compris aux prêts consentis à des conditions abordables, et leur intégration dans les chaînes de valeur et sur les marchés ». En effet, le système de dépôt électronique des factures se base sur l’innovation à plusieurs niveaux. D’abord juridique et procédural en mettant à niveau les textes juridiques et les procédures pour permettre d’innover dans le processus organisationnel des administrations et en allant vers l’instauration d’un bureau d’ordre virtuel qui offre plus de facilités d’accès aux petites et moyennes entreprises tout en améliorant les délais de paiement avec l’impact positif sur la trésorerie des entreprises. Ensuite technologique en recourant à des technologies de pointe pour mettre en place le système et assurer sa performance et sa sécurité. Enfin, un niveau humain pour assurer une bonne conduite de changement garantissant l’adhésion de toutes les parties prenantes.

L’initiative offre aux entreprises des services gratuits et accessibles via une plateforme web sécurisée. Elle veille à asseoir les piliers d’un développement durable visant une gestion «zéro-papier». Le système permet d’éviter les déplacements physiques des entreprises dans les locaux des administrations et offre une réduction de la consommation du papier par les entreprises et les administrations. Enfin, le système réduit les coûts et améliore les délais de paiement des entreprises surtout les petites et moyennes entreprises qui constituent plus de 95% du tissu économique avec tout ce que cela représente en terme d’impact social positif.

La situation avant la mise en place du système souffrait d’un ensemble de dysfonctionnements. L’entreprise déposait ses factures physiquement sans une visibilité suffisante sur les délais de leur traitement. Le délai de paiement commençait à courir à partir de la prise en charge de ces factures qui ne se faisait pas toujours dans les délais requis. Par conséquent, une « zone grise » empêchait d’avoir une vue réelle sur les délais de paiement. Par ailleurs, l’entreprise disposait de peu voire aucune information concernant les processus d’ordonnancement, de contrôle et de paiement qui relèvent des prérogatives des donneurs d’ordres et des comptables publics. Le système de dépôt électronique des factures répond ainsi à un déficit de gouvernance en apportant une solution concrète au manque d’information des entreprise et en leur donnant la possibilité d’être au cœur de tout échange ou acte d’ordonnancement en temps réel et disposer ainsi de toute l’information sans être obligée de se déplacer dans les locaux des donneurs d’ordres ou demander à quiconque les informations concernant l’état d’avancement de paiement des prestations qu’elle ont réalisées.

Le système de dépôt électronique des factures donne le droit à toutes les entreprises ayant une commande publique avec l’Etat ou les collectivités territoriales de se doter d’un compte leur permettant de suivre l’exécution de leurs commandes publiques et de déposer électroniquement leurs factures, sans aucune distinction basée sur le genre qu’il s’agisse de personnes morales ou physiques.

Le système de dépôt électronique des factures cible toutes les entreprises ayant une commande publique avec l’Etat et les collectivités territoriales, soit un nombre important d’entreprises qui atteint environ 37000. La Trésorerie Générale du Royaume en étant un organisme public relevant du Ministère de l’Économie et des Finances, est la structure chargée du contrôle de la dépense publique, forte de son réseau de plus de 380 comptables publics répartis sur tout le territoire national et même à l’étranger auprès des représentations diplomatiques du Royaume, a piloté la mise en œuvre du programme. Sa place centrale dans l’exécution de la commande publique lui a donné la possibilité de disposer de toute l’information nécessaire. L’initiative fait bénéficier les entreprises d’un droit de regard sur l’intégralité du workflow allant de l’engagement de la dépense jusqu’au dernier paiement. Les entreprises se trouvent alors informées en temps réel des aboutissements de leurs demandes de paiements suite aux travaux exécutés. La plateforme leur offre aussi la possibilité de déposer de manière électronique leurs factures dans une vision de maîtrise du circuit de la commande publique et de réduction des délais de paiement des commandes publiques.

Le système de dépôt électronique des factures est né de l’idée d’apporter un nouveau service au profit des entreprises bénéficiaires de la commande publique pour leur permettre d’avoir une vue sur les étapes de traitement de leurs commandes. Ces dernières étaient déjà gérées à travers les services offerts par le système GID (Gestion Intégrée de la Dépense) au profit des donneurs d’ordres et des comptables. Le système GID qui est un système intégré et transactionnel permettant à ces acteurs de traiter les processus de gestion de la dépense publique depuis l’engagement, la liquidation, l’ordonnancement jusqu’au paiement de la dépense publique. Le développement du système a commencé par donner le droit de consultation aux entreprises de leurs commandes publiques. Le système de dépôt électronique des factures s’est basé sur le système GID pour avoir des informations fiables et en temps réel sans pour autant donner la possibilité aux entreprises d’interagir au niveau du workflow initial (pour des raisons de sécurité), il s’agit d’un droit d’accès à l’information exclusivement. Les différents types de commande publique ont été listées et agencées d’une façon ergonomique, facile et intuitive pour permettre aux différents catégories d’entreprises (Petite et Moyenne Entreprise ou Grandes entreprises) de se retrouver facilement, et d’avoir l’information d’une manière intuitive sans un besoin particulier d’assistance. Le système a suscité un grand engouement pour les entreprises, une satisfaction signalée quant à la disponibilité des informations en temps réel. Le système a été adopté par des milliers d’entreprises. Cet engouement a connu une nette évolution avec la mise en place du dépôt électronique des factures. Pour assurer la réussite de ce système, le déploiement a été fait selon une progressivité temporelle de quatre paliers : 2 mai 2019, 1er janvier 2020, 1er janvier 2021 et 1er janvier 2022.

Comme tout projet, la mise en place du système a connu certains obstacles : techniques et résistance au changement. Les obstacles techniques liés à la sécurisation du système pour protéger les données des entreprises contre toute cyberattaque. Le droit de consultation sur nos bases de données a été fait à travers des synonymes, et des accès sécurisés par certificat SSL. Concernant la résistance au changement, trois dimensions ont été appréhendées : la communication continue, la formation des parties prenantes et l’assistance via un helpdesk. Un système de télé-réclamation a également été mis en place pour répondre aux réclamations des utilisateurs.

L’initiative est la première de son genre dans notre pays. Elle est innovatrice au niveau technique à travers la mise en place d’un site sécurisé via certificat SSL et un mécanisme de communication interne via synonyme Oracle avec restriction des autorisations «grant selection». Il y a également la notification par mail des actes de dépôt de dossier de paiement et les procédés de signature électronique par clé classe 3 ainsi que la génération d’accusé de réception portant un code QR. Au niveau démarche, il y a eu une progressivité temporelle du déploiement et une conduite de changement appropriée.

L’initiative ne s'est pas inspirée d'une autre initiative dans d'autres régions.

L'initiative a intégré la signature électronique avec une clé de signature classe 3 et un système de vérification de l'authenticité des documents par la génération d’accusé de réception portant un code QR pour renforcer la confiance numérique pour la vision eGov (e-Gouvernement).

Non

L’initiative est potentiellement transférable au niveau des aspects techniques concernant la signature électronique qui peut être utilisée sur d’autres applications qui ont besoin de traiter des documents signés. Il y a également l’aspect de la dématérialisation entière de la chaine comptable et financière (transmission des documents dûment signés électroniquement entre acteurs). Par ailleurs, au-delà des aspects techniques, un potentiel important de transférabilité concerne l’idée d’un système qui offre la possibilité aux entreprises de consulter l’état d’avancement de leurs commandes publiques et qui leur permet de déposer électroniquement leurs factures.

Plusieurs ressources ont été déployées pour mettre en œuvre cette initiative : humaines et financières. D’abord des ressources humaines qualifiées ayant une grande maîtrise des aspects juridiques et procéduraux liés à la dépense publique, une équipe de développement logiciel qualifiée et expérimentée, une équipe sécurité ainsi qu’une équipe de conduite de changement. Des ressources matérielles importantes ont été déployées pour le bon fonctionnement de la plateforme, des serveurs fiables et robustes, une base de données puissante, des logiciels de supervision de l’activité et la disponibilité.

L’initiative dispose d’une assise juridique forte, ce qui la rend incontournable pour les différents acteurs de la dépense publique. La Trésorerie Générale du Royaume veille en tant qu’institution responsable de la plateforme à sa durabilité et sa disponibilité permanente, ainsi que son amélioration. L’initiative fait partie des projets stratégiques de la Trésorerie Générale du Royaume, et bénéficie d’une implication forte du top management ainsi que de l’expertise des équipes techniques qui disposent d’un fort potentiel pour la transformation numérique de l’administration.

Yes

L’initiative a fait l’objet d’une évaluation de son impact sur les délais de paiement des entreprises. Le rapport annuel 2021 de l’observatoire des délais de paiement a fait le constat d’une nette amélioration de ces délais depuis la mise en place du système. Par ailleurs, l’initiative a obtenu le premier prix d’excellence du Prix National de l'Administration Electronique « e-mtiaz » qui distingue les projets et initiatives d’e-administration réussies, par un jury spécialisé ayant une grande compétence et notoriété dans le domaine de l’Administration électronique et des TIC, représentant les secteurs public et privé et la société civile.

Ce prix couronne les services publics ayant connu une meilleure transformation électronique et qui permettent aux citoyens et aux entreprises de bénéficier d’un service public partiel ou total, avec un gain de temps, d'effort ainsi qu'une réduction des coûts et des délais.

L’évaluation a permis de mettre en évidence le saut qualitatif des délais de paiement grâce au système de dépôt électronique mis en place. Eu égard à l’impact positif sur les délais de paiement et l’amélioration du climat des affaires, les ressources mobilisées ont été largement rentabilisées avec un retour sur investissement qui se manifeste au niveau de l’efficacité, l’efficience et la qualité des services offerts aux entreprises. La progressivité temporelle de déploiement et la démarche appropriée de la conduite de changement ont également contribué à instaurer un climat de confiance pour des services durables.

Le système de dépôt électronique des factures dans son aspect de consultation des commandes publiques représente un choix privilégié des entreprises. Par ailleurs, la plateforme est instituée par la loi (Décret Ministériel) en tant que plateforme unique pour le dépôt électronique des factures. Vu le caractère obligatoire, la plateforme se greffe parfaitement dans le processus d’exécution de la dépense publique. L’acteur principal pour la plateforme est l’entreprise qui consulte les actes accomplis par les donneurs d’ordres relatifs aux commandes publiques ainsi que les actes de contrôle effectués par le comptable public. L’entreprise dépose sur la plateforme ses factures électroniques et déclenche le début de son dossier de paiement. Elle reçoit des notifications suite aux actions des autres acteurs (donneurs d’ordres et comptables) et peut télécharger son reçu de dépôt de la plateforme.

La conception de la solution a été le fruit de collaboration entre plusieurs acteurs de la dépense publique. Ces acteurs ont interagi dans le cadre de plusieurs rencontres pour arrêter la conception finale de la solution. Ces acteurs sont les suivants : - Le ministère de l’Économie et des Finances représenté par la Trésorerie Générale du Royaume, vu son rôle central au niveau du contrôle de la dépense publique et pour être aussi l’institution responsable de la mise en place de la plateforme. - La Confédération Générale des Entreprises du Maroc, qui était d’un apport considérable en matière de définition du besoin et dans l’accompagnement dans les campagnes de vulgarisation de la plateforme au niveau des entreprises. - Les administrations publiques qui sont un partenaire essentiel dans l’exécution de la dépense publique, vu qu’il s’agit des ordonnateurs. - La Poste du Maroc qui est l’entité unique de délivrance de certification de signature de classe 3 au Maroc. - Les équipes d’assistance de la Trésorerie Générale du Royaume qui veillent à l’écoute continue des différents acteurs, dans une quête d’une amélioration permanente du service rendu par la plateforme.

Cette expérience est riche en enseignements. D’abord, l’importance de la mise à disposition d’une information fiable et en temps opportun pour les entreprises. Ces dernières sont réceptives des initiatives visant à renforcer l’équité et la transparence ainsi que la confiance envers les acteurs de la dépense publique. Sur un autre plan, la réussite d’une telle expérience repose sur quelques facteurs notamment : - l’importance de l’implication du top management qui garantit un rythme soutenu de mise en œuvre - la nécessité d’adoption d’une démarche progressive dans la mise en place des systèmes en pensant grand « think big » mais en démarrant avec des petits paliers stables « start small » - l’adoption d’une conduite du changement appropriée, qui vise à assurer une appropriation des solutions implémentées - l’ouverture sur les partenaires nous a permis, grâce à leurs exigences, d’améliorer et adapter le système à leurs besoins. Consciente de l’apport d’une telle expérience sur l’amélioration du climat des affaires et la qualité des services offerts aux clients et partenaires, un plan d’action court, moyen et long terme a été préparé. Ce plan s’inscrit dans le cadre du processus de dématérialisation globale couvrant la chaine financière et comptable.