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El Departamento Escolar y de archivo de la Universidad Autónoma de Nuevo León, es la entidad encargada de custodiar el archivo académico administrativo y tiene la misión: “Otorgar inscripción, matrícula, credencial universitaria y atención a estudiantes en todos los niveles educativos que oferta la UANL. Manteniendo el resguardo documental a través de tecnologías de vanguardia, generando certificados, títulos profesionales, diplomas, grados académicos y documentos que se reserven al Departamento, con validez oficial nacional e internacional, contribuyendo a la mejora del nivel de desarrollo humano de la sociedad y la sustentabilidad. En la década de los años 70, se registra un incremento sustancial de la matricula estudiantil, y se enfrenta la necesidad de gestionar espacios físicos para custodiar los documentos; buscando alternativas tecnológicas que se ofertaban en el mercado, se implementa el método de microfilmación considerada en esa época una de las mejores opciones de vanguardia para la conservación documental. Este método prevaleció cerca de 40 años y el archivo sustentó el resguardo de alrededor de 20 millones de documentos microfilmados. Debido a que el equipo y técnicas de microfilmación se encontraban en obsolescencia, además del tiempo que se invertía al revisar y validar expedientes para la expedición de certificación de documentos solicitados por los estudiantes, se implementa en el año 2012 la conversión a digital del expediente académico administrativo del estudiante de la UANL, cumpliendo con los siguientes objetivos:1) Garantizar la conservación, disponibilidad e integridad del expediente académico administrativo. 2) Aplicar la tecnología de la información para disminuir el uso de papelería y consumibles, en apoyo de la sustentabilidad ambiental. 3) Innovar en sistemas y aplicaciones electrónicas de tecnologías avanzadas, visualizando la portabilidad de los documentos académicos. 4) Mantener en constante actualización el archivo académico administrativo, aplicando tecnologías de información y comunicación para asegurar la certificación de los documentos académicos.

La UANL se ha consolidado como una institución con reconocimiento y alto prestigio en la formación académica, técnica, humanística y científica de nuestra juventud y de la sociedad en general, contribuyendo al desarrollo industrial y tecnológico del estado, la región y el país; fortalece su compromiso social a nivel nacional e internacional, desarrollando e implementando acciones que permiten consolidar la calidad de sus procesos académicos administrativos, fundamentados en los Planes de Trabajo Rectorales y Desarrollo Institucional de la Visión UANL2030. Una de estas acciones de transformación integral es la conversión a digital del expediente académico administrativo del estudiante.

Objetivo 9: Industria, Innovación e Infraestructura Metas: 9.4 y 9.5.c La División de Digitalización y Resguardo Documental del Departamento Escolar y de Archivo, implementó una modernización en su infraestructura tecnológica, mediante la incorporación de sistemas y equipos de vanguardia que sustituyeron los equipos obsoletos, que ponían en riesgo la integridad de las imágenes de los documentos contenidos en los expedientes de los estudiantes. Al convertir la información resguardada en formato microfilm a imagen digital, se agiliza la verificación y validación de los documentos académicos y se optimizan los tiempos de respuesta de los trámites solicitados por los interesados. Aplicando las tecnologías de información y comunicación, se genera un proceso para que los estudiantes a través del Sistema integral para la Administración de los Servicios Educativos (SIASE) propio de la Universidad, pueda solicitar su trámite de certificado de estudios, carta pasante, pasantía, diploma y título profesional; a través de los diversos medios electrónicos con acceso a internet. El Departamento Escolar y de Archivo valida el trámite en línea manteniendo una comunicación activa mediante el sistema con el estudiante, quien monitorea su solicitud utilizando su cuenta y contraseña personal.

• Existe un impacto económico positivo al evitar traslados y disminuir tiempos de respuesta en la realización de los trámites de certificación de documentos escolares y titulación en especial para los usuarios interesados que se encuentran incluso fuera del país. • Reduciendo el consumo de combustible y emisión de gases contaminantes por concepto de traslado a las oficinas administrativas de la UANL. • Eliminando el consumo de agua y químicos para el revelado del microfilm y en gran medida el uso de papel. • Optimización del recurso humano, al sistematizar procesos con la introducción de la tecnología.

Ante la proliferación de documentos sin validez oficial de estudios se ha permeado en la sociedad la cultura de autenticación de documentos académicos que acreditan un nivel de estudios. La conversión a digital del archivo ha fortalecido al Departamento Escolar y de Archivo, ya que en múltiples ocasiones ha tenido que responder de forma expedita y consistente, solicitudes de información a diferentes peticionarios, tanto propias de la Universidad como a instituciones públicas y privadas, nacionales y extranjeras. La Universidad Autónoma de Nuevo León ha interaccionado con entidades de gobierno estatal y federal, para validar la documentación presentada por aspirantes a ocupar una plaza laboral en sus dependencias. Con otras instituciones de educación superior se valida la documentación presentada por estudiantes que pretenden ingresar a cursar algún programa de estudios. Adicionalmente las normas jurídicas vigentes en el país, tanto federales como estatales nos llevan a cumplir en tiempo y forma requerimientos de carácter legal en los que se ven involucrados tanto alumnos activos como egresados de nuestra institución. Los casos detectados con alguna irregularidad académica, son turnados a la oficina del abogado general para los efectos legales procedentes.

Los servicios proporcionados por el Departamento Escolar y de Archivo de la Universidad Autónoma de Nuevo León, se otorgan de manera indistinta sin importar su género. La administración de los expedientes digitales de los estudiantes, nos ha llevado a establecer controles que evidencian la población por género, haciendo notable el incremento de las mujeres en el ámbito profesional. Siendo empáticos como universidad con las necesidades de todo solicitante, se fomenta la no discriminación, atendiendo por igual a todas las personas que cambian de género de manera legal, modificando su expediente digital, al presentar la resolución que acredita su nueva identidad.

La Universidad está conformada actualmente por una población de 206,640 estudiantes, distribuida en los niveles de estudio medio superior y superior incluyendo posgrado, comprendiendo grupos especiales que participan en programas dirigidos a adultos mayores, centros comunitarios y estudiantes con capacidades diferentes. Esta iniciativa beneficia a cada uno de ellos al simplificar sus trámites académicos administrativos, disminuir tiempos de respuesta y traslados. El Departamento Escolar y de Archivo mantiene comunicación permanente con las unidades académicas, quienes son el contacto directo con los estudiantes, siendo voceros de la simplificación de los trámites escolares, facilitándoles la gestión administrativa. La conversión a digital del expediente académico administrativo, tiene la función primordial del resguardo y conservación de los documentos escolares de forma electrónica, siendo sensibles con las necesidades de nuestros clientes al implementar tecnología de vanguardia accesible mediante el uso de internet y medios electrónicos actuales, brindando flexibilidad en los tramites que ofrece la Universidad, con la visión de lograr la portabilidad de los documentos académicos probatorios, para su consulta y autenticación en instituciones educativas locales, nacionales e internacionales.

Para esta iniciativa se realizó una planeación que incluyó: I. Justificación de la iniciativa a. Diagnosis de las condiciones físicas del archivo, dimensionando volumen (20 millones de imágenes) y calidad de imágenes microfilmadas conservadas en jackets(microfichas) y rollos de película de 16 mm b. Selección de equipo tecnológico. c. Conformación de la estructura organizacional. d. Determinación de roles y responsabilidades. II. Presentación de la iniciativa a la autoridad ejecutiva de la UANL. III. Determinación de la fecha de arranque: 1 de octubre de 2012. Para la Operación de la iniciativa se establecieron fases de implementación: Fase I. Control y revisión de archivo que consistió en: clasificar y revisar los jackets del archivo de microfilm, analizando la imagen de manera individual, para garantizar su conversión a digital, Fase II. Conversión de microfilm a digital; debido a la heterogeneidad de los documentos microfilmados se sometieron a un proceso de recuperación digital de imagen. Fase III. Validación de imágenes: se revisó pasando por un tamiz para control de calidad considerando los criterios de aceptación establecidos, verificando físicamente cada imagen digitalizada contra las contenidas en el jacket, de no cumplir con la entera satisfacción se reprocesaron hasta lograr la calidad óptima. Fase IV. Importación de imágenes digitalizadas al servidor institucional: a través del sistema Content Manager se identifican, localizan y archivan los expedientes convertidos a digital en formato PDF. La Dirección de Tecnologías de Información de la UANL desarrolló los aplicativos tecnológicos que incluyen las validaciones necesarias para asegurar el total de imágenes cargadas al sistema. Para el desarrollo de esta iniciativa se involucró a 20 personas del Departamento Escolar y de Archivo, con actividades operativas, de supervisión y gerenciales, quienes monitoreaban diariamente su avance. El cierre de esta iniciativa se logró el 15 de junio de 2017, convirtiendo un total de 20,284,223 imágenes.

1) La identificación de un proveedor con la experiencia y equipos especializados para la conversión a imágenes digitales de calidad. La Dirección de Tecnologías de Información de la Universidad evaluó alternativas de vanguardia tecnológica ofertadas en el mercado internacional, que no solo respondían a los requerimientos del cliente, sino que contribuyeron a la sustentabilidad del medio ambiente. 2) La diversidad de características de microfilmación de una gran cantidad de expedientes; se identificó la variabilidad en las imágenes por lo que se implementó un curso de capacitación al personal involucrado para establecer criterios de restauración y aceptación de las imágenes.

La modernización integral del archivo con la aplicación de las TIC´s, concedió mayor resolución de imágenes administradas en el sistema institucional Content Manager, logrando mejorar el desarrollo de los procesos administrativos, generando seguridad de la información y disponibilidad en tiempo real al realizar consultas en línea, con tiempos de respuesta más eficientes para nuestros usuarios, entidades de carácter gubernamental, estatal y federal como lo es: la Fiscalía General de la Republica, Fiscalía General de Justicia en Nuevo León, Secretaría General de Gobierno de Nuevo León, Secretaría de Educación Pública Estatal y Federal, así como instituciones públicas y privadas del país.

Esta iniciativa surge en cumplimiento al Plan de Desarrollo Institucional de la Visión UANL2020, para lo que se buscaron los métodos tecnológicos digitales disponibles en el mercado. En junio de 2012 asistimos a las XII Jornadas Archivísticas convocadas en el estado de Guanajuato, donde constatamos que las instituciones participantes contaban solamente con archivos físicos, ninguna similar a nuestro formato de microfilm, por lo que en este tipo de conversión a digital nos consideramos pioneros de esta iniciativa.

Como Universidad nos hemos consolidado como una institución de reconocimiento y alto prestigio en la formación académica y gestión administrativa. El Departamento Escolar y de Archivo de la UANL, ha participado desde el 2011, en la convocatoria nacional del Reconocimiento a la Mejora de la Gestión de la Secretaría de Educación Pública, con prácticas que han sido galardonadas y que infieren en la responsabilidad social, mismas que se han compartido con otras Universidades como lo son Universidad Autónoma de Campeche, Universidad Autónoma de Coahuila, Universidad Autónoma de Tamaulipas, a nivel nacional con la Universidad Central de Chile, Instituto Tecnológico de Santo Domingo, República Dominicana. Asimismo, en el 8vo. Congreso de Administración Escolar, convocado por la ARSEE (Asociación de Responsables de Servicios Escolares y Estudiantiles A.C.), se compartió esta iniciativa para promover la implementación de las TIC´s a los procesos escolares, que aliente a otras instituciones para lograr la verificación de los antecedentes académicos, a través de la consulta de expedientes mediante los medios electrónicos actuales, beneficiando al estudiante al lograr la segura portabilidad de los documentos certificados en línea, desde cualquier lugar donde se encuentre el interesado, cumpliendo con sus necesidades y otorgando un servicio igualitario.

Esta iniciativa potencializará la información digital de documentos expedidos por la UANL, beneficiando al estudiante al tener acceso en tiempo real para consulta y autenticación. Como parte de la Visión UANL2030, en su Eje Rector II: "Desarrollo de la ciencia, las humanidades, la tecnología y la innovación, reconocida por su investigación de alto impacto, sus contribuciones al desarrollo sustentable y a la atención de las necesidades y demandas sociales". Se incorporará la tecnología “Blockchain” para garantizar la autenticidad de documentos digitales encriptados, evitando alteraciones o documentación falsa, donde instituciones ajenas tendrán confiabilidad de autenticidad de los documentos escolares.

En esta iniciativa participó personal del mismo Departamento Escolar y de Archivo, con expertiz en revisión y validación de documentos académicos, el cual fué compensado monetariamente con el proporcional al horario de labor extraordinaria; debido al tiempo de duración del proceso de conversión del cual resultaron 20;284,223 imágenes digitalizadas. Para el desarrollo se invirtió en la adquisición de jackets y equipo para consultar la información contenida en ellos; en referencia a los sistemas para la clasificación y rastreabilidad de la información fueron diseñados por la Dirección de Tecnologías de Información de la misma UANL.

La aplicación de las TIC´s, marcó un impacto costo beneficio al ostentar nuestro compromiso con la sociedad universitaria, beneficiándole con esta iniciativa y evidenciando la correcta aplicación de los recursos asignados, siendo congruentes al actuar en un marco de gestión transparente y de rendición oportuna de cuentas, cumplimiento con las funciones institucionales y uso de los recursos públicos, declarado en el Plan de Desarrollo Institucional de la UANL. La certificación otorgada del 2003 a la fecha por la empresa internacional TÜV SÜD, es aval de la sostenibilidad de nuestros procesos al obtener cero no conformidades y solamente comentarios positivos.

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Esta iniciativa ha sido evaluada por la Secretaría de Educación Pública del Gobierno Federal de los Estados Unidos Mexicanos, convocada a través de la oficialía mayor, cuyo objetivo es reconocer prácticas que contribuyan a la mejora de los servicios educativos y fomentaran la innovación como impulsor para el crecimiento a partir de la implementación de estrategias que enfatizan la eficiencia y eficacia, que se traducen en acciones que representan beneficios concretos para los ciudadanos. Se obtuvo el segundo lugar a nivel nacional en la categoría Mejora de la Gestión Administrativa, subcategoría Modelos de Gestión susceptibles de Acreditación o Certificación.

El personal de supervisión asignado realizó con responsabilidad la generación de los reportes correspondientes, por día, mes, o según se requiriera, en base a los jackets revisados por el personal operativo; generándose entre otros los siguientes indicadores: Cantidad de jackets revisados/total de jackets asignados, cantidad de imágenes validadas /total de imágenes asignadas. Mediante el sistema de control y registro de jackets se dió seguimiento y rastreabilidad a los expedientes, a los que adicionalmente se les colocó un código de barras para su identificación, tanto física como electrónica.

El Departamento Escolar y de Archivo gestionó ante las autoridades de la universidad un área específicamente para llevar a cabo esta iniciativa, por la gran cantidad de expedientes e imágenes que se procesaron y la seguridad de la información contenida en el archivo; la búsqueda de un proveedor con el que se estableciera un convenio de confidencialidad y que cubriera las necesidades de la heterogeneidad de las imágenes microfilmadas que se sometieron a un proceso de recuperación digital de imagen, sobre todo aquellas de mayor antigüedad. Cabe destacar que el proceso de conversión se llevó a cabo de manera simultánea sin descuidar los procesos propios del Departamento. Los resultados de esta iniciativa se vieron de manera inmediata al poder consultar en línea cada expediente importado al sistema Content Manager, al momento en que concluía su proceso individual. Se han evidenciado los resultados de esta iniciativa mediante las encuestas obtenidas en las reuniones de secretarios escolares realizadas cada seis meses, siendo reconocida por las diferentes instancias de la universidad como una iniciativa que beneficia a los estudiantes activos y egresados.

El Departamento Escolar y de Archivo tiene como parte de su Meta la expedición de documentos probatorios con validez nacional de estudios realizados en la UANL, en los niveles medio superior y superior por lo que esta práctica impacta favorablemente, al cumplirse el propósito de contener y conservar el historial académico de los estudiantes, asegurando la información generada por los estudios realizados, manteniendo controles y revisiones constantes de las evidencias escolares generadas. La prospectiva del Plan de Desarrollo Institucional 2019-2030 dentro de los ejes rectores del Plan de Desarrollo Institucional considera el Eje rector V: Gobernanza y compromiso de transformación y responsabilidad social. Por lo que el cumplimiento de las exigencias establecidas a nivel nacional por entidades federales de educación, nos permite asegurar, la validación de los documentos que expedimos, misma que es solicitada por entidades educativas, empresariales y gubernamentales a nivel nacional e incluso, internacionalmente. La concentración del historial académico en formato digital, establece una base para implementaciones tecnológicas de impacto internacional, al buscar la portabilidad de los documentos para el alumno y egresado, así como su aseguramiento mediante la tecnología Blockchain propuesta establecida en la Visión 2030 establecida por el rectorado actual.

Para consolidar esta iniciativa, se implantó un pensamiento positivo en el personal administrativo del Departamento Escolar y de Archivo generándose un vínculo de apoyo y colaboración; el personal directivo gestionó los recursos ante la rectoría; el apoyo moral y financiero del Rector de la UANL quien supervisó directamente el proyecto; la Dirección de Tecnologías de la Información involucrado en el desarrollo de sistemas específicos así como la búsqueda de proveedores que adoptaran la visión de nuestro Director, fueron parte relevante del éxito del proyecto. Esta práctica no solo beneficia la administración del archivo escolar universitario, sino evidencia el pensamiento de mejora continua, al generarse una base sólida tecnológica, que será explotada con futuros desarrollos, beneficiando a estudiantes, egresados, administrativos, oficinas de educación y gubernamentales nacionales e internacionales; siendo incluyentes al ser accesible sin distinción de sexo, condición social o capacidades diferentes de los interesados. El compromiso con la sustentabilidad se hace latente en nuestra iniciativa al reducir el uso de elementos contaminantes como el uso de químicos, papel, reducción en la emisión de gases contaminantes por traslados. Cada proyecto que implementamos, es muestra de la adopción del pensamiento de calidad en el servicio en el que estamos certificados.

Siguiendo la línea de la empatía con estudiantes y egresados, en nuestra experiencia en la administración de servicios escolares, los avances tecnológicos, son herramientas que en su momento estimularon esta iniciativa, que resolvieron situaciones de almacenamiento y resguardo del historial académico del estudiante en nuestras instalaciones donde, al ver la necesidad de los estudiantes de realizar trámites simplificados, sustentables y de mejor aplicación de su tiempo y recursos, nos llevó a ver más allá. La alta Dirección, inicia la planeación de un desarrollo tecnológico institucional que, con el apoyo de la rectoría y entidades administrativas universitarias, se logra consolidar. Actualmente, se trabaja en la migración de las imágenes al sistema universitario SIASE (Sistema Integral para la Administración de los Servicios Educativos), para la consulta directa de estudiantes y administrativos escolares. Como parte de los proyectos a largo plazo, se encuentra la Portabilidad de los Documentos, donde la información digital resguardada se podrá consultar en cualquier medio digital, en cualquier parte del mundo mediante el internet. Sin embargo, al introducirse el nuevo concepto tecnológico “Blockchain” se logrará el aseguramiento de la información, buscando ser pioneros en la implementación de un innovador instrumento archivístico en el tema de la administración escolar.