Questions/Answers

El 11/03/2020 el Gobierno peruano declara el estado de emergencia por el COVID-19 suspendiéndose las actividades de las organizaciones públicas y privadas, retrasando los servicios. El RENIEC organismo encargado de la gestión de los Registros Civiles e identificación de los ciudadanos a nivel nacional, formuló los siguientes servicios: Servicios Transversales de apoyo: • Agencia Digital. Reduce la afluencia de usuarios en las agencias ante una eventual segunda ola de la COVID-19. El servicio tiene 100 operadores en línea que orientan a los usuarios para sus trámites virtuales. • Webinar Reactiva. Se realizaron múltiples Webinar desde diciembre del 2020 para capacitar a ciudadanos, entidades públicas y privadas en el uso de los nuevos servicios digitales, masificando su uso. • Difusión Digital. Los servicios digitales fueron difundidos a través de las diferentes redes sociales, también por medios televisivos, prensa escrita. Servicios Estratégicos son: • Registro Digital de Nacimiento. Registro Digital de Nacimiento, plataforma que virtualiza el registro de nacimiento validando la identidad de los intervinientes, y genera el acta de nacimiento digital, emplea firma digital de los intervinientes. Opera desde cualquier lugar. • Renueva tu DNI con tecnología BIOFACIAL. El ciudadano puede tramitar la renovación de su DNI convencional o electrónico (DNIc /DNIe) de forma fácil verificando su identidad con su smartphone desde cualquier Lugar, mediante biometría facial. • Mesa de partes Virtual 2.0. Se redacta un documento digital y se envía mediante el portal del RENIEC. El remitente valida su identidad, y recibe notificaciones a su correo. • Acta de Defunción Electrónica de Oficio. Generación automática de actas electrónicas de las defunciones ocurridas durante el aislamiento social obligatorio, vigente durante el estado de emergencia sanitaria. Inscribe de oficio los fallecimientos. • Certificados y Constancias Virtuales. Estos documentos se obtienen desde la página web. El certificado de Inscripción temporal, cuenta con toda la información del DNI. Este sirve como identificación.

Los servicios fueron diseñados en respuesta a las restricciones y efectos de las medidas gubernamentales relacionadas con la pandemia COVID-19 a nivel nacional, manteniendo la continuidad operativa del RENIEC mediante la habilitación de canales alternativos virtuales rediseñándolos e implementándolos con recursos propios del RENIEC, trabajando las soluciones de tal modo que se habiliten los servicios para que la ciudadanía tenga acceso cuidando la salud preservando la integridad física de las familias y trabajadores del RENIEC, los servicios se determinaron considerando los de mayor demanda y criticidad, manteniendo la seguridad y validez jurídica de los mismos, considerando a los sectores vulnerables

La iniciativa apoya la 10. REDUCCIÓN DE LAS DESIGUALDADES, el 10.2 porque mediante este proyecto y conjunto de servicios, se impulsa la entrega de los DNI, actas de nacimiento y se habilita la identificación de todos los ciudadanos de tal modo que se favorece la inclusión social, especialmente de los sectores vulnerables, pues con la identificación tienen acceso a los servicios del estado, luego el pleno ejercicio de sus actividades privadas sin discriminación alguna, lo que contribuye a su bienestar económico. También se apoya a la 16. PAZ JUSTICIA E INSTITUCIONES SOLIDAS, entre ellas la 16.9 (De aqui al 2030, proporcionar acceso a una identidad jurídica para todos en particular mediante el registro de nacimientos), mediante estos servicios, se les habilita y proporciona la identidad jurídica, brindándoles canales alternativos para obtener los documentos de identificación cercanos a su vencimiento, y el registro de nacimiento de los recién nacidos todo ello en forma virtual, de tal modo que las restricciones por la Pandemia COVID-19 no limite la atención a los ciudadanos ni al ejercicio de sus derechos, afrontando el peligro de contagio por la pandemia y mantenemos la continuidad operativa de los servicios con mayor eficiencia.

Esta iniciativa está orientada a todos los ciudadanos sin distingo, a nivel nacional, incluso se ha reducido el costo de acceso a los servicios para los ciudadanos con ellos los beneficiamos económicamente en sus gastos, porque no viajan hacia las agencias de atención para hacer tramites presenciales, no emplean tiempo en traslado ni colas para la obtención de los servicios. Se contribuye con el medio ambiente porque los ciudadanos no necesitan movilizarse ni usan vehículos que contaminan el ambiente. RENIEC viene ampliando las capacidades de atención a través de una serie de proyectos disponibles en su Plan de Gobierno Digital.

El conjunto de servicios al desarrollarse como servicios digitales manteniendo la seguridad y validez jurídica, permitió brindar el servicio ante el cierre de las agencias por efectos de la pandemia, y posteriormente descongestionar las agencias que se habilitaron para la atención presencial en forma restringida acorde al aforo permitido por el gobierno, contribuye a la atención efectiva y con menor gasto para el ciudadano a nivel nacional, incluso los ciudadanos de zonas lejanas no requieren realizar viajes hacia las agencias, mejorando la gestión de la administración pública a nivel nacional.

Los servicios digitales habilitados, están diseñados para que lo usen todas las personas independiente de su género, siendo el Perú una nación pluricultural, todos los ciudadanos tienen acceso a los servicios, sin discriminación de género. Habiéndose detectado que una gran parte de las personas que acceden a los servicios son mujeres que ven en estos canales virtuales de atención la posibilidad de hacer las gestiones sin interrumpir sus labores económicas, ni del hogar.

Los servicios estratégicos de la iniciativa apuntan a los 33 millones de peruanos, sin embargo, el objetivo de reducir la presencialidad en la medida de lo posible beneficio a algunos grupos mas que a otros, entre ellos tenemos a: Personas con discapacidades de diversa índole, los cuales ya no tenían que desplazarse a las agencias, y que por ello reducían su exposición. Personas con sistemas inmunológicos suprimidos o deteriorados, personas con comorbilidades frente al COVID-19, este grupo dejo de exponerse a los efectos potencialmente letales de la COVID-19. Personas adultas mayores, quienes tienen factores de riesgo ante el COVID-19 y también de movilidad, quienes pudieron acceder a los servicios de manera remota, adultos con niños menores y que no podían asistir a las agencias a realizar transacciones, quienes no podían descuidar a sus niños, debido a que se encontraban realizando educación remota, pudieron realizar trámites a través de los aplicativos de RENIEC. De manera transversal, las soluciones presentadas redujeron costos y tiempo de acceso a los servicios de RENIEC entre diversos grupos etarios y segmentos de población, lo cual resolvió el problema de las restricciones de tránsito entre diversas zonas con distintas clasificaciones de riesgo.

Los cinco servicios estratégicos fueron desarrollados siguiendo la NAI-443-GTI/SGIS/001 de la Oficina de Tecnología de la Información, la cual esta basada en la ISO 12207, ciclo de vida del software. Cada uno de los servicios estratégicos siguió seis pasos 1) Requerimiento y Viabilidad del Sistema, 2) Gestión de Desarrollo de Software, 3) Análisis de sistema, 4) Diseño del Sistema, 5) Construcción del Sistema y 6) Implantación del Sistema. Los servicios fueron modelados utilizando la notación UML y se utilizó Rational Software Architect para mantener la documentación del diseño de arquitectura de los servicios, la cual fue utilizada para los pasos 3,4 y 5 antes mencionados. Los cinco servicios fueron desarrollados utilizando una serie de lenguajes Java, Python y JavaScript, utilizando como soporte de Base de datos a ORACLE R12, y se utilizaron como plataforma objetivo de desarrollo a Web Browsers con soporte para HTML 5.0 y Android 6.0+, la codificación de esta fue realizada usando software de JetBrains y de Microsoft. El control y aseguramiento de la calidad se realizó utilizando la NAI 447-GTI/SGIS/002 “Aseguramiento y/o control de la calidad del Software”, la cual consistió en pruebas unitarias, de integración y de eliminación de regresiones en el código. El monitoreo del proyecto consistió en tres elementos: 1) Informes de avance – manera mensual y ad-hoc en función de la situación del proyecto versus la línea base del mismo, 2) Actas del Comité de Gestión realizadas quincenalmente y también de manera ad-hoc, 3) Acta de Conformidad, necesaria para el pase a producción e inicio de operaciones, proveniente del paso 6) Implantación y Aceptación del Sistema.

El principal obstáculo fue debido al COVID-19, el cual ocasiono el fallecimiento del Gerente de TI, el cual fue relevado mediante los protocolos de continuidad de negocio y mantención de la línea de mando. Se tuvo que trabajar de manera remota por parte del personal de OTI, para poder proteger la integridad del personal, los cinco servicios al ser desarrollados en equipos separados pudieron organizarse de manera dinámica a fin de poder salvar obstáculos e imprevistos debido a problemas de conectividad y falta de fluido eléctrico y también de la ocasional ausencia de integrantes debido a problemas de salud.

La pandemia nos forzó a explorar soluciones que pudieran no haberse considerado bajo toras circunstancias, somos el primer país en utilizar biometría facial para el inicio de procedimientos administrativos con la completa carga legal del no repudio que esto implica, de la misma manera el Registro Digital de Nacimiento, represento un cambio al método tradicional de registro de menores mediante huella plantar, y flexibilizo el acceso a derechos para estos menores, por último la emisión de certificados digitales de defunción permitió resolver el embalse de muertes no registradas que el COVID-19 género, para los motivos e intereses de los administrados

La iniciativa está basada en la potencialidad teórica que se observó de la “Cédula de identidad digital” del gobierno colombiano, que es parte de la modernización del Sistema de Identificación Nacional del país, que consiste en la expedición de un nuevo documento de identificación grabado con información digital y la emisión de una credencial digital que tiene el ciudadano en el celular para facilitar el acceso a trámites y servicios. Los procesos de identificación y autenticación utilizan los sistemas multibiométricos ABIS y Morpho Biometric Search Service que permiten la identificación biométrica, incluyendo huellas y reconocimiento facial

Se ha utilizado reconocimiento facial como elemento para validar la identidad de las personas en el aplicativo BIO-Facial, lo cual represento un reto debido a la heterogeneidad de los equipos de los ciudadanos en cuanto a calidad de las cámaras integradas en sus dispositivos móviles. Sin embargo, el uso de multi-muestreo (multi-sampling) a la hora de la captura de las imágenes de los rostros de los ciudadanos permitió mejorar la ratio de hit-miss de la solución, resultado de probar la solución con dispositivos de diversa gama. Siendo este un primer paso a la identidad digital basada en biometría facial.

Aún no ha sido transferida.

Los servicios presentados están vinculados a la capacidad de ofrecer servicios en línea, estos están alineados con la Ley de Gobierno Digital y su reglamento, por lo que algunos de los servicios pueden ser transferidos a otros contextos como en el sector privado, y en el extranjero, siendo que estas fueron concebidas para reducir el riesgo de contagio ante el COVID-19, al ser todos los desarrollos in-house el código fuente es propiedad del estado peruano, la Presidencia de Consejo de Ministros, mantiene un repositorio de software del estado peruano que es accesible por otras instituciones del mismo.

Los servicios fueron realizados en equipos que trabajaban en paralelo, cada equipo contaba con: un jefe de proyectos, analistas programadores, analista de calidad, diseñador de soluciones, a su vez los proyectos fueron financiados con el presupuesto institucional por lo que no se requiero desembolso de fondos externos, se utilizaron las plataformas de TI del RENIEC para el despliegue de los servicios. Aparte del personal directamente involucrado en el desarrollo de las soluciones, también participo personal de diversas unidades orgánicas para el diseño y las pruebas de las soluciones con el ciudadano y en campo.

La iniciativa se sostiene basada en el presupuesto asignado a RENIEC y a recursos directamente recaudados por la misma a través de los ingresos que sostiene a través del texto único de procedimientos administrativos, la iniciativa se mantiene a través del tiempo debido al monitoreo continuo de su funcionamiento y las potenciales necesidades de expansión de los servicios en caso de saturación continua de los mismos. Por último es sostenible porque al reducir costos y tiempos se ha convertido en la nueva forma de eficiencia mínima esperada de la línea base de las operaciones del RENIEC

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La unidad de Racionalización y modernización de la Oficina de Planificación y Presupuesto ha evaluado la iniciativa tomando en cuenta las funciones asignadas mediante el Reglamento de Organización y Funciones del 2021, para evaluarlo se tomaron como base, la DI-446 Directiva de Gestión de Proyectos del RENIEC, y el juicio de expertos para determinar un proceso de evaluación que fuera rápido, lo que dio origen al siguiente procedimiento con las siguientes fases de a) Investigación Previa, b) Levantamiento de información primaria, c) Levantamiento de Resultados, d) Revisión de la información y e) Elaboración del Informe ejecutivo

Se utilizaron encuestas y entrevistas, para el levantamiento de información primaria, y el Sistema de Tramite Documentario para la obtención de fuentes secundarias, como software se Utilizó el MicroStrategy, usando dashboards con la información de monitoreo de los servicios digitales. A Agosto del 2021: Ciudadanos atendidos a través de la Agencia Digital 361, 249 ciudadanos Capacitación por webinar 127,632 personas Difusión de los servicios digitales a 1,401,122 personas Se registraron 31,590 nacimientos en forma digital Se renovaron 753,881 Documentos de Identificación Se registraron 115,111 solicitudes en la mesa de partes virtual Generáronse en forma automática 172,521 actas electrónicas de defunción

Se requirió coordinación intensa, desarrollándose bajo las restricciones gubernamentales por la pandemia, el desarrollo de software en la modalidad remota fue nuevo para RENIEC, considerando la heterogeneidad de los medios computacionales y la complejidad en la conectividad de los miembros de los equipos, dicho problema fue superado para la integración de módulos en la plataforma de desarrollo e interacción con los dueños de producto, lográndose los objetivos planteados que fueron superados de manera constante. No se observaron problemas en la gestión de la calidad del software salvo aquellos considerados típicos, que no impactaron en el cronograma. La “Metodología de Desarrollo y Mantenimiento de Software RENIEC” requiere para pasar a producción se presente el acta de conformidad de control y aseguramiento de la calidad de la Norma Administrativa Interna (NAI-443-GTI/SGIS/001), de dicha acta se evacúa los indicadores de calidad que deben estar dentro del rango de tolerancia aceptada para proceder a la implantación de la iniciativa. Se ha recomendado, seguir monitoreando las tendencias de las necesidades y expectativas del ciudadano, similarmente la configuración de las soluciones para la inclusión de mas servicios a la iniciativa. Resultados (agosto de 2021), se registraron digitalmente 31,590 nacimientos y se renovaron 753,881 Documentos de Identificación

RENIEC como parte del estado peruano y como eje central de la identidad en el Peru interactúa con un sin numero de entidades publicas y privadas, la relación institucional presento momentos de estrés al inicio de la pandemia al ver sus funciones interrumpidas frente al evento concomitante. Sin embargo, el despliegue de los servicios estratégicos mencionados ha permitido restaurar la atención de los ciudadanos, lo que ha permitido que estos en su puedan acceder a servicios de educación, salud, transporte y otros que son administrados por la sociedad y el estado. Uno de los elementos utilizados para determinar que servicios digitalizar primero (RENIEC posee mas de 40 procedimientos administrativos), fue aquellos que tuvieran mayor impacto en la sociedad, tomando en cuenta la necesidad de ser inclusivo y proveer la cobertura necesaria a las poblaciones vulnerables quienes estaban mas expuestas al peligro del COVID-19, por ello, mantuvo comunicaciones continuas con los diversos estamentos del poder ejecutivo durante la fase de desarrollo de los servicios, esto incluyo a los servicios de Consulados y Embajadas mantenidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores, con el Ministerio de Salud, Del Interior, De Inclusión Social y Migraciones principalmente.

RENIEC mantiene contacto con diversas organizaciones publicas y privadas, entre ellas están las del Poder Ejecutivo (Ministerio de Salud, de Inclusión Social, del Interior, de Comercio Exterior, Relaciones Exteriores, etc.), con el Poder Judicial y con el Ministerio Publico, con organismos constitucionalmente autónomos (Jurado Nacional de Elecciones, y Oficina Nacional de Procesos Electorales), municipios y gobiernos regionales. La atención de estas organizaciones se realiza a través de una mesa de ayuda gestionada directamente por la Oficina de Tecnología de la Información, la cual mantiene contacto con estas organizaciones via correo electrónico, llamadas telefónica, chat, y también a través de Webinars, con la finalidad de sensibilizar, difundir y recoger las necesidades de estos actores. La participación de estos interesados también se dio mediante la participación en la ideación y las pruebas de prototipos a fin de contar con su opinión durante el proceso de implementación de las soluciones. Un caso especifico es la del Registro Digital de Nacimientos, en la que el dueño de producto (la Dirección de Registros Civiles) mantiene la capacidad de comunicarse en diversos lenguajes utilizados en el País (Quechua, Aymara, Awajun entre otros) y así mantener contacto con las necesidades de estas comunidades

En una palabra, la organización ha aprendido a ser Resiliente, la iniciativa a permitido aprender que: • La Organización es capaz de mantener el desarrollo de múltiples servicios en manera paralela, remota y descentralizada tomando en cuenta las necesidades de los diversos interesados. • Se puede aplicar tecnología de clase mundial y gestionar los riesgos que esta implica mediante el cuidadoso despliegue y constante estudio del objetivo. • Las desviaciones del cronograma y de los costos se pueden controlar mediante el continuo monitoreo. • La calidad del software es un proceso constante de revisión, que permiten mantener alineado el producto con el valor que este persigue entregar. • Las soluciones tecnológicas no necesariamente sirven para habitantes de zonas urbanas. • La multiculturalidad y la tecnología no son mutuamente excluyentes, y son sinérgicas. • El uso de un solo factor biométrico requiere implementar muchos métodos de validación para mantener la integridad de la seguridad, sistemas multifactoriales permitirán reducir costos y facilitar el acceso a los servicios de RENIEC. • Si bien implementamos soluciones para combatir los efectos del COVID-19 en la satisfacción de las necesidades de los ciudadanos, estos también han tenido otros efectos positivos como la reducción drástica del uso de papel.