Questions/Answers
Pregunta 1
Describa brevemente la iniciativa, qué situación o reto aborda y especificar los objetivos.
(Máximo 300 palabras)
Descripción de los beneficios de la Simplificación de Trámites en el Ecuador
La simplificación de trámites tiene como principal enfoque el ciudadano, beneficiar la relación que éste tiene con la Administración Pública para poder acceder a servicios o cumplir obligaciones. En este mismo objetivo de simplificación, se ha incluido a la relación que tienen las entidades públicas.
Las estrategias implementadas en el Estado ecuatoriano, además de buscar el beneficio ciudadano, ha propendido a optimizar los recursos públicos, mediante el desarrollo in house de diferentes habilitantes tecnológicos, los cuales pueden ser utilizados sin ningún costo adicional para las entidades del sector público que así lo requieran, lo cual permite optimizar el uso de los recursos públicos. Todos estos habilitantes se conectan a un registro único de trámites (www.gob.ec), por lo cual una entidad al registrarse, se convierte en beneficiario de todos los habilitantes que están incorporados allí (firma electrónica, diseñador de formularios, pasarela de pagos, etc), así como de aquellos que progresivamente incorpore el Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información. Esta estrategia ha permitido mitigar los efectos de la pandemia al permitir la atención en línea, con la misma validez jurídica
De la misma manera, con el fin de transparentar la información, todos los datos registrados en la plataforma www.gob.ec, se encuentran expuestos como datos abiertos, lo que lo convierte además en una oportunidad para que la ciudadanía, sociedad civil, academia y el mismo Estado, puedan procesarlos y a partir de ellos generar políticas, investigaciones e incluso oportunidades de negocio.
Objetivos de la Simplificación
Racionalizar las tramitaciones que realizan los usuarios ante la Administración Pública; mejorar su eficacia, pertinencia y utilidad, a fin de lograr mayor celeridad y funcionalidad en las mismas; reducir los gastos operativos; obtener ahorros presupuestarios y mejorar las relaciones de la Administración Pública con los ciudadanos
Pregunta 2
Explicar cómo está alineada la iniciativa con la categoría seleccionada
(Máximo 100 palabras)
La estrategia planteada por el Gobierno ecuatoriano, difiere de la experiencia de otros países, porque los habilitantes desarrollados para la simplificación de trámites, partieron de una base normativa, tienen una metodología para su implementación y se encuentran conectados de forma nativa a la plataforma www.gob.ec que contiene la información de los trámites, lo cual es algo innovador, al no solamente tener un repositorio centralizado de información, sino también de herramientas tecnológicas para uso inmediato por parte del sector público. Los trámites tanto informativos como digitalizados, pueden ser consumidos directamente por la ciudadanía
Pregunta 3
a. Verificar a qué ODS y meta(s) apoya esta iniciativa y describa concretamente cómo esta
iniciativa ha contribuido a la implementación del ODS indicado. (Máximo 200 palabras)
El ODS es:
Industria, innovación e infraestructura
Meta: Desarrollar infraestructuras fiables, sostenibles, resilientes y de calidad, incluidas infraestructuras regionales y transfronterizas, para apoyar el desarrollo económico y el bienestar humano, haciendo especial hincapié en el acceso asequible y equitativo para todos
Descripción
La plataforma donde converge la información para la simplificación de trámites (www.gob.ec) así como todos sus habilitantes tecnológicos incorporados, han sido desarrollados en software libre con personal propio del MINTEL. Esto asegura la sostenibilidad en el tiempo pues no se depende de proveedores o inversiones para su operación. Asimismo durante la pandemia, la plataforma fue probada exitosamente debido a que en la misma se habilitó la emisión de salvoconductos para circulación vehicular, de los cuales se emitieron más de 8 millones de documentos durante la emergencia, con picos de solicitudes que alcanzaron los 7000 usuarios concurrentes, lo que demostró la fiabilidad de dicha solución
b. Describa qué hace que esta iniciativa sea sostenible en término social, económico y del medio ambiente. (Máximo 100 palabras)
Es sostenible en términos económicos ya que al tratarse de software libre, no se requiere invertir en licenciamiento, sino solamente crecer en capacidad de recursos. Este crecimiento se realizará conforme la demanda lo requiera al estar alojado en cloud. Al medio ambiente tiene un impacto directo pues la digitalización de trámites y el uso de firma electrónica en su gestión, disminuye el uso de papel.
Pregunta 4
a. Explicar cómo la iniciativa ha abordado un déficit significativo en la gobernanza, la administración pública o el servicio público en el contexto de un de país o región. (Máximo 200 palabras)
Antes de la plataforma www.gob.ec, la información de trámites en el sector público ecuatoriano se encontraba dispersa y para el uso de los diferentes habilitantes tecnológicos, cada entidad debía implementar por cuenta propia o mediante procesos de contratación, lo cual conllevaba un tiempo y recursos considerablemente altos.
Al centralizar la información y los habilitantes, la ciudadanía tiene un punto único informativo y las entidades del sector público pueden destinar su tiempo a otras actividades productivas y ya no en el desarrollo y/o contratación de soluciones que ya brinda el Estado sin ningún costo.
b. Describa cómo su iniciativa aborda la desigualdad de género en el contexto del país. (Máximo 100 palabras)
La solución se encuentra enfocada en todos los ciudadanos procurando satisfacer un derecho establecido en la Consttución del Ecuador que garantiza el acceso a las tecnológias de la información y comunicación por ende se brinda un trato igulitario a toda la ciudadania.
c. Describa quiénes fueron los grupos receptores a beneficiarse de la iniciativa, y explicar cómo la iniciativa mejoró las condiciones de estos grupos. (Máximo 200 palabras)
Las soluciones fueron brindadas para todo tipo de usuarios , ciudadanos, empresa privadas e incluso las instituciones públicas, ahorrando tiempos y costos en los cuales debe incurrir el ciudadano para la realización de los trámites
Pregunta 5
a. Describir cómo se implementó la iniciativa incluyendo desarrollos y pasos clave, actividades de monitoreo y evaluación y la cronología. (300 palabras)
Descripción
MINTEL: Ministerio de Telecomunicaciones y Sociedad de la Información el cual es el ente rector de la Simplificación de Trámites.
• Expedición de Decreto Ejecutivo No. 372 donde se declara como Política de Estado a al simplificación de trámites
• Desarrollo de la plataforma GOB.EC
• Expedición de la Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos
• Expedición de Reglamento de Ley
• Registro de trámites en la plataforma GOB.EC por parte de las entidades
• Emisión de normas técnicas para simplificación
• Desarrollo e integración de habilitantes tecnológicos (firma electrónica, diseñador de formularios electrónicos, pasarela de pagos)
• Elaboración de planes de simplificación de trámites
• Aprobación de planes de simplificación de trámites por parte del MINTEL
• Ejecución de planes de simplificación de trámites
• Verificación de cumplimiento de la simplificación de trámites por parte del MINTEL
b. Explicar claramente los obstáculos encontrados y cómo se solucionaron. (100 palabras)
Obstaculos
- Restricciones normativas.
- Resistencia al cambio por parte de los servidores públicos.
Soluciones
- Se realizó cambios en algunos cuerpos normativos secundarios para que se alineen a la ley y a las disposiciones del MINTEL.
- Talleres de socialización para la simplificación de trámites.
- Sanciones para quienes incumpan las disposiciones.
Pregunta 6
a. Explicar de qué manera(s) la iniciativa es innovadora en el context de su país o region. (Máximo 100 palabras)
La estrategia planteada por el Gobierno ecuatoriano, difiere de la experiencia de otros países, porque los habilitantes desarrollados para la simplificación de trámites, partieron de una base normativa, tienen una metodología para su implementación y se encuentran conectados de forma nativa a la plataforma www.gob.ec que contiene la información de los trámites, lo cual es algo innovador, al no solamente tener un repositorio centralizado de información, sino también de herramientas tecnológicas para uso inmediato por parte del sector público.
b. Describa, si fuere relevante, cómo la iniciativa se inspiro en iniciativas exitosas de otras regions, países o localidades. (Máximo 100 palabras)
Se realizó un benchmarking de portales gubernamentales de otros países, donde constantamos que si bien es cierto que existía un portal "único", en muchos casos este solamente tenía enlaces (links) hacia los portales institucionales de los trámites, incluso en la parte informativa de dichos trámites. No encontramos una experiencia donde de forma nativa, la tramitación se realice en la misma plataforma
c. Si se utilizó tecnología de frontera, favor detallar cómo ésta fue integrada en la iniciativa y/o cómo la iniciativa adoptó el gobierno digital. (máximo 100 palabras)
No aplica
Pregunta 7
a. ¿Su organización tiene conocimiento si la iniciativa ha sido transferida y/o adaptada a otros contextos (por ejemplo: otras ciudades, países o regiones)? Si así fuera, favor explicar dónde y cómo. (Máximo 200 palabras)
Toda la información que se ha ingresado en www.gob.ec es expuesta como datos abiertos a través de API´s. Esto ha permitido que por ejemplo el Municipio de Quito consuma esta información para publicarla en su portal municipal de trámites por lo cual la ciudadanía independientemente si consulta información de los trámites en el portal gubernamental o en el local, accederá a la misma información (https://pam.quito.gob.ec/PAM/Inicio.aspx#tramites), de la misma manera, la herramienta para firma y validación de documentos firmados electrónicamente, está siendo integrada a diferentes plataformas públicas y privadas dentro del país.
b. Si la iniciativa aún no ha sido transferida/adaptada a otros contextos, favor describir el potencial de transferencia. (Máximo 200 palabras)
Todas las soluciones desarrolladas se las realizó en software libre y se encuentran disponibles para su uso en el portal de Software libre Ecuatoriano
Pregunta 8
a. ¿Qué recursos específicos (financieros, humanos ú otros) se utilizaron para implementar la iniciativa? (Máximo 100 palabras)
Recursos:
Personal de la Subsecretaria de Gobierno Electrónico y de Registro Civil quienes se encargaron del desarrollo de la plataforma y sus habilitantes asi como la transferencia de conocimientos a las entidades públicas.
Recursos Financieros
Un valor de $7000 para un profesional que definió la arquitectura para integrar los formularios electrónicos para plataforma www. gob.ec
b. En términos financieros e institucionales, explicar qué hace que esta iniciativa sea sostenible a través del tiempo. (Máximo 100 palabras)
Se tiene una base normativa ya que todos los habilitantes tienen un marco jurídico que los soporta y al ser desarrollado en inhouse el soporte técnico, la administración y el despliegue se lo realiza por parte del Ministerio de telecomunicaciones
Pregunta 9
a. ¿Esta iniciativa ha sido evaluada formalmente, ya sea interna o externamente?
Si
b. Describa cómo fue evaluada y por quién. (Máximo 100 palabras)
El Ministerio de Telecomunicaciones por sus atribuciones verifica el cumplimiento de la Simplificación de trámites de acuerdo a lo que reporta cada entidad y posterior a este reporte se coordina con el ministerio de trabajo para que el mismo se encargue de la verificación en territorio.
c. Describa los indicadores y herramientas utilizados. (Máximo 100 palabras)
INDICADORES
- Número de trámites simplificados
- Número de trámites eliminados.
- Porcentaje de trámites en linea.
Se toma en cuenta toda la información que registran las instituciones dentro de la plataforma www.gob.ec
d. ¿Cuáles fueron los principals hallazgos de la evaluación (por ejemplo: la adecuación de los recursos movilizados para la iniciativa, la calidad de implementación y los desafíos enfrentados, los resultados principales, la sostenibilidad de la iniciativa, los impactos) y cómo se utiliza esta información para informar sobre la implentación de la iniciativa. (Máximo 200 palabras)
El principal hallazgo es la falta de definición de trámites a nivel nacional de parte de las entidades públicas lo que provocaba que existieran diferentes procedimientos y requisitos para un mismo trámite. La expedición de la normativa nos permitió estandarizar la información y unificar criterios partiendo de un trámite homologado.
Para la evaluación del impacto, se midió el costo que genera el trámite unificado y en su simplificación se evalúa la diferencia que se presenta entre los costos previo y posterior a su simplificación.
Pregunta 10
Describa cómo la iniciativa incide en el panorama institucional relevantes (por ejemplo: cómo se situaba con respecto a las agencias de gobierno releantes y cómo han estado funcionando las relaciones institucionales entre ellos). (Máximo 200 palabras)
En aplicación de la Ley de Simplificación de Trámites, el ente rector era un Comité de Simplificación de Trámites, el cual al estar conformado por varias entidades, era difícil que se reúnan y den oportuna gestión y el seguimiento a las acciones que debían realizar las entidades.
Por este motivo, a partir de enero del 2020, el Presidente de la República encargó esta responsabilidad al Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información - MINTEL, el cual adecuó su estructura orgánica a fin de que exista una unidad responsable para que de gestión a la simplificación de trámites. Esto ha permitido que permanentemente se generen normativas, lineamientos, herramientas tecnológicas y asistencia a las instituciones del sector público en esta materia. Estas acciones han fortalecido la presencia del MINTEL a nivel de las entidades pues sus acciones son visibles al ejercer la rectoría, no solamente con el discurso, sino también con la provisión de herramientas para cumplir con la simplificación de trámites
Pregunta 11
La Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible pone énfasis en la colaboración, compromiso, asociaciones y la inclusión. Describa qué partes interesadas participaron en el diseño, implementación y evaluación; y cómo se llevó a cabo este compromiso. (Máximo 200 palabras)
Para la construcción de la normativa y herramientas para simplificación de trámites, se ha invitado a varias entidades del sector público que deben utilizarlas, a fin de que con su retroalimentación, puedan perfeccionarse estos instrumentos.
De la misma manera, se ha coordinado con el Ministerio del Trabajo, para que en función de sus atribuciones en materia de administración por procesos y de control y evaluación del servicio público, se unifiquen los esfuerzos respecto a los criterios que deben cumplir las instituciones del sector público en el marco de la simplificación de trámites.
Pregunta 12
Describa las lecciones clave aprendidas y cómo su organización planea mejorar la iniciativa. (Máximo 200 palabras)
En la simplificación de trámites 2020, se pudo evidenciar que los criterios de simplificación de trámites regulados en la Norma Técnica de Diagnóstico Económico y Criterios de Priorización de Trámites que emitió el MINTEL, provocó que existan entidades cuyos planes de simplificación de trámites contengan en algunos casos, demasiados trámites y en otros, ningún trámite. Esto motivo a realizar una reforma en dicha Norma Técnica, la cual se encuentra en realización una vez que ha pasado por el proceso de retroalimentación de las instituciones a través de una consulta pública.
De la misma manera, en los habilitantes tecnológicos, se han incorporado mejoras sugeridas por las instituciones, priorizando aquellas cuyo beneficio sea aplicable para todas las entidades que los utilizan.