Basic Info

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Information sur le candidat

Information institutionnelle

Etat membre Émirats arabes unis
Nom de l'institution Ras Al Khaimah Courts and Electronic Government Authority of Ras Al Khaimah
Type d’institution du secteur public Agence publique
Niveau administratif Local
Nom de l’initiative Marriage officials digital application
Années opérationnelles du projet 2
Site de l'institution http://www.courts.rak.ae/en/pages/default.aspx

Question 1: À propos de l'initiative

Est-ce une initiative du secteur public ? Oui

Question 2: Catégories

L'initiative est-elle pertinente pour l'une des catégories de l'UNPSA? Renforcer l’innovation afin qu’elle fournisse des services inclusifs et équitables pour tous y compris à travers la transformation digitale
UNPSACriteria
Aucun élément trouvé

Question 3: Objectifs de développement durable

L’initiative est-elle pertinante pour l’une des 17 ODD ? Oui
Si vous avez répondu oui ci-dessus, veuillez préciser quel ODD est la plus pertinente pour l'initiative.
5 Égalité entre les sexes
9 Industrie, innovation et infrastructure
10 Inégalités réduites
16 Paix, justice et institutions efficaces
17 Partenariats pour la réalisation des objectifs
A quel(s) objectif(s), parmi les ODD mentionnés ci-dessus, correspond(ent) l’initiative ?
 5.1 Mettre fin, partout dans le monde, à toutes les formes de discrimination à l’égard des femmes et des filles
5.3 Éliminer toutes les pratiques préjudiciables, telles que le mariage des enfants, le mariage précoce ou forcé et la mutilation génitale féminine 
5.b Renforcer l’utilisation des technologies clefs, en particulier l’informatique et les communications, pour promouvoir l’autonomisation des femmes
9.1 Mettre en place une infrastructure de qualité, fiable, durable et résiliente, y compris une infrastructure régionale et transfrontière, pour favoriser le développement économique et le bien-être de l’être humain, en mettant l’accent sur un accès universel, à un coût abordable et dans des conditions d’équité
9.5 Renforcer la recherche scientifique, perfectionner les capacités technologiques des secteurs industriels de tous les pays, en particulier des pays en développement, notamment en encourageant l’innovation et en augmentant considérablement le nombre de personnes travaillant dans le secteur de la recherche et du développement pour 1 million d’habitants et en accroissant les dépenses publiques et privées consacrées à la recherche et au développement d’ici à 2030
9.c Accroître nettement l’accès aux technologies de l’information et de la communication et faire en sorte que tous les habitants des pays les moins avancés aient accès à Internet à un coût abordable d’ici à 2020
10.3 Assurer l’égalité des chances et réduire l’inégalité des résultats, notamment en éliminant les lois, politiques et pratiques discriminatoires et en promouvant l’adoption de lois, politiques et mesures adéquates en la matière
16.3 Promouvoir l’état de droit aux niveaux national et international et donner à tous accès à la justice dans des conditions d’égalité
16.4 D’ici à 2030, réduire nettement les flux financiers illicites et le trafic d’armes, renforcer les activités de récupération et de restitution des biens volés et lutter contre toutes les formes de criminalité organisée
16.6 Mettre en place des institutions efficaces, responsables et transparentes à tous les niveaux
16.7 Faire en sorte que le dynamisme, l’ouverture, la participation et la représentation à tous les niveaux caractérisent la prise de décisions
16.8 Élargir et renforcer la participation des pays en développement aux institutions chargées de la gouvernance au niveau mondial
16.10 Garantir l’accès public à l’information et protéger les libertés fondamentales, conformément à la législation nationale et aux accords internationaux
17.16 Renforcer le partenariat mondial pour le développement durable, associé à des partenariats multipartites permettant de mobiliser et de partager des savoirs, des connaissances spécialisées, des technologies et des ressources financières, afin d’aider tous les pays, en particulier les pays en développement, à atteindre les objectifs de développement durable
17.17 Encourager et promouvoir les partenariats publics, les partenariats publicprivé et les partenariats avec la société civile, en faisant fond sur l’expérience acquise et les stratégies de financement appliquées en la matière

Question 4: Date de mise en œuvre

L’initiative a-t-elle été mise en oeuvre depuis deux ans ou plus ? Oui
Veuillez préciser la date de la mise en oeuvre 01 sept. 2018

Question 5: Partenaires

Est-ce que les Nations Unies ou toute autre organisation des Nations Unies a été impliquée à cette initiative? Non
Quelle agence des Nations Unies a été impliquée?
Veuillez détailler

Question 6: Participation précédente

1. L'initiative a-t-elle été soumise pour examen au cours des 3 dernières années (2017-2019)? Non

Question 7: Prix de l'UNPSA

Est-ce que l’initiative a déjà gagné un prix UN PSA ? Non

Question 8: Autres récompenses

Est-ce que l’initiative a gagné d’autres prix dans le domaine des services publics ? Oui
Si oui, veuillez préciser le nom, l’organisation et l’année Organization: IdeasUK Year: 2019 Award: 3rd place in Customer Focus category

Question 9: Comment avez-vous connu le PSPONU?

Comment avez-vous connu le PSPONU? GOVERNMENT

Question 10: Consentement de validation

J'autorise à contacter les personnes et les entités concernées pour s'enquérir de l'initiative à des fins de validation. Oui

Question 1: À propos de l'initiative

Est-ce une initiative du secteur public ? Oui

Question 2: Catégories

L'initiative est-elle pertinente pour l'une des catégories de l'UNPSA? Renforcer l’innovation afin qu’elle fournisse des services inclusifs et équitables pour tous y compris à travers la transformation digitale
UNPSACriteria
Aucun élément trouvé

Question 3: Objectifs de développement durable

L’initiative est-elle pertinante pour l’une des 17 ODD ? Oui
Si vous avez répondu oui ci-dessus, veuillez préciser quel ODD est la plus pertinente pour l'initiative.
5 Égalité entre les sexes
9 Industrie, innovation et infrastructure
10 Inégalités réduites
16 Paix, justice et institutions efficaces
17 Partenariats pour la réalisation des objectifs
A quel(s) objectif(s), parmi les ODD mentionnés ci-dessus, correspond(ent) l’initiative ?
 5.1 Mettre fin, partout dans le monde, à toutes les formes de discrimination à l’égard des femmes et des filles
5.3 Éliminer toutes les pratiques préjudiciables, telles que le mariage des enfants, le mariage précoce ou forcé et la mutilation génitale féminine 
5.b Renforcer l’utilisation des technologies clefs, en particulier l’informatique et les communications, pour promouvoir l’autonomisation des femmes
9.1 Mettre en place une infrastructure de qualité, fiable, durable et résiliente, y compris une infrastructure régionale et transfrontière, pour favoriser le développement économique et le bien-être de l’être humain, en mettant l’accent sur un accès universel, à un coût abordable et dans des conditions d’équité
9.5 Renforcer la recherche scientifique, perfectionner les capacités technologiques des secteurs industriels de tous les pays, en particulier des pays en développement, notamment en encourageant l’innovation et en augmentant considérablement le nombre de personnes travaillant dans le secteur de la recherche et du développement pour 1 million d’habitants et en accroissant les dépenses publiques et privées consacrées à la recherche et au développement d’ici à 2030
9.c Accroître nettement l’accès aux technologies de l’information et de la communication et faire en sorte que tous les habitants des pays les moins avancés aient accès à Internet à un coût abordable d’ici à 2020
10.3 Assurer l’égalité des chances et réduire l’inégalité des résultats, notamment en éliminant les lois, politiques et pratiques discriminatoires et en promouvant l’adoption de lois, politiques et mesures adéquates en la matière
16.3 Promouvoir l’état de droit aux niveaux national et international et donner à tous accès à la justice dans des conditions d’égalité
16.4 D’ici à 2030, réduire nettement les flux financiers illicites et le trafic d’armes, renforcer les activités de récupération et de restitution des biens volés et lutter contre toutes les formes de criminalité organisée
16.6 Mettre en place des institutions efficaces, responsables et transparentes à tous les niveaux
16.7 Faire en sorte que le dynamisme, l’ouverture, la participation et la représentation à tous les niveaux caractérisent la prise de décisions
16.8 Élargir et renforcer la participation des pays en développement aux institutions chargées de la gouvernance au niveau mondial
16.10 Garantir l’accès public à l’information et protéger les libertés fondamentales, conformément à la législation nationale et aux accords internationaux
17.16 Renforcer le partenariat mondial pour le développement durable, associé à des partenariats multipartites permettant de mobiliser et de partager des savoirs, des connaissances spécialisées, des technologies et des ressources financières, afin d’aider tous les pays, en particulier les pays en développement, à atteindre les objectifs de développement durable
17.17 Encourager et promouvoir les partenariats publics, les partenariats publicprivé et les partenariats avec la société civile, en faisant fond sur l’expérience acquise et les stratégies de financement appliquées en la matière

Question 4: Date de mise en œuvre

L’initiative a-t-elle été mise en oeuvre depuis deux ans ou plus ? Oui
Veuillez préciser la date de la mise en oeuvre 01 sept. 2018

Question 5: Partenaires

Est-ce que les Nations Unies ou toute autre organisation des Nations Unies a été impliquée à cette initiative? Non
Quelle agence des Nations Unies a été impliquée?
Veuillez détailler

Question 6: Participation précédente

1. L'initiative a-t-elle été soumise pour examen au cours des 3 dernières années (2017-2019)? Non

Question 7: Prix de l'UNPSA

Est-ce que l’initiative a déjà gagné un prix UN PSA ? Non

Question 8: Autres récompenses

Est-ce que l’initiative a gagné d’autres prix dans le domaine des services publics ? Oui
Si oui, veuillez préciser le nom, l’organisation et l’année Organization: IdeasUK Year: 2019 Award: 3rd place in Customer Focus category

Question 9: Comment avez-vous connu le PSPONU?

Comment avez-vous connu le PSPONU? GOVERNMENT

Question 10: Consentement de validation

J'autorise à contacter les personnes et les entités concernées pour s'enquérir de l'initiative à des fins de validation. Oui

Nomination form

Questions/Answers

Question 1

Veuillez décrire brièvement l’initiative, le problème ou défi qu’elle cherche à résoudre, et spécifiez ses objectifs. (300 mots maximum)
Marriage official digital application is considered the first innovative application of its kind in the area which has contributed to exceed clients and partners expectation, the application (through specialized device) assists marriage officials to get parties personal information using the ID cards reader or online inquiry to retrieve authenticated information from the Federal Authority for Identity and Citizenship in the United Arab Emirates, or by extracting personal information from passports via OCR. Marriage officials collect all the required signatures electronically or by using the digital fingerprint, scan the official documents and then submit the request to RAK Courts to create a signed and accredited marriage contract and then deliver it to the client within 24 hours. The Marriage information is also shared later on with other government entities through special webservices to update the Marriage Databases (national wide). This application was designed to tackle the following main objectives: 1- Eliminate the paper work performed by the Marriage officials. 2- Expedite and enhance the process of marriage registration. 3- Assure quality of information. 4- Govern the marriage process and validate information. 5- Increase customer happiness. 6- Implement digital transformation.

Question 2

Veuillez expliquer en quoi l’initiative est corrélée à la catégorie sélectionnée. (100 mots maximum)
This initiative foster innovation as one of a kind in UAE and the region to replace the paper work of Marriage officials with a top notch mobile device that is used to perform the original work in a simpler, more verified, governed, easy, organized, secured, personalized, digitized and integrated process taking into consideration the following: 1- Marriage contracts issuing process’ governance. 2- Dispensed paper-based procedures and provided contactless operations. 3- Process digitalization. 4- Organized data entry and data validation. 5- Electronic signature and digital fingerprint. 6- Online payment. 7- Electronic archiving. 8- Doorstep delivery of public government service.

Question 3

a. Veuillez spécifier quels sont les ODD et les cibles que l’initiative soutient, et décrivez concrètement comment l’initiative a contribué à leur mise en œuvre. (200 mots maximum)
SDGs: Goal 5: Gender Equality. Goal 9: Industry, Innovation and Infrastructure. Goal 10: Reduced Inequalities. Goal 16: Peace, Justice and Strong Institutions. Goal 17: Partnerships for the goals. The initiative provided an effective solution that fulfil all the requirements and needs of various segments of the emirate's society when it comes to the marriage registering service.it was also a main factor in achieving UAE and Ras Al Khaimah emirate vision to have “Paper-less Courts” and "Remote litigation", it also helped in achieving predefined long-term goals and values in many areas such as business continuity and economic. The unique initiative which can be benefit from anywhere along Ras Al Khaimah area, [which extends to an area of approximately 2000 km2] while the husband/wife and their relatives do not need to attend the headquarters of the courts. Hence, the time to complete the marriage contracts registration is shorten from 24 hours to 15 minutes only, as well as the costs of service completion is reduced including the costs of transfer to the headquarters of the Court Department and the costs of dealing with the printing offices and others. In addition, the number of visitors to the department is reduced (Approximately 1100 wedding contracts are registered each year in the Emirate of Ras Al Khaimah), which in turn is associated with a reduction in the expenses of using the facilities of the Department and reducing the carbon footprint around the headquarters of the Department, while at the same time promoting the concept of sustainability. Among the most prominent features of application for the marriage officials is that it works without the need to provide Internet service.
b. Veuillez décrire ce qui rend l’initiative durable en terme social et environnemental. (100 mots maximum)
1- Reduced the cost for both institution and clients. 2- Reduced the carbon footprint around the department. 3- Eliminated paperwork and digitalized the process. 4- Reduced the service completion time. 5- Increased customer confidence. 6- Contributed to enhance the institutional reputation and leading position the department at the state, regional and global levels.

Question 4

a. Veuillez expliquer comment l’initiative répond à un déficit important en termes de gouvernance, d’administration publique ou de service public dans le contexte d’un pays ou d’une région donnés. (200 mots maximum)
1- Remote marriage contracts submission. 2- Identity fraud prevention. 3- Enhanced data quality. 4- Fingerprint login to authenticate the identity. 5- Extracting parties information using EID reader or online inquiry services. 6- Eliminated the possibility of marriage of minors.
b. Veuillez expliquer comment votre initiative aborde l’inégalité des genres dans le contexte du pays en question. (100 mots maximum)
The initiative allows both the groom and the bride to add their conditions clearly on the contract as the application will not allow the marriage officials to proceed in signing without adding the conditions, regulations and rules and highlighting rights and responsibilities of both groom and bride equally.
c. Veuillez décrire le(s) groupe(s) ciblé(s), et expliquez comment l’initiative a amélioré leur situation. (200 mots maximum)
1- Marriage officials: facilitated officials’ work and eliminated all the worries about ID fraud, identity theft and marriage of minors and it also allowed them to submit all the documents needed without visiting the department in addition to guiding them through the registration steps requirement through the service organization. 2- Community: Doorstep delivery of public government service without the need of visiting the department, without the need of hardcopies documents or paying extra fees for service centers. 3- Institution's employees: Reduced data entry and direct customers service and manual archiving.

Question 5

a. Veuillez décrire comment l’initiative a été mise en œuvre en incluant les développements et les étapes clés, les activités de suivi et d’évaluation, ainsi que la chronologie. (300 mots)
1- Plan based on Court Strategy. 2- Identify initiatives to achieve objectives and priorities. 3- Approve operation plan and start implementation. 4- Identify requirements and perform BPR. 5- Plan customer experience vision and strategy. 6- Designed a solution to fulfill the needs. 7- Using Agile methodology for managing the development and implementation. 8- End-to-End testing for quality assurance. 9- UAT, pilot Go-Live and minor enhancements. 10- Users and clients training and public announcements in social media. 11- Monitor and gather enhancement requirements.
b. Veuillez expliquer clairement les obstacles rencontrés et comment ils ont été surpassés. (100 mots)
1- Marriage officials' computer illiteracy and smart devices usage: This was bypassed by providing carefully selected device to fulfil the needs, designing a user-friendly solution, allowing Online-Offline contracts preparation, providing intense training sessions and 24/7 on call support, WhatsApp groups and site visit support (if needed). 2- Internet availability: Some faraway places might not have internet available and offline contract preparing has been introduced to maintain operation and bypass the challenge.

Question 6

a. Veuillez expliquer en quoi l’initiative est innovatrice dans le contexte de votre pays ou région. (100 mots maximum)
1- Unique idea: Remote marriage contract submission. 2- Unique device and application: Digital fingerprint and ID reader, technical rules validations to ensure compliance, user friendliness, immediate online payment, document management and electronic archiving. 3- Simple workflow: Shortened contract submission process from 24 hours to 15 minutes. 4- Business continuity: Offline contracts preparation.
b. Veuillez décrire, si cela est pertinent, comment l’initiative s’est inspirée d’une autre initiative fructueuse dans d’autres régions, pays ou localités (100 mots maximum)
The initiative is an implementation of the digital strategy of RAK government which seeks to set RAK government as pioneer relevant to UAE overall digital success and achievements.
c. Si des technologies émergentes et de pointe ont été utilisées, veuillez indiquer comment elles ont été intégrées à l'initiative et / ou comment l'initiative a embrassé le gouvernement numérique. (100 mots maximum)
1- Smart card reader was designed in the device to ensure retrieving authenticated parties information. 2- Online inquiry services was implemented in the application to ensure retrieving authenticated parties information. 3- Digital fingerprint reader. 4- Passport reader. 5- D-signature plugins. 6- Webservices. 7- Integrations. 8- Online payment.

Question 7

7. Adaptabilité a. A votre connaissance, l’initiative a-t-elle été transposée et/ou adaptée à d’autres contextes (par ex. d’autres villes, pays ou régions) ? Si oui, veuillez expliquer où et comment. (200 mots maximum).
N/A
b. Si l’initiative n’a pas été transposée/adaptée à d’autres contextes, veuillez décrire le potentiel de sa transférabilité. (200 mots maximum)
The initiative can be transferred and implemented in other similar use cases or it can be adopted by all UAE similar entities and Courts.

Question 8

a. Quelles ressources (financières, humaines ou autres) ont-elles été utilisées pour mettre en œuvre l’initiative ? (100 mots maximum)
1- Financial Resources (Vendor project development cost of approximate 5000 DHS per user) 2- Human Resources ( Software development team - Project Manager, Business Analyst, Developers, Quality Officers, technical supports and trainers) + Operational courts managers and Marriage officials who performed the UAT testing.
b. Veuillez expliquer ce qui rend l’initiative durable dans le temps, en termes financiers et institutionnels. (100 mots maximum)
1- The total cost of the smart application (along with devices cost, backend implementation & integrations) was around 500,000 AED and the courts yearly saving after the implementation is estimated to be around 204,750 AED and thus the payback period is estimated to be around 28 months (in which the saving after this period can be utilized for any kind of extra improvements. 2- The initiative adoption ratio by Marriage officials increased surprisingly from 13.7% in 2019 to 79.2% in 2020 (Some of them are old and computer illiterates). 3- Cost reduction for Courts: 29% 4- Time reduction for marriage officials: 83.2% 5- Time reduction for Courts and clients: 88.0%

Question 9

a. L’initiative a-t-elle fait l’objet d’une évaluation formelle interne ou externe ?
Oui
b. Veuillez décrire comment elle a été évaluée et par qui. (100 mots maximum)
Externally by IdeasUK organization. 1- Passing the initial stage and being selected to be a finalist (total number of initiatives at that stage were 64) after submitting the application and providing all required entry information and documentations. • Initiative category. • Initiative details. • What problem or opportunity does the Initiative solve? • Actions Taken. • Details of change. • Initiative Outcome and Impact. 2- Judging session with IdeasUK official judges during the IdeasUK Annual Conference in Edinburgh, who they have a vast range of knowledge of business sectors and processes. Internally by Courts management and business owners and marriage officials. 1- Surveys. 2- Workshops. 3- Direct observation.
c. Veuillez décrire les indicateurs et les outils utilisés. (100 mots maximum)
Externally: IdeasUK Judges reviewed all the information and documentations and had personal interview and official judging session with the initiative owner and representatives and discussed some indicators like how the initiative kept clients in mind at all times, how it addressed their concerns and needs, how it assists them to achieve their work and how it increased customer satisfaction and happiness. Internally: Committee prepared cost-benefit analysis plan before and after the implementation, it also reviewed the users notes and suggestions and client’s feedbacks, did the initiative fulfil the needs? what problems solved? what were the challenges for users?
d. Quels étaient les conclusions principales de l’évaluation (par exemple l’adéquation des ressources mobilisées pour l’initiative, la qualité de la mise en œuvre et des défis auxquels vous avez été confrontés, les résultats principaux, la durabilité de l’initiative, les impacts) et comment cette information est utilisée pour mettre en place l’initiative. (200 mots)
Externally: won third runner in customer focus category. Internally: Committee requested new enhancements and requirements based on the feedbacks and live observations, and concerned team responded by having these enhancements done immediately after studying all the cases and notes from the users through CR document that has been used to enhance the features of the application.

Question 10

Veuillez décrire comment l’initiative s’inscrit dans le paysage institutionnel adéquat (par exemple, comment elle se situe par rapport aux agences gouvernementales pertinentes, et comment les relations institutionnelles avec ces dernières ont été menées). (200 mots maximum)
The initiative is a partnership between RAK EGA and RAK Courts and utilize partnership and relationship with Marriage officials who are related to RAK community. It has focused to digitize the process of marriage registration which is being handled by marriage officials and automatically send this information to Courts to be reviewed by Courts' officials and then send to responsible judge to approve in order to issue marriage certificate. This process integrates both external process of marriage registration with Courts internal procedures to review and approve the process and officially register the civil transaction of marriage.

Question 11

L’agenda 2030 pour le développement durable met l’accent sur la collaboration, l’engagement, les partenariats et l’inclusion. Veuillez décrire quels acteurs ont été engagés dans la conception, la mise en œuvre et l’évaluation de l’initiative et comment cet engagement a eu lieu. (200 mots maximum)
The implementation team used below techniques to engage all stakeholders and evaluate the initiative: - Head of Community public services department. - Marriage officials. - Community. - RAK Courts Top Management and judges. - RAK and EGA Digital development committee. - RAK Courts development office. - Employees of marriage contracts section. - EGA Management. - Project team. - Support team. Tools used: - Project Management. - Communication. - Direct interview. - Business process reengineering. - Business analysis and workflows - Collaborating with marriage officials in designing and implementing the initiative. - Periodic discussion sessions. - Events. - Real time feedback. - Workshops with all stakeholders. - Online surveys.

Question 12

Veuillez décrire les leçons clés apportées par cette expérience, et comment votre organisation prévoit d’améliorer l’initiative. (200 mots maximum).
Lessons learned : 1- Digitization of process is achievable even for partners with limited technology capabilities. 2- Always provide and implement the governing rules by utilizing technology. 3- Manage and harvest your partnership. 4- Laws can be in favor of utilizing technology if interpreted properly. 5- Provide more integrations with government entities for validations. 6- Upgrade and enhance online payment. 7- Customers and partners will adopt and value your initiative if it planned taking their requirements into consideration.

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