Questions/Answers
Question 1
Veuillez décrire brièvement l’initiative, le problème ou défi qu’elle cherche à résoudre, et spécifiez ses objectifs. (300 mots maximum)
Descripción de los beneficios de la Simplificación de Trámites en el Ecuador
La simplificación de trámites tiene como principal enfoque el ciudadano, beneficiar la relación que éste tiene con la Administración Pública para poder acceder a servicios o cumplir obligaciones. En este mismo objetivo de simplificación, se ha incluido a la relación que tienen las entidades públicas.
Las estrategias implementadas en el Estado ecuatoriano, además de buscar el beneficio ciudadano, ha propendido a optimizar los recursos públicos, mediante el desarrollo in house de diferentes habilitantes tecnológicos, los cuales pueden ser utilizados sin ningún costo adicional para las entidades del sector público que así lo requieran, lo cual permite optimizar el uso de los recursos públicos. Todos estos habilitantes se conectan a un registro único de trámites (www.gob.ec), por lo cual una entidad al registrarse, se convierte en beneficiario de todos los habilitantes que están incorporados allí (firma electrónica, diseñador de formularios, pasarela de pagos, etc), así como de aquellos que progresivamente incorpore el Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información. Esta estrategia ha permitido mitigar los efectos de la pandemia al permitir la atención en línea, con la misma validez jurídica
De la misma manera, con el fin de transparentar la información, todos los datos registrados en la plataforma www.gob.ec, se encuentran expuestos como datos abiertos, lo que lo convierte además en una oportunidad para que la ciudadanía, sociedad civil, academia y el mismo Estado, puedan procesarlos y a partir de ellos generar políticas, investigaciones e incluso oportunidades de negocio.
Objetivos de la Simplificación
Racionalizar las tramitaciones que realizan los usuarios ante la Administración Pública; mejorar su eficacia, pertinencia y utilidad, a fin de lograr mayor celeridad y funcionalidad en las mismas; reducir los gastos operativos; obtener ahorros presupuestarios y mejorar las relaciones de la Administración Pública con los ciudadanos
Question 2
Veuillez expliquer en quoi l’initiative est corrélée à la catégorie sélectionnée. (100 mots maximum)
La estrategia planteada por el Gobierno ecuatoriano, difiere de la experiencia de otros países, porque los habilitantes desarrollados para la simplificación de trámites, partieron de una base normativa, tienen una metodología para su implementación y se encuentran conectados de forma nativa a la plataforma www.gob.ec que contiene la información de los trámites, lo cual es algo innovador, al no solamente tener un repositorio centralizado de información, sino también de herramientas tecnológicas para uso inmediato por parte del sector público. Los trámites tanto informativos como digitalizados, pueden ser consumidos directamente por la ciudadanía
Question 3
a. Veuillez spécifier quels sont les ODD et les cibles que l’initiative soutient, et décrivez concrètement comment l’initiative a contribué à leur mise en œuvre. (200 mots maximum)
El ODS es:
Industria, innovación e infraestructura
Meta: Desarrollar infraestructuras fiables, sostenibles, resilientes y de calidad, incluidas infraestructuras regionales y transfronterizas, para apoyar el desarrollo económico y el bienestar humano, haciendo especial hincapié en el acceso asequible y equitativo para todos
Descripción
La plataforma donde converge la información para la simplificación de trámites (www.gob.ec) así como todos sus habilitantes tecnológicos incorporados, han sido desarrollados en software libre con personal propio del MINTEL. Esto asegura la sostenibilidad en el tiempo pues no se depende de proveedores o inversiones para su operación. Asimismo durante la pandemia, la plataforma fue probada exitosamente debido a que en la misma se habilitó la emisión de salvoconductos para circulación vehicular, de los cuales se emitieron más de 8 millones de documentos durante la emergencia, con picos de solicitudes que alcanzaron los 7000 usuarios concurrentes, lo que demostró la fiabilidad de dicha solución
b. Veuillez décrire ce qui rend l’initiative durable en terme social et environnemental. (100 mots maximum)
Es sostenible en términos económicos ya que al tratarse de software libre, no se requiere invertir en licenciamiento, sino solamente crecer en capacidad de recursos. Este crecimiento se realizará conforme la demanda lo requiera al estar alojado en cloud. Al medio ambiente tiene un impacto directo pues la digitalización de trámites y el uso de firma electrónica en su gestión, disminuye el uso de papel.
Question 4
a. Veuillez expliquer comment l’initiative répond à un déficit important en termes de gouvernance, d’administration publique ou de service public dans le contexte d’un pays ou d’une région donnés. (200 mots maximum)
Antes de la plataforma www.gob.ec, la información de trámites en el sector público ecuatoriano se encontraba dispersa y para el uso de los diferentes habilitantes tecnológicos, cada entidad debía implementar por cuenta propia o mediante procesos de contratación, lo cual conllevaba un tiempo y recursos considerablemente altos.
Al centralizar la información y los habilitantes, la ciudadanía tiene un punto único informativo y las entidades del sector público pueden destinar su tiempo a otras actividades productivas y ya no en el desarrollo y/o contratación de soluciones que ya brinda el Estado sin ningún costo.
b. Veuillez expliquer comment votre initiative aborde l’inégalité des genres dans le contexte du pays en question. (100 mots maximum)
La solución se encuentra enfocada en todos los ciudadanos procurando satisfacer un derecho establecido en la Consttución del Ecuador que garantiza el acceso a las tecnológias de la información y comunicación por ende se brinda un trato igulitario a toda la ciudadania.
c. Veuillez décrire le(s) groupe(s) ciblé(s), et expliquez comment l’initiative a amélioré leur situation. (200 mots maximum)
Las soluciones fueron brindadas para todo tipo de usuarios , ciudadanos, empresa privadas e incluso las instituciones públicas, ahorrando tiempos y costos en los cuales debe incurrir el ciudadano para la realización de los trámites
Question 5
a. Veuillez décrire comment l’initiative a été mise en œuvre en incluant les développements et les étapes clés, les activités de suivi et d’évaluation, ainsi que la chronologie. (300 mots)
Descripción
MINTEL: Ministerio de Telecomunicaciones y Sociedad de la Información el cual es el ente rector de la Simplificación de Trámites.
• Expedición de Decreto Ejecutivo No. 372 donde se declara como Política de Estado a al simplificación de trámites
• Desarrollo de la plataforma GOB.EC
• Expedición de la Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos
• Expedición de Reglamento de Ley
• Registro de trámites en la plataforma GOB.EC por parte de las entidades
• Emisión de normas técnicas para simplificación
• Desarrollo e integración de habilitantes tecnológicos (firma electrónica, diseñador de formularios electrónicos, pasarela de pagos)
• Elaboración de planes de simplificación de trámites
• Aprobación de planes de simplificación de trámites por parte del MINTEL
• Ejecución de planes de simplificación de trámites
• Verificación de cumplimiento de la simplificación de trámites por parte del MINTEL
b. Veuillez expliquer clairement les obstacles rencontrés et comment ils ont été surpassés. (100 mots)
Obstaculos
- Restricciones normativas.
- Resistencia al cambio por parte de los servidores públicos.
Soluciones
- Se realizó cambios en algunos cuerpos normativos secundarios para que se alineen a la ley y a las disposiciones del MINTEL.
- Talleres de socialización para la simplificación de trámites.
- Sanciones para quienes incumpan las disposiciones.
Question 6
a. Veuillez expliquer en quoi l’initiative est innovatrice dans le contexte de votre pays ou région. (100 mots maximum)
La estrategia planteada por el Gobierno ecuatoriano, difiere de la experiencia de otros países, porque los habilitantes desarrollados para la simplificación de trámites, partieron de una base normativa, tienen una metodología para su implementación y se encuentran conectados de forma nativa a la plataforma www.gob.ec que contiene la información de los trámites, lo cual es algo innovador, al no solamente tener un repositorio centralizado de información, sino también de herramientas tecnológicas para uso inmediato por parte del sector público.
b. Veuillez décrire, si cela est pertinent, comment l’initiative s’est inspirée d’une autre initiative fructueuse dans d’autres régions, pays ou localités (100 mots maximum)
Se realizó un benchmarking de portales gubernamentales de otros países, donde constantamos que si bien es cierto que existía un portal "único", en muchos casos este solamente tenía enlaces (links) hacia los portales institucionales de los trámites, incluso en la parte informativa de dichos trámites. No encontramos una experiencia donde de forma nativa, la tramitación se realice en la misma plataforma
c. Si des technologies émergentes et de pointe ont été utilisées, veuillez indiquer comment elles ont été intégrées à l'initiative et / ou comment l'initiative a embrassé le gouvernement numérique. (100 mots maximum)
No aplica
Question 7
7. Adaptabilité
a. A votre connaissance, l’initiative a-t-elle été transposée et/ou adaptée à d’autres contextes (par ex. d’autres villes, pays ou régions) ? Si oui, veuillez expliquer où et comment. (200 mots maximum).
Toda la información que se ha ingresado en www.gob.ec es expuesta como datos abiertos a través de API´s. Esto ha permitido que por ejemplo el Municipio de Quito consuma esta información para publicarla en su portal municipal de trámites por lo cual la ciudadanía independientemente si consulta información de los trámites en el portal gubernamental o en el local, accederá a la misma información (https://pam.quito.gob.ec/PAM/Inicio.aspx#tramites), de la misma manera, la herramienta para firma y validación de documentos firmados electrónicamente, está siendo integrada a diferentes plataformas públicas y privadas dentro del país.
b. Si l’initiative n’a pas été transposée/adaptée à d’autres contextes, veuillez décrire le potentiel de sa transférabilité. (200 mots maximum)
Todas las soluciones desarrolladas se las realizó en software libre y se encuentran disponibles para su uso en el portal de Software libre Ecuatoriano
Question 8
a. Quelles ressources (financières, humaines ou autres) ont-elles été utilisées pour mettre en œuvre l’initiative ? (100 mots maximum)
Recursos:
Personal de la Subsecretaria de Gobierno Electrónico y de Registro Civil quienes se encargaron del desarrollo de la plataforma y sus habilitantes asi como la transferencia de conocimientos a las entidades públicas.
Recursos Financieros
Un valor de $7000 para un profesional que definió la arquitectura para integrar los formularios electrónicos para plataforma www. gob.ec
b. Veuillez expliquer ce qui rend l’initiative durable dans le temps, en termes financiers et institutionnels. (100 mots maximum)
Se tiene una base normativa ya que todos los habilitantes tienen un marco jurídico que los soporta y al ser desarrollado en inhouse el soporte técnico, la administración y el despliegue se lo realiza por parte del Ministerio de telecomunicaciones
Question 9
a. L’initiative a-t-elle fait l’objet d’une évaluation formelle interne ou externe ?
Oui
b. Veuillez décrire comment elle a été évaluée et par qui. (100 mots maximum)
El Ministerio de Telecomunicaciones por sus atribuciones verifica el cumplimiento de la Simplificación de trámites de acuerdo a lo que reporta cada entidad y posterior a este reporte se coordina con el ministerio de trabajo para que el mismo se encargue de la verificación en territorio.
c. Veuillez décrire les indicateurs et les outils utilisés. (100 mots maximum)
INDICADORES
- Número de trámites simplificados
- Número de trámites eliminados.
- Porcentaje de trámites en linea.
Se toma en cuenta toda la información que registran las instituciones dentro de la plataforma www.gob.ec
d. Quels étaient les conclusions principales de l’évaluation (par exemple l’adéquation des ressources mobilisées pour l’initiative, la qualité de la mise en œuvre et des défis auxquels vous avez été confrontés, les résultats principaux, la durabilité de l’initiative, les impacts) et comment cette information est utilisée pour mettre en place l’initiative. (200 mots)
El principal hallazgo es la falta de definición de trámites a nivel nacional de parte de las entidades públicas lo que provocaba que existieran diferentes procedimientos y requisitos para un mismo trámite. La expedición de la normativa nos permitió estandarizar la información y unificar criterios partiendo de un trámite homologado.
Para la evaluación del impacto, se midió el costo que genera el trámite unificado y en su simplificación se evalúa la diferencia que se presenta entre los costos previo y posterior a su simplificación.
Question 10
Veuillez décrire comment l’initiative s’inscrit dans le paysage institutionnel adéquat (par exemple, comment elle se situe par rapport aux agences gouvernementales pertinentes, et comment les relations institutionnelles avec ces dernières ont été menées). (200 mots maximum)
En aplicación de la Ley de Simplificación de Trámites, el ente rector era un Comité de Simplificación de Trámites, el cual al estar conformado por varias entidades, era difícil que se reúnan y den oportuna gestión y el seguimiento a las acciones que debían realizar las entidades.
Por este motivo, a partir de enero del 2020, el Presidente de la República encargó esta responsabilidad al Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información - MINTEL, el cual adecuó su estructura orgánica a fin de que exista una unidad responsable para que de gestión a la simplificación de trámites. Esto ha permitido que permanentemente se generen normativas, lineamientos, herramientas tecnológicas y asistencia a las instituciones del sector público en esta materia. Estas acciones han fortalecido la presencia del MINTEL a nivel de las entidades pues sus acciones son visibles al ejercer la rectoría, no solamente con el discurso, sino también con la provisión de herramientas para cumplir con la simplificación de trámites
Question 11
L’agenda 2030 pour le développement durable met l’accent sur la collaboration, l’engagement, les partenariats et l’inclusion. Veuillez décrire quels acteurs ont été engagés dans la conception, la mise en œuvre et l’évaluation de l’initiative et comment cet engagement a eu lieu. (200 mots maximum)
Para la construcción de la normativa y herramientas para simplificación de trámites, se ha invitado a varias entidades del sector público que deben utilizarlas, a fin de que con su retroalimentación, puedan perfeccionarse estos instrumentos.
De la misma manera, se ha coordinado con el Ministerio del Trabajo, para que en función de sus atribuciones en materia de administración por procesos y de control y evaluación del servicio público, se unifiquen los esfuerzos respecto a los criterios que deben cumplir las instituciones del sector público en el marco de la simplificación de trámites.
Question 12
Veuillez décrire les leçons clés apportées par cette expérience, et comment votre organisation prévoit d’améliorer l’initiative. (200 mots maximum).
En la simplificación de trámites 2020, se pudo evidenciar que los criterios de simplificación de trámites regulados en la Norma Técnica de Diagnóstico Económico y Criterios de Priorización de Trámites que emitió el MINTEL, provocó que existan entidades cuyos planes de simplificación de trámites contengan en algunos casos, demasiados trámites y en otros, ningún trámite. Esto motivo a realizar una reforma en dicha Norma Técnica, la cual se encuentra en realización una vez que ha pasado por el proceso de retroalimentación de las instituciones a través de una consulta pública.
De la misma manera, en los habilitantes tecnológicos, se han incorporado mejoras sugeridas por las instituciones, priorizando aquellas cuyo beneficio sea aplicable para todas las entidades que los utilizan.