Questions/Answers

Las Administraciones españolas registran sus entradas y salidas de documentación con origen y destino a otras administraciones, ciudadanos y empresas. Los sistemas de registro electrónico de las Administraciones en España los gestiona la Secretaría General de Administración Digital (SGAD) que asume la prestación completa de los servicios que se describen a continuación, su operación diaria, el desarrollo del software, su mantenimiento y evolución. Desde 2010, se cuenta con la plataforma del Sistema de Interconexión de Registros (SIR) que permite intercambiar electrónicamente entre todas las administraciones (estatales, regionales y municipales) registros y su documentación asociada. Su objetivo es interconectar todas las oficinas de registro y evitar el tránsito de papel, lo que permite que el envío/recepción sea prácticamente instantáneo y que se genere un ahorro medio de 4 euros por intercambio. Además, desde 2010, mediante el Registro Electrónico Común REC (actualmente Registro Electrónico General REGAGE) los interesados también pueden enviar directamente a las administraciones comunicaciones o solicitudes disponiendo de un navegador en internet y certificado digital, operable incluso desde dispositivos móviles. Para completar el servicio, la SGAD ofrece dos aplicaciones para ser utilizadas en las oficinas de registro que desean intercambiar por SIR: Oficina de Registro Virtual (ORVE) y Gestión Integrada de Servicios de Registro (GEISER). Tanto ORVE como GEISER dan su servicio en modo nube, permitiendo digitalizar la documentación que se presenta en las oficinas de registro, registrarla, y remitirla a su destino. Además, GEISER amplía la funcionalidad ofrecida permitiendo acceder no sólo a las oficinas de registro, sino también a las unidades que deberán encargarse de la tramitación de la documentación remitida. Los intercambios registrales por SIR se realizan con plenas garantías jurídicas para ciudadanos, empresas y administraciones, amparándose en distinta legislación y normativa técnica, principalmente la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas

El alineamiento con la promoción de la transformación digital en el sector público (categoría 4) se explica en que la implantación del Sistema de Interconexión de Registros, junto con las aplicaciones de registro ORVE y GEISER, ha permitido digitalizar los intercambios de asientos registrales, así como las anotaciones en los libros de registro que previamente se realizaban en papel. Además, el Registro Electrónico General también ha permitido a los ciudadanos la posibilidad de presentar documentación destinada a cualquier administración sin necesidad de desplazarse, ni de tener que manejar papel

9. Industria, innovación e infraestructuras. Meta 9.1: Los sistemas de Registro Electrónico garantizan jurídicamente la presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones destinados a cualquier administración pública sin necesidad de desplazarse físicamente hasta sus sedes presenciales. De este modo, se ofrece el mismo servicio para todos los ámbitos geográficos españoles y de forma gratuita. 10. Reducción de las desigualdades Metas 10.2 y 10.3: Se garantizará la misma capacidad de comunicación con las Administraciones Públicas independientemente del ámbito geográfico o situación socio-económica de los ciudadanos. 11. Ciudades y comunidades sostenibles Meta 11.a: El Sistema de Interconexión de Registros facilita la planificación del desarrollo nacional y regional gracias a la integración de los sistemas de registro de la Administración General del Estado con los sistemas de registro regionales y de las entidades locales. 16. Paz, justicia e instituciones sólidas Meta 16.10: Se facilita y garantiza a los ciudadanos su derecho a relacionarse con las Administraciones Públicas de acuerdo a la legislación española

El sistema de Registro Electrónico facilita la integración de todos los ámbitos territoriales, permitiendo el acceso a todos los ciudadanos relacionarse con cualquier administración pública española. Además, gracias a la transmisión y gestión electrónica de los asientos registrales se genera un ahorro de costes frente al uso de papel con su consiguiente aumento de eficiencia energética por la reducción del gasto de papel y de transporte físico del mismo. Desde 2010, la implantación del sistema de Registro Electrónico ha supuesto un ahorro para la administración de unos 60 millones de euros.

Debido a la distribución competencial y territorial en España entre la Administración General del Estado, Comunidades Autónomas, Diputaciones Provinciales, Ayuntamientos y otras entidades locales, la situación en materia de registro se encontraba muy dispersa, replicada y desintegrada. Gracias a SIR se han conseguido interconectar la práctica totalidad de las oficinas de registro de toda la Administración Pública española. Esto ha permitido que, mediante un procedimiento y un lenguaje común en las oficinas de registro, éstas se puedan intercambiar documentación y que los ciudadanos puedan presentar su documentación en cualquier oficina de registro con destino a cualquier otra administración. Además, anteriormente, cada organismo disponía de un libro de registro particular. Gracias al Registro Electrónico General de la Administración General del Estado se ha dotado de racionalidad a la gestión de los libros de registro, unificando en un único libro de registro la gestión de los asientos registrales en toda la Administración General del Estado.

Los sistemas de Registro Electrónico ofrecen el mismo servicio a toda la ciudadanía para poder relacionarse con las administraciones, con independencia del género y cualquier otra condición social, económica o cultural.

Los sistemas de Registro Electrónico suponen beneficios tanto para las administraciones como para ciudadanos y empresas. A las administraciones se les facilita la gestión de los registros y su documentación asociada, permitiéndoles hacer un tratamiento digital de los registros, lo que mejora los costes y la eficiencia en su desempeño. Todo ello redunda en un mejor servicio a la ciudadanía. A ciudadanos y empresas se les facilita el modo en que se deben relacionar con las administraciones. Esto se consigue gracias al Registro Electrónico General que permite la presentación de documentación destinada a la administración de forma electrónica, sin necesidad de desplazarse físicamente y pudiendo hacerlo durante las 24 horas del día los 7 días de la semana. Además, se facilita la presentación de documentación a los ciudadanos que prefieran hacerlo de modo presencial en las oficinas de registro. Esto se consigue ampliando la red de oficinas de registro interconectadas, por lo que las presentaciones se podrán realizar en cualquiera de las oficinas de registro y serán esas oficinas las que se encarguen de remitir a través del Sistema de Interconexión de Registros la documentación presentada al destino correspondiente.

En 2010, se puso en marcha la plataforma SIR, junto con el Registro Electrónico General (denominada entonces Registro Electrónico Central REC), a través del cual, los ciudadanos y empresas podían remitir solicitudes, escritos y documentaciones a las administraciones electrónicamente. En 2012, se publicó ORVE, el primer servicio común de registro electrónico para las oficinas presenciales de registro. 2 años después, se completa el servicio con GEISER, una aplicación de registro que aumentaba las funcionalidades ofrecidas por ORVE, incluyendo servicios de tramitación de los expedientes administrativos. Para mejorar la cobertura y el servicio a los ciudadanos, en 2013 se incorpora en ORVE a Correos, el servicio postal estatal español. Desde 2016 se dispara la incorporación de organismos en SIR, alcanzándose la situación actual, en la que se encuentran integrados todos los Ministerios, todas las Comunidades Autónomas, 47 de las 50 provincias españolas y 6614 de los 8131 Ayuntamientos. La actividad de monitorización en cuanto su correcto funcionamiento por el departamento de sistemas de la SGAD. En cuanto al volumen de actividad, toda actuación relacionada con el registro o el intercambio de registros se almacena en base de datos y es explotada por el Cuadro de Mandos de la SGAD, basado en SAP BO.

Las principales dificultades encontradas en la implantación de las soluciones de registro electrónico se han debido a la gestión del cambio de un procedimiento históricamente manual a un procedimiento electrónico. Para mitigar estas dificultades se ha hecho un gran esfuerzo en impartir formación entre los usuarios de las oficinas de registro, así como publicar videos tutoriales sobre los sistemas, facilitar entornos de demo para poder practicar y familiarizarse con los sistemas, y publicar manuales que regulen un comportamiento común en todas las aplicaciones de registro que se integran en SIR.

Antes de que existiese el Sistema de Interconexión de Registros SIR, los diferentes organismos de las administraciones españolas que disponían de registros electrónicos se encontraban aislados frente al resto de las administraciones. SIR es el único sistema a nivel nacional que ha ofrecido la capacidad de integrar todas las oficinas de registro de las administraciones españolas. Gracias a su implantación se ha conseguido dotar de racionalidad a los intercambios de registros entre administraciones, digitalizando dichos intercambios con la eficiencia que implica en cuanto a costes y tiempo

La solución de interconectar los registros electrónicos ha sido pionera tanto a nivel estatal como en el marco de la Unión Europea, impulsada por la actual Secretaría General de Administración Digital.

En el Sistema de Interconexión de Registros se pueden integrar los organismos mediante sus propias aplicaciones de registro, pasando un proceso de certificación supervisado por la SGAD. Pero además para aquellas que no disponen de una solución propia, la Secretaría General de Administración Digital pone a disposición de los organismos de la Administración General del Estado la aplicación de registro GEISER, y para los organismos de la Administración de ámbito regional y local la aplicación ORVE. En SIR se encuentran integrados todos los Ministerios (17). De entre todos los Ministerios, a 15 de los 17 existentes se les ha facilitado la aplicación de registro GEISER. En cuanto a las Comunidades Autónomas están todas integradas en SIR, habiéndose facilitado ORVE como aplicación de registro a 8 de las 17. Respecto a los Ayuntamientos, SIR interconecta a 6614 Ayuntamientos de los 8131 que hay en España, lo que supone una cobertura del 87,5% de la población. Respecto a los Ayuntamientos, SIR interconecta a 6614 Ayuntamientos de los 8131 que hay en España, lo que supone una cobertura del 87,5% de la población.

Se está valorando la posibilidad de trasladar el modelo de intercambio de registros ofrecido por la plataforma SIR a la Unión Europea, buscando una implantación de un modelo de intercambio de registros transnacional. Otra opción en valoración es la ampliación del servicio a Latinoamérica, pues al no existir barrera idiomática , la implantación de la solución será más inmediata.

Para la implementación de los sistemas de Registro Electrónico se dispone de un presupuesto anual de en torno a 1.000.000€, destinados al desarrollo de nuevas funcionalidades, mantenimiento y gestión de los sistemas. En todas estas tareas, se encuentra implicado un equipo que oscila alrededor de las 30 personas.

Dado que tanto GEISER como ORVE son servicios comunes, desarrollados una vez y utilizados por múltiples organismos en modo Cloud, se ofrecen soluciones de registro lo más sostenibles posible. Además, en función del uso de GEISER, se establece una escala de costes a las administraciones usuarias, para poder así garantizar la autofinanciación del proyecto. Por otro lado, SIR es una plataforma imprescindible para que pueda existir el intercambio de registros entre las administraciones españolas, por lo que existe un interés común en toda la administración en que esta solución mantenga una financiación estable que garantice su correcto funcionamiento.

是

En el seno de la Secretaría General de Administración Digital existe un Cuadro de Mando que se encarga de analizar y generar informes a partir de los datos de explotación de los sistemas de Registro Electrónico. Toda la información relativa a las anotaciones en los libros de registro electrónico y a los intercambios entre las oficinas de registro es anotada en bases de datos. Esta información es explotada por el Cuadro de Mando. Por tanto,la evaluación mediante indicadores la hizo la propia Secretaría General de Administración Digital.

Para el análisis del gran volumen de datos generado, el Cuadro de Mando utiliza la herramienta SAP BusinessObjects Business Intelligence. En función del susbsistema se utilizan diferentes indicadores. Estos son los más relevantes: - SIR: Nº de registros intercambiados, número de oficinas de registro integradas, % de oficinas de registro integradas, % población cubierta. - Registro Electrónico General: Número de registros presentados. - GEISER/ORVE: Nº de registros anotados en el libro, número de registros enviados a otro destino, grado de digitalización de la documentación presentada, número de oficinas integradas.

La evaluación permite conocer el estado actual de los sistemas de Registro Electrónico, así como su evolución. En concreto, resulta de especial interés detectar los ámbitos territoriales (municipios, provincias, regiones) que se encuentran menos integrados en SIR y que no pueden ofrecer dichos servicios a sus ciudadanos, para así poder invertir mayores recursos en esas integraciones. Del mismo modo, resulta fundamental poder hacer un seguimiento del uso actual y evolución de los sistemas, de cara a poder anticiparse a necesidades y demandas futuras. Los diferentes cambios que se han implementado en la plataforma SIR durante los últimos años se han debido al crecimiento exponencial en su uso observado en las evaluaciones. Este crecimiento demuestra el alto grado de confianza de los usuarios en los sistemas y la utilidad que aporta en el trabajo diario de las oficinas de registro y en el modo de comunicación de ciudadanos y empresas con las administraciones.

El Sistema de Interconexión de Registros permite interactuar a las oficinas de registro de todos los ámbitos de la Administración Pública española, tanto a los organismos de la Administración General del Estado, como a organismos de las administraciones regionales y locales, universidades y otros organismos dependientes de las administraciones. Además, se ofrecen aplicaciones de registro para que puedan disponer de dicha interconexión con SIR en función de su ámbito territorial: GEISER para la Administración General del Estado y ORVE para las administraciones regionales y locales. Al estar lo registros electrónicos , el ciudadano puede presentar su petición o documentación en cualquiera de ellos, esta documentación se escanea , se le devuelve el papel y la imagen electrónica del documento va de forma inmediata al destino final.

Dada la gran heterogeneidad de actores integrados en los diferentes sistemas de Registro Electrónico, se ha procurado atender y coordinar las diferentes necesidades de Ministerios, Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Comunidades Autónomas y otros organismos dependientes de estos. Fruto de esta tarea, se ha publicado bajo la forma de Norma Técnica de Interoperabilidad un Modelo de Datos para el Intercambio de Asientos Registrales (SICRES3) de forma que todas las oficinas de registro puedan comunicarse y entenderse. Además, existen vías de comunicación con los responsables de las aplicaciones de registro de todos los organismos para poder obtener información sobre nuevas necesidades que puedan surgir y así poder orientar los futuros desarrollos de los sistemas de Registro Electrónico. También existen Comités Sectoriales de Administración Electrónica, donde se hace una puesta en común de las necesidades y soluciones propuestas por las distintas partes interesadas en el ámbito de las administraciones españolas. Del mismo modo, el Registro Electrónico General, utilizado directamente por ciudadanos y empresas, dispone de buzones de quejas y sugerencias a través de los que se recibe la opinión de los usuarios para ser considerada en los evolutivos de los sistemas.

Si bien desde 2010 los sistemas de Registro Electrónico se han ido refinando en función de nuevas necesidades que surgían de las partes interesadas, el crecimiento exponencial en el uso de los mismos durante los últimos dos años ha hecho necesario replantear la solución existente. Así, se ha establecido un nuevo sistema de envío de la documentación, en la que ésta ya no viaja en los intercambios registrales, sino que se deposita en repositorios de documentos a los que accederán los destinatarios de la documentación. Gracias a este cambio, se ha planteado un nuevo modelo de plataforma SIR que, al liberarse de tráfico de datos, podrá asumir mayores tareas de gestión en materia de registros, simplificando así los desarrollos de las aplicaciones de registro que deben utilizar las partes interesadas. Además, la evolución de las aplicaciones de registro comunes ORVE y GEISER han evolucionado hasta ofrecer ambos prácticamente las mismas funcionalidades. Por ello, se está trabajando en una nueva versión GEISER2 que aglutine y sustituya a ORVE y GEISER, mejorando la racionalidad en el uso de recursos y adaptando las aplicaciones de registro ofrecidas a las nuevas necesidades en materia de registro.